Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore: Unterschied zwischen den Versionen

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[unmarkierte Version][gesichtete Version]
(Ordner per Regulärem Ausdruck ein- oder ausschließen)
(Anzeigen, welche Ordner MailStore Server archivieren würde)
 
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== Arbeiten mit Archivierungsprofilen ==
 
 
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= Arbeiten mit Archivierungsprofilen =
 
  
 
Jede Archivierungsaufgabe wird in MailStore Server in Form eines Archivierungsprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Archivierungsprofils wird der Archivierungsvorgang gestartet.
 
Jede Archivierungsaufgabe wird in MailStore Server in Form eines Archivierungsprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Archivierungsprofils wird der Archivierungsvorgang gestartet.
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* LÖSCHREGEL: Alle archivierten E-Mails, die älter als 3 Monate sind, aus dem Exchange Postfach löschen
 
* LÖSCHREGEL: Alle archivierten E-Mails, die älter als 3 Monate sind, aus dem Exchange Postfach löschen
  
== Ein Archivierungsprofil erstellen ==
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=== Ein Archivierungsprofil erstellen ===
  
 
Um ein neues Archivierungsprofil anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
 
Um ein neues Archivierungsprofil anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
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* In den ersten Schritten des Assistenten können Sie Zugangsdaten zum E-Mailsystem und weitere Einstellungen für das Archivierungsprofil festlegen. Dazu zählen zum Beispiel die Auswahl der Ordner (z.B. "Posteingang") oder Löschregeln (in der Standardeinstellung werden niemals E-Mails gelöscht).
 
* In den ersten Schritten des Assistenten können Sie Zugangsdaten zum E-Mailsystem und weitere Einstellungen für das Archivierungsprofil festlegen. Dazu zählen zum Beispiel die Auswahl der Ordner (z.B. "Posteingang") oder Löschregeln (in der Standardeinstellung werden niemals E-Mails gelöscht).
 
* Falls Sie als MailStore Server-Administrator angemeldet sind, werden Sie danach gefragt, in welchem Zielarchiv (Benutzerarchiv) die E-Mails abgelegt werden sollen. Andernfalls wird automatisch das Archiv des Benutzers verwendet, unter dessen Kennung Sie am MailStore Server angemeldet sind.
 
* Falls Sie als MailStore Server-Administrator angemeldet sind, werden Sie danach gefragt, in welchem Zielarchiv (Benutzerarchiv) die E-Mails abgelegt werden sollen. Andernfalls wird automatisch das Archiv des Benutzers verwendet, unter dessen Kennung Sie am MailStore Server angemeldet sind.
* Im letzten Schritt können Sie einen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf ''Fertigstellen'' wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste ''Gespeicherte Profile'' aufgeführt und kann auf Wunsch gestartet werden.
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* Im letzten Schritt können Sie einen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Bei Archivierungsprofilen vom Typ ''E-Mail-Server'' haben Sie hier auch die Möglichkeit die automatische Ausführung des Profils einzurichten. Nach einem Klick auf ''Fertigstellen'' wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste ''Gespeicherte Profile'' aufgeführt und kann auf Wunsch gestartet werden.
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<p class=msnote>'''Hinweis:''' Nur MailStore Server-Administratoren können E-Mails in ein anderes Zielarchiv als ihr eigenes archivieren. Normalen MailStore Server-Benutzern ist dies nicht möglich.</p>
  
== Starten der Archivierung ==
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=== Manuelles Starten der Archivierung ===
  
Wählen Sie in der Liste ''Gespeicherte Profile'' das auszuführende Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf ''Starten''.<br/>
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Sofern bei der Einrichtung des Archivierungsprofils nicht bereits eine automatische Ausführung (nur Typ ''E-Mail-Server'') eingerichtet wurde, können Sie Archivierungsprofile jederzeit manuell ausführen. Es ist empfehlenswert, das erste Ausführen eines Archivierungsprofils immer manuell durchzuführen, um gegebenenfalls auftretende Fehler (z.B. fehlerhafte Zugangsdaten) zeitnah festzustellen.
Es erscheint ein Fortschrittsfenster. Nach erfolgter Archivierung können Sie sich über ''Details...'' weitere Informationen über den Verlauf sowie evtl. aufgetretene Fehler anzeigen lassen. Auch der Aufruf eines Debugprotokolls ist hier möglich.
 
  
Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsprofilen können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Klicken Sie dazu auf ein bereits vorhandenes Profil und dann auf ''Zeitgesteuert...''<br/>
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Zum manuellen Starten der Archivierung Wählen Sie in der Liste ''Gespeicherte Profile'' das auszuführende Archivierungsprofil aus und klicken Sie auf ''Starten''.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Die_Archivierung_automatisieren|Die Archivierung automatisieren]].
 
  
== Archivierungsprofile mehrfach ausführen ==
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Es erscheint ein Fortschrittsfenster. Nach erfolgter Archivierung können Sie sich über ''Details...'' weitere Informationen über den Verlauf sowie evtl. aufgetretene Fehler anzeigen lassen. Auch der Aufruf eines Debugprotokolls ist hier möglich.
  
Sie können jedes Archivierungsprofil bedenkenlos mehrfach starten. MailStore Server archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Zielarchiv (dem von Ihnen festgelegten Benutzerarchiv) vorhanden sind. Des Weiteren stellt MailStore Server in diesem Zuge fest, ob E-Mails innerhalb der Quelle (z.B. Microsoft Outlook) in einen anderen Ordner verschoben wurden und bildet dies im Archivs entsprechend ab.
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Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsprofilen können diese auch automatisch gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Die_Archivierung_automatisieren|Die Archivierung automatisieren]].
  
== Archivierungsprofile bearbeiten ==
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=== Archivierungsprofile mehrfach ausführen ===
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Sie können jedes Archivierungsprofil mehrfach ausführen. MailStore Server archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Zielarchiv vorhanden sind. Des Weiteren stellt MailStore Server in diesem Zuge fest, ob E-Mails innerhalb der Quelle (z.B. Microsoft Outlook) in einen anderen Ordner verschoben wurden und bildet dies im Archivs entsprechend ab. Bereits archivierte E-Mails, die in der Quelle aus einem Ordner, der von MailStore als Ordner für gesendete E-Mails erkannt worden ist, in einen Ordner, der von MailStore nicht als Ordner für gesendete E-Mails erkannt worden ist, verschoben worden sind, werden erneut archiviert. Dies gilt auch für den umgekehrten Fall.
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=== Archivierungsprofile bearbeiten ===
  
 
Um ein angelegtes Archivierungsprofil zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:
 
Um ein angelegtes Archivierungsprofil zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:
* Wählen Sie in der Liste ''Gespeicherte Profile'' das zu bearbeitende Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf ''Eigenschaften''.
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* Wählen Sie in der Liste ''Gespeicherte Profile'' das zu bearbeitende Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf ''Eigenschaften...''.
 
* Navigieren Sie mit ''Weiter'' und ''Zurück'' zwischen den einzelnen Seiten des Archivierungsprofils und verändern Sie die Einstellungen nach Wunsch.
 
* Navigieren Sie mit ''Weiter'' und ''Zurück'' zwischen den einzelnen Seiten des Archivierungsprofils und verändern Sie die Einstellungen nach Wunsch.
 
* Übernehmen Sie auf der letzten Seite die neuen Einstellungen durch Klick auf ''OK''.
 
* Übernehmen Sie auf der letzten Seite die neuen Einstellungen durch Klick auf ''OK''.
 
* Mit Klick auf ''Abbrechen'' können Sie die Bearbeitung jederzeit beenden, ohne dass Änderungen am Archivierungsprofil übernommen werden.
 
* Mit Klick auf ''Abbrechen'' können Sie die Bearbeitung jederzeit beenden, ohne dass Änderungen am Archivierungsprofil übernommen werden.
  
== Archivierungsprofile löschen ==
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=== Archivierungsprofile löschen ===
  
 
Sie können ein angelegtes Archivierungsprofil löschen, wenn dieses nicht mehr benötigt wird.
 
Sie können ein angelegtes Archivierungsprofil löschen, wenn dieses nicht mehr benötigt wird.
* Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Profil, und dann auf ''Löschen''.
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* Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Profil oder klicken Sie auf ''Befehle'', und dann auf ''Löschen''.
 
* Eine Sicherheitsabfrage erscheint. Bestätigen Sie mit ''OK''.
 
* Eine Sicherheitsabfrage erscheint. Bestätigen Sie mit ''OK''.
 
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Die Löschung eines Archivierungsprofil hat keinerlei Auswirkung auf bereits archivierte E-Mails, diese bleiben grundsätzlich erhalten.</p>
 
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Die Löschung eines Archivierungsprofil hat keinerlei Auswirkung auf bereits archivierte E-Mails, diese bleiben grundsätzlich erhalten.</p>
  
== Besitzer eines Archivierungsprofils ändern ==
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=== Besitzer eines Archivierungsprofils ändern ===
  
 
Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig ''admin'') können Sie den Besitzer eines Archivierungsprofils ändern. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Archivierungsprofile für Ihre Benutzer vorzubereiten, welche diese später selber ausführen sollen.
 
Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig ''admin'') können Sie den Besitzer eines Archivierungsprofils ändern. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Archivierungsprofile für Ihre Benutzer vorzubereiten, welche diese später selber ausführen sollen.
* Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Profil und wählen ''Besitzer ändern...''
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* Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Profil oder klicken Sie auf ''Befehle'', und dann ''Besitzer ändern...''
 
* Im folgenden Dialog wählen Sie den neuen Besitzer aus.
 
* Im folgenden Dialog wählen Sie den neuen Besitzer aus.
 
* Bestätigen Sie die Auswahl mit ''OK''.
 
