E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 (Basic Authentication)

Wechseln zu: Navigation, Suche

Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von Office 365-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus Office 365-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Synchronisieren von Benutzern

Wenn Sie Ihre Office 365 Umgebung mit einem on-premise Active Directory synchronisieren, empfiehlt es sich, eine Integration wie im Handbuchkapitel Active Directory-Integration beschrieben vorzunehmen.

Archivierung einzelner Office 365-Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Office 365-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Office 365-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Bitte gehen Sie für jedes Postfach wie folgt vor:

  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
    Office365 mailbox 01.png
  • Belassen Sie unter Zugriff via das Protokoll auf HTTPS. Auch die Option SSL-Warnungen ignorieren sollte deaktiviert bleiben, da Office 365 offizielle Zertifikate verwendet.
  • Belassen Sie das Feld Servername auf (Automatisch erkennen).
  • Geben Sie unter Benutzername den Office 365-Anmeldenamen des Benutzers ein, dessen E-Mails archiviert werden sollen (z.B. barbara.ross@example.com).
    Hinweis: Alternativ können Sie auch einen anderen Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten auf das zu archivierende Postfach angeben. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall unbedingt unter Postfach die primäre E-Mail-Adresse des zu archivierenden Postfachs eintragen müssen.
  • Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
  • Das Feld Postfach bleibt frei, wenn ein Benutzer, dessen Office 365-Anmeldename und Kennwort verwendet wird, sein eigenes Postfach archivieren möchte. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie in diesem Feld die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers angeben, dessen Postfach Sie archivieren wollen.
  • Über Test können Sie prüfen, ob der Zugriff auf das Postfach mit den vorgenommenen Einstellungen gelingt.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Xchg mailbox 03.png

    Wichtiger Hinweis: Haben Sie als Protokoll IMAP festgelegt und zusätzlich eine Löschregel definiert? Falls Sie sich dazu entschieden haben, müssen Sie Ordner, die keine E-Mails beinhalten (z.B. Aufgaben, Kalender oder Kontakte), von Hand der Ausschlussliste hinzufügen. Nur so kann vermieden werden, dass z.B. Kontakte archiviert und gemäß Ihrer Löschregel gelöscht werden. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel Festlegen der zu archivierenden Ordner.

  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll. Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen.
    Xchg mailbox 02.png
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.

Mehrere Office 365-Postfächer zentral archivieren

MailStore bietet die Möglichkeit, mehrere oder alle Microsoft Office 365-Postfächer in einem Schritt zu archivieren. Alle dafür notwendigen Vorbereitungen wie das Anlegen von MailStore-Benutzern können dabei automatisch erfolgen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen. Bevor die Archivierung in MailStore eingerichtet werden kann, müssen Sie einen Benutzer anlegen, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.

Schritt 1: Vorbereitung: Zentralen Benutzer zum Zugriff auf Postfächer einrichten

Damit mehrere Office 365-Postfächer auf einmal archiviert werden können, muss zunächst ein Office 365-Benutzer angelegt werden. Fahren Sie anschließend wie folgt fort, um diesem Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer zu geben:

  • Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365-Instanz an.
  • Klicken Sie auf Administrator und wählen Sie den Menüpunkt Exchange.
  • Klicken Sie auf Berechtigungen.
  • Klicken Sie unter Administratorrollen auf + (Neu).
    Arch office365 multi 01.png
  • Geben Sie einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung der Rollengruppe ein.
  • Fügen Sie unter Rollen die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.
  • Fügen Sie unter Mitglieder den Benutzer hinzu, welcher Zugriff auf alle Postfächer bekommen soll.
  • Klicken Sie auf Speichern um die neue Rollengruppe zu erstellen.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Mehrere Postfächer aus und klicken Sie auf OK.
    Hinweis: Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
    Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.
    Xchg mailboxes 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie den Namen Ihres Exchange-Servers unter Servername ein.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Dienstkontos ein, das Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer besitzt.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg mailboxes 03.png
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.
    Xchg mailboxes 02.png
    Folgende Optionen stehen zur Auswahl
    • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
      Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
    • Alle Benutzer außer folgende
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
    • Nur folgende Benutzer
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
    • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
      Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore Server-Benutzer angelegt wird und MailStore Server damit auch sein Exchange-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Mit Hilfe der Journaling-Funktionalität von Office 365 Exchange Online ist MailStore Server in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollständig archiviert werden.

Grundsätzliche Funktionsweise

Die Microsoft Office 365 Exchange Journal-Funktion bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird vom Microsoft Office 365 Exchange eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem sogenannten Journal-Postfach abgelegt. Diese E-Mail wird zusätzlich mit einem Journal-Report versehen, welcher Informationen über die tatsächlichen Absender und Empfänger erhält.

MailStore kann so eingestellt werden, dass dieses Journal-Postfach in regelmäßigen Abständen archiviert wird. Dabei werden die E-Mails aus dem Journal-Postfach automatisch den einzelnen MailStore-Benutzern (ihren Benutzer-Archiven) zugeordnet. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur Zugriff auf seine eigenen E-Mails hat.

