E-Mails exportieren: Unterschied zwischen den Versionen

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(E-Mail-Dateien)
 
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MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.
 
MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.
  
'''Hinweis:''' Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Kapitel Datensicherung gesondert behandelt.
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'''Hinweis:''' Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Artikel [[Datensicherung und Wiederherstellung]] gesondert behandelt.
  
= Mögliche Exportziele =
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== Mögliche Exportziele ==
  
 
=== E-Mail-Server ===
 
=== E-Mail-Server ===
*'''Exchange-Postfach''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
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*'''Exchange-Postfach''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
*'''IMAP-Postfach''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
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*'''Google Apps''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in einem Google Apps-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
*'''E-Mail-Adresse via SMTP''' - Leitet E-Mails via SMTP (das Standardprotokoll zum E-Mail-Versand) an eine beliebige E-Mail-Adresse weiter
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*'''Gmail''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in einem Gmail-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
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*'''IMAP-Postfach''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
  
 
=== E-Mail-Programme ===
 
=== E-Mail-Programme ===
*'''Microsoft Outlook''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
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*'''Microsoft Outlook''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
*'''Windows Mail''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Windows Mail und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.  
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*'''Mozilla Thunderbird''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Mozilla Thunderbird und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
*'''Mozilla Thunderbird''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Mozilla Thunderbird und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.  
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*'''Mozilla SeaMonkey''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Mozilla SeaMonkey und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
*'''Mozilla SeaMonkey''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Mozilla SeaMonkey und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.  
 
  
 
=== E-Mail-Dateien ===
 
=== E-Mail-Dateien ===
*'''Verzeichnis (Dateisystem)''' - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail).
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*'''Verzeichnis (Dateisystem)''' - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail). Wenn die Option ''Vorhandenen Export aktualisieren'' gesetzt ist, werden nur nicht bereits im Ziel vorhandene E-Mails geschrieben, ansonsten werden alle E-Mails erneut geschrieben. Die Option ''Export signieren'' ermöglicht es, die Integrität der exportieren E-Mails außerhalb des Archivs sicherzustellen. In [[Verifizieren eines signierten Exports]] finden Sie weitere Informationen dazu, wie die Integrität geprüft werden kann. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
*'''Outlook PST-Datei''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in Microsoft Outlook PST-Datei und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
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*'''Outlook PST-Datei''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen ''MailStore Export'' in einer Microsoft Outlook PST-Datei und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option ''Ordnerstruktur beibehalten'' aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
*'''CD/DVD''' - Brennt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail) auf CD oder DVD. MailStore kann die Sicherung auch auf mehrere Datenträger verteilen; CDs und DVDs können dabei beliebig gemischt werden. Die Verwendung von wiederbeschreibbaren Rohlingen (CD-RW oder DVD-/+RW) ist möglich.
 
  
'''Hinweis:''' EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder archiviert werden.
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'''Hinweis:''' EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Mozilla Thunderbird hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook Versionen geöffnet werden.
  
= Aufruf der Exportfunktion =  
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== Aufruf der Exportfunktion ==
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Abhängig von den Benutzerrechten ermöglicht MailStore den Export mehrere E-Mails in einem Schritt. Ein Export bzw. das Öffnen einzelner E-Mails ist auch ohne besondere Rechte jederzeit möglich.
  
'''Über die E-Mail-Vorschau''' - Exportieren Sie die gerade in der E-Mail-Vorschau angezeigte E-Mail, indem Sie in der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Exportieren klicken, und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.
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=== Über den Ordnerbaum ===
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag im Ordnerbaum (Benutzerarchiv, Ordner, Gespeicherte Suche). Wählen Sie anschließend im Kontextmenü ''Exportieren nach...'' und dann das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Dialog, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.
  
'''Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis)''' - Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg+Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf Exportieren und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.
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=== Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis)===
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Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg-Taste (Strg und A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten E-Mails. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü ''Exportieren nach...'' und dann das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Dialog, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.
  
'''Über die Seite "E-Mails exportieren"''' - Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (wie auch die Archivierungsprofile). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.
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=== Über die Seite "E-Mails exportieren" ===
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Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (analog zu den Archivierungsprofilen). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.
  
