E-Mail-Archivierung ohne eigenen E-Mail-Server: Unterschied zwischen den Versionen

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(Hosted Exchange, BPOS oder Exchange Online)
 
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'''Hinweis:''' Diese Anleitung behandelt lediglich die Methoden zur Archivierung in einer Umgebung ohne eigenen E-Mail-Server. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder [http://www.mailstore.com/de/lp/sendlicense.aspx Test-Installation] verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das [[Handbuch]] oder den [[Quick_Start_Guide|Quick-Start-Guide]].
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'''Hinweis:''' Diese Anleitung behandelt lediglich die Methoden zur Archivierung in einer Umgebung ohne eigenen E-Mail-Server. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder {{go.mailstore.com|target{{=}}website&context{{=}}server-trial-download|Test-Installation}}  verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das [[MailStore_Hilfe|Handbuch]] oder den [[Quick Start Guide]].
  
 
MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem E-Mail-Server zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel [[Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie]].
 
MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem E-Mail-Server zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel [[Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie]].
  
= Anlegen und Synchronisieren von Benutzerkonten =
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== Anlegen und Synchronisieren von Benutzerkonten ==
 
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E-Mails werden bei ihrer Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Für jeden Anwender, dessen E-Mails mit MailStore archiviert werden sollen, muss zuvor ein Benutzer in MailStore angelegt werden. Neben der Möglichkeit der [[Benutzer,_Archive_und_Berechtigungen#Einen_neuen_Benutzer_anlegen|einen neuen Benutzer manuell anzulegen]] bietet MailStore Server verschiedene Möglichkeiten, existierende Benutzer aus Verzeichnisdiensten zu importieren.
== Wozu benötige ich Benutzerkonten in MailStore? ==
 
 
 
E-Mails werden bei ihrer Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Für jeden Anwender, dessen E-Mails mit MailStore archiviert werden sollen, muss zuvor ein Benutzer in MailStore angelegt werden. Neben der Möglichkeit der [[Erste_Schritte#Anlegen_eines_neuen_Benutzers|manuellen Anlage neuer Benutzer]] bietet MailStore Server verschiedene Möglichkeiten, existierende Benutzerdaten zu importieren.
 
 
 
== Active Directory Synchronisierung ==
 
  
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=== Active Directory Synchronisierung ===
 
Innerhalb einer Active Directory Domänendienste Umgebung kann die interne Benutzerdatenbank von MailStore Server mit dem Active Directory Ihres Unternehmens abgeglichen werden. Eine Beschreibung der Funktion finden Sie im Artikel [[Active Directory-Integration]].
 
Innerhalb einer Active Directory Domänendienste Umgebung kann die interne Benutzerdatenbank von MailStore Server mit dem Active Directory Ihres Unternehmens abgeglichen werden. Eine Beschreibung der Funktion finden Sie im Artikel [[Active Directory-Integration]].
  
== Generische LDAP-Server Synchronisierung ==
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=== Generische LDAP-Server Synchronisierung ===
 
 
 
MailStore Server bietet Unterstützung für generische LDAP-Server, welche im Artikel [[Generische LDAP-Integration]] näher beschrieben wird.
 
MailStore Server bietet Unterstützung für generische LDAP-Server, welche im Artikel [[Generische LDAP-Integration]] näher beschrieben wird.
  
== Verwendung einer CSV-Datei ==
+
=== Verwendung einer CSV-Datei ===
 
 
 
In Verbindung mit der IMAP-Stapelarchivierung stellt die Verwendung einer CSV-Datei eine weitere Importmöglichkeit von Benutzerdaten dar. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Artikel [[Stapelarchivierung_von_IMAP-Postf%C3%A4chern#Vorbereitung_.28Erstellung_einer_CSV-Datei.29|Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern]].
 
In Verbindung mit der IMAP-Stapelarchivierung stellt die Verwendung einer CSV-Datei eine weitere Importmöglichkeit von Benutzerdaten dar. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Artikel [[Stapelarchivierung_von_IMAP-Postf%C3%A4chern#Vorbereitung_.28Erstellung_einer_CSV-Datei.29|Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern]].
  
= Archivierung einzelner Postfächer =
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== Archivierung einzelner Postfächer ==
  
== Archivierung lokaler E-Mail Programme ==
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=== Archivierung lokaler E-Mail Programme ===
 
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MailStore unterstützt die Archivierung aus lokal installierten E-Mail-Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook, Windows Mail oder Mozilla Thunderbird. Diese Archivierungsmethode findet vor allem bei der Übernahme historischer Daten Verwendung und wird in der Regel für jeden Benutzer nur einmal ausgeführt. Die in den lokalen Profilen der Benutzer befindlichen E-Mails werden hierdurch in das zentrale MailStore Archiv auf dem Server übernommen. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung finden Sie im Artikel [[E-Mails aus Outlook, Thunderbird u.a. archivieren]].
MailStore unterstützt die Archivierung aus lokal installierten E-Mail-Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook, Outlook Express oder Mozilla Thunderbird. Diese Archivierungsmethode findet vor allem bei der Übernahme historischer Daten Verwendung und wird in der Regel für jeden Benutzer nur einmal ausgeführt. Die in den lokalen Profilen der Benutzer befindlichen E-Mails werden hierdurch in das zentrale MailStore Archiv auf dem Server übernommen. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung finden Sie im Artikel [[E-Mails aus Outlook, Thunderbird u.a. archivieren]].
 
  
 
Wurden die verteilten Bestandsdaten der Benutzer einmalig in das MailStore Archiv übernommen, empfehlen wir für die regelmäßige Archivierung der Postfächer die Anlage zentraler Archivierungsprofile direkt auf dem MailStore Server. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.
 
