E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2013: Unterschied zwischen den Versionen

[unmarkierte Version][unmarkierte Version]
Zeile 4: Zeile 4:
 
Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directories voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im  Handbuchkapitel [[Active Directory-Integration]] beschrieben vorzunehmen.
 
Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directories voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im  Handbuchkapitel [[Active Directory-Integration]] beschrieben vorzunehmen.
  
== Archivierung einzelner Postfächer ==
+
== Archivierung einzelner Exchange-Postfächer ==
 
{{Archivierung Einzelnes Postfach Einleitung|Microsoft Exchange 2007}}
 
{{Archivierung Einzelnes Postfach Einleitung|Microsoft Exchange 2007}}
  

Version vom 23. Juni 2014, 12:14 Uhr

Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von Microsoft Exchange 2013 Server-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus Microsoft Exchange 2013 Server-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungs­methoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.


Synchronisieren von Benutzern

Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directories voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im Handbuchkapitel Active Directory-Integration beschrieben vorzunehmen.

Archivierung einzelner Exchange-Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Microsoft Exchange 2007-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Microsoft Exchange 2007-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.


Bitte gehen Sie für jedes Postfach wie folgt vor:

  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
    Xchg mailbox 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie den Namen Ihres Exchange-Servers unter Servername ein.
  • Geben Sie unter Benutzername den Windows-Anmeldenamen des Benutzers ein, dessen E-Mails archiviert werden sollen (z.B. barbara.ross@example.local oder barbara.ross@example.com).
    Hinweis: Alternativ können Sie auch einen anderen Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten auf das zu archivierende Postfach angeben. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall unbedingt unter Postfach die primäre E-Mail-Adresse des zu archivierenden Postfachs eintragen müssen.
  • Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
  • Das Feld Postfach bleibt frei, wenn ein Benutzer, dessen Windows-Anmeldename und Kennwort verwendet wird, sein eigenes Postfach archivieren möchte. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie in diesem Feld die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers angeben, dessen Postfach Sie archivieren wollen.
  • Über Test können Sie prüfen, ob der Zugriff auf das Postfach mit den vorgenommenen Einstellungen gelingt.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Xchg mailbox 03.png

    Wichtiger Hinweis: Haben Sie als Protokoll IMAP festgelegt und zusätzlich eine Löschregel definiert? Falls Sie sich dazu entschieden haben, müssen Sie Ordner, die keine E-Mails beinhalten (z.B. Aufgaben, Kalender oder Kontakte), von Hand der Ausschlussliste hinzufügen. Nur so kann vermieden werden, dass z.B. Kontakte archiviert und gemäß Ihrer Löschregel gelöscht werden. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel Festlegen der zu archivierenden Ordner.

  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll. Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen.
    Xchg mailbox 02.png
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Mehrere Exchange-Postfächer zentral archivieren

MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Postfächer eines Exchange Servers in einem Schritt zu archivieren. Alle dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern können dabei automatisch erfolgen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Schritt 1: Zentralen Benutzer zum Zugriff auf Postfächer einrichten

Damit mehrere Postfächer auf einmal archiviert werden können, muss zunächst ein Windows-Domänen Benutzer angelegt werden, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.

Um diesen Benutzer einrichten zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Administrativer Zugang zu einem Microsoft Exchange 2013 Server, auf dem die Client-Access-Rolle installiert ist
  • Domänen-Administrator-Berechtigungen oder andere, äquivalente Berechtigungen mit dem Recht Rollen (roles) und Bereiche (scopes) zu definieren und zuzuweisen.
  • Remote PowerShell ist auf dem Computer installiert, von dem die Kommandos abgesetzt werden sollen. Alternativ muss ein Zugriff per Remote Desktop auf den Exchange 2013 Server möglich sein.

Um den Benutzer einzurichten, bitte die folgenden Kommandos in der Microsoft Exchange Management Shell ausführen.

Zugriffsrechte für den Serviceaccount hinzufügen

 New-ManagementRoleAssignment -Name:"MailStore Impersonation" `
   -Role:ApplicationImpersonation -User:serviceAccount@domain.tld

Wichtiger Hinweis: serviceAccount@domain.tld ist der Windows-Domänen Benutzer in UPN (User Principal Name) Notation, den Sie zum Zugriff auf die Postfächer aus MailStore heraus nutzen möchten. Bitte stellen Sie sicher, dass der Benutzeraccount nicht Mitglied einer Gruppe mit administrativen Exchange- oder Windows-Rechten ist.

