Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore

Version vom 29. Oktober 2013, 09:56 Uhr von Admin (Diskussion | Beiträge) (Ein Archivierungsprofil erstellen)


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Arbeiten mit Archivierungsprofilen

Jede Archivierungsaufgabe wird in MailStore Server in Form eines Archivierungsprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Archivierungsprofils wird der Archivierungsvorgang gestartet.

Arch profiles 01.png

Ein Archivierungsprofil könnte zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten:

  • WAS: Postfach p.berten@firma.de
  • WOHER: Exchange Server EXCHANGE01
  • WOHIN (Zielarchiv in MailStore): peter.berten
  • UMFANG: Alle Ordner außer Entwürfe
  • LÖSCHREGEL: Alle archivierten E-Mails, die älter als 3 Monate sind, aus dem Exchange Postfach löschen

Ein Archivierungsprofil erstellen

Um ein neues Archivierungsprofil anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Starten Sie den MailStore Client und klicken Sie auf E-Mails archivieren, um ein Archivierungsprofil anzulegen und auszuführen.
  • Wählen Sie Bereich Profil erstellen des Programmfensters die Quelle, aus der E-Mails archiviert werden sollen (z.B. Microsoft Outlook). Es öffnet sich ein Assistent.
  • In den ersten Schritten des Assistenten können Sie Zugangsdaten zum E-Mailsystem und weitere Einstellungen für das Archivierungsprofil festlegen. Dazu zählen zum Beispiel die Auswahl der Ordner (z.B. "Posteingang") oder Löschregeln (in der Standardeinstellung werden niemals E-Mails gelöscht).
  • Falls Sie als MailStore Server-Administrator angemeldet sind, werden Sie danach gefragt, in welchem Zielarchiv (Benutzerarchiv) die E-Mails abgelegt werden sollen. Andernfalls wird automatisch das Archiv des Benutzers verwendet, unter dessen Kennung Sie am MailStore Server angemeldet sind.
  • Im letzten Schritt können Sie einen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch gestartet werden.

Hinweis: Nur MailStore Server-Administratoren können E-Mails in ein anderes Zielarchiv als ihr eigenes archivieren. Normalen MailStore Server-Benutzern ist dies nicht möglich.

Starten der Archivierung

Wählen Sie in der Liste Gespeicherte Profile das auszuführende Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf Starten.
Es erscheint ein Fortschrittsfenster. Nach erfolgter Archivierung können Sie sich über Details... weitere Informationen über den Verlauf sowie evtl. aufgetretene Fehler anzeigen lassen. Auch der Aufruf eines Debugprotokolls ist hier möglich.

Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsprofilen können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Klicken Sie dazu auf ein bereits vorhandenes Profil und dann auf Zeitgesteuert...
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.

Archivierungsprofile mehrfach ausführen

Sie können jedes Archivierungsprofil bedenkenlos mehrfach starten. MailStore Server archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Zielarchiv (dem von Ihnen festgelegten Benutzerarchiv) vorhanden sind. Des Weiteren stellt MailStore Server in diesem Zuge fest, ob E-Mails innerhalb der Quelle (z.B. Microsoft Outlook) in einen anderen Ordner verschoben wurden und bildet dies im Archivs entsprechend ab.

Archivierungsprofile bearbeiten

Um ein angelegtes Archivierungsprofil zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie in der Liste Gespeicherte Profile das zu bearbeitende Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf Eigenschaften.
  • Navigieren Sie mit Weiter und Zurück zwischen den einzelnen Seiten des Archivierungsprofils und verändern Sie die Einstellungen nach Wunsch.
  • Übernehmen Sie auf der letzten Seite die neuen Einstellungen durch Klick auf OK.
  • Mit Klick auf Abbrechen können Sie die Bearbeitung jederzeit beenden, ohne dass Änderungen am Archivierungsprofil übernommen werden.

Archivierungsprofile löschen

Sie können ein angelegtes Archivierungsprofil löschen, wenn dieses nicht mehr benötigt wird.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Profil, und dann auf Löschen.
  • Eine Sicherheitsabfrage erscheint. Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Die Löschung eines Archivierungsprofil hat keinerlei Auswirkung auf bereits archivierte E-Mails, diese bleiben grundsätzlich erhalten.

