Compliance Allgemein

MailStore Server stellt eine Reihe von Compliance-Funktionen bereit, welche es ermöglichen betriebliche sowie rechtliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Veränderungen dieser Einstellungen werden von MailStore in das Audit-Protokoll geschrieben. Weitere Informationen zum Protokollieren von Ereignisse finden Sie im Kapitel Auditing.

E-Mail-Vorschau

Standardmäßig ist es MailStore-Administratoren möglich, auf alle Archivinhalte zuzugreifen. Dies bedeutet, dass auch Inhalte von E-Mails aus anderen Benutzerarchiven vollständig eingesehen werden können.

Ist dies nicht erwünscht, kann die Vorschau von E-Mails anderer Benutzer durch den Administrator wie folgt blockiert werden:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
• Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
• Klicken Sie im Bereich E-Mail-Vorschau auf Vorschau blockieren.

Der Ordner Weitere Archive (Eingeschränkt) und dessen Unterordner werden grau dargestellt, wenn die Vorschau blockiert ist. Administratoren können weiterhin die Ordnerstrukturen und deren Inhalte einschließlich der Header-Felder Absender, Empfänger, Betreff und Datum einsehen, jedoch nicht die Inhalte oder Anhänge der E-Mails.

Aufbewahrungsrichtlinien

Verschiedene betriebliche oder rechtliche Vorschriften regeln die Mindestaufbewahrungsfrist für archivierungspflichtige E-Mails. Durch das Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinie in MailStore können Sie definieren, ab welchem Alter E-Mails frühstens aus dem Archiv entfernt werden können.

Zum Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinien gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
• Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
• Klicken Sie im Bereich Aufbewahrungsrichtlinie auf Ändern....
• Stellen Sie mit Hilfe des Schiebereglers den Zeitpunkt ein, ab welchem archivierte E-Mails frühstens gelöscht werden können.

  

• Klicken Sie zum Bestätigen auf OK.

Bitte beachten Sie, dass E-Mails zu keinem Zeitpunkt automatisch von MailStore aus dem Archiv entfernt werden. Diese Einstellungen betrifft daher lediglich Benutzer mit der Berechtigung E-Mails löschen.

Legal Hold

Mit Hilfe der Funktion Legal Hold ist es möglich, temporär das Löschen von E-Mails aus dem Archiv zu unterbinden. Die kann zum Beispiel im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen nötig sein, um das irrtümliche Löschen von E-Mails, welche als Beweismittel dienen können, zu verhindern.

Zum Aktivieren oder Deaktivieren von Legal Hold gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
• Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
• Klicken Sie im Bereich Legal Hold auf Legal Hold aktivieren/Legal Hold deaktivieren.

Auditor-Zugriff

Im Falle einer Prüfung durch Dritte (z.B. Steuerprüfer) kann es nötig sein, diesen lesenden Zugriff auf das gesamte Archiv zu geben. Über die Funktion Auditor-Zugriff lässt sich ein spezieller Benutzer in MailStore anlegen, welcher automatisch Leserechte auf alle Benutzerarchive besitzt.

Zum Anlegen eines Auditor-Benutzers gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
• Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
• Klicken Sie im Bereich Auditor-Zugriff auf Benutzer anlegen....
• Legen Sie im Fenster Auditor-Benutzer anlegen ein Kennwort für den neuen Auditor-Benutzer an. Der Benutzername wird automatisch generiert und hat folgendes, an den Erstellungszeitpunkt angelehnte Format:
  auditor-YYYYMMDD-HHMMSS

  

• Klicken Sie auf OK zum Erstellen des Benutzers.

Der Auditor-Benutzer kann sich nun mit dem MailStore Client am MailStore Server anmelden und das Archiv durchsuchen. Er kann jedoch keine E-Mails archivieren oder exportieren, noch sein eigenes Passwort ändern.