Zugriffsrechte überprüfen

 Get-ManagementRoleAssignment -Role:ApplicationImpersonation -RoleAssigneeType:User `
   | Format-List *

 Get-ManagementRoleAssignment -Identity:"MailStore Impersonation" ` 
   | Format-List *

Zuggriffsrechte entfernen

Den folgenden Befehl führen Sie aus, um dem serviceAccount@domain.tld die Berechtigung zum Zugriff auf alle Exchange Mailboxen wieder wegzunehmen.

 Remove-ManagementRoleAssignment "MailStore Impersonation"

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Mehrere Postfächer aus und klicken Sie auf OK.
    Hinweis: Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
    Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.
    Xchg mailboxes 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie den Namen Ihres Exchange-Servers unter Servername ein.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Dienstkontos ein, das Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg mailboxes 03.png
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.
    Xchg mailboxes 02.png
    Folgende Optionen stehen zur Auswahl
    • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
      Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
    • Alle Benutzer außer folgende
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
    • Nur folgende Benutzer
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
    • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
      Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch sein Exchange-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Exchange Server Journaling-Funktionalität ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Der Microsoft Exchange Server bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird vom Exchange Server eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem sogenannten Journal-Postfach abgelegt. Die E-Mail wird zusätzlich mit einem Journal-Report versehen, welcher Informationen über tatsächliche Absender und Empfänger erhält.

MailStore kann so eingestellt werden, dass dieses Journal-Postfach in regelmäßigen Abständen archiviert wird. Dabei werden die E-Mails aus dem Journal-Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur seine eigenen E-Mails sehen kann.

Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihren Exchange Server einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Ein neues Postfach erstellen, das für das Journaling verwendet werden soll

Legen Sie einen neuen Exchange-Benutzer mit einem sinnvollen Namen, z.B. journal, an. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

  • Rufen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole auf und melden Sie sich an.
  • Klicken Sie im Bereich Empfänger\Postfach auf das Plus-Zeichen ('Neu').
  • Geben Sie journal als Alias ein.
  • Wählen Sie die Option Neuer Benutzer.
  • Geben Sie die Daten wie auf dem Bildschirmfoto dargestellt an:
  • Klicken Sie auf Weitere Optionen...
  • Wählen Sie über Durchsuchen... eine Postfachdatenbank aus.
  • Klicken Sie auf Speichern. Der Benutzer Journal wird daraufhin angelegt.

Schritt 2: Exchange-Journal einrichten

Unter Exchange 2013 stehen zwei Arten von Journalen zu Verfügung: Standard- und Premium-Journale. Während Standardjournale immer alle gesendeten und empfangenen E-Mails einer Postfachdatenbank beinhalten, lassen sich Premium-Journale auf Empfänger oder Verteilerlisten beschränken und es kann der Regelbereich (Intern, Extern, Global) eingeschränkt werden. Des Weiteren werden Premium-Journalregeln in der gesamten Exchange-Organisation repliziert.

Hinweis: Für die Verwendung von Premium-Journalen sind Exchange Enterprise CALs erforderlich.

Standardjournal konfigurieren

Melden Sie sich an der Exchange-Verwaltungskonsole an, falls noch nicht geschehen, und wählen Sie im Abschnitt Server den Unterpunkt Datenbanken.

  • Doppelklicken Sie auf die Exchange Datenbank, für die Sie Journaling aktivieren wollen.
  • Klicken auf die Registerkarte Wartung
  • Klicken Sie unter Journalempfänger auf Durchsuchen...
  • Wählen Sie aus der Empfängerliste den in Schritt 1 angelegten Benutzer aus und bestätigen Sie mit OK.
  • Im folgenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel für ein eingerichtetes Standardjournal:
    Xchg jour 2013 02a.png
  • Klicken Sie zum Übernehmen der Änderungen auf Speichern

Mit Inkrafttreten der neuen Konfiguration werden alle E-Mails zum Zeitpunkt des Versandes bzw. der Zustellung als Kopie in das Journal-Postfach gelegt (zusammen mit einem Zustellbericht).

Premium-Journal konfigurieren

Melden Sie sich an der Exchange-Verwaltungskonsole an, falls noch nicht geschehen, und wählen Sie im Abschnitt Verwaltung der Richtlinientreue den Unterpunkt Journalregeln.

