Quelltext der Seite Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration

MailStore-Benutzer können über ein komfortables Add-In für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen. Eine Liste der unterstützten Microsoft Outlook Versionen finden Sie unter [[Systemanforderungen#MailStore_Outlook_Add-in]].

= Voraussetzungen =

Diese Anleitung setzt voraus, dass MailStore Server in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und dass das MailStore Outlook Add-In auf Ihrem Rechner installiert wurde. Sie können dies daran erkennen, dass in Microsoft Outlook eine Symbolleiste (bis Outlook 2007) oder ein Registerreiter (ab Outlook 2010) mit der Beschriftung "MailStore" erscheint.

<div align="center">
[[File:Outlook2007ToolbarDE.png|550px]]<br/>
''Abbildung: MailStore-Symbolleiste unter Microsoft Outlook 2007''

[[File:Outlook2010RibbonTabDE.png|550px]]<br/>
''Abbildung: MailStore-Registerreiter unter Microsoft Outlook 2010''
</div>

= Anmelden am MailStore Server =

In dem Fall, dass das MailStore Outlook Add-in auf Ihrem Rechner nicht vorkonfiguriert ist, werden Sie beim ersten Klick einer Schaltfläche auf der ''MailStore''-Symbolleiste dazu aufgefordert, sich am MailStore Server anzumelden. Bitte erfragen Sie den Servernamen und Ihre Zugangsdaten bei Ihrem Systemadministrator.

[[File:OutlookAddinLoginDE.png|center|350px]]

== Gespeicherte Zugangsdaten entfernen ==

Falls Sie sich an einen anderen Server anmelden möchten oder andere Zugangsdaten verwenden möchten, müssen Sie ggf. die in Microsoft Outlook gespeicherten Zugangsdaten entfernen. Bitte gehen Sie hierzu wie folgt vor:

* Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''Einstellungen''.
* Klicken Sie auf ''Gespeicherte Zugangsdaten entfernen''.
* Klicken Sie auf ''OK''.
* Betätigen Sie eine beliebige Schaltfläche innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste, um das Anmeldefenster wieder anzuzeigen.

== Technische Hinweise ==

* Das MailStore Outlook Add-in greift über den in MailStore Server integrierten HTTP-Server auf das Archiv zu.
* Falls Sie ein gültiges SSL-Zertifikat innerhalb der MailStore Server Dienst-Konfiguration ausgewählt haben, können Sie in den Einstellungen des MailStore  Outlook Add-in das Kontrollkästchen ''Sichere Verbindung'' aktivieren, um HTTPS anstelle von HTTP verwenden zu können.
* Falls Sie die Konfiguration der HTTP/HTTPS-Ports innerhalb der MailStore Server Dienst-Konfiguration verändert haben (die Standard-Ports sind 8461 für HTTP bzw. 8462 für HTTPS), müssen Sie den jeweiligen Port bei der Anmeldung mit angeben. Hängen Sie ihn einfach getrennt mit einem Doppelpunkt an den Servernamen an (Beispiel: <code>mailstore:443</code>)

= Suchen über die Archivordner =

== Anzeigen der Archivordner ==

[[File:WebOrdnerstruktur.png|right]]

Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''Archivordner''. Der für Sie sichtbare Teil des MailStore-Archivs wird daraufhin angezeigt.

== Benutzerarchive ==

Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen.

== Anzeigen der E-Mails in einem Ordner ==

Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.

= Schnellsuche =

Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden (siehe unten).

== Schnellsuche verwenden ==

Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich im MailStore Outlook Add-In. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich eine der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.

== Nach Wortbestandteilen suchen ==

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel:

 Auto*

würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden.

== Nach Phrasen suchen ==

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

 "Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

== Einschränken nach Feldern ==

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:

 subject:Nachrichten           nur im Betreff
 from:john@mailstore.com       nur in Von
 to:michael@mailstore.com      nur in An
 cc:lisa@mailstore.com         nur in Cc
 bcc:customers@mailstore.com   nur in Bcc

== Wörter ausschließen ==

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:

 ZDNet -Download-Tipp

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

== Kombination ==

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:

 ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt.

= Erweiterte Suche =
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe.

==Verwenden der Erweiterten Suche ==

Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''Erweiterte Suche''. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten.

[[Datei:WebSuchen.png|center|450px]]

=== Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen" ===
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
*'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht
*'''Absender/Empfänger''' - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC
*'''Nachrichteninhalt''' - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit)
*'''Anhangdateinamen''' - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht
*'''Anhanginhalte''' - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (''Verwaltung'' > ''Storage'' > ''Suchindizes'')

Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

=== Suchkriterien im Bereich "Allgemein" ===
Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder: 

*'''Ordner''' - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen.
*'''Unterordner einschließen''' - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2007/Gewinnoptimierung)
*'''Von''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht
*'''An/Cc/Bcc''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht
*'''Datum''' - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. ''Gestern'' oder ''Dieses Jahr'', oder nach der Auswahl von ''Benutzerdefiniert'' einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
In den Feldern ''Von'' und ''An/Cc/Bcc'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

=== Suchkriterien im Bereich "Erweitert" ===
Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder: 

*'''Nachrichten mit / ohne Anhänge''' - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
*'''Größe''' - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
*'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.

== Die Suche starten ==
Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.

== Das Suchergebnis weiter einschränken ==
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf ''Erweiterte Suche'', legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf ''Suchen''.

== Eine neue Suche starten ==
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf ''Neue Suche''. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.

== Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern ==

Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf ''Speichern unter'' und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche ''Öffnen'' können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.

= Anzeigen von E-Mails =

Um E-Mails anzuzeigen, die Sie über die oben genannten Suchfunktionen im Archiv gefunden haben, klicken Sie diese einfach an. Es erscheint eine E-Mail-Vorschau im rechten Bereich des Bildschirms.

Bitte beachten Sie, dass in dieser Vorschau Bilder und Formatierungen aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt werden. Außerdem ist ein direktes Weiterleiten oder Antworten innerhalb der Vorschau nicht möglich.

Um eine vollständige E-Mail-Ansicht zu erhalten und alle Funktionen von Microsoft Outlook wie Drucken, Antworten und Weiterleiten nutzen zu können, klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''E-Mail öffnen''. Die E-Mail wird daraufhin aus dem Archiv geladen und angezeigt. Je nach Größe der E-Mail erscheint diese sofort oder nach wenigen Sekunden.

= Wiederherstellen von E-Mails =

[[Datei:OutlookAddinRestore.png|right]]

Falls Sie eine E-Mail, die sich nicht mehr in Ihrem Postfach befindet, aus dem Archiv wiederherstellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

* Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
* Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf ''E-Mail wiederherstellen''.
* Ziehen Sie das E-Mail-Symbol auf einen E-Mail-Ordner in Outlook oder einen Dateisystem-Ordner im Windows Explorer.
* Je nach Größe der E-Mail wird die Wiederherstellung sofort oder nach wenigen Sekunden abgeschlossen.

<br style="clear: both;"/>

= Regionaleinstellungen ändern =

Das MailStore Outlook Add-In wird standardmäßig mit den gleichen Regionaleinstellungen wie Microsoft Outlook angezeigt. Diese Einstellungen können unter ''Einstellungen'' im MailStore Outlook Add-In manuell angepasst werden.

[[en:Accessing_the_Archive_with_the_Microsoft_Outlook_integration]]