E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 (Basic Authentication)

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Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Besonderheiten der Archivierung aus Microsoft Office 365. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von Microsoft Office 365 zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Synchronisieren von Benutzern

Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directory voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im Handbuchkapitel Active Directory-Integration beschrieben vorzunehmen.

Archivierung einzelner Postfächer

Includes:Ein Exchange-Postfach archivieren

Mehrere Exchange-Postfächer zentral archivieren

MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Postfächer eines Exchange-Servers in einem Schritt zu archivieren. Alle dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern können dabei automatisch erfolgen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Bevor die Archivierung in MailStore eingerichtet werden kann, müssen Sie zuvor einen Benutzer anlegen, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.

Hinweis: Für die Archivierung mehrerer Postfächer eines Exchange 2003-Servers in einem Schritt muss für diesen das Service Pack 2 installiert sein.

Schritt 1: Vorbereitung: Zentralen Benutzer zum Zugriff auf Postfächer einrichten

  • Legen Sie einen neuen Benutzer an, welcher Vollzugriff auf alle Postfächer erhalten soll. Der Benutzer muss selbst kein Exchange-Postfach besitzen.
  • Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365 Instanz an.
  • Klicken Sie auf Administrator und dann unter Exchange Online auf Verwalten


tarten Sie den Microsoft Exchange System-Manager. Dieser liegt üblicherweise im Startmenü in Microsoft Exchange | System-Manager.

  • Wählen Sie im Baum Ihren Exchange-Server aus, dann die Speichergruppe (z.B. Erste Speichergruppe) und den Postfachspeicher.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Postfachspeicher, dann auf Eigenschaften. Öffnen Sie die Registerkarte Sicherheit.
  • Fügen Sie über die Hinzufügen-Schaltfläche den soeben erstellten MailStore-Benutzer hinzu und erteilen Sie ihm sowohl die Send As- als auch die Receive As-Berechtigung.
Xchg mailboxes 04.png
Xchg mailboxes 05.png

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Includes:Mehrere Exchange-Postfächer zentral archivieren

Wichtiger Hinweis für Microsoft Exchange 2003: Ein neu erstelltes Exchange-Postfach, auf das noch nie durch einen Benutzer per Outlook Web Access zugegriffen wurde, kann unter Umständen nicht direkt von MailStore archiviert werden. In diesen Fällen kann es erforderlich sein, dass Sie (oder der Besitzer des Postfaches) sich vor der Archivierung einmalig über Outlook Web Access an diesem Postfach anmelden um die WebDAV-Schnittstelle für dieses Postfach zu initialisieren.

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Exchange Server Journaling-Funktionalität ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Der Microsoft Exchange-Server bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird vom Exchange-Server eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem sogenannten Journal-Postfach abgelegt. Die E-Mail wird zusätzlich mit einem Journal-Report versehen, welcher Informationen über tatsächliche Absender und Empfänger erhält.

MailStore kann so eingestellt werden, dass dieses Journal-Postfach in regelmäßigen Abständen archiviert wird. Dabei werden die E-Mails aus dem Journal-Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur seine eigenen E-Mails sehen kann.

Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihren Exchange-Server einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Das Journal einrichten

  • Legen Sie einen neuen Benutzer an, welcher Vollzugriff auf alle Postfächer erhalten soll. Der Benutzer muss selbst kein Exchange-Postfach besitzen.
  • Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365 Instanz an.
  • Klicken Sie auf Administrator und dann unter Exchange Online auf Verwalten.
  • Klicken Sie auf E-Mail-Steuerelement und dann auf Journal.
  • Zum Erstellen einer neuen Journalregel, klicken Sie auf Neu..".
  • Wählen Sie unter Beim Senden der Nachricht an oder von... [Auf alle Nachrichten anwenden] und unter Folgende Nachrichten im Journal erfassen... Alle Nachrichten.


Schritt 4: Die Archivierung einrichten

Includes:Ein Exchange Journal-Postfach archivieren

Wichtiger Hinweis für Microsoft Exchange 2003: Ein neu erstelltes Exchange-Postfach, auf das noch nie durch einen Benutzer per Outlook Web Access zugegriffen wurde, kann unter Umständen nicht direkt von MailStore archiviert werden. In diesen Fällen kann es erforderlich sein, dass Sie (oder der Besitzer des Postfaches) sich vor der Archivierung einmalig über Outlook Web Access an diesem Postfach anmelden um die WebDAV-Schnittstelle für dieses Postfach zu initialisieren.

Öffentliche Ordner

MailStore Server kann E-Mails aus den Öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange-Servers archivieren und diese einigen oder auch allen MailStore-Benutzern zur Verfügung stellen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Vorbereitung

E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines öffentlichen Ordners müssen Sie angeben, für welchen MailStore-Benutzer (für welches Benutzer-Archiv) die E-Mails archiviert werden sollen.

Legen Sie aus diesem Grund einen MailStore-Benutzer an, für den der Öffentliche Ordner archiviert werden soll. Sie können diesen Benutzer zum Beispiel publicfolder nennen. In einem zweiten Schritt können Sie allen anderen MailStore-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder gewähren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des Öffentlichen Ordners allen MailStore-Benutzern zur Verfügung.

Sollen die MailStore-Benutzer keinen Zugriff auf den archivierten Öffentlichen Ordner haben, können Sie auf diese Vorgehensweise verzichten und die E-Mails einfach für das Benutzer-Archiv des Administrators (admin) archivieren.

Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Includes:Öffentliche Exchange Ordner archivieren

Wichtiger Hinweis für Microsoft Exchange 2003: Ein neu erstelltes Exchange-Postfach, auf das noch nie durch einen Benutzer per Outlook Web Access zugegriffen wurde, kann unter Umständen nicht direkt von MailStore archiviert werden. In diesen Fällen kann es erforderlich sein, dass Sie (oder der Besitzer des Postfaches) sich vor der Archivierung einmalig über Outlook Web Access an diesem Postfach anmelden um die WebDAV-Schnittstelle für dieses Postfach zu initialisieren.

Problembehandlung

Die oben vorgestellten Einstellungen funktionieren in den meisten Fällen. Jedoch kann es je nach Konfiguration von Microsoft Exchange Server vorkommen, dass trotz korrekter Eingabe aller Daten die Verbindung oder Anmeldung dennoch fehlschlägt. Sollten in diesem Fall die Hinweise, die in Verbindung mit der Fehlermeldung erscheinen, nicht zum Erfolg führen, probieren Sie eine oder mehrere der folgenden Alternativeinstellungen.

  • Verwenden Sie HTTP anstelle von HTTPS.
  • Achten Sie darauf, dass im Feld Postfach (opt) die E-Mail-Adresse des Benutzers angegeben ist, sofern diese sich vom Windows-Anmeldenamen des Benutzers unterscheidet.
  • Verwenden Sie IMAP (unverschlüsselt), IMAP-TLS oder IMAP-SSL (beide verschlüsselt) anstelle von HTTP(S). Um IMAP zu verwenden, muss IMAP in Exchange aktiviert sein.

Weblinks

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.