E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2013

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Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Besonderheiten der Archivierung eines Microsoft Exchange 2013 Servers. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem Microsoft Exchange 2013 Server zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Synchronisieren von Benutzern

Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directories voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im Handbuchkapitel Active Directory-Integration beschrieben vorzunehmen.

Mehrere Exchange-Postfächer zentral archivieren

MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Postfächer eines Exchange Servers in einem Schritt zu archivieren. Alle dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern können dabei automatisch erfolgen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Schritt 1: Zentralen Benutzer zum Zugriff auf Postfächer einrichten

Damit mehrere Postfächer auf einmal archiviert werden können, muss zunächst ein Windows-Domänen Benutzer angelegt werden, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.

Um diesen Benutzer einrichten zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Administrativer Zugang zu einem Microsoft Exchange 2013 Server, auf dem die Client-Access-Rolle installiert ist
• Domänen-Administrator-Berechtigungen oder andere, äquivalente Berechtigungen mit dem Recht Rollen (roles) und Bereiche (scopes) zu definieren und zuzuweisen.
• Remote PowerShell ist auf dem Computer installiert, von dem die Kommandos abgesetzt werden sollen. Alternativ muss ein Zugriff per Remote Desktop auf den Exchange 2013 Server möglich sein.

Um den Benutzer einzurichten, bitte die folgenden Kommandos in der Microsoft Exchange Management Shell ausführen.

Zugriffsrechte für den Serviceaccount hinzufügen

 New-ManagementRoleAssignment -Name:"MailStore Impersonation" `
   -Role:ApplicationImpersonation -User:[email protected]

Wichtiger Hinweis: [email protected] ist der Windows-Domänen Benutzer in UPN (User Principal Name) Notation, den Sie zum Zugriff auf die Postfächer aus MailStore heraus nutzen möchten. Bitte stellen Sie sicher, dass der Benutzeraccount nicht Mitglied einer Gruppe mit administrativen Exchange- oder Windows-Rechten ist.

Zugriffsrechte überprüfen

 Get-ManagementRoleAssignment -Role:ApplicationImpersonation -RoleAssigneeType:User `
   | Format-List *

 Get-ManagementRoleAssignment -Identity:"MailStore Impersonation" ` 
   | Format-List *

Zuggriffsrechte entfernen

Den folgenden Befehl führen Sie aus, um dem [email protected] die Berechtigung zum Zugriff auf alle Exchange Mailboxen wieder wegzunehmen.

 Remove-ManagementRoleAssignment "MailStore Impersonation"

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Exchange Server Journaling-Funktionalität ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Der Microsoft Exchange Server bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird vom Exchange Server eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem sogenannten Journal-Postfach abgelegt. Die E-Mail wird zusätzlich mit einem Journal-Report versehen, welcher Informationen über tatsächliche Absender und Empfänger erhält.

MailStore kann so eingestellt werden, dass dieses Journal-Postfach in regelmäßigen Abständen archiviert wird. Dabei werden die E-Mails aus dem Journal-Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur seine eigenen E-Mails sehen kann.

Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihren Exchange Server einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Ein neues Postfach erstellen, das für das Journaling verwendet werden soll

Legen Sie einen neuen Exchange-Benutzer mit einem sinnvollen Namen, z.B. journal, an. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

• Rufwen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole auf und melden Sie sich an.
• Im Bereich Empfänger klicken Sie unter dem Punkt Postfach auf das Plus-Zeichen ('Neu').
• Geben Sie journal als Alias ein.
• Wählen Sie die Option Neuer Benutzer.
• Geben Sie die Daten wie auf dem Bildschirmfoto dargestellt an:

  480px

• Klicken Sie auf Weitere Optionen...
• Wählen Sie über Durchsuchen... eine Postfachdatenbank aus.
• Klicken Sie auf Speichern. Der Benutzer Journal wird daraufhin angelegt.

Schritt 2: Exchange-Journal einrichten

Unter Exchange 2013 stehen zwei Arten von Journalen zu Verfügung: Standard- und Premium-Journale. Während Standardjournale immer alle gesendeten und empfangenen E-Mails einer Postfachdatenbank beinhalten, lassen sich Premium-Journale auf Empfänger oder Verteilerlisten beschränken und es kann der Regelbereich (Intern, Extern, Global) eingeschränkt werden. Des weiteren werden Premium-Journalregeln in der gesamten Exchange-Organisation repliziert.

Hinweis: Für die Verwendung von Premium-Journalen sind Exchange Enterprise CALs erforderlich.

Standardjournal konfigurieren

Melden Sie sich an der Exchange-Verwaltungskonsole an, falls noch nicht geschehen, und öffnen Sie im Baum Server den Unterpunkt Datenbanken.