* Bestätigen Sie die Auswahl mit ''OK''.
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<p class=msnote>'''Hinweis:''' Wenn Sie als MailStore Server-Administrator ein anderes Zielarchiv als das des Profilbesitzers festgelegt haben, wird die Ausführung dieses Profils durch den neuen Besitzer fehlschlagen, falls dieser nicht selber ein MailStore Server-Administrator ist.<br/>Nur MailStore Server-Administratoren können E-Mails für andere Benutzer archivieren, d.h. in ein anderes Zielarchiv als ihr eigenes archivieren. Normalen MailStore Server-Benutzern ist dies nicht möglich.</p>
  
== Archivierungsprofile anderer Anwender verwalten und ausführen ==
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=== Archivierungsprofile anderer Anwender verwalten und ausführen ===
  
 
Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig ''admin'') können Sie auch Archivierungsprofile verwalten, die von anderen Anwendern angelegt wurden.
 
Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig ''admin'') können Sie auch Archivierungsprofile verwalten, die von anderen Anwendern angelegt wurden.
* Setzen Sie im Bereich ''Gespeicherte Profile'' die Option ''Profile anderer Benutzer anzeigen''.
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* Setzen Sie im Bereich ''Profile'' die Option ''Profile anderer Benutzer anzeigen''.
 
* Sie können diese Profile nun wie Ihre eigenen Profile bearbeiten, löschen oder ausführen.
 
* Sie können diese Profile nun wie Ihre eigenen Profile bearbeiten, löschen oder ausführen.
  
 
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Nur MailStore Server-Administratoren haben Zugriff auf die Profile anderer Benutzer. MailStore Server-Benutzer können nur auf Profile zugreifen, die sich in ihrem Besitz befinden.</p>
 
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Nur MailStore Server-Administratoren haben Zugriff auf die Profile anderer Benutzer. MailStore Server-Benutzer können nur auf Profile zugreifen, die sich in ihrem Besitz befinden.</p>
  
== Besonderheit: Archivierungsprofile für E-Mail-Clients für andere Anwender ausführen ==
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=== Besonderheit: Archivierungsprofile für E-Mail-Clients für andere Anwender ausführen ===
  
 
Die Ausführung von Archivierungsprofilen für E-Mail-Programme (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) macht in der Regel nur auf dem PC Sinn, auf dem sich auch die entsprechende Installation des E-Mail-Programms befindet, denn dieses speichert E-Mails und die zum Zugriff notwendigen Informationen in der Regel dort lokal ab.
 
Die Ausführung von Archivierungsprofilen für E-Mail-Programme (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) macht in der Regel nur auf dem PC Sinn, auf dem sich auch die entsprechende Installation des E-Mail-Programms befindet, denn dieses speichert E-Mails und die zum Zugriff notwendigen Informationen in der Regel dort lokal ab.
  
'''Beispiel''':<br/>Besitzt Benutzer A ein Archivierungsprofil für Microsoft Outlook, können Sie dieses als MailStore-Server Administrator über Ihren MailStore Client sehen und bearbeiten. Die Ausführung dieses Profils macht jedoch nur über den MailStore Client Sinn, der auf dem PC von Benutzer A installiert ist, da nur hier auf die lokal gespeicherten Daten zugegriffen werden kann.
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'''Beispiel''': Besitzt Benutzer A ein Archivierungsprofil für Microsoft Outlook, können Sie dieses als MailStore-Server Administrator über Ihren MailStore Client sehen und bearbeiten. Die Ausführung dieses Profils macht jedoch nur über den MailStore Client Sinn, der auf dem PC von Benutzer A installiert ist, da nur hier auf die lokal gespeicherten Daten zugegriffen werden kann.
  
Diese Besonderheit gilt nur für Archivierungsprofile in der Rubrik ''E-Mail-Programme''.
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Diese Besonderheit gilt nur für Archivierungsprofile in den Rubriken ''E-Mail-Programme'' und ''E-Mail-Dateien''.
  
= Festlegen der zu archivierenden Ordner =
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== Festlegen der zu archivierenden Ordner ==
  
 
In der Standardeinstellung archiviert MailStore Server E-Mails aus allen Ordnern des E-Mail-Programms bzw. des E-Mail-Postfachs, mit folgenden Ausnahmen (Liste ggf. unterschiedlich je nach System):
 
In der Standardeinstellung archiviert MailStore Server E-Mails aus allen Ordnern des E-Mail-Programms bzw. des E-Mail-Postfachs, mit folgenden Ausnahmen (Liste ggf. unterschiedlich je nach System):
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Die Standardeinstellungen können für jedes Archivierungsprofil angepasst werden, indem Ordner ein- oder ausgeschlossen werden.
 
Die Standardeinstellungen können für jedes Archivierungsprofil angepasst werden, indem Ordner ein- oder ausgeschlossen werden.
  
== Allgemeine Vorgehensweise ==
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<p class=msnote>'''Hinweis:''' Bitte beachten Sie bei manueller Eingabe ein- bzw. auszuschließender Ordner deren Groß-/Kleinschreibung, diese Angaben sind case sensitive.</p>
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=== Allgemeine Vorgehensweise ===
  
 
Die Auswahl der zu archivierenden Ordner kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils getroffen werden. Alternativ kann die Auswahl auch für ein bestehendes Profil angepasst werden. Weitere Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Arbeiten_mit_Archivierungsprofilen|Arbeiten mit Archivierungsprofilen]]. Das folgende Bildschirmfoto zeigt den Aufruf der Ordnereinstellungen am Beispiel eines Outlook-Archivierungsprofils:
 
Die Auswahl der zu archivierenden Ordner kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils getroffen werden. Alternativ kann die Auswahl auch für ein bestehendes Profil angepasst werden. Weitere Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Arbeiten_mit_Archivierungsprofilen|Arbeiten mit Archivierungsprofilen]]. Das folgende Bildschirmfoto zeigt den Aufruf der Ordnereinstellungen am Beispiel eines Outlook-Archivierungsprofils:
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[[File:arch_selfolders_03.png|center|350px]]
 
[[File:arch_selfolders_03.png|center|350px]]
  
== Gezielt Ordner zur Archivierung auswählen ==
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=== Gezielt Ordner zur Archivierung auswählen ===
  
Sie können gezielt Ordner auswählen, die MailStore Server archivieren soll. MailStore Server wird in diesem Fall nur die ausgewählten Ordner beachten und alle anderen ignorieren.
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Sie können gezielt Ordner auswählen, die MailStore Server archivieren soll. MailStore Server wird in diesem Fall nur die ausgewählten Ordner beachten und alle anderen ignorieren. In Archivierungsprofilen, die mehrere Postfächer archivieren, steht die ''Hinzufügen''-Schaltfläche nicht zur Verfügung. Dort müssen die zu archivierenden Ordner manuell eingetragen werden.
  
 
*Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich ''Ordner und Unterordner einschließen'' auf ''Hinzufügen''.
 
*Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich ''Ordner und Unterordner einschließen'' auf ''Hinzufügen''.
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'''Beispiel:''' Sie haben einen Ordner ''Archivierung'' im E-Mail-Programm oder Postfach angelegt, in welchen der Anwender alle zu archivierenden E-Mails verschiebt. Fügen Sie in diesem Fall den Ordner ''Archivierung'' der Einschlussliste hinzu. Auf diese Weise wird nur dieser eine Ordner archiviert.
 
'''Beispiel:''' Sie haben einen Ordner ''Archivierung'' im E-Mail-Programm oder Postfach angelegt, in welchen der Anwender alle zu archivierenden E-Mails verschiebt. Fügen Sie in diesem Fall den Ordner ''Archivierung'' der Einschlussliste hinzu. Auf diese Weise wird nur dieser eine Ordner archiviert.
  
== Ordner von der Archivierung ausschließen ==
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=== Ordner von der Archivierung ausschließen ===
  
Sie können MailStore Server auch anweisen, bestimmte Ordner grundsätzlich von der Archivierung auszuschließen.
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Sie können MailStore Server auch anweisen, bestimmte Ordner grundsätzlich von der Archivierung auszuschließen. In Archivierungsprofilen, die mehrere Postfächer archivieren, steht die ''Hinzufügen''-Schaltfläche nicht zur Verfügung. Dort müssen die zu archivierenden Ordner manuell eingetragen werden.
  
 
* Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich ''Ordner und Unterordner ausschließen'' auf ''Hinzufügen''.
 
* Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich ''Ordner und Unterordner ausschließen'' auf ''Hinzufügen''.
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<p class=msnote>'''Hinweis:''' Je nach System werden verschiedene Ordner (z.B. ''Gelöschte Objekte'') standardmäßig immer ausgeschlossen. Sie können diesen automatischen Ausschluss unterbinden, indem Sie das Kontrollkästchen neben ''<Ordnernamen> immer ausschließen'' deaktivieren.</p>
 
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Je nach System werden verschiedene Ordner (z.B. ''Gelöschte Objekte'') standardmäßig immer ausgeschlossen. Sie können diesen automatischen Ausschluss unterbinden, indem Sie das Kontrollkästchen neben ''<Ordnernamen> immer ausschließen'' deaktivieren.</p>
  
== Ordner per Regulärem Ausdruck ein- oder ausschließen ==
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=== Ordner mit Regulären Ausdrücken ein- oder ausschließen ===
  
MailStore Server bietet die Möglichkeit, den Ein- oder Ausschluss von Ordnern durch Angabe von regulären Ausdrücken zu steuern. Die Syntax folgt dabei der [http://msdn.microsoft.com/de-de/library/az24scfc(v=vs.90).aspx Spezifikation regulärer Ausdrücke des .NET Frameworks 3.5]. Bei Angabe eines regulären Ausdrucks stellen Sie diesem einfach || oder |i| (Groß-/Kleinschreibung beachten oder nicht beachten) voran.
+
MailStore Server bietet die Möglichkeit, den Ein- oder Ausschluss von Ordnern durch Angabe von regulären Ausdrücken zu steuern. Die Syntax folgt dabei der [http://msdn.microsoft.com/de-de/library/az24scfc(v=vs.110).aspx Spezifikation regulärer Ausdrücke des .NET Frameworks 4.5]. Bei Angabe eines regulären Ausdrucks stellen Sie diesem einfach <tt>||</tt> voran um Groß-/Kleinschreibung zu beachten oder <tt>|i|</tt> um diese nicht zu beachten.
  
