Compliance Allgemein

MailStore Server stellt unter Verwaltung > Compliance > Compliance Allgemein eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, die es ermöglichen, betriebliche und rechtliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Veränderungen an diesen Einstellungen werden von MailStore in das Audit-Protokoll geschrieben. Weitere Informationen zum Protokollieren von Ereignisse finden Sie im Kapitel Auditing.

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Archiv-Zugriff

Mit dieser Option kann der Zugriff auf die Archive anderer Benutzer durch MailStore-Administratoren ent- oder geblockt werden. Standardmäßig ist es MailStore-Administratoren weder möglich, auf die Archivinhalte anderer Benutzer zuzugreifen, noch die Inhalte von E-Mails in anderen Benutzerarchiven einzusehen oder zu durchsuchen.

Ist der Zugriff blockiert, sind die Archive anderer Benutzer im Haupmenübaum nicht sichtbar und MailStore-Administratoren haben keinen Zugriff auf die darin archivierten E-Mails und deren Inhalte. Administrative Vorgänge wie z.B. das Umbenennen und Verschieben von Ordnern sind dann nur über den Haupmenüpunkt Verwaltung > Benutzer und Archive > Archive möglich.

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Ist der Zugriff nicht blockiert, werden der Ordner Weitere Archive und dessen Unterordner im Haupmenübaum eingeblendet und MailStore-Administratoren können sämtliche archivierten E-Mails und deren Inhalte einsehen, durchsuchen und exportieren. Auch sind administrative Vorgänge wie z.B. das Umbenennen und Verschieben von Ordnern dann über die Ordnerstruktur möglich.

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Aufbewahrungsrichtlinien

Standardmäßig erlaubt MailStore das sofortige Löschen archivierter E-Mails durch Benutzer mit entsprechender Berechtigung. Durch das Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinie in MailStore können Sie definieren, ab welchem Alter E-Mails frühestens aus dem Archiv entfernt werden können.

  • Compliance general retention 01.png
    Klicken Sie im Bereich Aufbewahrungsrichtlinie auf Ändern....
  • Stellen Sie mit Hilfe des Schiebereglers den Zeitpunkt ein, ab welchem archivierte E-Mails frühstens gelöscht werden können.
  • Klicken Sie zum Bestätigen auf OK.

Bitte beachten Sie, dass E-Mails zu keinem Zeitpunkt automatisch von MailStore aus dem Archiv entfernt werden. Diese Einstellung betrifft daher lediglich Benutzer mit der Berechtigung E-Mails löschen.

Legal Hold

Durch Aktivierung der Funktion Legal Hold ist es möglich, temporär das Löschen von E-Mails aus dem Archiv zu unterbinden. Die kann zum Beispiel im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen nötig sein, um das irrtümliche Löschen von E-Mails, welche als Beweismittel dienen können, zu verhindern.

Auditor-Zugriff

Über die Funktion Auditor-Zugriff lässt sich ein spezieller Benutzer in MailStore anlegen, welcher automatisch Leserechte auf alle Benutzerarchive besitzt. Zum Anlegen des Auditor-Benutzers benötigen Sie eine freie MailStore Benutzerlizenz.

  • Compliance general auditor 01.png
    Klicken Sie im Bereich Auditor-Zugriff auf Benutzer anlegen....
  • Legen Sie im Fenster Auditor-Benutzer anlegen ein Kennwort für den neuen Auditor-Benutzer fest. Der Benutzername wird automatisch generiert.
  • Klicken Sie auf OK zum Erstellen des Benutzers.

Der Auditor-Benutzer kann sich nun mit dem MailStore Client am MailStore Server anmelden und das Archiv durchsuchen. Er kann jedoch weder E-Mails archivieren oder exportieren, noch sein eigenes Passwort ändern.