Bevor Sie die Archivierung in MailStore einrichten können, müssen Sie zunächst das Journaling für Ihre Office 365 Exchange Umgebung einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Das Journal einrichten

Legen Sie fest, in welchem Umfang das Journal erstellt werden soll und an welche Adresse die Journal-E-Mails gesendet werden sollen.

  • Melden Sie sich mit einem Administrator über das Microsoft Online Portal an Ihrer Office 365 Instanz an.
  • Klicken Sie auf Administrator und wählen Sie den Menüpunkt Exchange.
  • Klicken Sie auf Verwaltung der Compliance und dann auf Journalregeln.
  • Klicken Sie + (Neu).
    Das Dialogfenster Neue Journalregel wird geöffnet.
    Arch office365 journal 01.png
  • Tragen Sie im Feld Journalberichte senden an: die E-Mail-Adresse des Journalpostfachs ein.
  • Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein, z.B. Journaling.
  • Wählen Sie unter Beim Senden der Nachricht an oder Empfangen der Nachricht von..., ob alle Nachrichten erfasst werden sollen oder nur die bestimmter Empfänger oder Gruppen.
  • Wählen Sie unter Folgende Nachrichten im Journal erfassen..., ob alle, nur die internen oder nur die externen Nachrichten erfasst werden sollen.
  • Klicken Sie auf abschließend auf Speichern... und beantworten Sie die Frage Soll diese Regel auf alle zukünftigen Nachrichten angewendet werden? mit Ja.
  • Haben Sie noch keine Adresse für Unzustellbarkeitsberichte für nicht zustellbare Journalberichte ausgewählt, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 2: Die Archivierung einrichten

Die Einrichtung der Archivierung entspricht weitgehend der einer nicht-gehosteten Microsoft Exchange 2010 Umgebung.

Wichtiger Hinweis: Office 365 unterstützt derzeit nur externe, d.h. Nicht-Office 365-Postfächer als Journalpostfach. Handelt es sich bei dem Journalpostfach um ein normales IMAP-Postfach, muss in MailStore dennoch das Archivierungsprofil Microsoft Exchange ausgewählt werden, um eine korrekte Verarbeitung der Journal-E-Mails zu ermöglichen. In dem Fall muss Zugriff via auf IMAP, IMAP-TLS oder IMAP-SSL gesetzt werden.

Bitte beachten Sie, dass MailStore Server Exchange Journal-E-Mails nicht aus GMail-Postfächern entfernen kann und das der Anbieter des IMAP-Postfachs den X-MS-Journal-Report Header nicht aus den Journal E-Mails entfernen darf.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Menüpunkt Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Wählen Sie E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang aus.
    Hinweis: Die Archivierung eines Journal-Postfachs erfordert, dass bereits MailStore Server-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der MailStore Server-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Server Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt.
    Alternativ können Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben.
    Xchg jour mailstore 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Sie können je nach gewähltem Protokoll zusätzlich die Option SSL-Warnungen ignorieren setzen. Diese Warnungen werden beispielsweise angezeigt, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles bzw. selbst signiertes Zertifikat zum Einsatz kommt.
  • Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange-Servers ein.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten für das Exchange Journal-Postfach ein.
  • Falls das Journal-Postfach mit anderen Zugangsdaten als denen des Postfachbesitzers über HTTP/HTTPS angesprochen werden soll, müssen Sie in das Feld Postfach (opt) zusätzlich die primäre E-Mail-Adresse des Journal-Postfachs eingeben.
  • Über Testen können Sie prüfen, ob MailStore auf das Journal-Postfach zugreifen kann.
  • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch seine E-Mails dem korrekten Benutzerarchiv zuordnen kann. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung des Journal-Postfachs automatisch durchführen lassen wollen.
  • E-Mails mit unbekannten Adressen
    In diesem Abschnitt können Sie einstellen, ob E-Mails archiviert werden sollen, die nur E-Mail-Adressen enthalten, die keinem MailStore-Benutzer zugeordnet sind. Standardmäßig werden solche E-Mails in einem catchall Ordner archiviert, Sie können jedoch über die Ellipse (…) einen anderen Ordner auswählen.
    Alternativ können Sie auch festlegen, diese E-Mails nicht zu archivieren.
  • Wenn Archivierung erfolgreich
    Die Aktivierung der Option E-Mails in Postfach löschen bewirkt, dass die E-Mails im Journal-Postfach nach der erfolgreichen Archivierung durch MailStore automatisch gelöscht werden. Diese Option hat keinen Einfluss auf die E-Mails in den Benutzerpostfächern selbst.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, einen Timeout-Wert festzulegen. Ändern Sie den voreingestellten Wert nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern).
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Weblinks

Navigation
Werkzeuge
Drucken/­exportieren
Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.