  • Klicken Sie + (Neu).
    Das Dialogfenster Neue Journalregel wird geöffnet.
    Xchg jour 2013 02b.png
  • Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein, z.B. Journaling.
  • Wählen Sie unter Beim Senden der Nachricht an oder Empfangen der Nachricht von... ob alle Nachrichten erfasst werden sollen oder nur die bestimmter Empfänger oder Gruppen.
  • Wählen Sie unter Folgende Nachrichten im Journal erfassen..., ob alle, nur die internen oder nur die externen Nachrichten erfasst werden sollen.
  • Tragen Sie im Feld Journalberichte senden an: die E-Mail-Adresse des soeben angelegten Benutzers journal ein.
  • Klicken Sie auf Speichern, um die Regel einzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es in komplexen Microsoft Exchange-Umgebungen einige Minuten dauern kann, bis die Regel aktiv ist.

Mit Inkrafttreten der neuen Konfiguration werden die den Regeleinstellungen entsprechenden E-Mails zum Zeitpunkt des Versandes bzw. der Zustellung als Kopie in das Journal-Postfach gelegt (zusammen mit einem Zustellbericht, dem sogenannten Envelope).

Schritt 3: Die Archivierung einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Wählen Sie E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang aus.
    Hinweis: Die Archivierung eines Journal-Postfachs erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
    Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.
    Xchg jour mailstore 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange-Servers ein.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten für das Exchange Journal-Postfach ein.
  • Falls das Journal-Postfach mit anderen Zugangsdaten als denen des Postfachbesitzers über HTTP/HTTPS angesprochen werden soll, müssen Sie in das Feld Postfach (opt) zusätzlich die primäre E-Mail-Adresse des Journal-Postfachs eingeben.
  • Über Testen können Sie prüfen, ob MailStore auf das Journal-Postfach zugreifen kann.
  • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch seine E-Mails dem korrekten Benutzerarchiv zuordnen kann. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung des Journal-Postfachs automatisch durchführen lassen wollen.
  • E-Mails mit unbekannten Adressen
    In diesem Abschnitt können Sie einstellen, ob E-Mails archiviert werden sollen, die nur E-Mail-Adressen enthalten, die keinem MailStore-Benutzer zugeordnet sind. Standardmäßig werden solche E-Mails in einem catchall Ordner archiviert, Sie können jedoch über die Ellipse (…) einen anderen Ordner auswählen.
    Alternativ können Sie auch festlegen, diese E-Mails nicht zu archivieren.
  • Wenn Archivierung erfolgreich
    Die Aktivierung der Option E-Mails in Postfach löschen bewirkt, dass die E-Mails im Journal-Postfach nach der erfolgreichen Archivierung durch MailStore automatisch gelöscht werden. Diese Option hat keinen Einfluss auf die E-Mails in den Benutzerpostfächern selbst.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern).
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Öffentliche Ordner

MailStore Server kann E-Mails aus den Öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange-Servers archivieren und diese einigen oder auch allen MailStore-Benutzern zur Verfügung stellen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Vorbereitung

E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines Öffentlichen Ordners müssen Sie angeben, für welchen MailStore-Benutzer (für welches Benutzer-Archiv) die E-Mails archiviert werden sollen.

Legen Sie aus diesem Grund einen MailStore-Benutzer an, für den der Öffentliche Ordner archiviert werden soll. Sie können diesen Benutzer zum Beispiel publicfolder nennen. In einem zweiten Schritt können Sie allen anderen MailStore-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder gewähren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des Öffentlichen Ordners allen MailStore-Benutzern zur Verfügung.

Sollen die MailStore-Benutzer keinen Zugriff auf den archivierten Öffentlichen Ordner haben, können Sie auf diese Vorgehensweise verzichten und die E-Mails einfach für das Benutzer-Archiv des Administrators (admin) archivieren.

Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Um sicherzustellen, dass ein problemloser Zugriff auf alle Objekte in allen Öffentlichen Ordnern möglich ist, empfiehlt es sich, die folgenden Kommandos auf dem Exchange 2013-System, das die entsprechenden Öffentlichen Ordner hostet, auszuführen.