 
[[File:arch_selfolders_04.png|center|350px]]
 
[[File:arch_selfolders_04.png|center|350px]]
  
'''Beispiel:''' Der reguläre Ausdruck <tt>"||Ordner\d/Ordner\d\.\d"</tt> würde z.B. Ordnernamen der Form <tt>Ordner1/Ordner1.1</tt> in die Archivierung einschließen.<br/>
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'''Beispiele'''<br/>
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Der reguläre Ausdruck <tt>||Ordner\d/Ordner\d\.\d</tt> würde z.B. Ordnernamen der Form <tt>Ordner1/Ordner1.1</tt> in die Archivierung einschließen.
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Der reguläre Ausdruck <tt>"||Ordner\d/Ordner\d\.\d/\w+"</tt> schließt weitere Unterordner der obigen Struktur von der Archivierung aus. Das Ergebnis könnte dann so aussehen:
 
Der reguläre Ausdruck <tt>"||Ordner\d/Ordner\d\.\d/\w+"</tt> schließt weitere Unterordner der obigen Struktur von der Archivierung aus. Das Ergebnis könnte dann so aussehen:
  
 
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== Anzeigen, welche Ordner MailStore Server archivieren würde ==
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=== Festlegen der Ordner für gesendete Objekte ===
  
Wenn Sie Ihre Einstellungen kontrollieren möchten, klicken Sie innerhalb der Ordnerauswahl auf ''Effektive Ordner anzeigen''. Auf diese Weise werden alle Ordner angezeigt, die tatsächlich von MailStore Server archiviert werden.
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Im Archiv wird in der E-Mail Liste bei empfangenen E-Mails der Sender der E-Mail angezeigt, bei gesendeten E-Mails der Empfänger. So ist in der E-Mail Liste im Archiv immer der jeweils andere Kommunikationspartner sichtbar.
  
= E-Mails nach ihrer Archivierung löschen =
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Das Erkennen von gesendeten E-Mails erfolgt bei einer Postfach-Archivierung über den Ordner, in dem sich die E-Mail befindet. Bei Exchange- und Outlook-Archivierungsprofilen wird dieser Ordner von MailStore automatisch erkannt und kann nicht angepasst werden. Bei IMAP-Servern, die die ''SPECIAL-USE''-Capability unterstützen, kann dieser Ordner ebenfalls automatisch erkannt werden, wenn die entsprechende Option im Archivierungsprofil aktiviert ist. Da IMAP-Clients unter Umständen diese automatische Erkennung nicht implementieren, kann es vorkommen, dass unterschiedliche IMAP-Clients im Postfach mehrere Ordner angelegt haben, die gesendete E-Mails enthalten. Damit von MailStore alle Ordner erkannt werden, die gesendete E-Mails enthalten, kann die Liste der Ordner der gesendeten E-Mails bei IMAP-Archivierungsprofilen erweitert werden.
  
MailStore wird häufig dazu eingesetzt, die Menge der E-Mails, die in lokalen E-Mail-Programmen oder in den Postfächern der E-Mail-Server liegen, zu reduzieren und dauerhaft gering zu halten.
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Über die auf Wunsch aktivierbare Löschfunktion kann MailStore die E-Mails selbständig nach festlegbaren Regeln und Zeiträumen aus dem Quellsystem entfernen.
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Sollte bei E-Mails dennoch der falsche Kommunikationspartner in der E-Mail Liste angezeigt werden, kann der ''E-Mail-Typ'' von einem Administrator im MailStore Client per Rechtsklick [[Zugriff_über_die_MailStore_ Client-Software#E-Mail-Typ_ändern|nachträglich geändert]] werden. Der Administrator benötigt dazu [[Compliance_Allgemein#Archiv-Zugriff|Zugriff]] auf die E-Mails der Benutzer. Das Archivierungsprofil sollte so konfiguriert werden, dass das nachträgliche Ändern möglichst nicht notwendig ist.
  
'''Hinweis:''' In der Standardeinstellung werden grundsätzlich keine E-Mails aus dem E-Mail-Programm bzw. Postfach gelöscht.
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=== Anzeigen, welche Ordner MailStore Server archivieren würde ===
  
== Wo wird die Löschfunktion unterstützt? ==
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Wenn Sie Ihre Einstellungen kontrollieren möchten, klicken Sie innerhalb der Ordnerauswahl auf ''Effektive Ordner anzeigen''. Auf diese Weise werden alle Ordner angezeigt, die tatsächlich von MailStore Server archiviert werden. Ordner, die nicht archiviert werden, werden grau dargestellt. In IMAP-Archivierungsprofilen werden Ordner, die gesendete E-Mails enthalten, mit einem kleinen Umschlagsymbol versehen. In Archivierungsprofilen, die mehrere Postfächer archivieren, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
  
Die Löschfunktion steht nicht für alle Archivierungsfunktionen zur Verfügung. MailStore kann E-Mails nach ihrer Archivierung automatisch aus folgenden Programmen, Dateien und Server-Postfächern löschen:
+
[[File:arch_selfolders_07.png|center|350px]]
  
*Microsoft Outlook
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== Filterkriterien für die Archivierung festlegen ==
*Microsoft Outlook - PST-Dateien
 
*Microsoft Exchange Server - Postfächer
 
*Microsoft Exchange Server - Öffentliche Ordner
 
*AVM KEN! - Postfächer
 
*beliebige IMAP-Postfächer
 
  
== Wann werden E-Mails gelöscht? ==
+
In MailStore Server kann die Archivierung in den meisten Archivierungsprofilen anhand von Filterkriterien auf bestimmte E-Mails beschränkt werden. Folgende Filtereinstellungen stehen zur Verfügung:
  
E-Mails werden auf Wunsch während des Archivierungsvorganges (bei der Ausführung eines Archivierungsprofils) von MailStore aus dem Quellsystem gelöscht. In der Standardeinstellung werden grundsätzlich keine E-Mails gelöscht.
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[[File:arch_filter_01.png|center|350px]]
  
'''Hinweis:''' E-Mails werden nur während eines Archivierungsvorganges gelöscht und auch nur dann, wenn Sie, wie unten beschrieben, im jeweiligen Archivierungsprofil entsprechende Löschregeln definiert haben. Darüber hinaus existieren keine Automatismen für das Löschen von E-Mails in ihren Quellen.
+
*'''Auch ungelesene E-Mails archivieren'''<br/>Standardmäßig archiviert MailStore Server E-Mails unabhängig von ihrem ''gelesen/ungelesen-Status''. Die Deaktivierung dieser Option beschränkt die Archivierung auf E-Mails mit dem Status ''gelesen''.
 +
*'''Nur E-Mails archivieren, die älter sind als'''
 +
**'''Datum'''<br/>Hier kann ein konkreter Zeitpunkt definiert werden, mit dem MailStore Server das Sende- oder Empfangsdatum der zu archivierenden E-Mails vergleicht. Nur vor diesem Zeitpunkt gesendete oder empfangene E-Mails werden archiviert. Die Option ''UTC'' gibt an, ob diese Zeitangabe in koordinierter Weltzeit (UTC) erfolgt oder die lokale Zeitzone des MailStore Servers berücksichtigt wird.
 +
**'''Zeitraum'''<br/>Mit dieser Option archiviert MailStore Server nur E-Mails, deren Sende- oder Empfangsdatum vor Beginn des angegebenen Zeitraums, gemessen vom Zeitpunkt der Archivierung, liegt.
  
Stößt MailStore während des Archivierungsvorganges auf eine E-Mail, die bereits archiviert wurde, prüft es, wie lange die E-Mail bereits im Archiv liegt. Wird dabei ein festlegbarer Zeitraum überschritten (z.B. ein Jahr), wird die E-Mail gelöscht. Alternativ dazu kann auch das Alter einer E-Mail im Quellsystem bestimmt und als Löschkriterium verwendet werden.
+
== E-Mails nach ihrer Archivierung löschen ==
  
'''Grundsätzlich wird eine E-Mail in Ihrem Quellsystem nur dann gelöscht, wenn diese definitiv von MailStore archiviert wurde.'''
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MailStore Server kann dazu eingesetzt werden, die Menge der E-Mails in einem Quellsystem zu reduzieren und dauerhaft gering zu halten. Bei dem Quellsystem kann es sich um E-Mail-Server, -Programme, aber auch um E-Mail-Dateien handeln. Beachten Sie, dass das Löschen von E-Mails in einigen Archivierungsprofilen aufgrund mangelnder Schnittstellen des Quellsystems nicht zur Verfügung steht.  
  
'''Hinweis:''' E-Mails die zur Nachverfolgung markiert wurden, werden von MailStore Server nicht gelöscht, um laufende Geschäftsprozesse nicht zu gefährden.
+
Über die explizit zu aktivierende Löschfunktion kann MailStore Server archivierte E-Mails selbständig nach festlegbaren Regeln und Zeiträumen aus dem Quellsystem entfernen.
  
== Wie wird's gemacht? ==
+
<p class=msnote>'''Hinweis:''' E-Mails, die ''zur Nachverfolgung'' markiert wurden, werden von MailStore Server grundsätzlich nicht gelöscht, um laufende Geschäftsprozesse nicht zu gefährden. Eventuell konfigurierte Löschregeln greifen bei solchen E-Mails nicht. Um diese E-Mails mit MailStore Server zu löschen, muss zunächst ihre Markierung ''zur Nachverfolgung'' direkt im Quellsystem gelöscht werden.</p>
  
Die Löschfunktion kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils im zweiten Schritt des Assistenten aktiviert werden. Alternativ kann die Option auch für ein bestehendes Profil aktiviert werden. Allgemeine Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen. Das folgende Bildschirmfoto zeigt den Aufruf der Löscheinstellungen am Beispiel eines Outlook-Archivierungsprofils:
+
=== Funktionsweise ===
  
[[File:arch_delete_02.png|center|350px]]
+
In der Standardeinstellung kopiert MailStore Server E-Mails nur aus dem Quellsystem in das Archiv, die E-Mails selbst bleiben im Quellsystem erhalten und werden nicht gelöscht.
  
