Speicherorte

Aufbau der MailStore-Datenbank

Eine MailStore-Datenbank besteht grundsätzlich aus:

Masterdatenbank

Jede MailStore Server Installation verfügt über genau eine Master-Datenbank. In dieser werden allgemeine Informationen wie Benutzer, E-Mail-Ordner und Einstellungen gespeichert. Die Master-Datenbank besitzt im Vergleich zu den Dateigruppen (siehe unten) einen sehr geringen Speicherbedarf.

Die Masterdatenbank ist im Setup des MailStore Servers enthalten und wird automatisch installiert und eingerichtet. Über die MailStore Server Dienst-Konfiguration kann der Speicherort der Masterdatenbank ermittelt und verändert werden. Die Masterdatenbank kann sowohl auf einem lokalen Datenträger liegen, als auch auf einem per UNC-Pfad angesprochenen Netzwerkspeicherort. Weitere Informationen zur Verwendung von Netzwerkspeicherorten finden Sie im Artikel Verwendung von Network Attached Storage (NAS).

Die Masterdatenbank kann problemlos neben anderen Datenbanksystemen betrieben werden. Sie ist in MailStore Server integriert (eine embedded Datenbank).

Dateigruppe

In den Dateigruppen werden die eigentlichen Daten, die archivierten E-Mails abgelegt. Bei der ersten Installation von MailStore Server wird automatisch eine erste Dateigruppe angelegt. Sie können jedoch zu jeder Zeit beliebig viele weitere Dateigruppen anlegen, um so das Archiv über mehrere Speicherorte zu verteilen. Neben der flexiblen Verwaltung des Speichers hat das Anlegen neuer Dateigruppen positive Auswirkungen auf die Performance des Archivs.

Eine Dateigruppe besteht aus:

• Datenbank - diese speichert eine Auflistung der einzelnen E-Mails inkl. Headerinformationen, sowie eine Auflistung der Indizes.
• Content - Dateien mit der Endung DAT speichern die eigentlichen Inhalte. Die Dateien haben eine "handliche" Größe von je ca. 8 MB. In Ausnahmefällen können jedoch einzelne Dateien auch wesentlich kleiner oder größer sein.
• Index - pro Benutzer wird ein Index angelegt. Dieser erlaubt eine extrem schnelle Suche innerhalb des MailStores. Er wird außerdem bei der Navigation in der Baumstruktur verwendet.

Verwalten der Speicherorte

In der Verwaltung der Speicherorte können Sie den Speicherort der Masterdatenbank einsehen und die Dateigruppen des Archivs verwalten. In den Dateigruppen werden die eigentlichen Daten, die archivierten E-Mails abgelegt. Über das Anlegen neuer Dateigruppen kann das Gesamtarchiv über unterschiedliche Speicherorte (z.B. unterschiedliche Festplatten) verteilt werden. Auch das Verschieben von Dateigruppen im Nachhinein ist problemlos möglich.

Im Kapitel Aufbau der MailStore Datenbank erfahren Sie mehr über die Masterdatenbank, Dateigruppen und die Unterschiede zwischen diesen Speichertypen.

Aufrufen der Speicherortverwaltung

Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an. Klicken Sie auf Verwaltung und dann auf Speicherorte.

Ändern des Speicherortes der Masterdatenbank

Der Speicherort der Masterdatenbank kann an dieser Stelle nur eingesehen werden. Ein Klick auf Ändern zeigt lediglich eine Zusammenfassung der folgenden Vorgehensweise zum Ändern des Speicherorts an:

Starten Sie die Mailstore Server Konfiguration aus dem MailStore Server-Programmordner im Windows-Startmenü (auf dem MailStore Server-PC). Wählen Sie hier den Speicherort einer vorhandenen Master-Datenbank aus (z.B. zum Wiederherstellen einer Datensicherung). Durch Auswahl eines leeren Verzeichnisses wird in diesem eine neue Master-Datenbank erstellt. Starten Sie nach jeder Änderung den MailStore Server Windows-Dienst über Neu starten im gleichen Fenster neu.

Neu archivierte E-Mails ablegen in...