• Doppelklicken Sie auf die Exchange Datenbank, für die Sie Journaling aktivieren wollen.
• Klicken auf die Registerkarte Wartung
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Postfachdatenbank für welche Sie das Standard-Journal einrichten wollen und wählen Sie Eigenschaften aus und wechseln Sie zur Registerkarte Wartung
• Setzen Sie das Häkchen bei Journalempfänger und klicken Sie anschließend auf Durchsuchen...
• Wählen Sie aus der Empfängerliste den in Schritt 1 angelegten Benutzer aus und bestätigen Sie mit OK.
• Im folgenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel für ein eingerichtetes Standardjournal:

  Datei:Xchg jour 2013 02 de.png

• Klicken Sie zum Übernehmen der Änderungen auf OK

Mit Inkrafttreten der neuen Konfiguration werden alle E-Mails zum Zeitpunkt des Versandes bzw. der Zustellung als Kopie in das Journal-Postfach gelegt (zusammen mit einem Zustellbericht).

Premium-Journal konfigurieren

Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole, falls noch nicht geschehen, und öffnen Sie im Baum Organisationskonfiguration den Unterpunkt Hub-Transport.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Journale und dann im rechten Bereich auf Neue Journalregel.

  Das Dialogfenster Neue Journalregel wird geöffnet.

  

• Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein, z.B. Journaling.
• Klicken Sie auf Durchsuchen... und wählen Sie den soeben angelegten Benutzer journal aus.
• Wählen Sie unter Bereich, ob alle Nachrichten erfasst werden sollen (Global), nur die intern versendeten (Intern), oder nur solche mit einem externen Sender oder Empfänger (Extern).
• Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Regel aktivieren angehakt ist.
• Klicken Sie auf Neu, um die Regel einzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es in komplexen Microsoft Exchange-Umgebungen einige Minuten dauern kann, bis die Regel aktiv ist.

Mit Inkrafttreten der neuen Konfiguration werden alle E-Mails zum Zeitpunkt des Versandes bzw. der Zustellung als Kopie in das Journal-Postfach gelegt (zusammen mit einem Zustellbericht, dem sogenannten Envelope).

Öffentliche Ordner

MailStore Server kann E-Mails aus den Öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange-Servers archivieren und diese einigen oder auch allen MailStore-Benutzern zur Verfügung stellen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Vorbereitung

E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines Öffentlichen Ordners müssen Sie angeben, für welchen MailStore-Benutzer (für welches Benutzer-Archiv) die E-Mails archiviert werden sollen.

Legen Sie aus diesem Grund einen MailStore-Benutzer an, für den der Öffentliche Ordner archiviert werden soll. Sie können diesen Benutzer zum Beispiel publicfolder nennen. In einem zweiten Schritt können Sie allen anderen MailStore-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder gewähren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des Öffentlichen Ordners allen MailStore-Benutzern zur Verfügung.

Sollen die MailStore-Benutzer keinen Zugriff auf den archivierten Öffentlichen Ordner haben, können Sie auf diese Vorgehensweise verzichten und die E-Mails einfach für das Benutzer-Archiv des Administrators (admin) archivieren.

Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Um sicherzustellen, dass ein problemloser Zugriff auf alle Objekte in allen Öffentlichen Ordnern möglich ist, empfiehlt es sich, die folgenden Kommandos auf dem Exchange 2013-System, das die entsprechenden Öffentlichen Ordner hostet, auszuführen.

• Zunächst wird einem [email protected] die Rolle Public Folder Management hinzugefügt:

  Add-Rolegroupmember -Identity "Public Folder Management" -Member [email protected]

• Anschließend wird mit dem PowershellScript AddUsersToPfRecursive.ps1 die Berechtigung Editor für alle Öffentlichen Ordner hinzugefügt.

  Hinweis: Das benötigte PowershellScript befindet sich auf dem Exchange Server 2013 Installationsmedium im Verzeichnis Scripts und muss aus der Exchange Management Shell heraus aufgerufen werden

  .\AddUsersToPfRecursive.ps1 -TopPublicFolder "\" -User [email protected] -Permission Editor

• Jetzt hat [email protected] die Berechtigung, alle Elemente in Öffentlichen Ordnern zu schreiben, zu lesen und zu löschen.

Freigegebene Postfächer

Ein Freigegebenes Postfach ist ein spezieller Postfachtyp, der abweichend von normalen Postfächern mit einem deaktivierten Konto in Active Directory verknüpft ist. Freigegebene Postfächer bieten die Möglichkeit einer großen Zahl von Benutzern gemeinsamen Zugriff auf ein Postfach zu geben (Vergl. Öffentliche Ordner).

Archivierung Freigegebener Postfächer

Da das mit dem Freigegebenen Postfach verknüpfte Active Directory Benutzerkonto deaktiviert ist, kann dieser Postfachtyp weder über die zentrale Postfacharchivierung noch die Einzelpostfacharchivierung erfasst werden.

Um E-Mails aus einem Freigegebenen Postfach zu archivieren, benötigen Sie einen Benutzer, der über Vollzugriffsrechte auf dieses Postfach verfügt (entweder mittels Delegated Access oder Impersonation). Hierzu kann der für die Zentrale Postfacharchivierung erstellte Service Account verwendet werden.

Um die Archivierung einzurichten erstellen Sie zunächst ein neues Einzelpostfacharchivierungsprofil. Wichtig ist, dass Sie neben den Anmeldeinformationen des vorgenannten Service Accounts auch die E-Mailadresse des Freigegebenen Postfachs in dem dafür vorgesehenen optionalen Feld angeben.

