E-Mails aus Fremdsystemen archivieren - Dateiimport

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MailStore kann auch E-Mails aus Programmen archivieren, die nicht direkt unterstützt werden. Dazu müssen die E-Mails in einem standardisierten Format vorliegen. Bei vielen Programmen ist es notwendig, die E-Mails zunächst in eines der Formate zu exportieren.

MailStore kann E-Mails in folgenden Formaten über den Dateiimport archivieren:

• EML - Eine Datei pro E-Mail. Häufig auch RFC822 oder MIME-Format genannt.
• MSG - Eine Datei pro E-Mail. Microsoft Outlook E-Mail-Dateien.
• PST - Microsoft Outlook Persönliche Ordner-Dateien.
• MBOX - Die Dateiendung lautet mbx. Das Dateiformat wird beispielsweise von Mozilla Thunderbird verwendet, allerdings wird dabei die Dateiendung weggelassen. Das mbox-Dateiformat wird aber auch von vielen Unix-Mailservern verwendet.

Vorgehensweise für die Archivierung von PST-Dateien

Die Archivierung von PST-Dateien wird im Kapitel Outlook PST-Dateien direkt archivieren gesondert beschrieben.

Vorgehensweise für die Archivierung von EML- und MSG-Dateien

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Dateien aus dem Dateisystem erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Archivierung von E-Mails eines Benutzers

Hinweis: Falls Sie die E-Mail-Dateien nicht nur für Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie im Bereich Profil erstellen aus der Rubrik E-Mail-Dateien den Eintrag EML- und MSG-Dateien aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Einzelner Benutzer aus.
• Das Dialogfenster EML- und MSG-Dateien archivieren erscheint.

  

• Wählen Sie den zu archivierenden Ordner aus. Alle E-Mail-Dateien in dem ausgewählten Ordner werden archiviert.
• Je nach Wunsch können Sie die erweiterten Einstellungen anpassen oder direkt auf Weiter klicken.

  Unterordner einschließen - Es werden nicht nur im angegebenen Ordner enthaltene Dateien archiviert, sondern zusätzlich solche, die in Unterordnern enthalten sind.
  

  MailStore-Header lesen - Durch den MailStore-eigenen Export erzeugte EML-Dateien nach RFC 822 enthalten zusätzliche Informationen wie zum Beispiel den Ursprungsordner. Setzen Sie das Häkchen, wenn Sie möchten, dass diese Informationen beachtet werden.

  Benutzerdefinierte Dateiendungen - Setzen Sie diese Option, wenn die zu archivierenden Dateien zwar dem EML- oder MSG-Format entsprechen, diese jedoch eine andere Dateiendung besitzen.

• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, die Löschoptionen und den Filter an.

  

• Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den die ausgewählten Dateien archiviert werden sollen.

  

• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Archivierung von E-Mails mehrerer Benutzer

Hinweis: Für diese Art der Archivierung müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.

Neben der Archivierung von E-Mails eines einzelnen Benutzers erlaubt es MailStore Server, E-Mail-Dateien mehrerer Benutzer aus einem Verzeichnis heraus zu archivieren, welche z.B. aus einem Sammelpostfachexport stammen.
Für solche E-Mail-Dateien gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie im Bereich Profil erstellen aus der Rubrik E-Mail-Dateien den Eintrag EML- und MSG-Dateien aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Mehrere Benutzer aus.
• Das Dialogfenster Sammelpostfach (Dateisystem) archivieren erscheint.

  

• Wählen Sie das Verzeichnis mit den zu archivierenden E-Mail-Dateien aus.
• Passen Sie evtl. weitere Ablageoptionen sowie das Verhalten bei E-Mails mit unbekannten Adressen an oder ob die E-Mails nach dem Archivieren automatisch von MailStore gelöscht werden sollen.
• Klicken sie auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Archivierung von E-Mails aus einem MailStore Export

Hinweis: Für diese Art der Archivierung müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.

Die Archivierung von E-Mails, die aus einem MailStore Export stammen, entspricht in ihren Einstellungsmöglichkeiten der Archivierung von E-Mails eines einzelnen Benutzers. Hierbei wird allerdings die Archivierung auf EML-Dateien unter Berücksichtigung der beim Export geschriebenen MailStore E-Mail-Header voreingestellt. Hierdurch ist es sehr einfach möglich, aus MailStore exportierte E-Mails wieder den richtigen Benutzerarchiven und -ordnern zuzuordnen.

Vorgehensweise für die Archivierung von MBOX-Dateien

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Dateien aus dem Dateisystem erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

• Falls Sie die E-Mail-Dateien nicht nur für Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
• Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Dateien im Bereich Profil erstellen des Fensters MBOX-Datei aus.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
• Wählen Sie die zu archivierende MBOX-Datei aus.

  

• Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den die ausgewählte Datei archiviert werden soll.

  

• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Archivieren per Drag&Drop

Sie können auch per Drag&Drop archivieren. Ziehen Sie dazu den entsprechenden Ordner mit EML-Dateien bzw. die entsprechende MBOX-Datei einfach in die Liste der gespeicherten Einstellungen, um direkt ein Archivierungsprofil für diesen Vorgang anzulegen.