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
+
Der Löschvorgang wird dabei nach der Archivierung aller E-Mails durch das Archivierungsprofil ausgeführt. Hierzu wird explizit überprüft, ob eine zu löschende E-Mail sich auch wirklich im Archiv befindet. Dadurch ist sichergestellt, dass nur E-Mails aus dem Quellsystem gelöscht werden, die zuvor ins Archiv geschrieben wurden.
  
[[File:arch_delete_01.png|center|350px]]
+
<p class=msnote>'''Hinweis:''' E-Mails können nur nach einem Archivierungsvorgang aus einem Quellsystem gelöscht werden, was bedeutet, dass solche Löschvorgänge ''immer'' mit einem Archivierungsprofil verbunden sind. In diesem Profil müssen zudem, wie weiter unten beschrieben, entsprechende Löschregeln explizit definiert sein.<br/><br/>
 +
Darüber hinaus existieren keine Automatismen für das Löschen von E-Mails in den Quellsystemen.</p>
  
*'''nie''' - E-Mails werden nie aus dem Quellsystem (z.B. dem  Exchange Postfach oder der PST-Datei) gelöscht, unabhängig von deren Status.
+
=== Konfiguration ===
*'''unmittelbar nach der Archivierung''' - E-Mails werden sofort nach deren erfolgreichen Archivierung aus dem Quellsystem (z. B. dem  Exchange Postfach oder der PST-Datei) gelöscht.
 
*'''frühestens [Zeitraum] nach der Archivierung''' - E-Mails werden aus dem Quellsystem (z.B. dem  Exchange Postfach oder der PST-Datei) gelöscht, wenn sich diese schon länger als der angegebene Zeitraum im MailStore-Archiv befinden.
 
*'''wenn E-Mail älter als [Zeitraum]''' - E-Mails werden aus dem Quellsystem (z.B. dem  Exchange Postfach oder der PST-Datei) gelöscht, wenn deren Datum vor dem angegebenen Zeitraum liegt.
 
  
= Die Archivierung automatisieren =
+
Die Löschfunktion kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils oder auch für ein bestehendes Profil unter ''Weitere Einstellungen > Löschen'' aktiviert werden.
  
MailStore bietet die Möglichkeit, jedes angelegte Archivierungsprofil automatisiert zu festgelegten Zeitpunkten auszuführen.
+
[[File:arch_delete_02.png|center|350px]]
  
Die zeitgesteuerte Ausführung von Archivierungsvorgängen kann nicht verhindern, dass Anwender E-Mails vor der Archivierung aus ihrem E-Mail-Programm oder Postfach löschen. Um eine vollständige Archivierung aller E-Mails sicherzustellen, sollten Sie auf die [[Auswahl_der_richtigen_Archivierungsstrategie#Automatische_Archivierung_aller_E-Mails_sofort_bei_Ein-_und_Ausgang|automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails]] zurückgreifen.
+
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  
== So wird's gemacht: Für E-Mails, die lokal auf den Rechnern der Anwender gespeichert sind ==
+
[[File:arch_delete_01.png|center|350px]]
 
 
Sollten die E-Mails des Anwenders auf seinem eigenen Rechner gespeichert sein - dies ist z.B. bei Microsoft Outlook (ohne Exchange-Server) der Fall - gehen Sie bitte wie folgt vor, um die Archivierung zu automatisieren:
 
 
 
*Starten Sie MailStore Client '''auf dem Rechner des Anwenders'''.
 
*Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des Anwenders an den MailStore Server an.<br/>'''Hinweis:''' Stellen Sie zuvor als MailStore-Administrator über die MailStore-Benutzerverwaltung sicher, dass der Anwender über das Recht zum archivieren von E-Mails verfügt und Schreibrecht auf sein Benutzerarchiv besitzt.
 
*Klicken Sie im MailStore Client des Anwenders auf ''E-Mails archivieren''.
 
*Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil und dann auf ''Zeitgesteuert ausführen''. Im Kapitel [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Arbeiten_mit_Archivierungsprofilen|Arbeiten mit Archivierungsprofilen]] erfahren Sie, wie Sie ein neues Archivierungsprofil anlegen können.
 
 
 
[[File:arch_schedule_01.png|center|350px]]
 
 
 
Sie können nun im folgenden Fenster ''Zeitgesteuert ausführen'' die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
 
 
 
'''Task - Name:''' Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Als Standard werden der Name des Archivierungsprofils und dessen interne MailStore-ID eingetragen.
 
 
 
'''Zeitplan:''' Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung angeben (Ausführung einmal pro Tag), oder ein Intervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).
 
 
Im Fall ''Anderer Zeitplan'' wird die Archivierungsaufgabe zwar als Windows-Task angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
 
 
 
'''Windows-Anmeldung:''' Hier wird festgelegt, unter welchem Benutzerkonto der geplante Task ausgeführt werden soll. Sollen die E-Mails aus Anwendungen des jeweiligen Anwenders archiviert werden (z.B. aus Microsoft Outlook), muss das Benutzerkonto des Anwenders ausgewählt werden. In diesen Fällen ist die Option ''Lokales Systemkonto'' auch deaktiviert. Die Option ''Lokales Systemkonto'' kann für die automatisierte Archivierung von Serverpostfächern verwendet werden (siehe unten) und hat den Vorteil, dass für die Ausführung des Tasks kein Kennwort erforderlich ist.
 
 
 
'''Protokoll - Dateiname:''' Falls eine Protokolldatei mitgeschrieben werden soll, können Sie hier den Dateinamen dieser Datei angeben. Die Datei kann auf Wunsch auch auf einem Netzlaufwerk angelegt werden. Sie können die Platzhalter <code>{DATE}</code> und <code>{TIME}</code> im Dateinamen verwenden - diese werden dann bei der Durchführung der Archivierung durch das tatsächliche Datum bzw. die tatsächliche Uhrzeit ersetzt.
 
 
 
'''Cmd kopieren:''' Über diesen Befehl kann die Kommandozeile der geplanten Aufgabe in die Zwischenablage kopiert werden, so dass sich diese z.B. innerhalb von Batchdateien verwenden lässt. Eine genaue Beschreibung zu diesem Thema finden Sie am Ende dieses Kapitels.
 
 
 
Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, können Sie den Task mit OK anlegen. Bestätigen Sie die angezeigte Sicherheitswarnung und geben Sie dann das Windows-Kennwort des unter ''Windows-Anmeldung'' ausgewählten Anwenders zweimal ein. Bestätigen Sie wiederum mit ''OK''. Es erscheint die Übersicht der geplanten Tasks in der MailStore-Verwaltung, welche alle bislang auf diesem PC eingerichteten Tasks auflistet.
 
 
 
=== Allgemeine Hintergrundinformationen: ===
 
  
* Sie können grundsätzlich jedes erstellte Archivierungsprofil nach einem Zeitplan automatisch ausführen lassen.
+
*'''nie'''<br/>E-Mails werden nicht im Quellsystem gelöscht. Die E-Mails werden somit effektiv nur in das MailStore Server-Archiv kopiert. Dies ist die Standardeinstellung.
* MailStore legt jede so geplante Aufgabe als Windows-Task an, der auch über den Windows-Taskplaner unabhängig von MailStore bearbeitet werden kann.
+
*'''unmittelbar nach der Archivierung'''<br/>E-Mails werden sofort nach ihrer erfolgreichen Archivierung im Quellsystem gelöscht. Die E-Mails werden somit effektiv in das MailStore Server-Archiv verschoben.
* Sie können für ein Archivierungsprofil mehrere geplante Tasks erstellen, die dieses Profil jeweils zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausführen.
+
*'''frühestens [Zeitraum] nach der Archivierung'''<br/>E-Mails werden im Quellsystem gelöscht, wenn sie sich schon länger als der angegebene Zeitraum im MailStore Server-Archiv befinden. Die E-Mails werden somit effektiv zunächst nur in das MailStore Server-Archiv kopiert und verbleiben noch mindestens für den angegebene Zeitraum im Quellsystem, bevor sie dort in einem nachfolgenden Durchlauf des Archivierungsprofils gelöscht werden.
* Durch das Löschen eines geplanten Tasks (über die MailStore Verwaltung oder den Windows-Taskplaner) wird weder das zugrundeliegende Archivierungsprofil noch die bereits darüber archivierten E-Mails gelöscht.
+
*'''wenn E-Mail älter als [Zeitraum]'''<br/>E-Mails werden im Quellsystem gelöscht, wenn ihr Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum, gemessen vom Zeitpunkt der Archivierung, liegt. E-Mails mit Sende- oder Empfangsdatum im angegebenen Zeitraum werden somit effektiv zunächst nur in das MailStore Server-Archiv kopiert, während solche mit Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum in das MailStore Server Archiv verschoben werden. In nachfolgenden Durchläufen des Archivierungsprofils werden dann auch zuvor archivierte E-Mails im Quellsystem gelöscht, sofern sie dann dem eingestellten Alterskriterium genügen.
  