Wurden die verteilten Bestandsdaten der Benutzer einmalig in das MailStore Archiv übernommen, empfehlen wir für die regelmäßige Archivierung der Postfächer die Anlage zentraler Archivierungsprofile direkt auf dem MailStore Server. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.
  
== IMAP / POP3 ==
+
=== IMAP / POP3 ===
 
 
 
Die Archivierung einzelner Postfächer auf beliebigen E-Mail-Servern kann über die Protokolle IMAP oder POP3 erfolgen. Informationen zur Einrichtung der Archivierung finden Sie im Artikel [[Serverpostfächer archivieren]].
 
Die Archivierung einzelner Postfächer auf beliebigen E-Mail-Servern kann über die Protokolle IMAP oder POP3 erfolgen. Informationen zur Einrichtung der Archivierung finden Sie im Artikel [[Serverpostfächer archivieren]].
  
== Hosted Exchange, Microsoft Business Online Productivity Suite (BPOS) oder Microsoft Exchange Online ==
+
=== Microsoft Office 365 ===
 
+
Wenn Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange Online verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter [[E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365]].
Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, den Nachfolger von Microsoft Business Online Productivity Suite (BPOS) oder Microsoft Exchange Online, folgen Sie bitte den Anweisungen unter [[E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365]].
 
 
 
Zur Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs benötigt MailStore die vom Provider zur Verfügung gestellten Zugangsdaten für das E-Mailkonto. Hierzu zählen neben dem Benutzernamen (i.d.R. die E-Mail Adresse) und dem Passwort auch der (Exchange-)Servername. In der Regel ermittelt das E-Mailprogramm Namen des Exchange Servers mithilfe der Autodiscoverfunktion automatisch (sofern dies vom Provider unterstützt wird), daher ist dieser dem Benutzer im Regelfall nicht bekannt. Um die benötigten Informationen zu ermitteln, gibt es verschiedene Ansätze, die im Folgenden näher beschrieben werden.
 
 
 
=== MailStore Exchange Autodiscover Tool ===
 
  
Das kostenlose [[Media:ExchangeAutodiscover.zip|MailStore Exchange Autodiscover Tool]] stellt die komfortabelste Methode zur Ermittlung des Hosted Exchange Servernamens dar.  
+
=== Hosted Exchange ===
 +
Zur Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs benötigt MailStore die vom Provider zur Verfügung gestellten Zugangsdaten für das E-Mailkonto. Hierzu zählen neben dem Benutzernamen (i.d.R. die E-Mail Adresse) und dem Passwort auch der (Exchange-)Servername. In der Regel ermittelt das E-Mailprogramm Namen des Exchange Servers mithilfe der Autodiscoverfunktion automatisch (sofern dies vom Provider unterstützt wird), daher ist dieser dem Benutzer im Regelfall nicht bekannt.
  
Nachdem Sie das Tool [[Media:ExchangeAutodiscover.zip|heruntergeladen]], entpackt und gestartet haben, ermittelt es den Servernamen anhand des Benutzernamens und des Passwortes automatisch. Die so gewonnenen Informationen können nun direkt im Archivierungsprofil eingetragen werden.
+
Über die ''Exchange-Proxyeinstellungen'' in Outlook lässt sich der angesprochene Server manuell ermitteln. Sie finden die Einstellungen unter ''Extras | Konteneinstellungen | Ändern | Weitere Einstellungen | Registerkarte Verbindung | Exchange-Proxyeinstellungen''  
 
 
[[Datei:autodiscover.png|center]]
 
 
 
=== Manuelle Ermittlung der Zugangsdaten unter Microsoft Outlook ===
 
 
 
Über die ''Exchange-Proxyeinstellungen'' in Outlook lässt sich der angesprochene Server auch manuell ermitteln. Sie finden die Einstellungen unter ''Extras | Konteneinstellungen | Ändern | Weitere Einstellungen | Registerkarte Verbindung | Exchange-Proxyeinstellungen''  
 
  
 
[[File:He_serversetting_de.png|600px|center]]
 
[[File:He_serversetting_de.png|600px|center]]
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Die Einrichtung der Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs entspricht der  eines einzelnen Exchangepostfachs auf einem lokalen Exchange Server. Informationen hierzu finden Sie im unter [[E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2007#Archivierung_einzelner_Postf.C3.A4cher|Exchange Server Archivierung einzelner Postfächer]].
 
Die Einrichtung der Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs entspricht der  eines einzelnen Exchangepostfachs auf einem lokalen Exchange Server. Informationen hierzu finden Sie im unter [[E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2007#Archivierung_einzelner_Postf.C3.A4cher|Exchange Server Archivierung einzelner Postfächer]].
  
= Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt =
+
== Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt ==
 
 
== Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern ==
 
  
 +
=== Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern ===
 
Eine Anleitung zur Einrichtung der [[Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern]] unter Verwendung einer CSV-Datei finden Sie im entsprechenden Artikel.
 
Eine Anleitung zur Einrichtung der [[Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern]] unter Verwendung einer CSV-Datei finden Sie im entsprechenden Artikel.
  
== Hosted Exchange, BPOS oder Exchange Online ==
+
=== Microsoft Office 365 ===
 
+
Wenn Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange Online verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter [[E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365]].
Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter [[E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365]].
 