Besitzer eines Archivierungsprofils ändern

Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig admin) können Sie den Besitzer eines Archivierungsprofils ändern. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Archivierungsprofile für Ihre Benutzer vorzubereiten, welche diese später selber ausführen sollen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Profil und wählen Besitzer ändern...
  • Im folgenden Dialog wählen Sie den neuen Besitzer aus.
  • Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Archivierungsprofile anderer Anwender verwalten und ausführen

Als MailStore Server-Administrator (standardmäßig admin) können Sie auch Archivierungsprofile verwalten, die von anderen Anwendern angelegt wurden.

  • Setzen Sie im Bereich Gespeicherte Profile die Option Profile anderer Benutzer anzeigen.
  • Sie können diese Profile nun wie Ihre eigenen Profile bearbeiten, löschen oder ausführen.

Hinweis: Nur MailStore Server-Administratoren haben Zugriff auf die Profile anderer Benutzer. MailStore Server-Benutzer können nur auf Profile zugreifen, die sich in ihrem Besitz befinden.

Besonderheit: Archivierungsprofile für E-Mail-Clients für andere Anwender ausführen

Die Ausführung von Archivierungsprofilen für E-Mail-Programme (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) macht in der Regel nur auf dem PC Sinn, auf dem sich auch die entsprechende Installation des E-Mail-Programms befindet, denn dieses speichert E-Mails und die zum Zugriff notwendigen Informationen in der Regel dort lokal ab.

Beispiel:
Besitzt Benutzer A ein Archivierungsprofil für Microsoft Outlook, können Sie dieses als MailStore-Server Administrator über Ihren MailStore Client sehen und bearbeiten. Die Ausführung dieses Profils macht jedoch nur über den MailStore Client Sinn, der auf dem PC von Benutzer A installiert ist, da nur hier auf die lokal gespeicherten Daten zugegriffen werden kann.

Diese Besonderheit gilt nur für Archivierungsprofile in der Rubrik E-Mail-Programme.

Festlegen der zu archivierenden Ordner

In der Standardeinstellung archiviert MailStore Server E-Mails aus allen Ordnern des E-Mail-Programms bzw. des E-Mail-Postfachs, mit folgenden Ausnahmen (Liste ggf. unterschiedlich je nach System):

  • Gelöschte Objekte - E-Mails, die vom Anwender gelöscht wurden
  • Entwürfe - E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden und noch nicht gesendet wurden
  • Junk E-Mail - E-Mails, die vom Spamfilter aussortiert wurden
  • Postausgang - E-Mails, die kurz vor dem Versand stehen und nach dem Versand unter gesendete Objekte gelistet werden

Die Standardeinstellungen können für jedes Archivierungsprofil angepasst werden, indem Ordner ein- oder ausgeschlossen werden.

Allgemeine Vorgehensweise

Die Auswahl der zu archivierenden Ordner kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils getroffen werden. Alternativ kann die Auswahl auch für ein bestehendes Profil angepasst werden. Weitere Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen. Das folgende Bildschirmfoto zeigt den Aufruf der Ordnereinstellungen am Beispiel eines Outlook-Archivierungsprofils:

Arch selfolders 03.png

Gezielt Ordner zur Archivierung auswählen

Sie können gezielt Ordner auswählen, die MailStore Server archivieren soll. MailStore Server wird in diesem Fall nur die ausgewählten Ordner beachten und alle anderen ignorieren.

  • Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich Ordner und Unterordner einschließen auf Hinzufügen.
Arch selfolders 01.png
  • Wählen Sie einen Ordner aus.
  • Legen Sie über Inkl. Unterordner fest, ob auch Unterordner des ausgewählten Ordners in die Archivierung einbezogen werden sollen.
  • Klicken Sie auf OK, um den Ordner der Liste hinzuzufügen.

Beispiel: Sie haben einen Ordner Archivierung im E-Mail-Programm oder Postfach angelegt, in welchen der Anwender alle zu archivierenden E-Mails verschiebt. Fügen Sie in diesem Fall den Ordner Archivierung der Einschlussliste hinzu. Auf diese Weise wird nur dieser eine Ordner archiviert.

Ordner von der Archivierung ausschließen

Sie können MailStore Server auch anweisen, bestimmte Ordner grundsätzlich von der Archivierung auszuschließen.

  • Klicken Sie in der Ordnerauswahl im Bereich Ordner und Unterordner ausschließen auf Hinzufügen.
Arch selfolders 02.png
  • Wählen Sie einen Ordner aus.
  • Legen Sie über Inkl. Unterordner fest, ob auch Unterordner des ausgewählten Ordners ausgeschlossen werden sollen.
  • Klicken Sie auf OK, um den Ordner der Liste hinzuzufügen.