= Arbeiten mit Exportprofilen =
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== Arbeiten mit Exportprofilen ==
== Erstellen eines Exportprofils ==
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Jede Exportaufgabe wird in MailStore in Form eines Exportprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Exportprofils wird der Exportvorgang gestartet.
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Ein Exportprofil könnte zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten:
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* WAS: Postfach p.berten@firma.de
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* WOHIN: Exchange Server EXCHANGE01
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* UMFANG: Alle Ordner
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Existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet, gelöscht oder sogar automatisiert ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Arbeiten_mit_Archivierungsprofilen|Arbeiten mit Archivierungsprofilen]] bzw. [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Die_Archivierung_automatisieren|Die Archivierung automatisieren]] .
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<p class='msnote'>'''Wichtiger Hinweis:''' Beachten Sie, dass beim Export keine Überprüfung durchgeführt wird, ob sich die E-Mails bereits im Exportziel befinden. Wiederholtes starten von Exportprofilen führt daher zu Duplikaten im entsprechenden Exportziel. Daher ist eine automatisierte Ausführung in der Regel nicht empfehlenswert. Ausgenommen hiervon ist lediglich der Export von Typ ''Verzeichnis (Dateisystem)'', bei welchem MailStore einen Abgleich anhand der Dateinamen durchführt.
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=== Erstellen eines Exportprofils ===
 
Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:
 
Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:
  
 
* Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
 
* Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
 
* Klicken Sie in MailStore auf ''E-Mails exportieren''.
 
* Klicken Sie in MailStore auf ''E-Mails exportieren''.
*: [[File:Accs_export_01.png|center|500px]]
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*: [[File:Accs_export_01.png|center|450px]]
 
* Wählen Sie aus der Liste im Bereich ''Profil erstellen'' das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
 
* Wählen Sie aus der Liste im Bereich ''Profil erstellen'' das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
 
* Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
 
* Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
* Im ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder Datenbanksicherung) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf ''Weiter''.<br/><br/>'''Hinweis:''' Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.
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* Im ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder PST) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf ''Weiter''.<br/><br/>'''Hinweis:''' Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.
 
* Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel ''Exchange Postfach'' ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf ''Weiter''.
 
* Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel ''Exchange Postfach'' ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf ''Weiter''.
 
* Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. ''IMAP-Postfach'' angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.  
 
* Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. ''IMAP-Postfach'' angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.  
 
* Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf ''Fertigstellen'' wird das Profil unter diesem Namen in der Liste ''Gespeicherte Profile'' aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
 
* Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf ''Fertigstellen'' wird das Profil unter diesem Namen in der Liste ''Gespeicherte Profile'' aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
Bereits existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet oder gelöscht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Arbeiten_mit_Archivierungsprofilen|Arbeiten mit Archivierungsprofilen]].
 
 
== Ausführung eines Exportprofils ==
 
Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf ''E-Mails exportieren'' und wählen Sie in der Liste der ''Gespeicherten Profile'' das auszuführende Profil aus. Klicken Sie dann auf ''Starten''. Nach erfolgtem Export erscheint ein Protokoll, das Informationen über evtl. aufgetretene Fehler enthält.
 
 
== Ein Exportprofil regelmäßig nach Zeitplan ausführen lassen==
 
 
Neben der manuellen Ausführung von Exportprofilen können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Lesen Sie dazu im nächsten Kapitel Den Export automatisieren weiter.
 
 
=Den Export automatisieren=
 
MailStore bietet die Möglichkeit, jedes angelegte Exportprofil automatisiert zu festgelegten Zeitpunkten auszuführen.
 
 
== Vorgehensweise ==
 
* Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe nach einem Zeitplan ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden.
 
* Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf ''E-Mails exportieren''.
 
* Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil und dann auf ''Zeitgesteuert ausführen''. Informationen zum Anlegen von neuen Exportaufgaben finden Sie im Kapitel [[Zugriff_über_die_MailStore_Client-Software#Exportieren_von_E-Mails|Exportieren von E-Mails]]
 
[[File:Arch_schedule_01.png|center|250px]].
 
 
Sie können nun im folgenden Fenster "Zeitgesteuert ausführen" die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
 
 
'''Task - Name:''' Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Als Standard werden der Name des Exportprofils und dessen interne MailStore-ID eingetragen.
 
 
'''Zeitplan:''' Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung angeben (Ausführung einmal pro Tag), oder ein Intervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).
 
