E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365

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Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von Exchange Online / Office 365-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus Exchange Online / Office 365-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit wird im Folgenden nur der Begriff Office 365 anstatt Exchange Online / Office 365 verwendet.

Synchronisieren von Benutzern

MailStore bietet eine besondere Unterstützung zum Synchronisieren von Benutzern mit Office 365. Die Einrichtung des erforderlichen Dienstprinzipals sowie der Synchronisation wird im Kapitel Office 365-Integration des MailStore Server Handbuchs ausführlich behandelt.

Bitte beachten Sie, dass Office 365 Benutzer im Azure Active Directory verwaltet, welches jedoch seinerseits mit on-premise Benutzerinformationen synchronisiert werden kann. Auch wenn Office 365 bzw. Azure AD in Ihrer Umgebung nicht die primäre Quelle für Benutzerinformationen darstellt, wird empfohlen, MailStore mit Office 365 zu synchronisieren, um alle für die Archivierung relevanten Informationen wie z.B. E-Mail-Adressen zu erhalten.

Archivierung einzelner Office 365-Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Office 365-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Office 365-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Wichtiger Hinweis: Die Archivierung eines einzelnen Postfachs benötigt die Exchange Online Funktion Unterstützung für EWS-Anwendungen. Bitte vergewissern Sie sich im Vorfeld, ob Ihr Office 365 Plan diese Funktion enthält. Informationen hierüber finden Sie in diesem Technet Artikel.

Bitte gehen Sie für jedes Postfach wie folgt vor:

  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
    Office365 mailbox 01.png
  • Belassen Sie unter Zugriff via das Protokoll auf HTTPS. Auch die Option SSL-Warnungen ignorieren sollte deaktiviert bleiben, da Office 365 offizielle Zertifikate verwendet.
  • Belassen Sie das Feld Servername auf (Automatisch erkennen).
  • Geben Sie unter Benutzername den Office 365-Anmeldenamen des Benutzers ein, dessen E-Mails archiviert werden sollen (z.B. barbara.ross@example.com).
    Hinweis: Alternativ können Sie auch einen anderen Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten auf das zu archivierende Postfach angeben. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall unbedingt unter Postfach die primäre E-Mail-Adresse des zu archivierenden Postfachs eintragen müssen.
  • Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
  • Das Feld Postfach bleibt frei, wenn ein Benutzer, dessen Office 365-Anmeldename und Kennwort verwendet wird, sein eigenes Postfach archivieren möchte. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie in diesem Feld die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers angeben, dessen Postfach Sie archivieren wollen.
  • Über Test können Sie prüfen, ob der Zugriff auf das Postfach mit den vorgenommenen Einstellungen gelingt.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Xchg mailbox 03.png
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll. Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen.
    Xchg mailbox 02.png
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Mehrere Office 365-Postfächer zentral archivieren

MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Office 365-Postfächer in einem Schritt zu archivieren. Sowohl die dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern als auch die Durchführung der Archivierung können dabei manuell oder automatisch erfolgen.
Bevor die Archivierung in MailStore eingerichtet werden kann, müssen Sie ein Dienstkonto anlegen, das Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.

Wichtiger Hinweis: Die Archivierung mehrerer Postfächer benötigt die Exchange Online Funktionen Unterstützung für EWS-Anwendungen und Rollenbasierte Berechtigungen. Bitte vergewissern Sie sich im Vorfeld, ob Ihr Office 365 Plan diese Funktionen enthält. Informationen hierüber finden Sie in diesem Technet Artikel.

