Das Kapitel "Erste Schritte" führt Sie durch die Installation des MailStore Servers und zeigt Ihnen anhand einiger Beispiele die grundsätzliche Funktionsweise der Software auf.

Installation von MailStore

Auswahl des Rechners zur Installation von MailStore Server

Der MailStore Server kann auf jedem beliebigen Windows-PC installiert werden. Es wird kein Server-Betriebssystem und kein Datenbanksystem vorausgesetzt. Eine Übersicht der unterstützten Betriebssysteme finden Sie auf unserer Website.

Installation auf einem vorhandenen Server

MailStore Server kann ohne Einschränkung auf einem bereits vorhandenen Server-PC installiert werden. Auch die parallele Installation zu einem Microsoft Exchange Server ist ohne Einschränkung möglich (jedoch nicht erforderlich). Es werden keine Änderungen am Exchange Server vorgenommen. Sollte die Kapazität des Rechners für die Archivierung in Zukunft an ihre Grenzen stoßen, können Sie das gesamte Archiv innerhalb weniger Minuten auf einen anderen Rechner umziehen.

Tipps für den Testbetrieb

Zum Testen des MailStore Servers kann die Installation problemlos auch auf dem eigenen Arbeitsplatz-PC erfolgen. Auch der Betrieb in einer virtuellen Maschine (z.B. VMware) ist ohne Einschränkung möglich.

Das Installationsprogramm starten

Starten Sie das Installationsprogramm per Doppelklick auf die heruntergeladene Setup-Datei. Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Festlegen des Datenverzeichnisses

Während der Installation werden Sie nach einem Datenverzeichnis gefragt. In diesem Verzeichnis wird das eigentliche E-Mail-Archiv angelegt. Folgendes Verzeichnis wird dabei vorgeschlagen:

C:\MailArchive

Sie können den Vorschlag übernehmen oder das Verzeichnis anpassen. Das Datenverzeichnis kann auch nach der Installation über die MailStore-Verwaltung geändert werden. Sollten Sie das Datenverzeichnis auf einem Network Attached Storage (NAS) ablegen wollen, so finden Sie im Kapitel Verwendung von NAS weitere Informationen.

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Starten von MailStore

Nach der Installation finden Sie auf Ihrem Desktop ein neues Programmsymbol MailStore Client. Klicken Sie dieses doppelt, um MailStore zu starten.

Hintergrund-Information: Über den MailStore Client (eine Windows-Anwendung) können Anwender das E-Mail-Archiv durchsuchen und die archivierten E-Mails anzeigen lassen. Zudem findet auch die Administration des MailStore Servers über die MailStore Client-Anwendung statt. Aus diesem Grund wird bei der Installation des MailStore Servers automatisch auch ein MailStore Client installiert.

Anmelden als Administrator

Sie werden nach Zugangsdaten gefragt. Der Servername localhost, der Benutzername admin und das Kennwort admin sind voreingestellt. Klicken Sie einfach auf OK. Evtl. werden Sie gefragt, ob Sie dem MailStore Server vertrauen möchten - klicken Sie hier ebenfalls auf OK.

Eine Lizenz installieren

Sollten Sie MailStore Server zum ersten Mal installiert haben, wird sich nach der Anmeldung als Administrator die Lizenzverwaltung öffnen. Sie haben nun die Möglichkeit, eine kostenlose 30-Tage-Testlizenz oder eine bereits erworbene Lizenz zu installieren. Informationen zum Bezug von Lizenzdateien finden Sie im Kapitel Lizensierung.

Ändern des Kennwortes (empfohlen)

Nach dem ersten Start von MailStore sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Administratorkennwort ändern. Klicken Sie hierzu auf Verwaltung, und dann auf Kennwort ändern.

Wichtig: Solange Sie das Kennwort auf admin belassen, können Sie sich aus Sicherheitsgründen nicht von einem anderen Rechner aus als Benutzer admin an MailStore anmelden.