 
 
Sofern Ihr Hosted Exchange Provider die Einrichtung eines "Service Accounts" anbietet, ist hierüber die zentrale Archivierung mehrerer Postfächer in MailStore Server möglich. Bei einem "Service Account" handelt es sich um ein Benutzerkonto mit erweiterten Berechtigungen für den Zugriff auf mehrere Exchange Postfächer. Weitere Informationen sowie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der benötigten Berechtigungen finden Sie in den Artikeln zu [[E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2007#Mehrere_Exchange-Postf.C3.A4cher_zentral_archivieren|Exchange Server 2007]] sowie zu [[E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2010#Mehrere_Exchange-Postf.C3.A4cher_zentral_archivieren|Exchange Server 2010]]
 
 
 
= E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren =
 
  
 +
=== Hosted Exchange ===
 +
Sofern Ihr Hosted Exchange Provider die Einrichtung eines "Service Accounts" anbietet, ist hierüber die zentrale Archivierung mehrerer Postfächer in MailStore Server möglich. Bei einem "Service Account" handelt es sich um ein Benutzerkonto mit erweiterten Berechtigungen für den Zugriff auf mehrere Exchange Postfächer. Weitere Informationen sowie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der benötigten Berechtigungen finden Sie in unseren Exchange Implementation Guides:
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{{Hosted_Exchange_Versionen|Mehrere_Exchange-Postf.C3.A4cher_zentral_archivieren|Exchange Server}}
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== E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren ==
 
Zur Realisierung einer Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails ohne die Verwendung eines lokalen E-Mail Server stehen Ihnen in Abhängigkeit der unterstützten Protokolle Ihres E-Mail Providers verschiedene Methoden zur Verfügung.
 
Zur Realisierung einer Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails ohne die Verwendung eines lokalen E-Mail Server stehen Ihnen in Abhängigkeit der unterstützten Protokolle Ihres E-Mail Providers verschiedene Methoden zur Verfügung.
  
== MailStore Proxy ==
+
=== IMAP-Sammelpostfach ===
 +
Sofern Ihr E-Mailprovider die Einrichtung und Verwendung eines IMAP- oder POP3-Sammelpostfachs unterstützt, kann hiermit ebenfalls eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in MailStore realisiert werden (alternativ zur Verwendung des MailStore Proxy-Servers). Die Einrichtung finden Sie im entsprechenden Artikel [[IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren]] beschrieben.
  
Wenn Sie Ihre E-Mails per POP3 / SMTP empfangen bzw. versenden, steht Ihnen das kostenfreie Programm MailStore Proxy zur Verfügung.  
+
=== Microsoft Office 365 ===
 +
Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter [[E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365]].
  
In der Regel wird der Proxy Server zwischen dem lokalen E-Mail Client (bsp. Thunderbird, Outlook, etc.) und dem E-Mail Server des Providers positioniert.
+
=== Hosted Exchange ===
 +
Zur Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails ist es erforderlich, die Journalfunktion für alle Benutzer oder lediglich einer Verteilergruppe auf dem Microsoft Exchange Server zu erstellen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Hosted Exchange Anbieter, ob dies möglich ist. Allgemeine Informationen zur Archivierung von Journalpostfächern finden Sie in unseren Exchange Implementation Guides:
 +
{{Hosted_Exchange_Versionen|Schritt_3:_Die_Archivierung_einrichten|Exchange Server}}
  
=== Einrichtung des MailStore Proxy ===  
+
=== MailStore Gateway ===
 +
Sollte keine der zuvor beschriebenen Optionen in Frage kommen und Sie Ihre E-Mails per POP3 / SMTP empfangen bzw. versenden, steht Ihnen das kostenfreie Programm MailStore Gateway zur Verfügung, dass POP3- und SMTP-Proxy-Funktionalität bereitstellt. Technisch wird MailStore Gateway zwischen lokalen E-Mail-Clients (bsp. Thunderbird, Outlook, etc.) und dem E-Mail Server des Providers positioniert. Die E-Mail-Clients werden derart konfiguriert, dass E-Mails über MailStore Gateway anstelle des Servers des E-Mail-Anbieters versendet bzw. empfangen werden.
  
Gehen Sie zur Einrichtung des MailStore Proxy wie folgt vor:
+
<p class="msnote">'''Bitte beachten: ''' MailStore Gateway unterstützt zum Schutz von Anmeldeinformationen und den übertragenen E-Mail-Inhalten ausschließlich verschlüsselte Verbindungen. Eingehende Verbindungsparameter (z.B. Port oder Verschlüsselungstyp) werden dabei auch für die ausgehende Verbindung zum E-Mail-Server des E-Mail-Anbieters verwendet.</p>
  
Installieren Sie den MailStore Proxy-Server auf einem Rechner, der über eine Verbindung mit dem Internet verfügt. Dies kann der selbe Rechner sein, auf dem auch der MailStore Server installiert ist, ist dies jedoch keine Voraussetzung für die Einrichtung.
+
==== Einrichtung des MailStore Gateway ====
Rufen Sie anschließend die Verwaltungsoberfläche über den MailStore Proxy Admin auf und richten Sie für die eingehende (POP3) und ausgehende (SMTP) Verbindung jeweils einen Server ein (Tipp: Wenn Sie Ihre E-Mails bei verschiedenen E-Mail Servern abrufen verwenden, können Sie bei Bedarf weitere Proxy-Server zur Konfiguration hinzufügen).  
+
Im Folgenden ist das allgemeine Vorgehen zum Einrichten von MailStore Gateway für diese POP3-/SMTP-Proxy Scenarien beschrieben. Detaillierte Anweisungen zu den folgenden Punkten finden Sie im [https://help.mailstore.com/de/gateway MailStore Gateway Handbuch]:
  