 
Im Fall von ''Anderer Zeitplan'' wird die Exportaufgabe zwar als Windows-Task angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
 
 
'''Windows-Anmeldung:''' Hier wird festgelegt, unter welchem Benutzerkonto der geplante Task ausgeführt werden soll. Sollen die E-Mails direkt in Anwendungen des angemeldeten Anwenders hinein exportiert werden (z.B. nach Microsoft Outlook), muss das Benutzerkonto des Anwenders ausgewählt werden. In diesen Fällen ist die Option ''Lokales Systemkonto'' auch deaktiviert. Die Option ''Lokales Systemkonto'' kann z.B. für Exportvorgänge mit dem Ziel Verzeichnis (Dateisystem) oder CD/DVD verwendet werden und hat den Vorteil, dass für die Ausführung des Tasks kein Kennwort erforderlich ist.
 
 
'''Protokoll - Dateiname:''' Falls eine Protokolldatei mitgeschrieben werden soll, können Sie hier den Dateinamen dieser Datei angeben. Die Datei kann auf Wunsch auch auf einem Netzlaufwerk angelegt werden. Sie können die Platzhalter {DATE} und {TIME} im Dateinamen verwenden - diese werden dann bei der Durchführung der Exportaufgabe durch das tatsächliche Datum bzw. die tatsächliche Uhrzeit ersetzt.
 
 
'''Cmd kopieren:''' Über diesen Befehl kann die Kommandozeile der geplanten Aufgabe in die Zwischenablage kopiert werden, so dass sich diese z.B. innerhalb von Batchdateien verwenden lässt. Eine genaue Beschreibung zu diesem Thema finden Sie am Ende dieses Kapitels.
 
 
Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, können Sie den Task mit ''OK'' anlegen. Bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitswarnung ebenfalls mit ''OK''. Falls Sie unter Windows Anmeldung nicht das lokale Systemkonto ausgewählt haben, müssen Sie das Windows-Kennwort des aktuell angemeldeten Anwenders eingeben und bestätigen.
 
 
Es erscheint darauf die Übersicht der geplanten Tasks in der MailStore-Verwaltung, welche alle bislang auf dem PC eingerichteten Tasks auflistet.
 
 
== Verwaltung bereits angelegter Tasks ==
 
Die Verwaltung der auf dem PC bereits angelegten Tasks erfolgt über ''Verwaltung'' > ''Verschiedenes'' > ''Geplante Tasks auf <computername>''.
 
 
[[File:arch_schedule_02.png|center|450px]]
 
 
In der Liste werden alle geplanten Tasks für Archivierungs- und Exportvorgänge aufgelistet, die auf dem aktuellen Rechner angelegt wurden.
 
 
'''Task starten''' - Der in der Liste ausgewählte Task wird sofort (unabhängig von seiner festgelegten nächsten Laufzeit) ausgeführt.
 
 
'''Eigenschaften''' - Öffnet für den ausgewählten Task die Aufgabenplanung von Windows. Sie können dort alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
 
 
'''Löschen''' - Der ausgewählte Task wird gelöscht. Dies hat keinen Einfluss auf das zugrunde liegende Archivierungsprofil oder archivierte E-Mails.
 
 
'''Protokollverzeichnis öffnen''' - Öffnet das Verzeichnis, in dem Protokolle für den ausgewählten Task gespeichert werden.
 
 
== Kommandozeile anzeigen ==
 
 
Häufig ist es gewünscht, den Export von E-Mails in einen größeren Prozess aufzunehmen, der beispielsweise von einer Batchdatei (BAT) gesteuert wird. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, bietet MailStore im Fenster Zeitgesteuert ausführen (siehe oben) die Schalfläche ''Cmd kopieren''. Ein Klick darauf kopiert den Kommandozeilenbefehl in die Zwischenablage, welcher in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:
 
 
REM *** Microsoft Outlook (ID 77) ***
 
  "C:\Program Files\deepinvent\MailStore Server\MailStoreCmd.exe" --h="localhost"
 
--pkv3="16:0e:95:b0:79:d2:e8:e0" -u="admin" --p="admin"
 
--o="C:\ProgramData\MailStore\TaskLog \77_{DATE}-{TIME}.log"
 
-c export-execute --id=77 --user="admin"  --verbose
 
 
Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:
 
 
'''"...\MailStoreCmd.exe"''' - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel [[MailStore_Server_Management_Shell|Die MailStore Management Shell]].
 
