Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie mehrere IMAP-Postfächer in einem Schritt archivieren können.

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die allgemeine Vorgehensweise unabhängig vom eingesetzten E-Mail-Server. Konkrete Hinweise zu einer großen Anzahl von E-Mail-Servern finden Sie in unseren Implementation Guides.

Mehrere IMAP-Postfächer (Master-Kennwort)

MailStore unterstützt die Archivierung mehrere IMAP-Postfächer mit Hilfe eines privilegierten Benutzer und dem in RFC 4616 - The PLAIN SASL Mechanism spezifizierten Verfahren zur Anmeldung an einem IMAP-Server. Dabei wird neben dem Benutzernamen und dem Passwort des privilegierten Benutzers auch eine zusätzliche Eigenschaft des Benutzers übergeben, dessen E-Mails archiviert werden sollen. Dies kann z.B. die primäre E-Mail-Adresse oder der Benutzername sein.

Ob Ihr E-Mail-Server diese Art der Anmeldung unterstützt und welche Vorbereitungen notwendig sind erfahren Sie vom Hersteller des E-Mail-Servers.

Die Archivierung einrichten

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für IMAP- oder POP3-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Anderer Server via IMAP/POP3 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

  Tipp: Über den Bereich Online Hilfe haben Sie die Möglichkeit direkt zu den entsprechenden Implementation Guides zu gelangen.

• Wählen Sie Mehrere IMAP-Postfächer (Master-Kennwort) und klicken Sie auf OK.

  

• Füllen Sie die Felder Servername und Zugriff via aus und geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Anmeldedaten des privilegierten Benutzers ein.

  Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Kann das vom Server verwendete Zertifikat nicht verifiziert werden (z.B. weil es selbst-signiert oder durch eine unbekannte Zertifizierungsstelle unterzeichnet wurde), aktivieren Sie die Option Alle Zertifikate akzeptieren, um MailStore zu erlauben dennoch eine Verbindung herzustellen. Da diese Option zu einer unsicheren Konfiguration führt, werden jedoch Warnungen in der Zusammenfassung und/oder Startseite erscheinen.

• Bei Identität wählen Sie diejenige Benutzereigenschaft aus, die zusätzlich zu den Zugangsdaten des privilegierten Benutzer während des Anmeldevorgangs an den Server übergeben werden muss, um das zu archivierende Postfach auszuwählen. Dabei stehende folgende Optionen zur Verfügung:

• E-Mail-Adresse: Die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers
• Lokaler Teil der E-Mail-Adresse: Der Teil der primären E-Mail-Adresse des Benutzers, der sich vor dem letzten @-Zeichen befindet
• Benutzername: Der Benutzername des Benutzers
• Lokaler Teil des Benutzernamens: Der Teil des Benutzernames des Benutzers, der sich vor dem letzten @-Zeichen befindet

• Klicken Sie auf Weiter.

  

• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, die Löschoptionen, die Filter, den Timeout-Wert in Sekunden und die maximale Anzahl gleichzeitiger Archivierungsjobs an. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.

  

  Folgende Optionen stehen zur Auswahl

  • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
    Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
  • Alle Benutzer außer folgende
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren IMAP-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
  • Nur folgende Benutzer
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren IMAP-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
  • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch sein IMAP-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
• Klicken Sie danach auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

Mehrere IMAP-Postfächer (CSV-Datei)

Im Folgenden ist die Archivierung mehrere IMAP-Postfächer auf Basis einer CSV-Datei beschrieben. Verwenden Sie diese Methode, wenn Ihr IMAP-Server das unter Mehrere IMAP-Postfächer (Master-Kennwort) beschriebene Authentifizierungsverfahren nicht unterstützt. Diese Funktion steht in der SPE nicht zur Verfügung.