: [[Image:Proxy_server_settings_smtp_de.png|600px|center]]
+
* Installation und Konfiguration
 +
* Anmelden an der Management Console
 +
* Erstellen von Postfächern
  
* Vergeben Sie für den lokalen SMTP-Server einen aussagekräftigen Namen
+
Anschließend sollte ein Postfach mit einer eindeutigen ID (z.B. mbx-dead1234beef5678) existieren.  
* Wählen Sie unter ''Eingehend'' die IP-Adresse aus, auf welcher der Proxy-Server Verbindungen im lokalen Netzwerk annehmen soll (Standard: ''Alle IP-Adressen'')
 
* Tragen Sie den verwendeten Port ein (Standard: 25)<br/>'''Hinweis:''' Sollte auf dem Rechner, auf dem der MailStore Proxy-Server läuft, bereits ein Programm installiert sein, welches den Port 25 abhört, so muss für den MailStore Proxy ein alternativer Port (bsp. 26) verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung bei der Einrichtung der E-Mail-Clients ebenfalls berücksichtigt werden muss.
 
* Geben Sie unter ''Ziel-Server'' die SMTP-Server Adresse Ihres Providers ein
 
* Tragen Sie den verwendeten Port (Standard: 25) ein
 
* Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.<br/>'''Hinweis:''' Beachten Sie, dass beim Verschlüsselungstyp SSL die Verbindungen in der Regel nicht über den Port 25 sondern über Port 465 stattfinden. Ändern Sie ggf. den Wert für das Feld Port hinter Ziel-Server entsprechend ab.
 
* Erfordert der im Feld Ziel-Server eingetragene SMTP-Server eine Authentifizierung, können Sie in den Feldern Benutzername und Kennwort Zugangsdaten festlegen. Diese werden dann für die Verbindung zum Ziel-Server verwendet. Somit ist es z.B. nicht erforderlich, diese Zugangsdaten auf den Arbeitsstationen zu hinterlegen.
 
  
Nachdem Sie die SMTP-Server Verbindung konfiguriert haben, wechseln Sie auf den Reiter ''POP3 Proxy Server'', um diesen ebenfalls zu konfigurieren
+
Wurde ein MailStore Gateway Postfach erstellt, muss noch die Konfiguration der E-Mail-Clients angepasst werden. Auf den ''SMTP-Proxy''- und ''POP3-Proxy''-Reitern in der MailStore Gateway Management Console finden Sie allgemeine Einstellungen für die E-Mail-Clients. Das Beispiel unten veranschaulicht, wie genau die Einstellungen geändert werden müssen. Daran anschließend sind Anleitungen für gängige E-Mail-Clients zu finden.
  
: [[Image:Proxy_server_settings_pop3_de.png|550px|center]]
+
<p class="msnote">'''Hinweis für Umgebungen mit Filialbetrieb oder Home-Office:''' Bitte beachten Sie, dass sämtliche E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy-Servers eingerichtet werden müssen. Daher müssen auch die E-Mail-Clients in den Zweigstellen oder im Home-Office für den E-Mailversand bzw. -empfang über die Zentrale geroutet werden. Dies kann beispielsweise unter Verwendung einer VPN-Verbindung geschehen.</p>
  
* Vergeben Sie für den lokalen POP3-Server einen aussagekräftigen Namen
+
'''Beispiel'''
* Wählen Sie unter ''Eingehend'' die IP-Adresse aus, auf welcher der Proxy-Server Verbindungen im lokalen Netzwerk annehmen soll (Standard: ''Alle IP-Adressen'')
+
{|
* Tragen Sie den verwendeten Port ein (Standard: 110)<br/>'''Hinweis:''' Sollte auf dem Rechner, auf dem der MailStore Proxy-Server läuft, bereits ein Programm installiert sein, welches den Port 110 abhört, so muss für den MailStore Proxy ein alternativer Port (bsp. 111) verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung bei der Einrichtung der E-Mail-Clients ebenfalls berücksichtigt werden muss.
+
! Domäne des E-Mail-Anbieters
* Geben Sie unter ''Ziel-Server'' die POP3-Server Adresse Ihres Providers ein
+
| example.net
* Tragen Sie den verwendeten Port ein(Standard: 110)
+
|-
* Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.<br/>'''Hinweis: '''achten Sie, dass beim Verschlüsselungstyp SSL die Verbindungen in der Regel nicht über den Port 110 sondern über Port 995 stattfinden. Ändern Sie ggf. den Wert für das Feld Port unter Ziel-Server entsprechend ab.
+
! Lokale Domäne
 +
| example.com
 +
|-
 +
! MailStore Gateway Servername
 +
| gateway.example.com
 +
|-
 +
! Postfach ID
 +
| mbx-dead1234beefdead5678beef
 +
|}
  
Nachdem Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, muss der MailStore Proxy-Server Dienst einmal neu gestartet werden. Anschließend können Sie das Konfigurationsprogramm schließen.
+
'''SMTP-Einstellungen'''
 +
{| class="wikitable"
 +
!
 +
!Alter Wert
 +
!Neuer Wert
 +
|-
 +
!Servername
 +
|smtp.example.net
 +
|gateway.example.com
 +
|-
 +
!Port
 +
|587
 +
|587
 +
|-
 +
!Sicherheits
 +
|STARTTLS
 +
|STARTTLS
 +
|-
 +
!Benutzername
 +
|john.doe
 +
|john.doe%smtp.example.net%mbx-dead1234beefdead5678beef
 +
|}
  
=== Einrichtung des verwendeten E-Mail-Clients ===
+
'''POP3-Einstellungen'''
 +
{| class="wikitable"
 +
!
 +
!Alter Wert
 +
!Neuer Wert
 +
|-
 +
!Servername
 +
|pop.example.net
 +
|gateway.example.com
 +
|-
 +
!Port
 +
|995
 +
|995
 +
|-
 +
!Sicherheit
 +
|SSL/TLS
 +
|SSL/TLS
 +
|-
 +
!Benutzername
 +
|john.doe
 +
|john.doe%pop.example.net%mbx-dead1234beefdead5678beef
 +
|}
  
Im nächsten Schritt konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy (nachfolgend beschrieben unter Verwendung von Mozilla Thunderbird und Outlook 2007).
+
==== Einrichtung des verwendeten E-Mail-Clients ====
 +
Im nächsten Schritt konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Gateway.
  