== So wird's gemacht: Für E-Mail-Serverpostfächer ==
+
::<p class=msnote>'''Hinweis:''' Ist gleichzeitig mit der Löschoption ''wenn E-Mail älter als'' ein [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Filterkriterien_f.C3.BCr_die_Archivierung_festlegen|Filter-Datum oder Zeitraum]] im Archivierungsprofil konfiguriert, wird auch für die Löschfunktion grundsätzlich der längere Zeitraum angewandt.<br/>Sind beispielsweise der Filterzeitraum auf ''Nur E-Mails archivieren, die älter sind als 1 Monat'' und die Löschoption auf ''wenn E-Mail älter als 1 Tag'' eingestellt, werden dennoch nur E-Mails gelöscht, die älter sind als 1 Monat, da jüngere E-Mails noch nicht archiviert wurden.<br/><br/>Es ist mit MailStore Server nicht möglich, E-Mails in Quellsystemen zu löschen, die nicht zuvor archiviert wurden.</p>
  
Sollten die E-Mails des Anwenders in einem Serverpostfach gespeichert sein, z.B. bei Verwendung von Microsoft Exchange oder einem externen IMAP-Postfach, gehen Sie bitte wie folgt vor, um die Archivierung zu automatisieren:
+
== Die Archivierung automatisieren ==
 +
MailStore Server bietet die Möglichkeit, ein angelegtes Archivierungsprofil automatisch auszuführen. MailStore Server unterscheiden dabei primär zwischen zwei Arten von automatischen Ausführungen. Für Archivierungsprofile aus der Rubrik ''E-Mail-Server'' steht eine  kontinuierliche, serverseitige Ausführung durch den MailStore Server zur Verfügung. Hingegeben lassen sich Profile aus der Rubrik ''E-Mail-Programme'' und ''E-Mail-Dateien'' ausschließlich clientseitig mit Hilfe des Windows Aufgabenplaners zeitgesteuert ausführen.
  
*Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, von dem aus die Archivierungsaufgabe nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Empfohlen ist der MailStore Server-PC.
+
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Bei der Archivierung von Benutzerpostfächern kann die automatischen Ausführung von Archivierungsprofilen nicht verhindern, dass Anwender E-Mails vor der Archivierung aus ihrem E-Mail-Programm oder Postfach löschen. Um eine vollständige Archivierung aller E-Mails sicherzustellen, sollten Sie auf die [[Auswahl_der_richtigen_Archivierungsstrategie#Automatische_Archivierung_aller_E-Mails_sofort_bei_Ein-_und_Ausgang|automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails]] zurückgreifen.</p>
*Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
 
*Klicken Sie auf ''E-Mails archivieren''.
 
*Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf ''Zeitgesteuert ausführen''.
 
*Legen Sie die Eigenschaften des geplanten Tasks fest (siehe Abschnitt oben "So wird's gemacht: Auf dem Anwender-Rechner gespeicherte E-Mails") und bestätigen Sie mit ''OK''. Bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitswarnung ebenfalls mit ''OK''.
 
*Es erscheint die Übersicht der geplanten Tasks in der MailStore-Verwaltung, welche alle bislang auf diesem PC eingerichteten Tasks auflistet.
 
  
== Verwaltung bereits angelegter Tasks ==
+
Durch das Löschen einer geplanten Aufgabe aus dem Windows-Aufgabenplaner werden weder das zugrunde liegende Archivierungsprofil noch die bereits darüber archivierten E-Mails gelöscht.
  
Die Verwaltung der auf dem PC bereits angelegten Tasks erfolgt über ''Verwaltung'' > ''Verschiedenes'' > ''Geplante Tasks auf <computername>''.
+
=== E-Mail-Server-basierte Archivierungsprofile automatisieren  ===
 +
Sofern Sie nicht bereits beim Erstellen des Archivierungsprofils die automatische Ausführung eingerichtet haben, gehen Sie bitte wie im Folgenden beschrieben vor, um nachträglich die Ausführung von Archivierungsprofilen aus der Rubrik ''E-Mail-Server'' (z.B. Microsoft Exchange Server, Alt-N MDaemon) zu automatisieren.
  
[[File:arch_schedule_02.png|center|450px]]
+
* Starten Sie den MailStore Client.
 +
* Melden Sie sich am MailStore Server an.
 +
* Klicken Sie auf ''E-Mails archivieren''.
 +
* Wählen Sie unter ''Gespeicherte Profile'' ein bereits angelegtes Archivierungsprofil und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf oder klicken Sie auf ''Befehle'' und wählen anschließend ''Automatisch...''.
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::[[File:arch_schedule_03.png|center|350px]]
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* Sie können nun im folgenden Fenster ''Automatische Ausführung'' die genauen Eigenschaften der kontinuierlichen Ausführung festlegen:
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**'''Wartezeit zwischen Ausführungen'''<br/>Legen Sie fest, wie lange MailStore Server bis zur erneuten Ausführung des Archivierungsprofils warten soll.
 +
**'''Nicht Ausführen zwischen'''<br/>Diese Option ermöglicht das Festlegen eines Zeitfensters, in welchem das Archivierungsprofil nicht ausgeführt werden soll. Dies kann z.B. aufgrund nächtlicher Backups oder sonstiger Wartungsarbeiten empfehlen sein.
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* Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie ''OK''.
  
In der Liste werden alle geplanten Tasks für Archivierungs- und Exportvorgänge aufgelistet, die auf dem aktuellen Rechner angelegt wurden.
+
MailStore beginnt sofort mit der kontinuierlichen Ausführung des Archivierungsprofils im Hintergrund. Im Abschnitt ''Aktueller Status'' lässt sich der momentane Status des ausgewählten Archivierungsprofils verfolgen. Das jeweils letzte Ausführungsergebnis kann durch klicken auf ''Details...'' angezeigt werden, eine Liste der vergangenen Ausführungen erscheint nach einem Klick auf ''Alle Ergebnisse...''.
  
'''Task starten''' - Der in der Liste ausgewählte Task wird sofort (unabhängig von seiner festgelegten nächsten Laufzeit) ausgeführt.
+
=== E-Mail-Programm oder E-Mail-Datei-basierte Archivierungsprofile automatisieren ===
 +
Archivierungsprofile aus der Rubrik ''E-Mail-Programme'' (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) und ''E-Mail-Dateien'' müssen im Kontext des Windows-Benutzers ausgeführt werden, dessen E-Mails archiviert werden sollen bzw. welcher Zugriff auf die zu archivierenden Dateien besitzt. Um die Archivierung dieser Profile zu automatisieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  
'''Eigenschaften''' - Öffnet für den ausgewählten Task die Aufgabenplanung von Windows. Sie können dort alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
+
<p class=msnote>'''Hinweis:''' Stellen Sie zuvor als MailStore-Administrator über die MailStore Server-Benutzerverwaltung sicher, dass der Anwender über das Recht zum Archivieren von E-Mails verfügt und das Schreibrecht auf sein Benutzerarchiv besitzt.</p>
 +
* Starten Sie den MailStore Client '''auf dem Rechner des Anwenders'''.
 +
* Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des Anwenders an den MailStore Server an.
 +
* Klicken Sie auf ''E-Mails archivieren''.
 +
* Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil oder klicken Sie auf ''Befehle'' und dann auf ''Task erstellen auf <COMPUTERNAME>''.
 +
::[[File:arch_schedule_01.png|center|350px]]
 +
* Sie können nun im folgenden Fenster ''Zeitgesteuert ausführen'' die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
 +
** '''Task - Name:'''<br/>Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Standardmäßig werden der Name des Archivierungsprofils und dessen interne Profil-ID eingetragen.
 +
** '''Zeitplan'''<br/>Es können folgende Zeitpläne festgelegt werden:
 +
*** ''Täglich um'' - Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung (Ausführung einmal pro Tag) angeben.
 +
*** ''Alle [xx] Minuten'' - Sie können ein Minutenintervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).
 +
*** ''Anderer Zeitplan'' - Hierbei wird die Archivierungsaufgabe zwar als Windows-Aufgabe angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
 +
* Nachdem alle Einstellungen festgelegt wurden, kann die geplante Aufgabe durch klicken auf ''OK'' erstellt werden. Bestätigen Sie die angezeigte Sicherheitswarnung.
 +
* Bestätigen Sie wiederum mit ''OK''.
  
'''Löschen''' - Der ausgewählte Task wird gelöscht. Dies hat keinen Einfluss auf das zugrunde liegende Archivierungsprofil oder archivierte E-Mails.
+
'''Hinweis:''' Änderungen am Zeitplan zur Ausführung eines Archivierungsprofils aus der Rubrik ''E-Mail-Programme'' bzw. ''E-Mail-Dateien'' sind nach dem Erstellen der Aufgabe ausschließlich über den Windows-Aufgabenplaner möglich. Dieser kann aus dem MailStore Client durch Rechtsklick auf ein bestehenden Archivierungsprofil der oben genannten Rubrik und dem anschließendem Auswählen der Option ''Windows Task Scheduler'' geöffnet werden.
  
'''Protokollverzeichnis öffnen''' - Öffnet das Verzeichnis, in dem Protokolle für den ausgewählten Task gespeichert werden.
+
=== Kommandozeile anzeigen ===
 +
Ist es gewünscht die Ausführung von Archivierungsprofilen der Rubrik ''E-Mail-Programme'' und ''E-Mail-Dateien'' z.B. aus einer Batch-Datei heraus anzustoßen, bietet MailStore Server im Fenster ''Zeitgesteuert ausführen'' (siehe oben) die Schaltfläche ''Cmd kopieren''. Ein Klick darauf kopiert den Kommandozeilenbefehl in die Zwischenablage, welcher in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:
  
<p class="msnote">'''Wichtiger Hinweis:''' Informationen über das automatische Entfernen alter Log-Dateien stehen unter [[Geplante Tasks Troubleshooting]] zur Verfügung.
+
  "C:\Programme\MailStore\MailStore Server\MailStoreCmd.exe"
 
+
  --h="localhost" --pkv3="A3774AD575BA6DE29844829697585EBE21B20B83"
== Kommandozeile anzeigen ==
+
  --cred="admin@127.0.0.1" -c import-execute --id=4 --user="admin"
 
+
--verbose
Häufig ist es gewünscht, den Export von E-Mails in einen größeren Prozess aufzunehmen, der beispielsweise von einer Batchdatei (BAT) gesteuert wird. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, bietet MailStore im Fenster Zeitgesteuert ausführen (siehe oben) die Schalfläche ''Cmd kopieren''. Ein Klick darauf kopiert den Kommandozeilenbefehl in die Zwischenablage, welcher in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:
 
 
 
REM *** Microsoft Outlook (ID 4) ***
 
  "C:\Programme\deepinvent\MailStore Server\MailStoreCmd.exe"
 
  --h="localhost" --pkv3="23:18:06:3f:24:7d:f3:83" --u="admin"
 
  --p="admin" -c import-execute --id=4 --user="admin"
 
  
 
Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:
 
Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:
  
'''"...\MailStoreCmd.exe"''' - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel [[MailStore_Server_Management_Shell|MailStore Server Management Shell]].
+
'''"...\MailStoreCmd.exe"''' - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore Server entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel [[MailStore_Server_Management_Shell|MailStore Server Management Shell]].
 
