E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 - Basic Authentication

Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Besonderheiten der Archivierung von Microsoft Office 365-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von Microsoft Office 365-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass je nach Office 365-Paket nicht alle Archivierungsmethoden möglich sind. Die Methoden Mehrere Office 365-Postfächer zentral archivieren und E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren benötigen Funktionen, welche nur in den Office 365-Paketen für mittelständische und große Unternehmen (E1-E5) zu Verfügung stehen.

Synchronisieren von Benutzern

Der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers setzt die Existenz eines Active Directory voraus. Daher empfiehlt es sich, eine Integration wie im Handbuchkapitel Active Directory-Integration beschrieben vorzunehmen.

Mehrere Office 365-Postfächer zentral archivieren

MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Microsoft Office 365-Postfächer in einem Schritt zu archivieren. Alle dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern können dabei automatisch erfolgen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.

Wichtiger Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass die Funktion ApplicationImpersonation, welche zur Archivierung mehrerer Office 365-Postfächer mit einem Benutzer erforderlich ist, in Ihrem Office 365 Plan zur Verfügung steht.

Bevor die Archivierung in MailStore eingerichtet werden kann, müssen Sie zuvor einen Benutzer anlegen, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.

Schritt 1: Vorbereitung: Zentralen Benutzer zum Zugriff auf Postfächer einrichten

Damit mehrere Office 365-Postfächer auf einmal archiviert werden können, muss zunächst ein Office 365-Benutzer angelegt werden. Fahren Sie anschließend wie folgt fort, um diesem Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer zu geben:

• Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365-Instanz an.
• Klicken Sie auf Administrator und wählen Sie den Menüpunkt Exchange.
• Klicken Sie auf Berechtigungen.
• Klicken Sie unter Administratorrollen auf + (Neu).

  

• Geben Sie einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung der Rollengruppe ein.
• Fügen Sie unter Rollen die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.
• Fügen Sie unter Mitglieder den Benutzer hinzu, welcher Zugriff auf alle Postfächer bekommen soll.
• Klicken Sie auf Speichern um die neue Rollengruppe zu erstellen.

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Journaling-Funktionalität von Office 365 Exchange Online ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Wichtiger Hinweis: Die Office 365 Exchange Online Journal-Funktionalität, welche zur Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang erforderlich ist, steht nur in den Office 365-Paketen für mittelständische und große Unternehmen (E1-E5) zur Verfügung.

Grundsätzliche Funktionsweise

Die Microsoft Office 365 Exchange Journal-Funktion bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird vom Microsoft Office 365 Exchange eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem sogenannten Journal-Postfach abgelegt. Diese E-Mail wird zusätzlich mit einem Journal-Report versehen, welcher Informationen über die tatsächlichen Absender und Empfänger erhält.

MailStore kann so eingestellt werden, dass dieses Journal-Postfach in regelmäßigen Abständen archiviert wird. Dabei werden die E-Mails aus dem Journal-Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur Zugriff auf seine eigenen E-Mails hat.

Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihre Office 365 Exchange Umgebung einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Das Journal einrichten

Legen Sie fest, in welchem Umfang das Journal erstellt werden soll und an welche Adresse die Journal-E-Mails gesendet werden sollen.

• Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365 Instanz an.
• Klicken Sie auf Administrator und wählen Sie den Menüpunkt Exchange.
• Klicken Sie auf Verwalten der Richtlinientreue und dann auf Journalregeln.
• Klicken Sie + (Neu).

  Das Dialogfenster Neue Journalregel wird geöffnet.

  

• Tragen Sie im Feld Journalberichte senden an: die E-Mail-Adresse des Journalpostfachs ein.
• Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein, z.B. Journaling.
• Wählen Sie unter Beim Senden der Nachricht an oder Empfangen der Nachricht von..., ob alle Nachrichten erfasst werden sollen oder nur die bestimmter Empfänger oder Gruppen.
• Wählen Sie unter Folgende Nachrichten im Journal erfassen..., ob alle, nur die internen oder nur die externen Nachrichten erfasst werden sollen.
• Klicken Sie auf abschließend auf Speichern... und beantworten Sie die Frage Soll diese Regel auf alle zukünftigen Nachrichten angewendet werden? mit Ja.
• Haben Sie noch keine Adresse für Unzustellbarkeitsberichte für nicht zustellbare Journalberichte ausgewählt, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Die Einrichtung der Archivierung entspricht weitgehend der einer nicht-gehosteten Microsoft Exchange 2010 Umgebung.

Wichtiger Hinweis: Handelt es sich bei dem Journalpostfach um ein normales IMAP-Postfach, muss in MailStore dennoch das Archivierungsprofil Microsoft Exchange ausgewählt werden, um eine korrekte Verarbeitung der Journal-E-Mails zu ermöglichen. In dem Fall muss Zugriff via auf IMAP, IMAP-TLS oder IMAP-SSL gesetzt werden.

Bitte beachten Sie, dass MailStore Server Exchange Journal-E-Mails nicht aus GMail-Postfächern entfernen kann und das der Anbieter des IMAP-Postfachs den X-MS-Journal-Report Header nicht aus den Journal E-Mails entfernen darf.

Problembehandlung

Die oben vorgestellten Einstellungen funktionieren in den meisten Fällen. Jedoch kann es je nach Konfiguration von Microsoft Exchange Server vorkommen, dass trotz korrekter Eingabe aller Daten die Verbindung oder Anmeldung dennoch fehlschlägt. Sollten in diesem Fall die Hinweise, die in Verbindung mit der Fehlermeldung erscheinen, nicht zum Erfolg führen, probieren Sie eine oder mehrere der folgenden Alternativeinstellungen.

• Verwenden Sie HTTP anstelle von HTTPS.
• Achten Sie darauf, dass im Feld Postfach (opt) die E-Mail-Adresse des Benutzers angegeben ist, sofern diese sich vom Windows-Anmeldenamen des Benutzers unterscheidet.
• Verwenden Sie IMAP (unverschlüsselt), IMAP-TLS oder IMAP-SSL (beide verschlüsselt) anstelle von HTTP(S). Um IMAP zu verwenden, muss IMAP in Exchange aktiviert sein.

Weblinks

• MailStore Support