 
'''Mozilla Thunderbird:'''
 
'''Mozilla Thunderbird:'''
 +
* Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird die Konten-Einstellungen über ''Anwendungsmenü > Einstellungen > Konten-Einstellungen''.
 +
* Wählen Sie unter ''Postausgangs-Server (SMTP)'' Ihren aktuell verwendeten SMTP-Server aus und klicken Sie auf ''Bearbeiten''.
 +
*: [[File:Thunderbird_client_settings_smtp_de.png|350px|center]]
 +
* Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Gateway Computers ein.
 +
* Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format ''remote_username%target_server%mailbox_id'' entspricht, wobei
 +
** ''remote_username'' dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf ''target_server'' entspricht,
 +
** ''target_server'' dem DNS-Namen des Postausgangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. smtp.example.net) entspricht,
 +
** ''mailbox_id'' der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der gesendeten E-Mails gespeichert werden sollen,
 +
** ''%'' (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
 +
* Übernehmen Sie die Änderungen mit ''OK''.
 +
* Klicken Sie nun zur Änderung des POP3-Servers auf ''Server-Einstellungen''.
 +
*: [[File:Thunderbird_client_settings_pop3_de.png|350px|center]]
 +
* Ändern Sie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort ebenfalls den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Gateway Computers ein.
 +
* Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format ''remote_username%target_server%mailbox_id'' entspricht, wobei
 +
** ''remote_username'' dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf ''target_server'' entspricht,
 +
** ''target_server'' dem DNS-Namen des Posteingangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. pop.example.net) entspricht,
 +
** ''mailbox_id'' der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen,
 +
** ''%'' (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
 +
* Speichern Sie die Einstellungen mit einem Klick auf ''OK''
  
* Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird die Postfacheinstellungen über ''Extras | Konteneinstellungen''
+
Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt und eine Kopie im MailStore Gateway Postfach gespeichert.
* Wählen Sie unter ''Postausgangs-Server (SMTP)'' Ihren aktuell verwendeten SMTP-Server aus und klicken Sie auf ''Bearbeiten''
 
 
 
: [[File:Thunderbird_client_settings_smtp_de.png|600px|center]]
 
 
 
* Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein
 
* Übernehmen Sie die Änderungen mit ''OK''
 
* Klicken Sie nun zur Änderung des POP3-Servers auf ''Server-Einstellungen''
 
 
 
: [[File:Thunderbird_client_settings_pop3_de.png|600px|center]]
 
 
 
* Ändern Sie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort ebenfalls den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein.
 
* Speichern Sie die Einstellungen
 
 
 
Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt. Hierneben finden Sie im ''Ausgabeverzeichnis'' eine Kopie der E-Mail-Nachricht als *.eml Datei sowie eine Reportdatei mit der Bezeichnung *.mpr.
 
  
 
'''Microsoft Outlook'''
 
'''Microsoft Outlook'''
 +
* Öffnen Sie die Postfacheinstellungen über ''Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Profile verwalten > Profile anzeigen''.
 +
* Wählen Sie das gewünschte Konto aus und klicken Sie auf ''Ändern''.
 +
*: [[File:Outlook07_client_settings_de.png|350px|center]]
 +
* Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server sowie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Gateway Computers ein.
 +
* Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format ''remote_username%target_server%mailbox_id'' entspricht, wobei
 +
** ''remote_username'' dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf ''target_server'' entspricht,
 +
** ''target_server'' dem DNS-Namen des Posteingangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. pop.example.net) entspricht,
 +
** ''mailbox_id'' der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen,
 +
** ''%'' (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
 +
* Klicken Sie auf ''Weitere Einstellungen ...''
 +
* Öffnen Sie den Reiter ''Postausgangsserver''.
 +
*: [[File:Outlook08_client_settings_de.png|350px|center]]
 +
* Haken Sie die Checkbox ''Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung'' an.
 +
* Wählen Sie die Option ''Anmelden mit''.
 +
* Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format ''remote_username%target_server%mailbox_id'' entspricht, wobei
 +
** ''remote_username'' dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf ''target_server'' entspricht,
 +
** ''target_server'' dem DNS-Namen des Postausgangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. smtp.example.net) entspricht,
 +
** ''mailbox_id'' der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen,
 +
** ''%'' (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
 +
* Geben Sie das Kennwort für den Postausgangsserver ein.
 +
* Klicken Sie auf ''OK''.
 +
* Übernehmen Sie die Änderungen durch klicken auf ''Weiter > Fertig stellen''
  
* Öffnen Sie die Postfacheinstellungen<br/>'''Outlook 2007:''' Klicken Sie im Menüpunkt ''Extras | Kontoeinstellungen''<br/>'''Outlook 2010:''' Klicken Sie auf der Ribbon Bar auf ''Datei'' und anschließend unter dem Menüpunkt ''Informationen'' auf ''Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen''
+
Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt und eine Kopie im MailStore Gateway Postfach gespeichert.
* Wählen Sie das gewünschte Konto aus und klicken Sie auf ''Ändern''
 
 
 
: [[File:Outlook07_client_settings_de.png|600px|center]]
 
 
 
* Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server sowie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein
 
* Übernehmen Sie die Änderungen durch klicken auf ''Weiter | Fertig stellen''
 
 
 
Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt. Hierneben finden Sie im ''Ausgabeverzeichnis'' eine Kopie der E-Mail-Nachricht als *.eml Datei sowie eine Reportdatei mit der Bezeichnung *.mpr.
 
