Verwalten der Volltextsuche

MailStore Server ermöglicht Anwendern eine extrem schnelle Volltextsuche über alle vom Anwender lesbaren E-Mails. In den meisten Fällen dauert eine Volltextsuche nur Sekundenbruchteile. Um diese bemerkenswerte Suchgeschwindigkeit erzielen zu können, baut MailStore Server während der Archivierung sogenannte Suchindizes auf. Diese funktionieren ähnlich wie Indexe, die man meist hinten in Büchern findet - ein Nachschlagen im Index führt wesentlich schneller zum Ziel als das Durchsuchen jeder einzelnen Seite.

MailStore Server hält verwaltet jeweils eine Indexdatei

pro Dateigruppe und
pro Benutzer.

Im Normalfall ist die Anlage, Pflege und Verwendung der Suchindizes völlig transparent, d.h. weder der Administator noch der MailStore-Anwender müssen Kenntnis von deren Existenz oder den internen Vorgängen haben. Jedoch kann in einigen Fällen eine Wartung der Indizes erforderlich sein, z.B.

bei Stromausfall,
bei unvorhergesehener Terminierung des MailStore Server-Dienstes,
bei getrennter Netzwerkverbindung (nur bei Ablage auf einem NAS) oder
bei Änderungen der Indizierungskonfiguration (siehe unten).

In oben genannten Fällen kann es vorkommen, dass Archiv, Index und Einstellungen nicht mehr synchron sind und einzelne Indizes neu aufgebaut werden müssen. In den meisten Fällen erhalten Sie dann eine entsprechende Fehlermeldung.

Die folgenden Abschnitte beschreiben typische Aufgaben rund um Suchindizes.

Indizierung von Dateianhang- (Attachment-)Inhalten einrichten

In der Standardeinrichtung nimmt MailStore Server zwar den Dateinamen von Dateianhängen in die Suchindizes auf, aber nicht deren Inhalt. Soll auch der Inhalt verschiedener Dateianhänge durchsucht werden können, muss MailStore Server entsprechend eingestellt werden. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie den MailStore Client als MailStore-Administrator (admin).
Klicken Sie auf Verwaltung > Storage und dann auf Suchindizes.
Klicken Sie im Bereich Anhänge auf Andern....
Geben Sie mit Leerzeichen getrennt die Dateitypen (Dateinamenserweiterungen/Extensions) ein, deren Inhalt MailStore Server in die Suchindizes aufnehmen soll.
Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
Die neuen Einstellungen gelten für alle ab sofort archivierten E-Mails. Um die Einstellungen im Nachhinein für bereits archivierte E-Mails zu übernehmen, bauen Sie die entsprechenden Suchindizes wie unten beschrieben neu auf.

MailStore Server kann grundsätzlich alle Dateitypen indizieren, für welche ein sogenannter IFilter-Treiber auf dem Rechner des MailStore Client (im Fall der Archivierung) bzw. auf dem Rechner des MailStore Server (im Fall des Index-Neuaufbaus) installiert ist. Typischerweise sind IFilter mindestens für alle auf dem jeweiligen Rechner installierten Anwendungen vorhanden.

Microsoft stellt unter dem Namen Microsoft Office 2010 Filter Packs ein spezielles Paket zur Verfügung, welches neben alle alten und neuen Microsoft Office Formaten auch Unterstützung für das Open Document Format (OpenOffice/LibreOffice) bereit stellt.

Folgende Dateitypen werden aus Stabilitäts- und Performancegründen direkt von MailStore Server verarbeitet, unabhängig von den installierten IFilter-Treibern:

Textdateien (TXT),
HTML-Dateien (HTM und HTML)
PDF-Dateien (PDF).

Suchindizes neu aufbauen

Falls Meldungen angezeigt werden, dass Suchindizes neu aufgebaut werden müssen, oder Sie neu getroffenen Indizierungseinstellungen für alle bestehenden E-Mails übernehmen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Starten Sie den MailStore Client als MailStore-Administrator (admin).
Klicken Sie auf Verwaltung > Storage und dann auf Suchindizes.
Markieren Sie alle neu aufzubauenden Suchindizes. Indizes, deren Status auf Neu aufbauen steht, sind zur Erleichterung bereits markiert.
Klicken Sie auf Suchindizes neu aufbauen.