Schritt 1: Dienstkonto zum Zugriff auf Postfächer einrichten

Damit mehrere Office 365-Postfächer auf einmal archiviert werden können, muss zunächst ein Office 365-Benutzer angelegt werden. Fahren Sie anschließend wie folgt fort, um diesem Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer zu geben:

  • Melden Sie sich als Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrem Office 365-Mandanten an.
  • Wählen Sie im Office 365 Admin Center den Menüpunkt Administrator > Exchange.
  • Wählen Sie anschließend im Exchange Admin Center den Menüpunkt Berechtigungen.
  • Klicken Sie unter Administratorrollen auf + (Neu).
    Arch office365 multi 01.png
  • Geben Sie einen aussagekräftigen Namen (z.B. MailStore Impersonation) und eine Beschreibung der Rollengruppe ein.
  • Fügen Sie unter Rollen die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.
  • Fügen Sie unter Mitglieder den Benutzer hinzu, welcher Zugriff auf alle Postfächer bekommen soll.
  • Klicken Sie auf Speichern, um die neue Rollengruppe zu erstellen.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Mehrere Postfächer aus.
    Hinweis: Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
    Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.
    Office365 mailboxes 01.png
  • Belassen Sie unter Zugriff via das Protokoll auf HTTPS. Auch die Option SSL-Warnungen ignorieren sollte deaktiviert beleiben, da Office 365 offizielle Zertifikate verwendet.
  • Belassen Sie das Feld Servername auf (Automatisch erkennen).
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Dienstkontos ein, das Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg mailboxes 03.png
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.
    Xchg mailboxes 02.png
    Folgende Optionen stehen zur Auswahl
    • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
      Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
    • Alle Benutzer außer folgende
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Office 365-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
    • Nur folgende Benutzer
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Office 365-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
    • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
      Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein Office 365-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Journaling-Funktionalität von Office 365 ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Postfächer automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Die Office 365 Journal-Funktion bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird Office 365-seitig eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und als Anhang an einem sogenannten Journal-Report in einem speziellen Journal-Postfach abgelegt. Der Journal-Report enthält Informationen über die tatsächlichen Absender und Empfänger einer E-Mail, Office 365 löst hierbei auch BCC-Empfänger und Verteilerlisten auf.

Mithilfe des entsprechenden Archivierungsprofils kann MailStore kann dieses Journal-Postfach automatisch archivieren. Dabei wertet MailStore die Informationen in den Journal-Reports aus und ordnet die E-Mails den einzelnen MailStore-Benutzerarchiven zu. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur Zugriff auf seine eigenen E-Mails hat.

Wichtige Hinweise: Office 365 unterstützt derzeit nur externe, d.h. Nicht-Office 365-Postfächer als Journalpostfach. Zudem muss Ihr Office 365 Plan die Exchange Online Funktion Journale enthalten. Informationen hierüber finden Sie in diesem Technet Artikel.


Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihre Office 365 Umgebung einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Das Journal einrichten

Legen Sie fest, in welchem Umfang das Journal erstellt werden soll und an welche Adresse die Journal-E-Mails gesendet werden sollen.

  • Melden Sie sich als Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrem Office 365-Mandanten an.
  • Wählen Sie im Office 365 Admin Center den Menüpunkt Administrator > Exchange.
  • Wählen Sie anschließend im Exchange Admin Center den Menüpunkt Verwaltung der Compliance.
  • Klicken Sie unter Journalregeln auf + (Neu).
    Das Dialogfenster Neue Journalregel wird geöffnet.
    Arch office365 journal 01.png
  • Tragen Sie im Feld Journalberichte senden an: die E-Mail-Adresse des Journalpostfachs ein.
  • Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein, z.B. Journaling.
  • Wählen Sie unter Beim Senden der Nachricht an oder Empfangen der Nachricht von..., ob alle Nachrichten erfasst werden sollen oder nur die bestimmter Empfänger oder Gruppen.
  • Wählen Sie unter Folgende Nachrichten im Journal erfassen..., ob alle, nur die internen oder nur die externen Nachrichten erfasst werden sollen.
  • Klicken Sie auf abschließend auf Speichern... und beantworten Sie die Frage Soll diese Regel auf alle zukünftigen Nachrichten angewendet werden? mit Ja.
  • Haben Sie noch keine Adresse für Unzustellbarkeitsberichte für nicht zustellbare Journalberichte ausgewählt, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Die Einrichtung der Archivierung entspricht weitgehend der einer on-premise Microsoft Exchange Umgebung.