  • Zunächst wird einem serviceAccount@domain.tld die Rolle Public Folder Management hinzugefügt:
    Add-Rolegroupmember -Identity "Public Folder Management" -Member serviceAccount@domain.tld
  • Anschließend wird mit dem PowershellScript AddUsersToPfRecursive.ps1 die Berechtigung Editor für alle Öffentlichen Ordner hinzugefügt.
    Hinweis: Das benötigte PowershellScript befindet sich auf dem Exchange Server 2013 Installationsmedium im Verzeichnis Scripts und muss aus der Exchange Management Shell heraus aufgerufen werden
    .\AddUsersToPfRecursive.ps1 -TopPublicFolder "\" -User serviceAccount@domain.tld -Permission Editor
  • Jetzt hat serviceAccount@domain.tld die Berechtigung, alle Elemente in Öffentlichen Ordnern zu schreiben, zu lesen und zu löschen.

Die Archivierung einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Öffentlicher Ordner aus.
    Xchg public 01.png
  • Zur Archivierung von öffentlichen Ordnern muss unter Zugriff via als Protokoll HTTP oder HTTPS ausgewählt werden.
    Hinweis: Sie können bei Auswahl von HTTPS zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie den Namen Ihres Exchange-Servers unter Servername ein.
  • Geben Sie unter Benutzername den Windows-Anmeldenamen des Benutzers ein, dem Sie in Schritt 2 der Vorbereitungen die notwendigen Berechtigungen zum Zugriff auf die öffentlichen Ordner erteilt haben.
  • Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
  • Belassen Sie die Voreinstellung /public im Feld Postfach.
  • Über Test können Sie prüfen, ob Mailstore auf die öffentlichen Ordner zugreifen kann.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg public 03.png
  • Passen Sie die Liste der zu archivierenden Ordner an. Standardmäßig werden alle öffentlichen Ordner archiviert, die E-Mails enthalten.
  • Passen Sie bei Bedarf den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus den öffentlichen Ordnern gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg public 02.png
  • Im nächsten Schritt des Assistenten wählen Sie als Zielarchiv das Archiv des Benutzers aus, den Sie in Schritt 1 der Vorbereitungen angelegt haben.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Freigegebene Postfächer

Freigegebene Postfächer bieten die Möglichkeit, einer großen Zahl von Benutzern gemeinsamen Zugriff auf ein Postfach zu geben (Vergl. Öffentliche Ordner).

Schritt 1: Einen MailStore Benutzer für ein freigegebenes Postfach anlegen

Ein freigegebenes Postfach ist ein spezieller Postfachtyp, der abweichend von normalen Postfächern mit einem deaktivierten Konto in Active Directory verknüpft ist. Auch für solche Postfächer kann MailStore Benutzereinträge per Active Directory-Synchronisation anlegen, hierzu muss im Abschnitt Synchronisierung der Benutzerdatenbank die Option Nur aktivierte Benutzer synchronisieren deaktiviert sein.
Nach der Synchronisierung kann MailStore Benutzern per Rechteverwaltung Zugriff auf das Archiv des freigegebenen Postfachs gegeben werden.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Um E-Mails aus einem freigegebenen Postfach zu archivieren, benötigen Sie einen Benutzer, der über Vollzugriffsrechte auf dieses Postfach verfügt (entweder mittels Delegated Access oder Impersonation), da das mit dem Postfach verknüpfte Active Directory-Benutzerkonto deaktiviert ist. Hierzu kann das zur Archivierung mehrerer Postfächer erstellte Dienstkonto verwendet werden.

Um die Archivierung einzurichten, erstellen Sie zunächst ein neues Einzelpostfacharchivierungsprofil. Wichtig ist, dass Sie neben den Anmeldeinformationen des vorgenannten Service Accounts auch die primäre E-Mailadresse des freigegebenen Postfachs in dem dafür vorgesehenen optionalen Feld angeben.

Xchg sharedmbx 01.png

Die weitere Einrichtung erfolgt analog zur Einrichtung eines Einzelpostfacharchivierungsprofils.


Throttling in Exchange 2013

Exchange 2013 unterstützt bereits seit der RTM Version das sogenannte Throttling (Drosseln). Damit ist gemeint, dass man auf Serverseite regulieren kann, wie schnell einzelne Benutzer welche Menge von E-Mails vom Server laden können. Dieses Merkmal ist standardmäßig aktiv.

Hinweis: Als serviceaccount geben Sie bitte immer den UPN (User Principal Name) des Windows-Benutzers an, den Sie für die Archivierung verwenden.

Prüfen, welche Throttling Policy für den MailStore-serviceaccount gilt

Um zu überprüfen, ob der von MailStore für die Archivierung verwendete serviceaccount von einer Throttling Policy ausgebremst wird, bietet sich die Verwendung des folgenden PowerShell Scrips an.