Unterhalb von Dateigruppen finden Sie die Option Neu archivierte E-Mails ablegen in. Wählen Sie hier die Dateigruppe aus, in die neue E-Mails archiviert werden sollen. Sie können nur Dateigruppen auswählen, die nicht mit einer Schreibsperre versehen sind. Sie können diese Einstellung im laufenden Betrieb ändern.

Anlegen einer neuen Dateigruppe

Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Dateigruppe in der Menüleiste am unteren Fensterrand auf Neu. Wählen Sie ein leeres Verzeichnis aus und bestätigen Sie dies mit OK.

Eine Dateigruppe mit einer Schreibsperre versehen

Wählen Sie eine Dateigruppe in der Liste aus und klicken Sie dann in der Menüleiste am unteren Fensterrand auf Schreibsperre.

Die in dieser Dateigruppe enthaltenen E-Mails stehen auch nach der Schreibsperre allen MailStore-Benutzern zu vollen Verfügung und können über die Suche und die Ordnerstruktur gefunden werden. Es können jedoch weder neue E-Mails in diese Gruppe archiviert werden, noch können E-Mails aus dieser Gruppe gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass dennoch Dateisystem-Schreibzugriff auf das Verzeichnis der Dateigruppe erforderlich ist.

Nach dem Setzen der Schreibsperre wird die Dateigruppe mit einem Schloss-Symbol in der Liste gekennzeichnet.

Die Schreibsperre kann für die ausgewählte Dateigruppe durch erneutes Klicken auf Schreibsperre wieder aufgehoben werden.

Ein- und Aushängen von Dateigrupppen

Vorhandene Dateigruppen können bei Bedarf aus dem Archiv ausgehangen werden. Wählen Sie dazu eine Dateigruppe in der Liste aus und klicken Sie dann in der Menüleiste am unteren Fensterrand auf Aushängen. Die Dateigruppe und die darin enthaltenen E-Mails stehen nach Ihrer Aushängung nicht mehr im Archiv zur Verfügung. Diese Funktion kann zum Beispiel bei der Auslagerung alter Archivteile verwendet werden.

Eine ausgehangene Dateigruppe kann zu jeder Zeit über die Schaltfläche Einhängen wieder im Archiv eingebunden werden und steht dann wieder voll zur Verfügung. Hinweis: Sie können nur Dateigruppen einhängen, die ursprünglich aus Ihrem Archiv stammen. Dateigruppen aus fremden Archiven können nicht eingebunden werden.

Verschieben von Dateigruppen

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um eine Dateigruppe zu verschieben:

• Hängen Sie die Dateigruppe aus. Wählen Sie dazu eine Dateigruppe in der Liste aus und klicken Sie dann auf Aushängen.
• Verschieben Sie die Dateigruppe über den Windows-Explorer in ein beliebiges Verzeichnis auf einem beliebigen lokalen(!) Laufwerk.
• Hängen Sie die Dateigruppe wieder ein. Klicken Sie dazu auf Einhängen und wählen Sie den neuen Speicherort der Dateigruppe aus. Bestätigen Sie mit OK.

Wartung der Speicherorte

Alle vorhandenen Wartungsbefehle können am unteren Fensterrand über Wartung aufgerufen werden. Folgende Funktionen stehen zur Auswahl:

• Masterdatenbank - Aufräumen (FB Sweep)
  Einfaches Bereinigen der Masterdatenbank.
• Masterdatenbank - Neu aufbauen (FB Backup+Restore)
  Kompletter Neuaufbau der Masterdatenbank (z.B. bei Auftreten struktureller Probleme)
• Dateigruppe - Ungenutzen Speicherplatz freigeben
• Dateigruppe - Datenintegrität prüfen
• Dateigruppe - Aufräumen (FB Sweep)
  Einfaches Bereinigen einer Dateigruppen-Datenbank.
• Dateigruppe - Neu aufbauen (FB Backup+Restore)
  Kompletter Neuaufbau einer Dateigruppen-Datenbank (z.B. bei Auftreten struktureller Probleme)
• Dateigruppe - Statistiken aller Dateigruppen neu berechnen

