E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 - Modern Authentication

Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von Exchange Online / Microsoft 365-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus Exchange Online / Microsoft 365-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungs­methoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Wichtige Hinweise:

• MailStore Server unterstützt die E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 (Modern Authentication) nur mit der globalen Microsoft Cloud. Nationale Microsoft Cloud-Umgebungen wie Microsoft Cloud for US Government, Microsoft Cloud Deutschland (betrieben von T-Systems), sowie Azure und Microsoft 365 betrieben von 21Vianet in China werden nicht unterstützt. Folgen Sie für die E-Mail-Archivierung von Office 365 Deutschland und Office 365 betrieben von 21Vianet dem entsprechenden Implementation Guide.
• Zur besseren Lesbarkeit werden im Folgenden wechselseitig die Begriffe Microsoft 365 und Exchange Online anstatt Exchange Online / Microsoft 365 verwendet.

App Registrierung & Synchronisieren von Benutzern

Bevor Microsoft 365-Postfächer archiviert werden können, muss MailStore Server in Ihrem Microsoft 365-Mandanten registriert werden. Ebenso wird empfohlen, MailStore Server mit diesem Mandanten zu synchronisieren, um alle für die Archivierung relevanten Benutzerinformationen wie z.B. E-Mail-Adressen zu erhalten. Die für die Registrierung und Synchronisation notwendigen Schritte werden im Kapitel Synchronisieren von Benutzerkonten mit Microsoft 365 (Modern Authentication) des MailStore Server-Handbuchs beschrieben.

Wichtiger Hinweis: MailStore Server läuft als Windows Dienst und muss daher Anwendungsberechtigungen zum Zugriff auf Microsoft 365-Postfächer verwenden. In der Microsoft Identity Platform, die den Kern der Microsoft 365-Authentifizierung und -Autorisierung bildet, umfasst dieser Berechtigungsbereich die vollständige Berechtigungsstufe, die mit einer Berechtigung verbunden ist. Als Konsequenz erhält MailStore Server, nachdem die Registrierung wie oben beschrieben durchgeführt wurde, Zugriff auf alle Postfächer in Ihrem Microsoft 365-Mandanten. Der Zugriff auf die Microsoft 365-Archivierungsprofile ist daher aus Sicherheitsgründen auf MailStore Server-Administratoren beschränkt.

Freigegebene Microsoft 365-Postfächer einschließen

Freigegebene Postfächer sind spezielle Microsoft 365-Postfächer, auf die mehrere Benutzer Zugriff haben. Im Gegensatz zu einem normalen Postfach ist ein freigegebenes Postfach keinem lizenzierten Microsoft 365-Benutzer zugeordnet. Damit MailStore Server Benutzereinträge für freigegebene Postfächer anlegen kann, müssen Sie die Option Nur Benutzer mit Microsoft Exchange Online Lizenz synchronisieren im Abschnitt Synchronisierung der Benutzerdatenbank deaktivieren.
Nach der Synchronisierung kann MailStore Server-Benutzern per Rechteverwaltung Zugriff auf das Archiv des freigegebenen Postfachs gegeben werden. Um freigegebene Postfächer zu archivieren, verfahren Sie dann einfach wie im Folgenden für einzelne und mehrere Postfächer beschrieben.

Archivierung einzelner Microsoft 365-Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Microsoft 365-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Microsoft 365-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Bitte gehen Sie für jedes Postfach wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft 365 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Einzelnes Postfach aus und klicken Sie auf OK.

  

• Wählen Sie die Microsoft 365-Anmeldeinformationen, die Sie bei der Registrierung von MailStore Server in Microsoft 365 erstellt haben, in der Dropdownliste. Mittels der Schaltfläche (…) können Sie die Anmeldeinformationsverwaltung aufrufen.
• Geben Sie im Feld Postfach die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers ein, dessen Postfach Sie archivieren wollen.
• Über Test können Sie prüfen, ob der Zugriff auf das Postfach mit den vorgenommenen Einstellungen gelingt.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsamen Netzwerkverbindungen) angepasst werden.

  

• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
• Wählen Sie das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll. Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen…

  

• Klicken Sie danach auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Mehrere Microsoft 365-Postfächer zentral archivieren

MailStore Server bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Microsoft 365-Postfächer in einem Schritt zu archivieren.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Mehrere Postfächer aus und klicken Sie auf OK.

  Hinweis: Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
  Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.

  

• Wählen Sie die Microsoft 365-Anmeldeinformationen, die Sie bei der Registrierung von MailStore Server in Microsoft 365 erstellt haben, in der Dropdownliste. Mittels der Schaltfläche (…) können Sie die Anmeldeinformationsverwaltung aufrufen.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  

• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsamen Netzwerkverbindungen) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
• Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.