Beispiel 1: Es sollen keine E-Mails archiviert werden, die sich noch im Posteingang befinden, da dort befindliche E-Mails entweder vom Mitarbeiter gelöscht werden oder in einen Projektordner einsortiert werden. Fügen Sie in diesem Fall den Posteingang-Ordner der Ausschlussliste hinzu.

Beispiel 2: Es sollen keine E-Mails archiviert werden, die in dem Ordner Privat abgelegt wurden. Fügen Sie in diesem Fall den Ordner Privat der Ausschlussliste hinzu.

Hinweis: Je nach System werden verschiedene Ordner (z.B. Gelöschte Objekte) standardmäßig immer ausgeschlossen. Sie können diesen automatischen Ausschluss unterbinden, indem Sie das Kontrollkästchen neben <Ordnernamen> immer ausschließen deaktivieren.

Ordner mit Regulären Ausdrücken ein- oder ausschließen

MailStore Server bietet die Möglichkeit, den Ein- oder Ausschluss von Ordnern durch Angabe von regulären Ausdrücken zu steuern. Die Syntax folgt dabei der Spezifikation regulärer Ausdrücke des .NET Frameworks 3.5. Bei Angabe eines regulären Ausdrucks stellen Sie diesem einfach || oder |i| (Groß-/Kleinschreibung beachten oder nicht beachten) voran.

Arch selfolders 04.png

Beispiel: Der reguläre Ausdruck "||Ordner\d/Ordner\d\.\d" würde z.B. Ordnernamen der Form Ordner1/Ordner1.1 in die Archivierung einschließen.
Der reguläre Ausdruck "||Ordner\d/Ordner\d\.\d/\w+" schließt weitere Unterordner der obigen Struktur von der Archivierung aus. Das Ergebnis könnte dann so aussehen:

Arch selfolders 05.png

Anzeigen, welche Ordner MailStore Server archivieren würde

Wenn Sie Ihre Einstellungen kontrollieren möchten, klicken Sie innerhalb der Ordnerauswahl auf Effektive Ordner anzeigen. Auf diese Weise werden alle Ordner angezeigt, die tatsächlich von MailStore Server archiviert werden.

Filterkriterien für die Archivierung festlegen

In MailStore Server kann die Archivierung in den meisten Archivierungsprofilen anhand von Filterkriterien auf bestimmte E-Mails beschränkt werden. Folgende Filtereinstellungen stehen zur Verfügung:

Arch filter 01.png
  • Auch ungelesene E-Mails archivieren
    Standardmäßig archiviert MailStore Server E-Mails unabhängig von ihrem gelesen/ungelesen-Status. Die Deaktivierung dieser Option beschränkt die Archivierung auf E-Mails mit dem Status gelesen.
  • Nur E-Mails archivieren, die älter sind als
    • Datum
      Hier kann ein konkreter Zeitpunkt definiert werden, mit dem MailStore Server das Sende- oder Empfangsdatum der zu archivierenden E-Mails vergleicht. Nur vor diesem Zeitpunkt gesendete oder empfangene E-Mails werden archiviert. Die Option UTC gibt an, ob diese Zeitangabe in koordinierter Weltzeit (UTC) erfolgt oder die lokale Zeitzone des MailStore Servers berücksichtigt wird.
    • Zeitraum
      Mit dieser Option archiviert MailStore Server nur E-Mails, deren Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum, gemessen vom Zeitpunkt der Archivierung, liegt.

E-Mails nach ihrer Archivierung löschen

MailStore Server kann dazu eingesetzt werden, die Menge der E-Mails in einem Quellsystem zu reduzieren und dauerhaft gering zu halten. Bei dem Quellsystem kann es sich um einen E-Mail-Server, -Postfächer, -Programme, aber auch um E-Mail- oder E-Mail-Container-Dateien handeln.

Über die explizit zu aktivierende Löschfunktion kann MailStore Server archivierte E-Mails selbständig nach festlegbaren Regeln und Zeiträumen aus dem Quellsystem entfernen.

Hinweis: E-Mails, die zur Nachverfolgung markiert wurden, werden von MailStore Server grundsätzlich nicht gelöscht, um laufende Geschäftsprozesse nicht zu gefährden. Eventuell konfigurierte Löschregeln greifen bei solchen E-Mails nicht. Um diese E-Mails mit MailStore Server zu löschen, muss zunächst ihre Markierung zur Nachverfolgung direkt im Quellsystem gelöscht werden.