 
 
'''Hinweis für Umgebungen mit Filialbetrieb oder Home-Office:''' Bitte beachten Sie, dass sämtliche E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy-Servers eingerichtet werden müssen. Daher müssen auch die E-Mail-Clients in den Zweigstellen oder im Home-Office für den E-Mailversand bzw. -empfang über die Zentrale geroutet werden. Dies kann beispielsweise unter Verwendung einer VPN-Verbindung geschehen.
 
 
 
== IMAP-Sammelpostfach ==
 
 
 
Sofern Ihr E-Mailprovider die Einrichtung und Verwendung eines IMAP- oder POP3-Sammelpostfachs unterstützt, kann hiermit ebenfalls eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in MailStore realisiert werden (alternativ zur Verwendung des MailStore Proxy-Servers). Die Einrichtung finden Sie im entsprechenden Artikel [[IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren]] beschrieben.
 
 
 
== Hosted Exchange, Microsoft Business Online Productivity Suite (BPOS) oder Microsoft Exchange Online ==
 
 
 
Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, den Nachfolger von Microsoft Business Online Productivity Suite (BPOS) oder Microsoft Exchange Online, folgen Sie bitte den Anweisungen unter [[E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365]].
 
 
 
Zur Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails ist es erforderlich die Journalfunktion für alle Benutzer oder lediglich einer Verteilergruppe auf dem Microsoft Exchange Server zu erstellen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Hosted Exchange Anbieter, ob dies möglich ist. Allgemeine Informationen zur Archivierung von Journalpostfächern finden Sie in den Artikeln [[E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2007#Schritt_3:_Die_Archivierung_einrichten|E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2007]] oder [[E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2010#Schritt_3:_Die_Archivierung_einrichten|E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2010]]
 
  
= Weblinks =
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==== Konfigurieren von MailStore ====
* [http://www.mailstore.com/de/support.aspx MailStore Support]
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{{Archivierung MailStore Gateway Postfach|''E-Mail-Client''|Arch_MailStore_Gateway_Client_01.png|Arch_MailStore_Gateway_Client_02.png}}
  
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[[de:E-Mail-Archivierung ohne eigenen E-Mail-Server]]
 
[[en:Archiving_Emails_Without_Your_Own_Emailserver]]
 
[[en:Archiving_Emails_Without_Your_Own_Emailserver]]

Aktuelle Version vom 18. September 2019, 14:02 Uhr

Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Methoden zur Archivierung in einer Umgebung ohne eigenen E-Mail-Server. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem E-Mail-Server zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Anlegen und Synchronisieren von Benutzerkonten

E-Mails werden bei ihrer Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Für jeden Anwender, dessen E-Mails mit MailStore archiviert werden sollen, muss zuvor ein Benutzer in MailStore angelegt werden. Neben der Möglichkeit der einen neuen Benutzer manuell anzulegen bietet MailStore Server verschiedene Möglichkeiten, existierende Benutzer aus Verzeichnisdiensten zu importieren.

Active Directory Synchronisierung

Innerhalb einer Active Directory Domänendienste Umgebung kann die interne Benutzerdatenbank von MailStore Server mit dem Active Directory Ihres Unternehmens abgeglichen werden. Eine Beschreibung der Funktion finden Sie im Artikel Active Directory-Integration.

Generische LDAP-Server Synchronisierung

MailStore Server bietet Unterstützung für generische LDAP-Server, welche im Artikel Generische LDAP-Integration näher beschrieben wird.

Verwendung einer CSV-Datei

In Verbindung mit der IMAP-Stapelarchivierung stellt die Verwendung einer CSV-Datei eine weitere Importmöglichkeit von Benutzerdaten dar. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Artikel Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern.

Archivierung einzelner Postfächer

Archivierung lokaler E-Mail Programme

MailStore unterstützt die Archivierung aus lokal installierten E-Mail-Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook, Windows Mail oder Mozilla Thunderbird. Diese Archivierungsmethode findet vor allem bei der Übernahme historischer Daten Verwendung und wird in der Regel für jeden Benutzer nur einmal ausgeführt. Die in den lokalen Profilen der Benutzer befindlichen E-Mails werden hierdurch in das zentrale MailStore Archiv auf dem Server übernommen. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung finden Sie im Artikel E-Mails aus Outlook, Thunderbird u.a. archivieren.

Wurden die verteilten Bestandsdaten der Benutzer einmalig in das MailStore Archiv übernommen, empfehlen wir für die regelmäßige Archivierung der Postfächer die Anlage zentraler Archivierungsprofile direkt auf dem MailStore Server. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.

IMAP / POP3

Die Archivierung einzelner Postfächer auf beliebigen E-Mail-Servern kann über die Protokolle IMAP oder POP3 erfolgen. Informationen zur Einrichtung der Archivierung finden Sie im Artikel Serverpostfächer archivieren.

Microsoft Office 365

Wenn Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange Online verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365.