 
'''--h="localhost"''' - Der Rechnername des MailStore Server, mit welchem sich MailStoreCmd.exe verbinden soll.
 
  
'''--pkv3="..."''' - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der sicherstellt, dass der MailStore Server zum Zeitpunkt der Archivierung genau der ist, der er zum Zeitpunkt der Anlage des Geplanten Tasks war (optionales Sicherheitsfeature).
+
'''--h="localhost"''' - Der Rechnername des MailStore Servers, mit welchem sich die MailStore Management Shell verbinden soll.
  
'''--u="admin"''' - Benutzername
+
'''--pkv3="..."''' - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der die Identität des MailStore Servers sicherstellt (optionales Sicherheitsfeature).
  
'''--p="admin"''' - Kennwort
+
'''--cred="admin@127.0.01"''' - Das Kennwort des Benutzers ''admin'' des Servers ''127.0.0.1'' wird aus der Windows-Anmeldeinformationsverwaltung bezogen, welches von MailStore dort abgelegt worden ist.
  
 
'''-c''' - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)
 
'''-c''' - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)
  
'''import-execute --id=4 --user="admin"''' - Das Archivierungsprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 4 ausführen
+
'''import-execute --id=4 --user="admin" --verbose''' - Das Archivierungsprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 4 ausführen.
  
 +
[[de:Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore]]
 
[[en:Email Archiving with MailStore Basics]]
 
[[en:Email Archiving with MailStore Basics]]

Aktuelle Version vom 8. Januar 2019, 09:48 Uhr

Arbeiten mit Archivierungsprofilen

Jede Archivierungsaufgabe wird in MailStore Server in Form eines Archivierungsprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Archivierungsprofils wird der Archivierungsvorgang gestartet.

Arch profiles 01.png

Ein Archivierungsprofil könnte zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten:

  • WAS: Postfach p.berten@firma.de
  • WOHER: Exchange Server EXCHANGE01
  • WOHIN (Zielarchiv in MailStore): peter.berten
  • UMFANG: Alle Ordner außer Entwürfe
  • LÖSCHREGEL: Alle archivierten E-Mails, die älter als 3 Monate sind, aus dem Exchange Postfach löschen

Ein Archivierungsprofil erstellen

Um ein neues Archivierungsprofil anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Starten Sie den MailStore Client und klicken Sie auf E-Mails archivieren, um ein Archivierungsprofil anzulegen und auszuführen.
  • Wählen Sie Bereich Profil erstellen des Programmfensters die Quelle, aus der E-Mails archiviert werden sollen (z.B. Microsoft Outlook). Es öffnet sich ein Assistent.
  • In den ersten Schritten des Assistenten können Sie Zugangsdaten zum E-Mailsystem und weitere Einstellungen für das Archivierungsprofil festlegen. Dazu zählen zum Beispiel die Auswahl der Ordner (z.B. "Posteingang") oder Löschregeln (in der Standardeinstellung werden niemals E-Mails gelöscht).
  • Falls Sie als MailStore Server-Administrator angemeldet sind, werden Sie danach gefragt, in welchem Zielarchiv (Benutzerarchiv) die E-Mails abgelegt werden sollen. Andernfalls wird automatisch das Archiv des Benutzers verwendet, unter dessen Kennung Sie am MailStore Server angemeldet sind.
  • Im letzten Schritt können Sie einen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Bei Archivierungsprofilen vom Typ E-Mail-Server haben Sie hier auch die Möglichkeit die automatische Ausführung des Profils einzurichten. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch gestartet werden.

Hinweis: Nur MailStore Server-Administratoren können E-Mails in ein anderes Zielarchiv als ihr eigenes archivieren. Normalen MailStore Server-Benutzern ist dies nicht möglich.

Manuelles Starten der Archivierung

Sofern bei der Einrichtung des Archivierungsprofils nicht bereits eine automatische Ausführung (nur Typ E-Mail-Server) eingerichtet wurde, können Sie Archivierungsprofile jederzeit manuell ausführen. Es ist empfehlenswert, das erste Ausführen eines Archivierungsprofils immer manuell durchzuführen, um gegebenenfalls auftretende Fehler (z.B. fehlerhafte Zugangsdaten) zeitnah festzustellen.

Zum manuellen Starten der Archivierung Wählen Sie in der Liste Gespeicherte Profile das auszuführende Archivierungsprofil aus und klicken Sie auf Starten.

Es erscheint ein Fortschrittsfenster. Nach erfolgter Archivierung können Sie sich über Details... weitere Informationen über den Verlauf sowie evtl. aufgetretene Fehler anzeigen lassen. Auch der Aufruf eines Debugprotokolls ist hier möglich.

Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsprofilen können diese auch automatisch gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.

Archivierungsprofile mehrfach ausführen

Sie können jedes Archivierungsprofil mehrfach ausführen. MailStore Server archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Zielarchiv vorhanden sind. Des Weiteren stellt MailStore Server in diesem Zuge fest, ob E-Mails innerhalb der Quelle (z.B. Microsoft Outlook) in einen anderen Ordner verschoben wurden und bildet dies im Archivs entsprechend ab. Bereits archivierte E-Mails, die in der Quelle aus einem Ordner, der von MailStore als Ordner für gesendete E-Mails erkannt worden ist, in einen Ordner, der von MailStore nicht als Ordner für gesendete E-Mails erkannt worden ist, verschoben worden sind, werden erneut archiviert. Dies gilt auch für den umgekehrten Fall.

Archivierungsprofile bearbeiten

Um ein angelegtes Archivierungsprofil zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie in der Liste Gespeicherte Profile das zu bearbeitende Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf Eigenschaften....
  • Navigieren Sie mit Weiter und Zurück zwischen den einzelnen Seiten des Archivierungsprofils und verändern Sie die Einstellungen nach Wunsch.
  • Übernehmen Sie auf der letzten Seite die neuen Einstellungen durch Klick auf OK.
  • Mit Klick auf Abbrechen können Sie die Bearbeitung jederzeit beenden, ohne dass Änderungen am Archivierungsprofil übernommen werden.

Archivierungsprofile löschen

Sie können ein angelegtes Archivierungsprofil löschen, wenn dieses nicht mehr benötigt wird.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Profil oder klicken Sie auf Befehle, und dann auf Löschen.
  • Eine Sicherheitsabfrage erscheint. Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Die Löschung eines Archivierungsprofil hat keinerlei Auswirkung auf bereits archivierte E-Mails, diese bleiben grundsätzlich erhalten.

Besitzer eines Archivierungsprofils ändern

Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig admin) können Sie den Besitzer eines Archivierungsprofils ändern. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Archivierungsprofile für Ihre Benutzer vorzubereiten, welche diese später selber ausführen sollen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Profil oder klicken Sie auf Befehle, und dann Besitzer ändern...
  • Im folgenden Dialog wählen Sie den neuen Besitzer aus.
  • Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Hinweis: Wenn Sie als MailStore Server-Administrator ein anderes Zielarchiv als das des Profilbesitzers festgelegt haben, wird die Ausführung dieses Profils durch den neuen Besitzer fehlschlagen, falls dieser nicht selber ein MailStore Server-Administrator ist.
Nur MailStore Server-Administratoren können E-Mails für andere Benutzer archivieren, d.h. in ein anderes Zielarchiv als ihr eigenes archivieren. Normalen MailStore Server-Benutzern ist dies nicht möglich.

Archivierungsprofile anderer Anwender verwalten und ausführen

Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig admin) können Sie auch Archivierungsprofile verwalten, die von anderen Anwendern angelegt wurden.

  • Setzen Sie im Bereich Profile die Option Profile anderer Benutzer anzeigen.
  • Sie können diese Profile nun wie Ihre eigenen Profile bearbeiten, löschen oder ausführen.

Hinweis: Nur MailStore Server-Administratoren haben Zugriff auf die Profile anderer Benutzer. MailStore Server-Benutzer können nur auf Profile zugreifen, die sich in ihrem Besitz befinden.

Besonderheit: Archivierungsprofile für E-Mail-Clients für andere Anwender ausführen

Die Ausführung von Archivierungsprofilen für E-Mail-Programme (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) macht in der Regel nur auf dem PC Sinn, auf dem sich auch die entsprechende Installation des E-Mail-Programms befindet, denn dieses speichert E-Mails und die zum Zugriff notwendigen Informationen in der Regel dort lokal ab.

Beispiel: Besitzt Benutzer A ein Archivierungsprofil für Microsoft Outlook, können Sie dieses als MailStore-Server Administrator über Ihren MailStore Client sehen und bearbeiten. Die Ausführung dieses Profils macht jedoch nur über den MailStore Client Sinn, der auf dem PC von Benutzer A installiert ist, da nur hier auf die lokal gespeicherten Daten zugegriffen werden kann.

Diese Besonderheit gilt nur für Archivierungsprofile in den Rubriken E-Mail-Programme und E-Mail-Dateien.