Vorbereitung: Erstellung einer CSV-Datei

Für die Einrichtung der Stapelarchivierung mehrerer IMAP-Postfächer muss zunächst eine CSV-Datei erstellt werden. Die Datei muss UTF-8 kodiert sein. Sie können dazu zum Beispiel die Tabellenkalkulation Microsoft Excel oder Notepad verwenden:

Legen Sie die Spalten wie im Beispiel an. Bitte beachten Sie, dass die Überschriften (z.B. "IMAP-Benutzername") vorhanden sein müssen, jedoch in der Schreibweise vom gezeigten Beispiel abweichen können. Die Spalten können durch Semikolons (;), Kommata (,), vertikale Balken (|) oder Tabulatoren voneinander getrennt werden. Felder können in einfache (') oder doppelte (") Anführungszeichen gesetzt werden. Das verwendete Anführungszeichen kann in einem Feld verwendet werden, es muss dann jedoch doppelt angegeben werden, also als "" oder ''. Die Feldtrenner (;,| und Tabulator) können in Feldern genutzt werden, das Feld muss dann jedoch in Anführungszeichen gesetzt werden. Darunter folgt für jedes zu archivierende Postfach eine separate Zeile:

IMAP-Benutzername und IMAP-Kennwort
Diese Angaben sind zwingend für den Zugriff auf das Postfach durch MailStore erforderlich. Beachten Sie, dass diese Kennwörter ausschließlich für die Archivierung der Postfächer genutzt werden. Damit die angelegten Benutzer auf ihr Archive zugreifen können, muss der MailStore Admin für die Benutzer ein Kennwort vergeben.

E-Mail-Adresse (optional)
Falls angegeben, wird MailStore den Ordner in der Baumstruktur des Archivs für das jeweilige Postfach mit der angegebenen E-Mail-Adresse benennen.

MailStore-Benutzername (optional)
Falls angegeben, wird MailStore das jeweilige Postfach für den angegebenen MailStore-Benutzer archivieren (die E-Mails in dessen Benutzerarchiv ablegen). Existiert dieser Benutzer noch nicht, so wird er automatisch angelegt. Wird hier keine Angabe gemacht, wird automatisch ein neuer MailStore-Benutzer angelegt und mit dem angegebenen IMAP-Benutzernamen benannt.

Sie können auf diese Weise beliebig viele zu archivierende Postfächer eines E-Mail-Servers angeben. Speichern Sie die Datei danach im .csv-Format ab (im Fall von Microsoft Excel über Speichern unter).

Die Archivierung einrichten

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für IMAP- oder POP3-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Andere Server via IMAP/POP3 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

  Tipp: Über den Bereich Online Hilfe haben Sie die Möglichkeit direkt zu den entsprechenden Implementation Guides zu gelangen.

• Wählen Sie Mehrere Postfächer (CSV-Datei) und klicken Sie auf OK.
• Füllen Sie die Felder Servername und Zugrif via aus und geben Sie unter CSV-Datei den Pfad zur zuvor erstellen CSV-Datei an. Diese enthält die Zugangsinformationen für die zu archivierenden Postfächer.

  Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Kann das vom Server verwendete Zertifikat nicht verifiziert werden (z.B. weil es selbst-signiert oder durch eine unbekannte Zertifizierungsstelle unterzeichnet wurde), aktivieren Sie die Option Alle Zertifikate akzeptieren, um MailStore zu erlauben dennoch eine Verbindung herzustellen. Da diese Option zu einer unsicheren Konfiguration führt, werden jedoch Warnungen in der Zusammenfassung und/oder Startseite erscheinen.

  

• Klicken Sie auf Weiter.
• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, die Löschoptionen, die Filter, den Timeout-Wert in Sekunden und die maximale Anzahl gleichzeitiger Archivierungsjobs an. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.

  

• Klicken Sie auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Starten der Archivierung

Die Archivierung manuell starten

Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails archivieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherten Profile das auszuführende Archivierungsprofil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgter Archivierung erscheint ein Protokoll. In diesem finden Sie Informationen über die Menge der archivierten E-Mails sowie evtl. aufgetretene Fehler.

Das Archivierungsprofil kann beliebig oft ausgeführt werden. MailStore archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Archiv vorhanden sind.

Die Archivierung automatisieren

Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsaufgaben können diese auch automatisch gestartet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.