Wichtiger Hinweis: Office 365 unterstützt derzeit nur externe, d.h. Nicht-Office 365-Postfächer als Journalpostfach. Handelt es sich bei dem Journalpostfach um ein POP3- oder IMAP-Postfach, muss in MailStore dennoch das Archivierungsprofil Microsoft Exchange > E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang ausgewählt werden, um eine korrekte Verarbeitung der Journal-Reports zu ermöglichen. In dem Fall muss Zugriff via auf POP3/IMAP, POP3/IMAP-TLS oder POP3/IMAP-SSL gesetzt werden.

Bitte beachten Sie, dass der Anbieter des Journalpostfachs den X-MS-Journal-Report Header nicht aus den Journal-E-Mails entfernen und den Empfang von E-Mail-Duplikaten nicht unterdrücken darf.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Wählen Sie E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang aus.
    Hinweis: Die Archivierung des Journal-Postfachs erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
    Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.
    Office365 jour mailstore 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den E-Mail-Server zugegriffen werden soll, der das Journal-Postfach hosted. Handelt es sich bei diesem um einen Exchange-Server, sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie unter Servername den Namen des E-Mail-Servers ein, der das Journal-Postfach hosted.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten für das Journal-Postfach ein.
  • Falls es sich bei dem Journal-Postfach um ein Exchange-Postfach handelt, welches mit anderen Zugangsdaten als denen des Postfachbesitzers über HTTP/HTTPS angesprochen werden soll, müssen Sie in das Feld Postfach (opt) zusätzlich die primäre E-Mail-Adresse des Journal-Postfachs eingeben.
  • Über Testen können Sie prüfen, ob MailStore auf das Journal-Postfach zugreifen kann.
  • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch seine E-Mails dem korrekten Benutzerarchiv zuordnen kann. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung des Journal-Postfachs automatisch durchführen lassen wollen.
  • E-Mails mit unbekannten Adressen
    In diesem Abschnitt können Sie einstellen, ob E-Mails archiviert werden sollen, die nur E-Mail-Adressen enthalten, die keinem MailStore-Benutzer zugeordnet sind. Standardmäßig werden solche E-Mails in einem catchall Ordner archiviert, Sie können jedoch über die Ellipse (…) einen anderen Ordner auswählen.
    Alternativ können Sie auch festlegen, diese E-Mails nicht zu archivieren.
  • Wenn Archivierung erfolgreich
    Die Aktivierung der Option E-Mails in Postfach löschen bewirkt, dass die E-Mails im Journal-Postfach nach der erfolgreichen Archivierung durch MailStore automatisch gelöscht werden. Diese Option hat keinen Einfluss auf die E-Mails in den Benutzerpostfächern selbst.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern).
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Öffentliche Ordner

MailStore Server kann E-Mails aus den öffentlichen Ordnern von Office 365 archivieren und diese MailStore-Benutzern zur Verfügung stellen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen.

Wichtiger Hinweis: Die Archivierung öffentlicher Ordner benötigt die Exchange Online Funktionen Unterstützung für EWS-Anwendungen und Öffentliche Ordner. Bitte vergewissern Sie sich im Vorfeld, ob Ihr Office 365 Plan diese Funktionen enthält. Informationen hierüber finden Sie in diesem Technet Artikel.

Schritt 1: Benutzerarchiv für öffentliche Ordner anlegen

E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines öffentlichen Ordners müssen Sie angeben, in welches Benutzer-Archiv die E-Mails archiviert werden sollen.

Legen Sie aus diesem Grund einen dedizierten MailStore-Benutzer (z.B. publicfolder) an, in dessen Archiv der öffentliche Ordner archiviert werden soll. Anschließend können Sie über die Mailstore Rechteverwaltung anderen MailStore-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder gewähren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des öffentlichen Ordners diesen MailStore-Benutzern zur Verfügung.

Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Schritt 2: Berechtigungen auf öffentliche Ordner in Office 365 erteilen

Zum Zugriff auf öffentliche Ordner wird ein Office 365-Benutzer mit Postfach benötigt, da die entsprechenden Berechtigungen technisch auf Postfachebene implementiert sind. Soll für den Zugriff auf die öffentlichen Ordner das weiter oben für MailStore eingerichtete Dienstkonto verwendet werden, muss diesem zunächst eine entsprechende Office 365-Lizenz zugewiesen werden.

Um dem Office 365-Benutzer die für die Archivierung benötigten Rechte zu erteilen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrem Office 365-Mandanten an.
  • Wählen Sie im Office 365 Admin Center den Menüpunkt Administrator > Exchange.
  • Wählen Sie anschließend im Exchange Admin Center den Menüpunkt Öffentliche Ordner.
  • Klicken Sie auf die Ellipse (…) und wählen Sie Stammberechtigungen.
    Arch office365 pf 01.png
  • Ein neues Browserfenster öffnet sich. Klicken Sie auf + (Hinzufügen).
  • Wählen Sie über Durchsuchen den Office 365-Benutzer, dem Sie Berechtigungen erteilen wollen.
  • Wählen Sie Benutzerdefiniert als Berechtigungsstufe und vergeben Sie die Rechte Gelesene Elemente und Alle löschen.
    Arch office365 pf 02.png
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Aktivieren Sie die Option Änderungen auf diesen öffentlichen Ordner und seine gesamten Unterordner anwenden.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Klicken Sie auf Schließen, nachdem der Speichervorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Schritt 3: Die Archivierung einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Öffentlicher Ordner aus.
    Office365 public 01.png
  • Belassen Sie unter Zugriff via das Protokoll auf HTTPS. Auch die Option SSL-Warnungen ignorieren sollte deaktiviert bleiben, da Office 365 offizielle Zertifikate verwendet.
  • Belassen Sie das Feld Servername auf (Automatisch erkennen).
  • Geben Sie unter Benutzername den Office 365-Anmeldenamen des Benutzers ein, dem Sie in Schritt 2 der Vorbereitungen die notwendigen Berechtigungen zum Zugriff auf die öffentlichen Ordner erteilt haben.
  • Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
  • Belassen Sie die Voreinstellung /public im Feld Postfach.
  • Über Test können Sie prüfen, ob Mailstore auf die öffentlichen Ordner zugreifen kann.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg public 03.png
  • Passen Sie die Liste der zu archivierenden Ordner an. Standardmäßig werden alle öffentlichen Ordner archiviert, die E-Mails enthalten.
  • Passen Sie bei Bedarf den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus den öffentlichen Ordnern gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg public 02.png
  • Im nächsten Schritt des Assistenten wählen Sie als Zielarchiv das Archiv des Benutzers aus, den Sie in Schritt 1 der Vorbereitungen angelegt haben.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Freigegebene Postfächer archivieren

Freigegebene Postfächer bieten die Möglichkeit, einer großen Zahl von Benutzern gemeinsamen Zugriff auf ein Postfach zu geben (Vergl. Öffentliche Ordner).

Schritt 1: Einen MailStore Benutzer für ein freigegebenes Postfach anlegen

Ein freigegebenes Postfach ist ein spezieller Postfachtyp, der abweichend von normalen Postfächern im Azure AD mit einem Benutzerkonto ohne eigene Microsoft Exchange Online Lizenz verknüpft ist. Auch für solche Postfächer kann MailStore Benutzereinträge per Azure AD-Synchronisation anlegen, hierzu muss im Abschnitt Synchronisierung der Benutzerdatenbank die Option Nur Benutzer mit Microsoft Exchange Online Lizenz synchronisieren deaktiviert sein.
Nach der Synchronisierung kann MailStore Benutzern per Rechteverwaltung Zugriff auf das Archiv des freigegebenen Postfachs gegeben werden.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Die weitere Einrichtung erfolgt analog zur Einrichtung eines Einzel- oder Multi-Postfacharchivierungsprofils.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.