E-Mail-Archivierung von Google Workspace

Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von G Suite-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus G Suite-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungs­methoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie. }

Synchronisieren von Benutzern

MailStore bietet eine besondere Unterstützung zum Synchronisieren von Benutzern mit G Suite. Die Einrichtung des erforderlichen G Suite-API-Zugriffs sowie der Synchronisation wird im Kapitel G Suite-Integration des MailStore Server Handbuchs ausführlich behandelt.

Bitte beachten Sie, dass G Suite ein eigenes Benutzerverzeichnis bereitstellt, welches jedoch seinerseits mit einem externen LDAP-Server oder einer Active Directory-Umgebung synchronisiert werden kann. Auch wenn G Suite in ihrer Umgebung nicht die primäre Benutzerdatenbank darstellt, wird empfohlen, MailStore mit G Suite zu synchronisieren, um alle für die Archivierung relevanten Informationen wie z.B. E-Mail-Adressen zu erhalten.

Archivierung einzelner Postfächer

Im Folgenden wird die Einrichtung der Archivierung eines einzelnen G Suite-Postfachs durch einen Administrator unter Verwendung eines Dienstkontos beschrieben. Alternativ lässt sich auch ein einzelnes G Suite-Postfach mit Hilfe des Gmail-Archivierungsprofils archivieren, indem der Postfachinhaber MailStore Server zum Zugriff mittels OAuth autorisiert.

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für G Suite-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes G Suite-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Bitte gehen Sie für jedes zu archivierende Postfach wie folgt vor:

• Stellen Sie sicher, dass Sie, wie im Kapitel G Suite-Integration des MailStore Server Handbuchs beschrieben, das Dienstkonto eingerichtet haben.
• Melden Sie sich als MailStore-Administrator an. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails mit Hilfe eines Dienstkontos für andere Anwender archivieren.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters G Suite aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Einzelnes Postfach aus und klicken Sie auf OK.
• Legen Sie die Grundeinstellung zur Archivierung fest. Die von Google für das Dienstkonto erzeugte JSON-Datei aus der G Suite-Integration wird dabei zum Postfachzugriff benötigt.

  

  Füllen Sie die folgenden Felder aus:

  • E-Mail-Adresse
    Die E-Mail-Adresse des zu archivierenden Postfachs.
  • Schlüssel-ID
    Wählen Sie zum Import des privaten Schlüssels die von Google für das Dienstkonto erzeugte JSON-Datei aus.
  • Dienstkonto
    Das Dienstkonto wird automatisch aus der JSON-Datei ermittelt.
  • Empfangene bzw. Gesendete
    Passen Sie gegebenenfalls die Zielordner für empfangene und gesendete E-Mails im Archiv an.
  • Spam archivieren
    Der G Suite Spam-Ordner ist standardmäßig ausgeschlossen, kann aber durch Aktivieren dieser Option archiviert werden.

  Wichtiger Hinweis: MailStore archiviert alle E-Mails aus dem entsprechenden Postfach, ausgenommen von Spam und gelöschten Nachrichten. Aufgrund der Art und Weise wie Google benutzerdefinierte Label per IMAP bereitstellt, werden diese nicht von MailStore unterstützt, weshalb immer das gesamte Postfach archiviert wird.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Passen Sie bei Bedarf den Filter und die Löschregeln an. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall angepasst werden.

  

• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
• Wählen Sie das Zielarchiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll. Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen.

  

• Klicken Sie danach auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.

Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

Über die hier beschriebene Vorgehensweise können Sie mehrere G Suite-Postfächer zentral archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

• Stellen Sie sicher, dass Sie, wie im Kapitel G Suite-Integration des MailStore Server Handbuchs beschrieben, das Dienstkonto eingerichtet haben.
• Melden Sie sich als MailStore-Administrator an. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails mit Hilfe eines Dienstkontos für andere Anwender archivieren.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters G Suite aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Mehrere Postfächer aus und klicken Sie auf OK.
• Legen Sie die Grundeinstellung zur Archivierung fest. Die von Google für das Dienstkonto erzeugte JSON-Datei aus der G Suite-Integration wird dabei zum Postfachzugriff benötigt.

  

  Füllen Sie die folgenden Felder aus:

  • Schlüssel-ID
    Wählen Sie zum Import des privaten Schlüssels die von Google für das Dienstkonto erzeugte JSON-Datei aus.
  • Dienstkonto
    Das Dienstkonto wird automatisch aus der JSON-Datei ermittelt.
  • Empfangene bzw. Gesendete
    Passen Sie gegebenenfalls die Zielordner für empfangene und gesendete E-Mails im Archiv an.
  • Spam archivieren
    Der G Suite Spam-Ordner ist standardmäßig ausgeschlossen, kann aber durch Aktivieren dieser Option archiviert werden.