 Param([Parameter(Mandatory=$True)][string]$serviceAccount)
 $policy = (Get-ThrottlingPolicyAssociation -Identity $serviceAccount).ThrottlingPolicyId
 $policy = switch($policy) {$null {Get-ThrottlingPolicy | Where ThrottlingPolicyScope -eq `
 'Global'} default {$policy | Get-ThrottlingPolicy}}
 $policy | format-list -property Name, ThrottlingPolicyScope, EWS*

Um das Script zu verwenden, kopieren Sie bitte den gesamten Inhalt in einen Texteditor und speichern das Script als policycheck.ps1 auf z. B. dem Desktop des Exchange Servers.

Das Script können Sie jetzt aus der Exchange Management Shell heraus ausführen, dabei übergeben Sie als Parameter den UPN (User Principal Name) des Windows-Benutzers, den Sie für die Archivierung verwenden. Da im Zusammenhang mit MailStore nur die EWS-Werte interessieren, bekommt man beispielsweise das folgende Ergebnis angezeigt:

 [PS] C:\Users\Administrator\Desktop>.\policycheck.ps1 serviceaccount@domain.tld
 
 
 Name                  : GlobalThrottlingPolicy_b4ef32cb-3677-44fd-be1a-ad784931f16f
 ThrottlingPolicyScope : Global
 EwsMaxConcurrency     : 27
 EwsMaxBurst           : 300000
 EwsRechargeRate       : 900000
 EwsCutoffBalance      : 3000000
 EwsMaxSubscriptions   : 5000

In diesem Fall existiert keine eigene Policy für den serviceaccount. Da die Eigenschaft ThrottlingPolicyScope den Wert 'Global' hat, gilt die Global Throttling Policy des Systems auch für den serviceaccount. Bei einem Wert 'Regular' wäre dem serviceaccount bereits eine individuelle Policy zugeordnet worden, deren Namen man dem Wert von Name entnehmen kann.

Erzeugen und Zuweisen einer individuellen Throttling Policy

Es bietet sich an, für den serviceaccount@domain.tld eine eigene Policy einzurichten, um die Gesamtstabilität des Exchange 2013 Systems nicht durch eine zu großzügige Policy-Definition der Global Trottling Policy zu beeinträchtigen. Um für den serviceaccount eine eigene, auf die Belange von MailStore angepasste Throttling Policy einzurichten, sind nur zwei Zeilen nötig.

 New-ThrottlingPolicy MailStoreServerPolicy -EWSMaxConcurrency Unlimited `
 -EWSMaxSubscriptions Unlimited -EwsCutoffBalance Unlimited -EwsMaxBurst Unlimited `
 -EwsRechargeRate Unlimited -IsServiceAccount -ThrottlingPolicyScope Regular
 
 Set-ThrottlingPolicyAssociation -Identity serviceaccount@domain.tld `
 -ThrottlingPolicy MailStoreServerPolicy

In Zeile 1 wird eine neue Trottling Policy mit den gewünschten Werte erzeugt, in Zeile 2 wird dem serviceaccount@domain.tld diese individuelle Throttling Policy zugeordnet. Das Ergebnis lässt sich wiederum mit dem obigen Script überprüfen:

 [PS] C:\Users\Administrator\Desktop>.\policycheck.ps1 serviceaccount@domain.tld
 
 
 Name                  : MailStoreServerPolicy
 ThrottlingPolicyScope : Regular
 EwsMaxConcurrency     : Unlimited
 EwsMaxBurst           : Unlimited
 EwsRechargeRate       : Unlimited
 EwsCutoffBalance      : Unlimited
 EwsMaxSubscriptions   : Unlimited

Entfernen und Löschen einer individuellen Throttling Policy

Um eine individuelle Throttling Policy von einer Mailbox/einem Benutzeraccount zu entfernen, führt man das folgende Kommando auf der Exchange Management Shell aus:

 Set-ThrottlingPolicyAssociation -Identity serviceaccount@domain.tld -ThrottlingPolicy $null

Damit wird die Zuweisung einer Throttling Policy aufgehoben. Um die Throttling Policy im Anschluss vom Exchange-System zu löschen, setzt man den folgenden Befehl auf der Exchange Management Shell ab.

 Remove-ThrottlingPolicy MailStoreServerPolicy

Die Nachfrage bestätigt man mit "Y". Anschließend ist die Policy rückstandsfrei vom System gelöscht.

Weblinks