Anlegen eines neuen Benutzers

E-Mails werden bei ihrer Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Für jeden Anwender, dessen E-Mails mit MailStore archiviert werden sollen, muss zuvor ein Benutzer in MailStore angelegt werden. Am besten starten Sie beispielhaft mit sich selbst.

Wichtiger Hinweis: In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie einen MailStore-Benutzer manuell anlegen können. Das Anlegen von Benutzern kann jedoch auch über die Active Directory Integration erfolgen. Zusätzlich können MailStore-Benutzer auch automatisch während der Archivierung eines Microsoft Exchange Servers angelegt werden.

Benutzerverwaltung öffnen

Klicken Sie auf Verwaltung und dann auf Benutzer. Die Benutzerverwaltung wird angezeigt.

Einen neuen Benutzer anlegen

Klicken Sie auf Neuer Benutzer und geben Sie einen Benutzernamen für den neuen Benutzer ein, z.B. den Vornamen oder eine kurze Kombination aus Vor- und Nachname. Klicken Sie auf OK.

Im darauf folgenden Fenster können Sie den vollständigen Namen eintragen, sowie über die Schaltfläche Kennwort ein MailStore-Kennwort für den neu angelegten Benutzer festlegen. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen und die Benutzereigenschaften zu schließen.

Als neuer Benutzer am MailStore Server anmelden

Um sich unter dem neu erstellten Benutzerkonto am MailStore Server anzumelden, können Sie den MailStore Client einfach beenden und erneut starten. Geben Sie im Anmeldebildschirm die soeben festgelegten Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) ein und klicken Sie auf OK.

E-Mails archivieren

Nachdem Sie einen MailStore-Benutzer angelegt haben, können Sie nun mit der Archivierung von E-Mails für diesen Benutzer beginnen. Im folgenden Beispiel werden E-Mails aus dem lokalen Outlook archiviert. Dabei werden keine Änderungen an Ihrem Outlook und den enthaltenen E-Mails vorgenommen.

Wichtiger Hinweis: Dieser Abschnitt beschreibt beispielhaft die Archivierung von E-Mails aus der lokalen Microsoft Outlook-Installation. Detaillierte Informationen zu anderen Archivierungsoptionen finden Sie im Kapitel E-Mails archivieren oder im eigenständigen Kapitel MailStore und Microsoft Exchange.

Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
Wählen Sie im oberen Bereich des Fensters Microsoft Outlook als Quelle aus.

Belassen Sie die Standardeinstellungen und klicken Sie auf Weiter.

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Bei Bedarf können Sie im folgenden Fenster weitere Archivierungseinstellungen vornehmen. Belassen Sie zunächst die Standardeinstellungen und klicken Sie auf Weiter.

Falls Sie als ein Administrator am MailStore Server angemeldet sind, werden Sie nun gefragt, in welchem Zielarchiv die E-Mails abgelegt werden sollen. Sollten Sie nicht als Administrator angemeldet sein, wird automatisch das Archiv des Benutzers verwendet, unter dessen Kennung Sie momentan angemeldet sind.

Im letzten Schritt können Sie eine Bezeichnung festlegen (z.B. "Microsoft Outlook Test"), unter der MailStore Ihre Archivierungsaufgabe speichert. Klicken Sie auf Fertigstellen, um mit der Archivierung zu beginnen.

Nach dem Abschluss der Archivierung erscheint ein Protokoll. Beinhaltet dieses keine Fehlermeldungen, war der Vorgang erfolgreich.

Das soeben erstellte Archivierungsprofil wird nun in der Liste der Gespeicherten Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann von dort aus beliebig oft ausgeführt werden. MailStore archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die sich noch nicht im Archiv befinden.

Archivierte E-Mails anzeigen

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Die archivierten E-Mails stellt MailStore in einer Baumstruktur auf der linken Seite des Programmfensters dar. Als Administrator (admin) können Sie die archivierten E-Mails aller Benutzer sehen, als normaler Anwender standardmäßig nur das eigene Benutzerarchiv.