Die weitere Einrichtung erfolgt analog zur Einrichtung eines Einzelpostfacharchivierungsprofils. Soll das Freigegebene Postfach später weiteren Archivbenutzern zur Verfügung stehen, legen Sie bei der Einrichtung der Archivierung bitte einen neuen MailStore Integrierten Benutzer an und definieren diesen als Zielarchiv.

Throttling in Exchange 2013

Exchange 2013 unterstützt bereits in der RTM Version das sogenannte Throttling (Drosseln). Damit ist gemeint, dass man auf Serverseite regulieren kann, wie schnell einzelne Benutzer welche Menge von E-Mails vom Server laden können. Dieses Merkmal ist standardmäßig aktiv.

Hinweis: Als serviceaccount geben Sie bitte immer den UPN (User Principal Name) des Windows-Benutzers an, den Sie für die Archivierung verwenden.

Prüfen, welche Throttling Policy für den MailStore-serviceaccount gilt

Um zu überprüfen, ob der von MailStore für die Archivierung verwendete serviceaccount von einer Throttling Policy ausgebremst wird, bietet sich die Verwendung des folgenden Powershell Scrips an.

 $policy = $null
 $policyLink = (Get-Mailbox [email protected]).ThrottlingPolicy 
 if ($policyLink -eq $null)
 { 
   $policy = Get-ThrottlingPolicy | where-object {$_.IsDefault -eq $true}
 }
 else
 {
   $policy = $policyLink | Get-ThrottlingPolicy
 }
 
 $result = $policy | format-list -property Name, IsDefault, EWS*
 $result

Um das Script zu verwenden, kopieren Sie bitte den gesamten Inhalt in eine TXT-Datei, ändern serviceaccount in den UPN (User Principal Name) des Windows-Benutzers, den Sie für die Archivierung verwenden und speichern Sie das Script als policycheck.ps1 auf z. B. dem Desktop des Exchange Servers.

Das Script können Sie jetzt aus der Exchange Management Shell heraus ausführen. Da im Zusammenhang mit MailStore nur die EWS-Werte interessieren, bekommt man beispielsweise das folgende Ergebnis angezeigt:

 [PS] C:\users\Administrator\Desktop>.\policycheck.ps1 
 
 Name                          : DefaultThrottlingPolicy_8c5771...
 IsDefault                     : True
 EWSMaxConcurrency             : 100
 EWSPercentTimeInAD            : 50
 EWSPercentTimeInCAS           : 90
 EWSPercentTimeInMailboxRPC    : 60
 EWSMaxSubscriptions           : 5000
 EWSFastSearchTimeoutInSeconds : 60
 EWSFindCountLimit             : 1000

In diesem Fall existiert keine eigene Policy für den serviceaccount. Da die Eigenschaft 'IsDefault' den Wert 'True' hat, gilt die Default Throttling Policy des Systems auch für den serviceaccount. Bei einem Wert 'False' wäre dem serviceaccount bereits eine individuelle Policy zugeordnet worden, deren Namen man dem Wert 'Name' entnehmen kann.

Erzeugen und Zuweisen einer individuellen Throttling Policy

Es bietet sich an, für den [email protected] eine eigene Policy einzurichten, um die Gesamtstabilität des Exchange 2013 Systems nicht durch eine zu großzügige Policy-Definition der Default Trottling Policy zu beeinträchtigen. Um für den serviceaccount eine eigene - auf die Belange von MailStore angepasste - Throttling Policy einzurichten, sind nur drei Zeilen nötig.

 New-ThrottlingPolicy MailStore 
 
 Get-ThrottlingPolicy MailStore `
   | Set-ThrottlingPolicy -EWSFindCountLimit 2500 -EWSPercentTimeInAD 70 -EWSPercentTimeInCAS 120 -EWSPercentTimeInMailboxRPC 80
 
 Set-Mailbox [email protected] -ThrottlingPolicy MailStore

In Zeile 1 wird eine neue Trottling Policy erzeugt, Zeile 2 definiert die gewünschten Werte für die Policy und in Zeile 3 wird dem [email protected] die individuelle Throttling Policy zugeordnet.

Wichtiger Hinweis: Um dem [email protected] eine Policy zuweisen zu können, muss für diesen eine Mailbox eingerichtet sein.

Entfernen und Löschen einer individuellen Throttling Policy

Um eine individuelle Throttling Policy von einer Mailbox/einem Benutzeraccount zu entfernen, führt man das folgende Kommando auf der Exchange Management Shell aus:

 Set-Mailbox serviceaccount -ThrottlingPolicy $null

Damit wird die Zuweisung einer Throttling Policy aufgehoben. Um die Throttling Policy im Anschluss vom Exchange-System zu löschen, setzt man den folgenden Befehl auf der Exchange Management Shell ab.

 Remove-ThrottlingPolicy MailStore 

Die Nachfrage bestätigt man mit "Y". Anschließend ist die Policy rückstandsfrei vom System gelöscht.

Weblinks

• MailStore Support