  

  Folgende Optionen stehen zur Auswahl

  • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
    Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
  • Alle Benutzer außer folgende
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Microsoft 365-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
  • Nur folgende Benutzer
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Microsoft 365-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
  • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch sein Microsoft 365-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
• Klicken Sie danach auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Journaling-Funktionalität von Exchange Online ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Postfächer automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Die Exchange Online Journal-Funktion bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird Exchange Online-seitig eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und als Anhang an einem sogenannten Journal-Report in einem speziellen Journal-Postfach abgelegt. Der Journal-Report enthält Informationen über die tatsächlichen Absender und Empfänger einer E-Mail, Exchange Online löst hierbei auch BCC-Empfänger und Verteilerlisten auf.

Mithilfe des entsprechenden Archivierungsprofils kann MailStore Server dieses Journal-Postfach automatisch archivieren. Dabei wertet MailStore Server die Informationen in den Journal-Reports aus und ordnet die E-Mails den einzelnen MailStore Server-Benutzerarchiven zu. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur Zugriff auf seine eigenen E-Mails hat.

Schritt 1: Installation und Konfiguration von MailStore Gateway

Bitte ziehen Sie das MailStore Gateway Handbuch zu Rate, um detaillierte Anweisungen zu den folgenden Themen zu erhalten:

• Installation und Einrichtung von MailStore Gateway
• Anmelden an der MailStore Gateway Management Konsole
• Erstellen von MailStore Gateway-Postfächern

Nachdem diese Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, sollte eine individuelle E-Mail-Adresse (z.B. [email protected]) existieren.

Schritt 2: MailStore Server einrichten

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für MailStore Gateway-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Falls noch nicht erfolgt, müssen Sie für jeden Anwender, dessen E-Mails mit Hilfe des Gateways archiviert werden, einen MailStore Server-Benutzer anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Wichtiger Hinweis: In den Benutzereigenschaften der MailStore Server-Benutzer müssen unbedingt deren E-Mail-Adressen angegeben sein. Nur so können die E-Mails den Benutzern im Archiv korrekt zugeordnet werden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mail Archivieren
• Klicken Sie im Abschnitt Profil erstellen auf E-Mail Server und wählen Sie Microsoft 365 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  
  

  

• Wählen Sie E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang aus und klicken Sie auf OK.
  
  

  Hinweis: Die Archivierung eines MailStore Gateway Postfachs erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
  Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.

• Füllen Sie die Felder Servername, Postfach-ID und Passwort aus. Klicken Sie auf Test, um die eingegebenen Daten zu überprüfen.

  
  

  Verwendet MailStore Gateway ein Zertifikat, welches nicht vom MailStore Server-Computer vertraut wird, ist es notwendig, die Option Alle Zertifikate akzeptieren zu aktivieren.

  

• Passen Sie gegebenenfalls weitere Einstellungen an, wie z.B. den Umgang mit E-Mails, die unbekannte Adressen beinhalten oder ob MailStore die E-Mails nach erfolgreicher Archivierung löschen soll.
• Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore Server-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat zum Beispiel den Vorteil, dass ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch seine E-Mails dem korrekten Benutzerarchiv zuordnen kann.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern oder Netzwerkverbindungen).
• Klicken Sie auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

Schritt 3: Das Journal einrichten

Legen Sie fest, in welchem Umfang das Journal erstellt werden soll und an welche Adresse die Journal-E-Mails gesendet werden sollen.

• Melden Sie sich über das Microsoft 365 admin center an Ihrem Microsoft 365-Mandanten als Exchange- oder Globaler Administrator an.
• Wählen Sie im Navigationsmenü links Alle anzeigen.
• Wählen Sie Exchange in der Sektion Admin Center.
• Wählen Sie anschließend im Exchange Admin Center den Menüpunkt Complianceverwaltung.
• Wechseln Sie zu den Journalregeln.
• Wählen Sie unter Nicht zustellbare Journalberichte senden an ein Postfach aus, das die Journalbericht-Unzustellbarkeitsberichte erhält, falls das Journal-Postfach nicht erreichbar sein sollte. Dieses Postfach sollte ein eigens dafür eingerichtetes Postfach sein. Jede E-Mail, die direkt an dieses Postfach gesandt wird, wird nicht vom Journal erfasst.
• Klicken Sie auf + (Neu).

  Das Dialogfenster Neue Journalregel wird geöffnet.