Automatisches Anlegen von Dateigruppen

Sie können MailStore Server so konfigurieren, dass in regelmäßigen Zeitabständen, z.B. monatlich oder quartalsweise, neue Dateigruppen angelegt und aktiv geschaltet werden. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

• Starten Sie den MailStore Client und melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
• Klicken Sie auf Management Shell.
• Geben Sie ein:

schedule filegroup-create-auto --basedir="D:\Dateigruppen"

Geben Sie dabei anstelle von D:\Dateigruppen das Verzeichnis an, unterhalb welchem neue Dateigruppen angelegt werden sollen. Die von MailStore Server automatisch angelegten Dateigruppen und damit auch Unterverzeichnisse tragen einen Namen im Format Jahr-Monat, z.B. 2009-04.

• Das Dialogfenster, welches Sie ggf. schon von Importen und Exporten kennen, erscheint.
• Klicken Sie auf Anderer Zeitplan.
• Klicken Sie auf OK.
• Klicken Sie im Fenster Zeitplan auf Neu.
• Wählen Sie unter Task ausführen den Eintrag monatlich.
• Falls Sie nur eine quartalsweise Neuanlage wünschen, klicken Sie auf Monate auswählen und selektieren Sie z.B. nur den Januar, den April, den Juli und den Oktober.
• Klicken Sie auf OK und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Tipps zu Speicherstrategien

Performance: Sie sollten alle 500.000 E-Mails eine neue Dateigruppe anlegen. Auf diese Weise können Sie eine konstant hohe Zugriffsgeschwindigkeit bei der E-Mail-Suche durch die Anwender gewährleisten.

Einmaliges Backup: Sie können ältere Dateigruppen mit einer Schreibsperre versehen (siehe oben). Diese Dateigruppen stehen danach weiterhin für alle Anwender zur Verfügung (bis auf das Löschen und Verschieben von E-Mails), müssen aber nicht mehr laufend gesichert werden. Diese Dateigruppen können dann auch gefahrlos auf kostengünstigen Datenträgern gehalten werden.

Verwalten der Volltextsuche

MailStore Server ermöglicht Anwendern eine extrem schnelle Volltextsuche über alle vom Anwender lesbaren E-Mails. In den meisten Fällen dauert eine Volltextsuche nur Sekundenbruchteile. Um diese bemerkenswerte Suchgeschwindigkeit erzielen zu können, baut MailStore Server während der Archivierung sogenannte Suchindizes auf. Diese funktionieren ähnlich wie Indexe, die man meist hinten in Büchern findet - ein Nachschlagen im Index führt wesentlich schneller zum Ziel als das Durchsuchen jeder einzelnen Seite.

MailStore Server hält verwaltet jeweils eine Indexdatei

• pro Dateigruppe und
• pro Benutzer.

Im Normalfall ist die Anlage, Pflege und Verwendung der Suchindizes völlig transparent, d.h. weder der Administator noch der MailStore-Anwender müssen Kenntnis von deren Existenz oder den internen Vorgängen haben. Jedoch kann in einigen Fällen eine Wartung der Indizes erforderlich sein, z.B.

• bei Stromausfall,
• bei unvorhergesehener Terminierung des MailStore Server-Dienstes,
• bei getrennter Netzwerkverbindung (nur bei Ablage auf einem NAS) oder
• bei Änderungen der Indizierungskonfiguration (siehe unten).

In oben genannten Fällen kann es vorkommen, dass Archiv, Index und Einstellungen nicht mehr synchron sind und einzelne Indizes neu aufgebaut werden müssen. In den meisten Fällen erhalten Sie dann eine entsprechende Fehlermeldung.

Die folgenden Abschnitte beschreiben typische Aufgaben rund um Suchindizes.

Indizierung von Dateianhang- (Attachment-)Inhalten einrichten

In der Standardeinrichtung nimmt MailStore Server zwar den Dateinamen von Dateianhängen in die Suchindizes auf, aber nicht deren Inhalt. Soll auch der Inhalt verschiedener Dateianhänge durchsucht werden können, muss MailStore Server entsprechend eingestellt werden. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Starten Sie den MailStore Client als MailStore-Administrator (admin).
• Klicken Sie auf Verwaltung.
• Öffnen Sie die Seite Suchindizes.
• Klicken Sie auf Optionen.
• Geben Sie mit Leerzeichen getrennt die Dateitypen (Dateinamenserweiterungen/Extensions) ein, deren Inhalt MailStore Server in die Suchindizes aufnehmen soll.
• Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
• Die neuen Einstellungen gelten für alle ab sofort archivierten E-Mails. Um die Einstellungen im Nachhinein für bereits archivierte E-Mails zu übernehmen, bauen Sie die entsprechenden Suchindizes wie unten beschrieben neu auf.