  Wichtiger Hinweis: MailStore archiviert alle E-Mails aus dem entsprechenden Postfach, ausgenommen von Spam und gelöschten Nachrichten. Aufgrund der Art und Weise wie Google benutzerdefinierte Label per IMAP bereitstellt, werden diese nicht von MailStore unterstützt, weshalb immer das gesamte Postfach archiviert wird.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Passen Sie bei Bedarf den Filter und die Löschregeln an. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall angepasst werden.

  

• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
• Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.

  

  Folgende Optionen stehen zur Auswahl

  • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
    Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
  • Alle Benutzer außer folgende
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren G Suite-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
  • Nur folgende Benutzer
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren G Suite-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
  • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch sein G Suite-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
• Klicken Sie danach auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

MailStore Server ist in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter einer G Suite-E-Mail-Domäne automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Google Mail in G Suite bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr an ein externes Sammelpostfach in Kopie weiterzuleiten.

Es gibt zwei Methoden, diese E-Mails zu archivieren:

1. Verwendung von MailStore Gateway (empfohlen)
   Verwenden Sie das kostenfreie MailStore Gateway Programm, welches Postfächer bereitstellen kann, welche sich als Ziel entsprechenden G Suite Regeln eignen. Im Gegensatz zu anderen Drittanbietern von E-Mail-Postfächern, stellt diese Methode sicher, dass die wichtige X-Gm-Original-To Kopfzeile unverändert erhalten bleibt. MailStore Server wird anschließend so konfiguriert, dass in regelmäßigen Intervallen aus dem MailStore Gateway-Postfächern archiviert wird.
2. Verwendung von anderen Postfach-Anbietern
   Verwenden Sie einen anderen Postfach-Anbieter als Ziel und konfigurieren Sie Mailstore anschließend so, dass von diesen sogenannten Sammelpostfächern in regelmäßigen Intervallen archiviert wird. Bei dem Sammelpostfach muss es sich um ein externes, d.h. nicht der G Suite-E-Mail-Domäne zugehöriges IMAP-Postfach handeln, da die Duplikatserkennung von Google Mail gleiche E-Mails, die an mehrere Empfänger gesendet wurden, herausfiltert. Bei Angabe eines internen Google Mail-Kontos kann somit keine vollständige Archivierung erreicht werden. Zudem darf der empfangende Mailserver die E-Mail-Kopfzeilen nicht verändert, insbesondere darf die X-Gm-Original-To-Kopfzeile nicht entfernt werden. Außerdem sollten Anti-Virus and Anti-Spam-Prüfungen vorsorglich deaktiviert werden.

Unabhängig der gewählten Methode werden die E-Mails aus dem Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur seine eigenen E-Mails sehen kann.

Methode 1: Verwendung von MailStore Gateway

Schritt 1: Installation und Konfiguration von MailStore Gateway

Bitte ziehen Sie das MailStore Gateway Handbuch zu Rate, um detaillierte Anweisungen zu den folgenden Themen zu erhalten:

• Installation und Einrichtung von MailStore Gateway
• Anmelden an der MailStore Gateway Management Konsole
• Erstellen von MailStore Gateway-Postfächern

Nachdem diese Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, sollte eine individuelle E-Mail-Adresse (z.B. [email protected]) existieren.

Schritt 2: Die Weiterleitung für eine G Suite E-Mail-Domäne einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als Administrator an Ihrer G Suite-Domain an.
• Navigieren Sie zu Apps > G Suite > Einstellungen für Gmail > Erweiterte Einstellungen.
• Konfigurieren Sie das Routing beim Eingang:
  1. Aktivieren Sie in der Rubrik Auch senden an die Option Weitere Empfänger hinzufügen und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen.

     

  2. Wählen Sie Erweitert und aktivieren Sie die Option Envelope-Empfänger ändern.
  3. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des MailStore Gateway-Postfachs in das Feld Empfänger ersetzen ein.
  4. Aktivieren Sie die Option X-Gm-Original-To-Header hinzufügen

     

  5. Klicken Sie weiter unten im Fenster auf Speichern und dann auf Einstellungen hinzufügen
• Führen Sie die Schritte 1 bis 5 nun ebenfalls in der Rubrik Routing beim Senden durch.
• Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Schritt 3: Die Archivierung einrichten

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für MailStore Gateway-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Falls noch nicht erfolgt, müssen Sie für jeden Anwender, dessen E-Mails mit Hilfe des Gateways archiviert werden, einen MailStore Server-Benutzer anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Wichtiger Hinweis: In den Benutzereigenschaften der MailStore Server-Benutzer müssen unbedingt deren E-Mail-Adressen angegeben sein. Nur so können die E-Mails den Benutzern im Archiv korrekt zugeordnet werden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mail Archivieren
• Klicken Sie im Abschnitt Profil erstellen auf E-Mail Server und wählen Sie MailStore Gateway Postfach aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  
  

  

• Wählen Sie G Suite aus und klicken Sie auf OK.
  
  

  Hinweis: Die Archivierung eines MailStore Gateway Postfachs erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
  Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.

• Füllen Sie die Felder Servername, Postfach-ID und Passwort aus. Klicken Sie auf Test, um die eingegebenen Daten zu überprüfen.

