Abgleich der Benutzerkonten mit Google Apps

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Neben der manuellen Anlage von Benutzern (diese wird im Kapitel Verwalten von Benutzern beschrieben), kann MailStore Server seine interne Benutzerdatenbank auch mit dem Google Apps-Account Ihres Unternehmens abgleichen.

Bei der Synchronisierung werden aus dem Google Apps-Account Benutzerinformationen, wie z.B. der Benutzername und die E-Mail-Adressen, ausgelesen und in die MailStore Server Benutzerdatenbank übertragen. Es werden von MailStore Server keine Änderungen am Google Apps-Account selbst vorgenommen. Der Umfang der Synchronisierung lässt sich über Filter einschränken.

Vorbereiten des Google Apps-Account

Um Benutzerinformationen aus Google Apps zu synchronisieren, benötigt MailStore ein Dienstkonto, welches das Recht besitzt, auf Ihren Google Apps Account zuzugreifen. Das gleiche Dienstkonto wird später auch für die Archivierung von E-Mails verwendet.

Projekt erstellen

Um MailStore Zugriff auf Google Apps zu geben, muss zunächst ein Projekt angelegt werden. Unter "Projekt" versteht Google alle Einstellungen, Zugangsdaten und Metadaten von Anwendungen, welche die Google Developer APIs oder Google Cloud Ressourcen verwenden.

  • Öffnen Sie die Google Developers Console.
  • Falls erforderlich, melden Sie sich mit einem administrativen Google Apps Benutzer an.
  • Klicken Sie auf Projekt erstellen.
  • Geben Sie dem Projekt einen Namen, z.B. MailStore API Access
  • Klicken Sie auf Erstellen.
  • Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Punkt APIs und Authentifizierung.
  • Klicken Sie nun auf APIs.
  • Stellen Sie sicher, dass der Status von Admin SDK und Gmail API in der Liste der APIs auf AN gesetzt ist.
  • Wählen Sie in der linken Seitenleiste Zugangsdaten aus.
  • Klicken Sie auf Neue Client-ID erstellen unter der Überschrift OAuth.
  • Wählen Sie bei der Frage nach dem Anwendungstyp Dienstkonto aus und klicken Sie auf Client-ID erstellen
  • Ein weiterer Dialog erscheint. Klicken Sie zum Fortfahren auf OK.
  • Speichern Sie die P12-Datei (z.B. MailStore API Access-e035d2ad4f35.p12) in einem entsprechenden Verzeichnis auf dem MailStore Server. MailStore Server benötigt das Passwort (notasecret) des privaten Schlüssels nicht.
  • Notieren Sie sich die Client-ID und E-Mail-Adresse zur späteren Verwendung.

Zugriff auf APIs erteilen

Nachdem das Projekt erfolgreich angelegt wurde, muss diesem Zugriff auf die APIs erteilt werden, welche MailStore zur Verzeichnisdienstsynchronisierung und Archivierung verwendet.

  • Öffnen Sie die Google Apps Admin-Konsole
  • Klicken Sie auf das Widget Sicherheit. Ist dieses nicht sichtbar, klicken Sie auf Mehr Widgets in der grauen Leiste am Fuß der Seite und wählen Sie anschließend Sicherheit aus. Sollte Sicherheit immer noch nicht nicht sichtbar sein, stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator der Google Apps Domäne angemeldet sind.
  • Klicken Sie auf API-Referenz.
  • Aktivieren Sie den API-Zugriff und speichern Sie die Änderungen.
  • Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen. Sollte dieser Abschnitt nicht sichtbar sein, klicken Sie zunächst auf Mehr anzeigen.
  • Klicken Sie auf API-Client-Zugriff verwalten im Abschnitt Authentifizierung.
  • Geben Sie im Feld Client-Name die Client-ID des Dienstkontos ein (z.B. 1047453716425-4l533u425bp2m3lfp0c23ntf8mghlbmb.apps.googleusercontent.com).
  • Tragen Sie in das Ein oder mehrere API-Bereiche Feld folgende Bereiche ein:
    https://mail.google.com/, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
  • Klicken Sie auf Autorisieren.