Festlegen der zu archivierenden Ordner

In der Standardeinstellung archiviert MailStore Server E-Mails aus allen Ordnern des E-Mail-Programms bzw. des E-Mail-Postfachs, mit folgenden Ausnahmen (Liste ggf. unterschiedlich je nach System):

  • Gelöschte Objekte - E-Mails, die vom Anwender gelöscht wurden
  • Entwürfe - E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden und noch nicht gesendet wurden
  • Junk E-Mail - E-Mails, die vom Spamfilter aussortiert wurden
  • Postausgang - E-Mails, die kurz vor dem Versand stehen und nach dem Versand unter gesendete Objekte gelistet werden

Die Standardeinstellungen können für jedes Archivierungsprofil angepasst werden, indem Ordner ein- oder ausgeschlossen werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie bei manueller Eingabe ein- bzw. auszuschließender Ordner deren Groß-/Kleinschreibung, diese Angaben sind case sensitive.

Allgemeine Vorgehensweise

Die Auswahl der zu archivierenden Ordner kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils getroffen werden. Alternativ kann die Auswahl auch für ein bestehendes Profil angepasst werden. Weitere Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen. Das folgende Bildschirmfoto zeigt den Aufruf der Ordnereinstellungen am Beispiel eines Outlook-Archivierungsprofils:

Arch selfolders 03.png

Gezielt Ordner zur Archivierung auswählen

Sie können gezielt Ordner auswählen, die MailStore Server archivieren soll. MailStore Server wird in diesem Fall nur die ausgewählten Ordner beachten und alle anderen ignorieren. In Archivierungsprofilen, die mehrere Postfächer archivieren, steht die Hinzufügen-Schaltfläche nicht zur Verfügung. Dort müssen die zu archivierenden Ordner manuell eingetragen werden.

  • Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich Ordner und Unterordner einschließen auf Hinzufügen.
Arch selfolders 01.png
  • Wählen Sie einen Ordner aus.
  • Legen Sie über Inkl. Unterordner fest, ob auch Unterordner des ausgewählten Ordners in die Archivierung einbezogen werden sollen.
  • Klicken Sie auf OK, um den Ordner der Liste hinzuzufügen.

Beispiel: Sie haben einen Ordner Archivierung im E-Mail-Programm oder Postfach angelegt, in welchen der Anwender alle zu archivierenden E-Mails verschiebt. Fügen Sie in diesem Fall den Ordner Archivierung der Einschlussliste hinzu. Auf diese Weise wird nur dieser eine Ordner archiviert.

Ordner von der Archivierung ausschließen

Sie können MailStore Server auch anweisen, bestimmte Ordner grundsätzlich von der Archivierung auszuschließen. In Archivierungsprofilen, die mehrere Postfächer archivieren, steht die Hinzufügen-Schaltfläche nicht zur Verfügung. Dort müssen die zu archivierenden Ordner manuell eingetragen werden.

  • Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich Ordner und Unterordner ausschließen auf Hinzufügen.
Arch selfolders 02.png
  • Wählen Sie einen Ordner aus.
  • Legen Sie über Inkl. Unterordner fest, ob auch Unterordner des ausgewählten Ordners ausgeschlossen werden sollen.
  • Klicken Sie auf OK, um den Ordner der Liste hinzuzufügen.

Beispiel 1: Es sollen keine E-Mails archiviert werden, die sich noch im Posteingang befinden, da dort befindliche E-Mails entweder vom Mitarbeiter gelöscht werden oder in einen Projektordner einsortiert werden. Fügen Sie in diesem Fall den Posteingang-Ordner der Ausschlussliste hinzu.

Beispiel 2: Es sollen keine E-Mails archiviert werden, die in dem Ordner Privat abgelegt wurden. Fügen Sie in diesem Fall den Ordner Privat der Ausschlussliste hinzu.

Hinweis: Je nach System werden verschiedene Ordner (z.B. Gelöschte Objekte) standardmäßig immer ausgeschlossen. Sie können diesen automatischen Ausschluss unterbinden, indem Sie das Kontrollkästchen neben <Ordnernamen> immer ausschließen deaktivieren.

Ordner mit Regulären Ausdrücken ein- oder ausschließen

MailStore Server bietet die Möglichkeit, den Ein- oder Ausschluss von Ordnern durch Angabe von regulären Ausdrücken zu steuern. Die Syntax folgt dabei der Spezifikation regulärer Ausdrücke des .NET Frameworks 4.5. Bei Angabe eines regulären Ausdrucks stellen Sie diesem einfach || voran um Groß-/Kleinschreibung zu beachten oder |i| um diese nicht zu beachten.

Arch selfolders 04.png

Beispiele
Der reguläre Ausdruck ||Ordner\d/Ordner\d\.\d würde z.B. Ordnernamen der Form Ordner1/Ordner1.1 in die Archivierung einschließen.

Der reguläre Ausdruck "||Ordner\d/Ordner\d\.\d/\w+" schließt weitere Unterordner der obigen Struktur von der Archivierung aus. Das Ergebnis könnte dann so aussehen:

Arch selfolders 05.png

Festlegen der Ordner für gesendete Objekte

Im Archiv wird in der E-Mail Liste bei empfangenen E-Mails der Sender der E-Mail angezeigt, bei gesendeten E-Mails der Empfänger. So ist in der E-Mail Liste im Archiv immer der jeweils andere Kommunikationspartner sichtbar.

Das Erkennen von gesendeten E-Mails erfolgt bei einer Postfach-Archivierung über den Ordner, in dem sich die E-Mail befindet. Bei Exchange- und Outlook-Archivierungsprofilen wird dieser Ordner von MailStore automatisch erkannt und kann nicht angepasst werden. Bei IMAP-Servern, die die SPECIAL-USE-Capability unterstützen, kann dieser Ordner ebenfalls automatisch erkannt werden, wenn die entsprechende Option im Archivierungsprofil aktiviert ist. Da IMAP-Clients unter Umständen diese automatische Erkennung nicht implementieren, kann es vorkommen, dass unterschiedliche IMAP-Clients im Postfach mehrere Ordner angelegt haben, die gesendete E-Mails enthalten. Damit von MailStore alle Ordner erkannt werden, die gesendete E-Mails enthalten, kann die Liste der Ordner der gesendeten E-Mails bei IMAP-Archivierungsprofilen erweitert werden.

Arch selfolders 06.png

Sollte bei E-Mails dennoch der falsche Kommunikationspartner in der E-Mail Liste angezeigt werden, kann der E-Mail-Typ von einem Administrator im MailStore Client per Rechtsklick nachträglich geändert werden. Der Administrator benötigt dazu Zugriff auf die E-Mails der Benutzer. Das Archivierungsprofil sollte so konfiguriert werden, dass das nachträgliche Ändern möglichst nicht notwendig ist.

Anzeigen, welche Ordner MailStore Server archivieren würde

Wenn Sie Ihre Einstellungen kontrollieren möchten, klicken Sie innerhalb der Ordnerauswahl auf Effektive Ordner anzeigen. Auf diese Weise werden alle Ordner angezeigt, die tatsächlich von MailStore Server archiviert werden. Ordner, die nicht archiviert werden, werden grau dargestellt. In IMAP-Archivierungsprofilen werden Ordner, die gesendete E-Mails enthalten, mit einem kleinen Umschlagsymbol versehen. In Archivierungsprofilen, die mehrere Postfächer archivieren, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Arch selfolders 07.png

Filterkriterien für die Archivierung festlegen

In MailStore Server kann die Archivierung in den meisten Archivierungsprofilen anhand von Filterkriterien auf bestimmte E-Mails beschränkt werden. Folgende Filtereinstellungen stehen zur Verfügung:

Arch filter 01.png
  • Auch ungelesene E-Mails archivieren
    Standardmäßig archiviert MailStore Server E-Mails unabhängig von ihrem gelesen/ungelesen-Status. Die Deaktivierung dieser Option beschränkt die Archivierung auf E-Mails mit dem Status gelesen.
  • Nur E-Mails archivieren, die älter sind als
    • Datum
      Hier kann ein konkreter Zeitpunkt definiert werden, mit dem MailStore Server das Sende- oder Empfangsdatum der zu archivierenden E-Mails vergleicht. Nur vor diesem Zeitpunkt gesendete oder empfangene E-Mails werden archiviert. Die Option UTC gibt an, ob diese Zeitangabe in koordinierter Weltzeit (UTC) erfolgt oder die lokale Zeitzone des MailStore Servers berücksichtigt wird.
    • Zeitraum
      Mit dieser Option archiviert MailStore Server nur E-Mails, deren Sende- oder Empfangsdatum vor Beginn des angegebenen Zeitraums, gemessen vom Zeitpunkt der Archivierung, liegt.

E-Mails nach ihrer Archivierung löschen

MailStore Server kann dazu eingesetzt werden, die Menge der E-Mails in einem Quellsystem zu reduzieren und dauerhaft gering zu halten. Bei dem Quellsystem kann es sich um E-Mail-Server, -Programme, aber auch um E-Mail-Dateien handeln. Beachten Sie, dass das Löschen von E-Mails in einigen Archivierungsprofilen aufgrund mangelnder Schnittstellen des Quellsystems nicht zur Verfügung steht.

Über die explizit zu aktivierende Löschfunktion kann MailStore Server archivierte E-Mails selbständig nach festlegbaren Regeln und Zeiträumen aus dem Quellsystem entfernen.

Hinweis: E-Mails, die zur Nachverfolgung markiert wurden, werden von MailStore Server grundsätzlich nicht gelöscht, um laufende Geschäftsprozesse nicht zu gefährden. Eventuell konfigurierte Löschregeln greifen bei solchen E-Mails nicht. Um diese E-Mails mit MailStore Server zu löschen, muss zunächst ihre Markierung zur Nachverfolgung direkt im Quellsystem gelöscht werden.

Funktionsweise

In der Standardeinstellung kopiert MailStore Server E-Mails nur aus dem Quellsystem in das Archiv, die E-Mails selbst bleiben im Quellsystem erhalten und werden nicht gelöscht.