Hosted Exchange

Zur Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs benötigt MailStore die vom Provider zur Verfügung gestellten Zugangsdaten für das E-Mailkonto. Hierzu zählen neben dem Benutzernamen (i.d.R. die E-Mail Adresse) und dem Passwort auch der (Exchange-)Servername. In der Regel ermittelt das E-Mailprogramm Namen des Exchange Servers mithilfe der Autodiscoverfunktion automatisch (sofern dies vom Provider unterstützt wird), daher ist dieser dem Benutzer im Regelfall nicht bekannt.

Über die Exchange-Proxyeinstellungen in Outlook lässt sich der angesprochene Server manuell ermitteln. Sie finden die Einstellungen unter Extras | Konteneinstellungen | Ändern | Weitere Einstellungen | Registerkarte Verbindung | Exchange-Proxyeinstellungen

He serversetting de.png

Die Einrichtung der Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs entspricht der eines einzelnen Exchangepostfachs auf einem lokalen Exchange Server. Informationen hierzu finden Sie im unter Exchange Server Archivierung einzelner Postfächer.

Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern

Eine Anleitung zur Einrichtung der Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern unter Verwendung einer CSV-Datei finden Sie im entsprechenden Artikel.

Microsoft Office 365

Wenn Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange Online verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365.

Hosted Exchange

Sofern Ihr Hosted Exchange Provider die Einrichtung eines "Service Accounts" anbietet, ist hierüber die zentrale Archivierung mehrerer Postfächer in MailStore Server möglich. Bei einem "Service Account" handelt es sich um ein Benutzerkonto mit erweiterten Berechtigungen für den Zugriff auf mehrere Exchange Postfächer. Weitere Informationen sowie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der benötigten Berechtigungen finden Sie in unseren Exchange Implementation Guides:

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Zur Realisierung einer Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails ohne die Verwendung eines lokalen E-Mail Server stehen Ihnen in Abhängigkeit der unterstützten Protokolle Ihres E-Mail Providers verschiedene Methoden zur Verfügung.

IMAP-Sammelpostfach

Sofern Ihr E-Mailprovider die Einrichtung und Verwendung eines IMAP- oder POP3-Sammelpostfachs unterstützt, kann hiermit ebenfalls eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in MailStore realisiert werden (alternativ zur Verwendung des MailStore Proxy-Servers). Die Einrichtung finden Sie im entsprechenden Artikel IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren beschrieben.

Microsoft Office 365

Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365.

Hosted Exchange

Zur Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails ist es erforderlich, die Journalfunktion für alle Benutzer oder lediglich einer Verteilergruppe auf dem Microsoft Exchange Server zu erstellen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Hosted Exchange Anbieter, ob dies möglich ist. Allgemeine Informationen zur Archivierung von Journalpostfächern finden Sie in unseren Exchange Implementation Guides:


MailStore Gateway

Sollte keine der zuvor beschriebenen Optionen in Frage kommen und Sie Ihre E-Mails per POP3 / SMTP empfangen bzw. versenden, steht Ihnen das kostenfreie Programm MailStore Gateway zur Verfügung, dass POP3- und SMTP-Proxy-Funktionalität bereitstellt. Technisch wird MailStore Gateway zwischen lokalen E-Mail-Clients (bsp. Thunderbird, Outlook, etc.) und dem E-Mail Server des Providers positioniert. Die E-Mail-Clients werden derart konfiguriert, dass E-Mails über MailStore Gateway anstelle des Servers des E-Mail-Anbieters versendet bzw. empfangen werden.

Bitte beachten: MailStore Gateway unterstützt zum Schutz von Anmeldeinformationen und den übertragenen E-Mail-Inhalten ausschließlich verschlüsselte Verbindungen. Eingehende Verbindungsparameter (z.B. Port oder Verschlüsselungstyp) werden dabei auch für die ausgehende Verbindung zum E-Mail-Server des E-Mail-Anbieters verwendet.

Einrichtung des MailStore Gateway

Im Folgenden ist das allgemeine Vorgehen zum Einrichten von MailStore Gateway für diese POP3-/SMTP-Proxy Scenarien beschrieben. Detaillierte Anweisungen zu den folgenden Punkten finden Sie im MailStore Gateway Handbuch:

  • Installation und Konfiguration
  • Anmelden an der Management Console
  • Erstellen von Postfächern

Anschließend sollte ein Postfach mit einer eindeutigen ID (z.B. mbx-dead1234beef5678) existieren.

Wurde ein MailStore Gateway Postfach erstellt, muss noch die Konfiguration der E-Mail-Clients angepasst werden. Auf den SMTP-Proxy- und POP3-Proxy-Reitern in der MailStore Gateway Management Console finden Sie allgemeine Einstellungen für die E-Mail-Clients. Das Beispiel unten veranschaulicht, wie genau die Einstellungen geändert werden müssen. Daran anschließend sind Anleitungen für gängige E-Mail-Clients zu finden.

Hinweis für Umgebungen mit Filialbetrieb oder Home-Office: Bitte beachten Sie, dass sämtliche E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy-Servers eingerichtet werden müssen. Daher müssen auch die E-Mail-Clients in den Zweigstellen oder im Home-Office für den E-Mailversand bzw. -empfang über die Zentrale geroutet werden. Dies kann beispielsweise unter Verwendung einer VPN-Verbindung geschehen.