  

• Tragen Sie im Feld Journalberichte senden an: die E-Mail-Adresse des MailStore Gateway-Postfachs ein.
• Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein, z.B. Journaling.
• Wählen Sie unter Beim Senden der Nachricht an oder Empfangen der Nachricht von…, ob alle Nachrichten erfasst werden sollen oder nur die bestimmter Empfänger oder Gruppen.
• Wählen Sie unter Folgende Nachrichten im Journal erfassen…, ob alle, nur die internen oder nur die externen Nachrichten erfasst werden sollen.
• Klicken Sie auf abschließend auf Speichern und beantworten Sie die Frage Soll diese Regel auf alle zukünftigen Nachrichten angewendet werden? mit Ja.

Öffentliche Ordner

MailStore Server kann E-Mails aus den öffentlichen Ordnern von Exchange Online archivieren und diese MailStore Server-Benutzern zur Verfügung stellen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen.

Schritt 1: Benutzerarchiv für öffentliche Ordner anlegen

E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines öffentlichen Ordners müssen Sie angeben, in welches Benutzer-Archiv die E-Mails archiviert werden sollen.

Legen Sie aus diesem Grund einen dedizierten MailStore Server-Benutzer (z.B. publicfolder) an, in dessen Archiv der öffentliche Ordner archiviert werden soll. Anschließend können Sie über die Mailstore Rechteverwaltung anderen MailStore Server-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder gewähren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des öffentlichen Ordners diesen MailStore Server-Benutzern zur Verfügung.

Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore Server anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Schritt 2: Berechtigungen auf öffentliche Ordner in Exchange Online erteilen

Zum Zugriff auf öffentliche Ordner wird ein Microsoft 365-Benutzer mit Postfach benötigt, da die entsprechenden Berechtigungen technisch auf Postfachebene implementiert sind.

Um dem Microsoft 365-Benutzer die für die Archivierung benötigten Rechte zu erteilen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Melden Sie sich über das Microsoft 365 admin center an Ihrem Microsoft 365-Mandanten als Exchange- oder Globaler Administrator an.
• Wählen Sie im Navigationsmenü links Alle anzeigen.
• Wählen Sie Exchange in der Sektion Admin Center.
• Wählen Sie anschließend im Exchange Admin Center den Menüpunkt Öffentliche Ordner.
• Klicken Sie auf die Ellipse (…) und wählen Sie Stammberechtigungen.

  

• Ein neues Browserfenster öffnet sich. Klicken Sie auf + (Hinzufügen).
• Wählen Sie über Durchsuchen den Microsoft 365-Benutzer, dem Sie Berechtigungen erteilen wollen.
• Wählen Sie Benutzerdefiniert als Berechtigungsstufe und vergeben Sie die Rechte Gelesene Elemente und Alle löschen.

  

• Klicken Sie auf Speichern.
• Aktivieren Sie die Option Änderungen auf diesen öffentlichen Ordner und seine gesamten Unterordner anwenden.
• Klicken Sie auf Speichern.
• Klicken Sie auf Schließen, nachdem der Speichervorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Schritt 3: MailStore Server einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft 365 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  
  

  

• Wählen Sie Öffentliche Ordner aus und klicken Sie auf OK.
  
  

  

• Wählen Sie die Microsoft 365-Anmeldeinformationen, die Sie bei der Registrierung von MailStore Server in Microsoft 365 erstellt haben, in der Dropdownliste. Mittels der Schaltfläche (…) können Sie die Anmeldeinformationsverwaltung aufrufen.
• Geben Sie im Feld Postfach die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers ein, dem Sie, wie oben beschrieben, die notwendigen Berechtigungen zum Zugriff auf die öffentlichen Ordner erteilt haben.
• Der Wert im Feld Zielordner legt den Ordner fest, unterhalb dem die Öffentliche Ordner-Hierarchie im Zielarchiv angelegt wird. Normalerweise können Sie dieses Feld auf dem voreingestellten Wert belassen.
• Über Test können Sie prüfen, ob Mailstore auf die öffentlichen Ordner zugreifen kann.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  
  

  

• Passen Sie die Liste der zu archivierenden Ordner an. Standardmäßig werden alle öffentlichen Ordner archiviert, die E-Mails enthalten.
• Passen Sie bei Bedarf den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus den öffentlichen Ordnern gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsamen Netzwerkverbindungen) angepasst werden.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  
  

  

• Im nächsten Schritt des Assistenten wählen Sie als Zielarchiv das Archiv des Benutzers aus, den Sie in Schritt 1 der Vorbereitungen angelegt haben.
• Klicken Sie danach auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.