Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie

MailStore Server bietet zahlreiche Methoden, E-Mails zu archivieren.

Tech Tipp: Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie

So können E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, aus Postfächern auf E-Mail-Servern, sowie aus E-Mail-Clients und -Dateien heraus archiviert werden.

Die Auswahl der richtigen Strategie ist zum einen von Ihrer E-Mail-Infrastruktur (z.B. E-Mail-Server und E-Mail-Clients) und zum anderen von Ihren Zielsetzungen abhängig.

Unser Tech-Tipp-Video gibt hierzu eine Übersicht.

Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang

Bei dieser Methode werden alle E-Mails archiviert, bevor diese den Anwendern zugestellt werden.

Vorteile

• Die Vollständigkeit der Archivierung ist sichergestellt
• E-Mails können vor der Archivierung nicht manipuliert werden
• Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen wird ermöglicht

Nachteile

• Falls die private Nutzung von E-Mails im Unternehmen gestattet sein sollte, birgt diese Archivierungsmethode die Gefahr, in Konflikt mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG) zu stehen. In diesem Fall wäre ein Verbot der privaten E-Mail-Nutzung oder eine vertragliche Vereinbarung mit den Mitarbeitern oder mit einem vertretungsberechtigten Betriebsrat erforderlich.
• Die Datenlast auf dem E-Mail-Server wird bei dieser Methode nicht reduziert, da alle E-Mails nach wie vor in den Postfächern abgelegt werden und auch dort verbleiben.
• E-Mails können den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden. Eine Abbildung der Postfach-Ordnerstruktur ist nicht möglich.

Umsetzung

Die konkrete Umsetzung ist abhängig vom eingesetzten E-Mail-Server.

• Microsoft Exchange: Umsetzung über die Archivierung des Journal-Postfachs
• IMAP-kompatible E-Mail-Server wie z.B MDaemon, Kerio Connect oder IceWarp Server: Umsetzung über die Archivierung von Sammelpostfächern (auch Kopie-, Multidrop-oder Catchall-Postfächer genannt)
• Unternehmen ohne eigenen E-Mail-Server über den kostenlosen MailStore Gateway, sofern zum E-Mail-Abruf das POP3-Protokoll verwendet wird.

Archivierung von Benutzerpostfächern

Bei dieser Methode werden alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern der Benutzer archiviert. Dies kann sowohl durch direkten Zugriff auf den E-Mail-Server geschehen oder, falls nicht anders möglich, durch Archivierung der E-Mail-Clients.

Vorteile

• Die Ordnerstruktur der archivierten Postfächer wird im Archiv übernommen und erleichtert so den Zugriff auf die archivierten E-Mails
• Archivierte E-Mails können regelbasiert aus den Postfächern zur dauerhaften Entlastung des E-Mail-Servers gelöscht werden

Nachteile

• E-Mails können vor der Archivierung gelöscht oder manipuliert werden (selbst wenn die Archivierungsintervalle sehr kurz sind)
• Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen ist nicht oder nur schwer umsetzbar

Zeitsteuerung der Archivierung

Die Archivierung von E-Mail-Servern stellt in MailStore Server eine kontinuierliche Aufgabe dar, welche Server-seitig im Hintergrund ausgeführt wird, sobald die Ausführung eines Archivierungsprofils auf Automatisch gestellt wurde. Durch das Definieren einer Pause zwischen den Ausführungen sowie eines Zeitfensters, in welchem das Archivierungsprofil nicht ausgeführt wird, können Administratoren Einfluss auf die automatische Archivierung nehmen.

Archivierungen von E-Mail-Clients oder E-Mail-Dateien sind in der Regel abhängig vom angemeldeten Windows-Benutzer und werden daher immer Client-seitig und in der Regel manuell ausgeführt (siehe Einmalige Archivierung von historischen E-Mails). MailStore ermöglicht jedoch auch das Anlegen einer zeitgesteuerten Aufgabe im Windows Aufgabenplaner um auch solche Archivierungen zu automatisieren. Davon sollte jedoch nur in Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden - eine Server-seitige Archivierung ist in jedem Fall vorzuziehen.

Einmalige Archivierung von historischen E-Mails

Neben den E-Mails, die in Zukunft versendet oder empfangen werden, macht es Sinn, auch die bereits existierenden E-Mails in einer einmaligen Aktion zu archivieren und so für Ihr Unternehmen dauerhaft nutzbar zu machen. Sie sollten in diesem Schritt auch dezentral gespeicherte E-Mails (z.B. aus den E-Mail-Clients der Anwender oder PST-Dateien) archivieren. In diesem Zuge können Sie auch alte E-Mails (z.B. älter als zwei Jahre) nach der Archivierung automatisiert aus den Postfächern löschen lassen. Dies reduziert die Datenlast auf Ihrem E-Mail-Server und vereinfacht dessen Backup. Die E-Mails bleiben für die Anwender über das Archiv zugreifbar.