MailStore Server kann grundsätzlich alle Dateitypen indizieren, für welche ein sogenannter IFilter-Treiber auf dem Rechner des MailStore Client (im Fall der Archivierung) bzw. auf dem Rechner des MailStore Server (im Fall des Index-Neuaufbaus) installiert ist. Typischerweise sind IFilter mindestens für alle auf dem jeweiligen Rechner installierten Anwendungen vorhanden.

Ist beispielswiese Microsoft Office 2007 installiert, sind auch die entsprechenden IFilter-Treiber für Microsoft Office-Dokumente eingerichtet. IFilter-Treiber sind auch unabhängig von den zugehörigen Anwendungen nachinstallierbar. Suchen Sie über eine Suchmaschine einfach nach IFilter, um mehr zu erfahren.

Folgende Dateitypen werden aus Stabilitäts- und Performancegründen direkt von MailStore Server verarbeitet, unabhängig von den installierten IFilter-Treibern:

• Textdateien ( TXT ),
• HTML-Dateien ( HTM und HTML ) und
• PDF-Dateien ( PDF ).

Suchindizes neu aufbauen

Falls Meldungen angezeigt werden, dass Suchindizes neu aufgebaut werden müssen, oder Sie neu getroffenen Indizierungseinstellungen für alle bestehenden E-Mails übernehmen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Starten Sie den MailStore Client als MailStore-Administrator (admin).
• Klicken Sie auf Verwaltung.
• Öffnen Sie die Seite Suchindizes.
• Markieren Sie alle neu aufzubauenden Suchindizes. Indizes, deren Status auf Neu aufbauen steht, sind zur Erleichterung bereits markiert.
• Klicken Sie auf Suchindizes neu aufbauen.

Häufig gestellte Fragen rund um Suchindizes

Warum werden in der Standardeinstellung keine Dateianhang-Inhalte indiziert?
Die Indizierung von Dateianhang-Inhalten verlangsamt den Archivierungsvorgang und erhöht die Größe der Suchindizes beträchtlich. Daher werden in der Standardeinstellung keine Dateianhang-Inhalte indiziert.

Ich habe alles korrekt eingerichtet, aber dennoch kann ich einen Text innerhalb archivierter Dateianhänge nicht finden. Wo kann die Ursache hierfür liegen?
Zunächst kann die Ursache darin liegen, dass MailStore Server aus Performance- und Stabilitätsgründen nur die ersten 10.000 Wörter (nicht Zeichen!) von Dateianhängen indiziert. In den meisten Fällen befinden sich die Suchbegriffe bereits inden ersten 10.000 Wörtern. Sind mehrere Dateianhänge in einer E-Mail vorhanden, werden insgesamt maximal 10.000 Wörter indiziert. Die Anhänge selbst werden natürlich grundsätzlich zu 100% archiviert und können weiterhin mit dem zugehörigen Programm vollständig durchsucht werden.

Eine weitere Ursache kann darin liegen, dass die entsprechende Datei nicht von MailStore Server gelesen werden konnte, beispielsweise weil kein IFilter-Treiber verfügbar war oder weil die Datei DRM-geschützt war (Kopierschutz).

In der Spalte Status wird OK (Kompatiblitätsmodus) angezeigt. Was ist zu tun?
Der Suchindex wurde in diesem Fall mit einer älteren Version von MailStore Server erzeugt und hat daher eine andere interne Struktur als mit der aktuellen Version aufgebaute Suchindizes. Es ist keine Aktion von Ihrer Seite erforderlich. Sie können die Indizes jedoch auf Wunsch upgraden, indem sie sie neu aufbauen. Dies erhöht die Indizierungs-und Suchperformance beträchtlich.