Der Löschvorgang wird dabei nach der Archivierung aller E-Mails durch das Archivierungsprofil ausgeführt. Hierzu wird explizit überprüft, ob eine zu löschende E-Mail sich auch wirklich im Archiv befindet. Dadurch ist sichergestellt, dass nur E-Mails aus dem Quellsystem gelöscht werden, die zuvor ins Archiv geschrieben wurden.

Hinweis: E-Mails können nur nach einem Archivierungsvorgang aus einem Quellsystem gelöscht werden, was bedeutet, dass solche Löschvorgänge immer mit einem Archivierungsprofil verbunden sind. In diesem Profil müssen zudem, wie weiter unten beschrieben, entsprechende Löschregeln explizit definiert sein.

Darüber hinaus existieren keine Automatismen für das Löschen von E-Mails in den Quellsystemen.

Konfiguration

Die Löschfunktion kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils oder auch für ein bestehendes Profil unter Weitere Einstellungen > Löschen aktiviert werden.

Arch delete 02.png

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Arch delete 01.png
  • nie
    E-Mails werden nicht im Quellsystem gelöscht. Die E-Mails werden somit effektiv nur in das MailStore Server-Archiv kopiert. Dies ist die Standardeinstellung.
  • unmittelbar nach der Archivierung
    E-Mails werden sofort nach ihrer erfolgreichen Archivierung im Quellsystem gelöscht. Die E-Mails werden somit effektiv in das MailStore Server-Archiv verschoben.
  • frühestens [Zeitraum] nach der Archivierung
    E-Mails werden im Quellsystem gelöscht, wenn sie sich schon länger als der angegebene Zeitraum im MailStore Server-Archiv befinden. Die E-Mails werden somit effektiv zunächst nur in das MailStore Server-Archiv kopiert und verbleiben noch mindestens für den angegebene Zeitraum im Quellsystem, bevor sie dort in einem nachfolgenden Durchlauf des Archivierungsprofils gelöscht werden.
  • wenn E-Mail älter als [Zeitraum]
    E-Mails werden im Quellsystem gelöscht, wenn ihr Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum, gemessen vom Zeitpunkt der Archivierung, liegt. E-Mails mit Sende- oder Empfangsdatum im angegebenen Zeitraum werden somit effektiv zunächst nur in das MailStore Server-Archiv kopiert, während solche mit Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum in das MailStore Server Archiv verschoben werden. In nachfolgenden Durchläufen des Archivierungsprofils werden dann auch zuvor archivierte E-Mails im Quellsystem gelöscht, sofern sie dann dem eingestellten Alterskriterium genügen.

Hinweis: Ist gleichzeitig mit der Löschoption wenn E-Mail älter als ein Filter-Datum oder Zeitraum im Archivierungsprofil konfiguriert, wird auch für die Löschfunktion grundsätzlich der längere Zeitraum angewandt.
Sind beispielsweise der Filterzeitraum auf Nur E-Mails archivieren, die älter sind als 1 Monat und die Löschoption auf wenn E-Mail älter als 1 Tag eingestellt, werden dennoch nur E-Mails gelöscht, die älter sind als 1 Monat, da jüngere E-Mails noch nicht archiviert wurden.

Es ist mit MailStore Server nicht möglich, E-Mails in Quellsystemen zu löschen, die nicht zuvor archiviert wurden.

Die Archivierung automatisieren

MailStore Server bietet die Möglichkeit, ein angelegtes Archivierungsprofil automatisch auszuführen. MailStore Server unterscheiden dabei primär zwischen zwei Arten von automatischen Ausführungen. Für Archivierungsprofile aus der Rubrik E-Mail-Server steht eine kontinuierliche, serverseitige Ausführung durch den MailStore Server zur Verfügung. Hingegeben lassen sich Profile aus der Rubrik E-Mail-Programme und E-Mail-Dateien ausschließlich clientseitig mit Hilfe des Windows Aufgabenplaners zeitgesteuert ausführen.

Hinweis: Bei der Archivierung von Benutzerpostfächern kann die automatischen Ausführung von Archivierungsprofilen nicht verhindern, dass Anwender E-Mails vor der Archivierung aus ihrem E-Mail-Programm oder Postfach löschen. Um eine vollständige Archivierung aller E-Mails sicherzustellen, sollten Sie auf die automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails zurückgreifen.

Durch das Löschen einer geplanten Aufgabe aus dem Windows-Aufgabenplaner werden weder das zugrunde liegende Archivierungsprofil noch die bereits darüber archivierten E-Mails gelöscht.

E-Mail-Server-basierte Archivierungsprofile automatisieren

Sofern Sie nicht bereits beim Erstellen des Archivierungsprofils die automatische Ausführung eingerichtet haben, gehen Sie bitte wie im Folgenden beschrieben vor, um nachträglich die Ausführung von Archivierungsprofilen aus der Rubrik E-Mail-Server (z.B. Microsoft Exchange Server, Alt-N MDaemon) zu automatisieren.

  • Starten Sie den MailStore Client.
  • Melden Sie sich am MailStore Server an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie unter Gespeicherte Profile ein bereits angelegtes Archivierungsprofil und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf oder klicken Sie auf Befehle und wählen anschließend Automatisch....
Arch schedule 03.png
  • Sie können nun im folgenden Fenster Automatische Ausführung die genauen Eigenschaften der kontinuierlichen Ausführung festlegen:
    • Wartezeit zwischen Ausführungen
      Legen Sie fest, wie lange MailStore Server bis zur erneuten Ausführung des Archivierungsprofils warten soll.
    • Nicht Ausführen zwischen
      Diese Option ermöglicht das Festlegen eines Zeitfensters, in welchem das Archivierungsprofil nicht ausgeführt werden soll. Dies kann z.B. aufgrund nächtlicher Backups oder sonstiger Wartungsarbeiten empfehlen sein.
  • Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie OK.

MailStore beginnt sofort mit der kontinuierlichen Ausführung des Archivierungsprofils im Hintergrund. Im Abschnitt Aktueller Status lässt sich der momentane Status des ausgewählten Archivierungsprofils verfolgen. Das jeweils letzte Ausführungsergebnis kann durch klicken auf Details... angezeigt werden, eine Liste der vergangenen Ausführungen erscheint nach einem Klick auf Alle Ergebnisse....

E-Mail-Programm oder E-Mail-Datei-basierte Archivierungsprofile automatisieren

Archivierungsprofile aus der Rubrik E-Mail-Programme (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) und E-Mail-Dateien müssen im Kontext des Windows-Benutzers ausgeführt werden, dessen E-Mails archiviert werden sollen bzw. welcher Zugriff auf die zu archivierenden Dateien besitzt. Um die Archivierung dieser Profile zu automatisieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Hinweis: Stellen Sie zuvor als MailStore-Administrator über die MailStore Server-Benutzerverwaltung sicher, dass der Anwender über das Recht zum Archivieren von E-Mails verfügt und das Schreibrecht auf sein Benutzerarchiv besitzt.

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner des Anwenders.
  • Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des Anwenders an den MailStore Server an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil oder klicken Sie auf Befehle und dann auf Task erstellen auf <COMPUTERNAME>.
Arch schedule 01.png
  • Sie können nun im folgenden Fenster Zeitgesteuert ausführen die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
    • Task - Name:
      Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Standardmäßig werden der Name des Archivierungsprofils und dessen interne Profil-ID eingetragen.
    • Zeitplan
      Es können folgende Zeitpläne festgelegt werden:
      • Täglich um - Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung (Ausführung einmal pro Tag) angeben.
      • Alle [xx] Minuten - Sie können ein Minutenintervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).
      • Anderer Zeitplan - Hierbei wird die Archivierungsaufgabe zwar als Windows-Aufgabe angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
  • Nachdem alle Einstellungen festgelegt wurden, kann die geplante Aufgabe durch klicken auf OK erstellt werden. Bestätigen Sie die angezeigte Sicherheitswarnung.
  • Bestätigen Sie wiederum mit OK.

Hinweis: Änderungen am Zeitplan zur Ausführung eines Archivierungsprofils aus der Rubrik E-Mail-Programme bzw. E-Mail-Dateien sind nach dem Erstellen der Aufgabe ausschließlich über den Windows-Aufgabenplaner möglich. Dieser kann aus dem MailStore Client durch Rechtsklick auf ein bestehenden Archivierungsprofil der oben genannten Rubrik und dem anschließendem Auswählen der Option Windows Task Scheduler geöffnet werden.

Kommandozeile anzeigen

Ist es gewünscht die Ausführung von Archivierungsprofilen der Rubrik E-Mail-Programme und E-Mail-Dateien z.B. aus einer Batch-Datei heraus anzustoßen, bietet MailStore Server im Fenster Zeitgesteuert ausführen (siehe oben) die Schaltfläche Cmd kopieren. Ein Klick darauf kopiert den Kommandozeilenbefehl in die Zwischenablage, welcher in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:

"C:\Programme\MailStore\MailStore Server\MailStoreCmd.exe"
--h="localhost" --pkv3="A3774AD575BA6DE29844829697585EBE21B20B83"
--cred="admin@127.0.0.1" -c import-execute --id=4 --user="admin"
--verbose

Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:

"...\MailStoreCmd.exe" - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore Server entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel MailStore Server Management Shell.

--h="localhost" - Der Rechnername des MailStore Servers, mit welchem sich die MailStore Management Shell verbinden soll.

--pkv3="..." - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der die Identität des MailStore Servers sicherstellt (optionales Sicherheitsfeature).

--cred="admin@127.0.01" - Das Kennwort des Benutzers admin des Servers 127.0.0.1 wird aus der Windows-Anmeldeinformationsverwaltung bezogen, welches von MailStore dort abgelegt worden ist.

-c - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)

import-execute --id=4 --user="admin" --verbose - Das Archivierungsprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 4 ausführen.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.