Aufruf der Verzeichnisdienste-Integration

  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf Verwaltung > Benutzer und Berechtigungen und dann auf Verzeichnisdienste.
  • Wählen Sie im Bereich Integration den Verzeichnisdienste-Typ Google Apps.
Gapps sync 01.png


Verbindung zu Google Apps

Für die Synchronisierung benötigt MailStore Server Informationen darüber, wie das Google Apps Account angesprochen werden kann.

  • Dienstekonto
    Die E-Mail-Adresse des Projekts (z.B. 1047453716425-4l533u425bp2m3lfp0c23ntf8mghlbmb@developer.gserviceaccount.com)
  • Benutzername
    Die E-Mail-Adresse des Google Apps-Administrators (z.B. admin@example.com).
  • Zertifikat
    Wählen Sie zum Importieren die P12-Datei aus, welche beim Erstellen des Projekts heruntergeladen wurde.

Synchronisierung der Benutzerdatenbank

Nachdem Sie die Verbindungseinstellungen wie oben beschrieben angegeben haben, können Sie in diesem Abschnitt Filterkriterien für den Abgleich mit Google Apps festlegen.

  • Nur diese Gruppen:
    Wählen Sie eine oder mehrere Google Apps-Gruppen aus, wenn Sie nur deren Mitglieder als MailStore Server-Benutzer anlegen wollen. Dadurch lässt sich verhindern, dass bestimmte Benutzer nach MailStore Server synchronisiert werden.

Optionen

  • Automatisch Benutzer in MailStore Server löschen
    Hier kann gewählt werden, ob Benutzer, die im Google Apps-Account gelöscht wurden, durch die Synchronisierung auch in der MailStore-Benutzerdatenbank automatisch gelöscht werden sollen. Enthält der Archivordner eines solchen Benutzers bereits archivierte E-Mails, wird nur der Benutzereintrag, nicht aber sein Archivordner in MailStore gelöscht. Des Weiteren werden nur MailStore-Benutzer gelöscht, deren Authentifizierungsmethode auf Verzeichnisdienste eingestellt ist.

Standard-Berechtigungen festlegen

Benutzer, die aus einem Google Apps-Account nach MailStore Server synchronisiert wurden, besitzen standardmäßig das Recht zum Anmelden am MailStore Server und haben lesenden Zugriff auf ihr eigenes Benutzerarchiv.
Sie haben die Möglichkeit, die Standard-Berechtigungen vor der Synchronisierung anzupassen, um z.B. allen neuen Benutzern das Recht E-Mails archivieren zu geben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Standard-Berechtigungen....
Weitere Informationen über die Verwaltung von Benutzerrechten und deren Auswirkungen finden Sie im Kapitel Benutzer, Archive und Berechtigungen. Dort finden Sie auch Hinweise zum Anpassen existierender Berechtigungen.

Die Synchronisierung durchführen

Mit Klick auf Sync testen können Sie die Synchronisierungseinstellungen und das vom Google Apps-Account zurückgelieferte Ergebnis überprüfen, ohne dass Änderungen an der MailStore Server-Benutzerdatenbank durchgeführt werden.

Um die Synchronisierung letztendlich durchzuführen, klicken Sie auf Synchronisieren. Das Ergebnis wird dann mit allen an der MailStore Server-Benutzerdatenbank vollzogenen Änderungen angezeigt.


Anmeldung mit Google Apps Account-Zugangsdaten

Nach der Synchronisierung können sich MailStore-Benutzer mittels Standard-Authentifizierung unter Verwendung ihres Google Apps Account-Benutzernamens und ihres Google Apps Account-Kennworts an MailStore Server anmelden.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.