Klicken Sie auf einen Ordner, um die darin befindlichen E-Mails anzuzeigen. Klicken Sie auf eine E-Mail, um diese anzuzeigen.

Weitere Informationen zur E-Mail-Vorschau finden Sie im Kapitel Arbeiten mit archivierten E-Mails.

Suchen nach E-Mails

MailStore bietet eine schnelle und komfortable Volltextsuche über die archivierten E-Mails. Tragen Sie einfach in das Eingabefeld im linken oberen Bereich des Programmfensters einen oder mehrere Suchbegriffe ein, und betätigen Sie die Eingabetaste.

Das Suchergebnis wird unterhalb des Baumes dargestellt. Klicken Sie eine E-Mail an, um diese anzuzeigen.

Weitere Informationen zur Verwendung der Schnellsuche finden Sie im Kapitel Arbeiten mit archivierten E-Mails.

Von anderen Rechnern aus zugreifen

MailStore Server bietet vielfältige Möglichkeiten, von anderen Rechnern aus auf das Archiv zuzugreifen:

Windows-Client - Sie installieren auf anderen Rechnern die Windows-Software MailStore Client. Über diese können Sie auf den gesamten Funktionsumfang von MailStore Server zugreifen.

Outlook Add-in - Dieses wird mit dem MailStore Client mitinstalliert. Es stellt in Microsoft Outlook eine zusätzliche MailStore-Symbolleiste bereit, über welche bequem auf das Archiv zugegriffen werden kann. Erfahren Sie mehr über dieses praktische Feature im Kapitel Microsoft Outlook-Integration.

Web-Client - Sie rufen per Internetbrowser (z.B. Internet Explorer, Firefox oder Safari) eine interne Internetadresse auf, von der aus Sie auf das Archiv lesend zugreifen können. Dieses Feature nennt sich MailStore Web Access und wird im zugehörigen Kapitel ausführlich beschrieben.

iPhone-Client - Diesen können Sie auf Ihrem iPhone oder iPod touch einrichten und damit auf das Archiv zugreifen. Erfahren Sie mehr über dieses Feature im Kapitel Zugriff per iPhone und iPod touch.

Im Folgenden wird der MailStore Client beispielhaft beschrieben.

Verwenden von MailStore Client

Über den MailStore Client können Anwender bei Bedarf von beliebigen Rechnern im Netzwerk aus auf den MailStore Server (das zentrale E-Mail-Archiv) zugreifen. Auf diese Weise kann ein Anwender die für ihn archivierten E-Mails durchsuchen und betrachten. Der Zugriff auf die archivierten E-Mails anderer Benutzer ist erst nach entsprechender Rechtevergabe möglich.

MailStore Client installieren

Laden Sie die MailStore Client-Software herunter: http://www.mailstore.com/download.ashx?product=Client

Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, dass durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinweis: Neben der manuellen Installation des MailStore Clients kann dieser auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Unbeaufsichtigte Installation von MailStore Client.

Starten und anmelden

Starten Sie MailStore Client über das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop. Das Anmeldefenster erscheint.

Tragen Sie bei Server den Namen oder die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem der MailStore Server installiert ist. Bitte beachten Sie, dass der voreingestellte Eintrag localhost nur dann funktioniert, wenn Sie den MailStore Client auf dem PC gestartet haben, auf dem auch der MailStore Server installiert ist.

Tragen Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Administrators (admin) oder eines in MailStore angelegten Benutzers in die zugehörigen Eingabefelder ein und klicken Sie auf OK. Evtl. werden Sie gefragt, ob Sie dem MailStore Server vertrauen möchten - klicken Sie hier auf OK.

Wichtig: Solange Sie das Kennwort des Administrators auf admin belassen, können Sie sich nicht von einem anderen Rechner aus als Benutzer admin an MailStore anmelden.