  
  

  Verwendet MailStore Gateway ein Zertifikat, welches nicht vom MailStore Server-Computer vertraut wird, ist es notwendig, die Option Alle Zertifikate akzeptieren zu aktivieren.

  

• Passen Sie gegebenenfalls weitere Einstellungen an, wie z.B. den Umgang mit E-Mails, die unbekannte Adressen beinhalten oder ob MailStore die E-Mails nach erfolgreicher Archivierung löschen soll.

  
  

  Bitte beachten: Wenn Sie zusätzlich E-Mails aus den Benutzerpostfächern archivieren, passen Sie die Zielordner so an, dass diese den Namen der durch die Postfacharchivierung erstellten Ordner entsprechen. Andernfalls werden möglicherweise zusätzliche oder ähnliche Ordner in den Archiven der Benutzer erstellt. Bei Ordnernamen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

• Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore Server-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat zum Beispiel den Vorteil, dass ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch seine E-Mails dem korrekten Benutzerarchiv zuordnen kann.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern oder Netzwerkverbindungen).
• Klicken Sie auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

Methode 2: Verwendung von anderen Postfach-Anbietern

Schritt 1: Die Weiterleitung für eine G Suite E-Mail-Domäne einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als Administrator an Ihrer G Suite-Domain an.
• Navigieren Sie zu Apps > G Suite > Einstellungen für Gmail > Erweiterte Einstellungen.
• Konfigurieren Sie das Routing beim Eingang:
  1. Aktivieren Sie in der Rubrik Auch senden an die Option Weitere Empfänger hinzufügen und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen.

     

  2. Wählen Sie Erweitert und aktivieren Sie die Option Envelope-Empfänger ändern.
  3. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Sammelpostfachs in das Feld Empfänger ersetzen ein.
  4. Aktivieren Sie die Option X-Gm-Original-To-Header hinzufügen

     

  5. Klicken Sie weiter unten im Fenster auf Speichern und dann auf Einstellungen hinzufügen
• Führen Sie die Schritte 1 bis 5 nun ebenfalls in der Rubrik Routing beim Senden durch.
• Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Durch die oben eingerichtete Weiterleitung erfolgt die Zustellung aller E-Mails in Kopie an ein einziges externes Sammelpostfach. MailStore wertet beim Einlesen dieses Sammelpostfachs die Absender- und Empfängerinformationen in den Kopfzeilen der E-Mail aus, um diese den entsprechenden Benutzern zuzuordnen. Dadurch ist es möglich, den gesamten ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr zu archivieren.

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Sammelpostfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie zum Archivieren eines Sammelpostfachs wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters G Suite aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Sammelpostfach und klicken Sie auf OK.

  Hinweis: Die Archivierung eines Sammelpostfachs erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
  Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.

• Füllen Sie die Felder Zugriff via, Servername, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen.

  Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Kann das vom Server verwendete Zertifikat nicht verifiziert werden (z.B. weil es selbst-signiert oder durch eine unbekannte Zertifizierungsstelle unterzeichnet wurde), aktivieren Sie die Option Alle Zertifikate akzeptieren, um MailStore zu erlauben dennoch eine Verbindung herzustellen. Da diese Option zu einer unsicheren Konfiguration führt, werden jedoch Warnungen in der Zusammenfassung und/oder Startseite erscheinen.

  

• Passen Sie evtl. weitere Ablageoptionen sowie das Verhalten bei E-Mails mit unbekannten Adressen an oder ob die E-Mails nach dem Archivieren automatisch von MailStore gelöscht werden sollen. Letzteres macht vor allem dann Sinn, wenn es sich bei dem Postfach um ein Kopiepostfach handelt, welches lediglich dem Zweck der Archivierung dient.
• Unter Ablage können die Platzhalter {u-email} oder {h-email} verwendet werden. {u-email} steht dabei für die primäre E-Mail-Adresse eines Benutzers und {h-email} für die E-Mail-Adresse, die im Header der E-Mail gefunden worden ist. Sollte ein Benutzer mehrere Alias haben, führt die Verwendung von {h-email} dazu, dass E-Mails, die an verschiedene Alias eines Benutzers gesendet worden sind, im Archiv in unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden, während bei der Verwendung von {u-email} alle E-Mails unterhalb der primären E-Mail-Adresse ablegt werden.
  
  

  Hinweis: Wenn Sie zusätzlich zur Sammelpostfacharchivierung eine Benutzerpostfacharchivierung betreiben, passen Sie die Ablageordner hier so an, dass sie den Ordnern aus der Benutzerpostfacharchivierung entsprechen. Andernfalls könnten zusätzliche oder ähnliche Ordner im Archiv angezeigt werden. Die Groß- und Kleinschreibung der Ordner ist dabei zu beachten.

• Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdiensten synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit seine E-Mails in das korrekte Benutzerarchiv einsortieren kann.
• Klicken sie auf Weiter
• Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
• Klicken sie auf Weiter
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.

Weblinks

• MailStore Support
• G Suite