 
'''--h="localhost"''' - Der Rechnername des MailStore Server, mit welchem sich MailStoreCmd.exe verbinden soll.
 
 
'''--pkv3="..."''' - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der sicherstellt, dass der MailStore Server zum Zeitpunkt der Archivierung genau der ist, der er zum Zeitpunkt der Anlage des Geplanten Tasks war (optionales Sicherheitsfeature).
 
 
'''--u="admin"''' - Benutzername
 
 
'''--p="admin"''' - Kennwort
 
 
'''-c''' - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)
 
  
'''export-execute --id=77 --user="admin"''' - Das Exportprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 77 ausführen
+
[[de:E-Mails exportieren]]
[[en:Accessing_the_Archive_with_the_MailStore_Client_software]]
+
[[en:Exporting_Email]]

Aktuelle Version vom 28. Januar 2020, 17:10 Uhr

MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.

Hinweis: Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Artikel Datensicherung und Wiederherstellung gesondert behandelt.

Mögliche Exportziele

E-Mail-Server

  • Exchange-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
  • Google Apps - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem Google Apps-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
  • Gmail - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem Gmail-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
  • IMAP-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.

E-Mail-Programme

  • Microsoft Outlook - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
  • Mozilla Thunderbird - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Mozilla Thunderbird und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
  • Mozilla SeaMonkey - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Mozilla SeaMonkey und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.

E-Mail-Dateien

  • Verzeichnis (Dateisystem) - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail). Wenn die Option Vorhandenen Export aktualisieren gesetzt ist, werden nur nicht bereits im Ziel vorhandene E-Mails geschrieben, ansonsten werden alle E-Mails erneut geschrieben. Die Option Export signieren ermöglicht es, die Integrität der exportieren E-Mails außerhalb des Archivs sicherzustellen. In Verifizieren eines signierten Exports finden Sie weitere Informationen dazu, wie die Integrität geprüft werden kann. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.
  • Outlook PST-Datei - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einer Microsoft Outlook PST-Datei und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein. Ist die Option Ordnerstruktur beibehalten aktiviert, wird die Ordnungsstruktur des Archivs im Ziel erstellt, andernfalls werden alle E-Mails in einen Ordner exportiert.

Hinweis: EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Mozilla Thunderbird hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook Versionen geöffnet werden.

Aufruf der Exportfunktion

Abhängig von den Benutzerrechten ermöglicht MailStore den Export mehrere E-Mails in einem Schritt. Ein Export bzw. das Öffnen einzelner E-Mails ist auch ohne besondere Rechte jederzeit möglich.

Über den Ordnerbaum

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag im Ordnerbaum (Benutzerarchiv, Ordner, Gespeicherte Suche). Wählen Sie anschließend im Kontextmenü Exportieren nach... und dann das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Dialog, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis)

Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg-Taste (Strg und A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten E-Mails. Wählen Sie anschließend im Kontextmenü Exportieren nach... und dann das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Dialog, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die Seite "E-Mails exportieren"

Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (analog zu den Archivierungsprofilen). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.

Arbeiten mit Exportprofilen

Jede Exportaufgabe wird in MailStore in Form eines Exportprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Exportprofils wird der Exportvorgang gestartet.

Ein Exportprofil könnte zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten:

  • WAS: Postfach p.berten@firma.de
  • WOHIN: Exchange Server EXCHANGE01
  • UMFANG: Alle Ordner

Existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet, gelöscht oder sogar automatisiert ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen bzw. Die Archivierung automatisieren .

Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass beim Export keine Überprüfung durchgeführt wird, ob sich die E-Mails bereits im Exportziel befinden. Wiederholtes starten von Exportprofilen führt daher zu Duplikaten im entsprechenden Exportziel. Daher ist eine automatisierte Ausführung in der Regel nicht empfehlenswert. Ausgenommen hiervon ist lediglich der Export von Typ Verzeichnis (Dateisystem), bei welchem MailStore einen Abgleich anhand der Dateinamen durchführt.

Erstellen eines Exportprofils

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
  • Klicken Sie in MailStore auf E-Mails exportieren.
    Accs export 01.png
  • Wählen Sie aus der Liste im Bereich Profil erstellen das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
  • Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
  • Im ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder PST) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf Weiter.

    Hinweis: Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.
  • Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel Exchange Postfach ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. IMAP-Postfach angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Profil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.