Beispiel

Domäne des E-Mail-Anbieters example.net
Lokale Domäne example.com
MailStore Gateway Servername gateway.example.com
Postfach ID mbx-dead1234beefdead5678beef

SMTP-Einstellungen

Alter Wert Neuer Wert
Servername smtp.example.net gateway.example.com
Port 587 587
Sicherheits STARTTLS STARTTLS
Benutzername john.doe john.doe%smtp.example.net%mbx-dead1234beefdead5678beef

POP3-Einstellungen

Alter Wert Neuer Wert
Servername pop.example.net gateway.example.com
Port 995 995
Sicherheit SSL/TLS SSL/TLS
Benutzername john.doe john.doe%pop.example.net%mbx-dead1234beefdead5678beef

Einrichtung des verwendeten E-Mail-Clients

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Gateway.

Mozilla Thunderbird:

  • Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird die Konten-Einstellungen über Anwendungsmenü > Einstellungen > Konten-Einstellungen.
  • Wählen Sie unter Postausgangs-Server (SMTP) Ihren aktuell verwendeten SMTP-Server aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
    Thunderbird client settings smtp de.png
  • Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Gateway Computers ein.
  • Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format remote_username%target_server%mailbox_id entspricht, wobei
    • remote_username dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf target_server entspricht,
    • target_server dem DNS-Namen des Postausgangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. smtp.example.net) entspricht,
    • mailbox_id der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der gesendeten E-Mails gespeichert werden sollen,
    • % (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
  • Übernehmen Sie die Änderungen mit OK.
  • Klicken Sie nun zur Änderung des POP3-Servers auf Server-Einstellungen.
    Thunderbird client settings pop3 de.png
  • Ändern Sie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort ebenfalls den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Gateway Computers ein.
  • Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format remote_username%target_server%mailbox_id entspricht, wobei
    • remote_username dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf target_server entspricht,
    • target_server dem DNS-Namen des Posteingangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. pop.example.net) entspricht,
    • mailbox_id der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen,
    • % (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
  • Speichern Sie die Einstellungen mit einem Klick auf OK

Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt und eine Kopie im MailStore Gateway Postfach gespeichert.

Microsoft Outlook

  • Öffnen Sie die Postfacheinstellungen über Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Profile verwalten > Profile anzeigen.
  • Wählen Sie das gewünschte Konto aus und klicken Sie auf Ändern.
    Outlook07 client settings de.png
  • Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server sowie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Gateway Computers ein.
  • Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format remote_username%target_server%mailbox_id entspricht, wobei
    • remote_username dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf target_server entspricht,
    • target_server dem DNS-Namen des Posteingangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. pop.example.net) entspricht,
    • mailbox_id der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen,
    • % (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
  • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen ...
  • Öffnen Sie den Reiter Postausgangsserver.
    Outlook08 client settings de.png
  • Haken Sie die Checkbox Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung an.
  • Wählen Sie die Option Anmelden mit.
  • Ändern Sie den Benutzernamen, so dass er dem Format remote_username%target_server%mailbox_id entspricht, wobei
    • remote_username dem Benutzernamen (z.B. john.doe) zum Anmelden am Postfach auf target_server entspricht,
    • target_server dem DNS-Namen des Postausgangsservers beim E-Mail-Anbieter (z.B. smtp.example.net) entspricht,
    • mailbox_id der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen,
    • % (das Prozentzeichen) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Parametern verwendet wird.
  • Geben Sie das Kennwort für den Postausgangsserver ein.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Übernehmen Sie die Änderungen durch klicken auf Weiter > Fertig stellen

Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt und eine Kopie im MailStore Gateway Postfach gespeichert.

Konfigurieren von MailStore

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für MailStore Gateway-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Falls noch nicht erfolgt, müssen Sie für jeden Anwender, dessen E-Mails mit Hilfe des Gateways archiviert werden, einen MailStore-Benutzer anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Wichtig: In den Benutzereigenschaften der MailStore-Benutzer müssen unbedingt deren E-Mail-Adressen angegeben sein. Nur so können die E-Mails den Benutzern im Archiv korrekt zugeordnet werden. Unterscheidet sich der POP3-Benutzername der Anwender von deren E-Mail-Adresse, müssen Sie diesen zusätzlich hinzufügen.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore Administrator mit Hilfe des MailStore Clients an,
  • Klicken Sie auf E-Mail Archivieren
  • Klicken Sie im Abschnitt Profil erstellen auf E-Mail Server und wählen Sie MailStore Gateway Postfach aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Ein Assistent öffnet sich und leitet Sie durch den Einrichtungsprozess.
    Arch MailStore Gateway Client 01.png
  • Wählen Sie E-Mail-Client aus und klicken Sie auf OK.
  • Füllen Sie die Felder Servername, Postfach-ID und Passwort aus. Klicken Sie auf Test, um die eingegebenen Daten zu überprüfen.

    Verwendet MailStore Gateway ein Zertifikat, welches nicht vom MailStore Server Computer vertraut wird, ist es notwendig, die Option SSL-Warnungen ignorieren zu aktivieren.

    Arch MailStore Gateway Client 02.png
  • Passen Sie gegebenenfalls weitere Einstellungen an, wie z.B. den Umgang mit E-Mails, die unbekannte Adressen beinhalten oder ob MailStore die E-Mails nach erfolgreicher Archivierung löschen soll.

    Bitte beachten: Wenn Sie zusätzlich E-Mails aus den Benutzerpostfächern archivieren, passen Sie die Zielordner so an, dass diese den Namen der durch die Postfacharchivierung erstellten Ordner entsprechen. Andernfalls werden möglicherweise zusätzliche oder ähnliche Ordner in den Archiven der Benutzer erstellt. Bei Ordnernamen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

  • Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat zum Beispiel den Vorteil, dass ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch seine E-Mails dem korrekten Benutzerarchiv zuordnen kann.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern).
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.
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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.