Funktionsweise

In der Standardeinstellung kopiert MailStore Server E-Mails nur aus dem Quellsystem in das Archiv, die E-Mails selbst bleiben im Quellsystem erhalten und werden nicht gelöscht.
In folgenden Archivierungsprofilen besteht die Möglichkeit einzustellen, dass MailStore Server E-Mails nach ihrer Archivierung automatisch löscht:

  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Outlook - PST-Dateien
  • Microsoft Outlook - MSG-Dateien
  • Microsoft Outlook Express
  • Microsoft Windows Mail
  • Microsoft Exchange Server - Postfächer
  • Microsoft Exchange Server - Öffentliche Ordner
  • EML-Dateien
  • AVM KEN! - Postfächer
  • beliebige IMAP-Postfächer, hierzu zählen u.a. IceWarp-, Kerio Connect- und MDaemon-Postfächer

Der Löschvorgang wird dabei nach der Archivierung aller E-Mails durch das Archivierungsprofil ausgeführt. Hierzu wird explizit überprüft, ob eine zu löschende E-Mail sich auch wirklich im Archiv befindet. Dadurch ist sichergestellt, dass nur E-Mails aus dem Quellsystem gelöscht werden, die zuvor ins Archiv geschrieben wurden.

Hinweis: E-Mails können nur nach einem Archivierungsvorgang aus einem Quellsystem gelöscht werden, was bedeutet, dass solche Löschvorgänge immer mit einem Archivierungsprofil verbunden sind. In diesem Profil müssen zudem, wie weiter unten beschrieben, entsprechende Löschregeln explizit definiert sein.

Darüber hinaus existieren keine Automatismen für das Löschen von E-Mails in den Quellsystemen.

Konfiguration

Die Löschfunktion kann direkt bei der Erstellung eines neuen Archivierungsprofils oder auch für ein bestehendes Profil unter Weitere Einstellungen > Löschen aktiviert werden.

Arch delete 02.png

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Arch delete 01.png
  • nie
    E-Mails werden nicht im Quellsystem gelöscht. Die E-Mails werden somit effektiv nur in das MailStore Server-Archiv kopiert.
  • unmittelbar nach der Archivierung
    E-Mails werden sofort nach ihrer erfolgreichen Archivierung im Quellsystem gelöscht. Die E-Mails werden somit effektiv in das MailStore Server Archiv verschoben.
  • frühestens [Zeitraum] nach der Archivierung
    E-Mails werden im Quellsystem gelöscht, wenn sie sich schon länger als der angegebene Zeitraum im MailStore Server-Archiv befinden. Die E-Mails werden somit effektiv zunächst nur in das MailStore Server-Archiv kopiert und verbleiben noch mindestens für den angegebene Zeitraum im Quellsystem, bevor sie dort in einem nachfolgenden Durchlauf des Archivierungsprofils gelöscht werden.
  • wenn E-Mail älter als [Zeitraum]
    E-Mails werden im Quellsystem gelöscht, wenn ihr Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum, gemessen vom Zeitpunkt der Archivierung, liegt. E-Mails mit Sende- oder Empfangsdatum im angegebenen Zeitraum werden somit effektiv zunächst nur in das MailStore Server-Archiv kopiert, während solche mit Sende- oder Empfangsdatum vor dem angegebenen Zeitraum in das MailStore Server Archiv verschoben werden. In nachfolgenden Durchläufen des Archivierungsprofils werden dann auch zuvor archivierte E-Mails im Quellsystem gelöscht, sofern sie dann dem eingestellten Alterskriterium genügen.

Hinweis: Ist gleichzeitig mit der Löschoption wenn E-Mail älter als ein Filter-Datum oder Zeitraum im Archivierungsprofil konfiguriert, wird auch für die Löschfunktion grundsätzlich der längere Zeitraum angewandt.
Sind beispielsweise der Filterzeitraum auf Nur E-Mails archivieren, die älter sind als 1 Monat und die Löschoption auf wenn E-Mail älter als 1 Tag eingestellt, werden dennoch nur E-Mails gelöscht, die älter sind als 1 Monat, da jüngere E-Mails noch nicht archiviert wurden.

Es ist mit MailStore Server nicht möglich, E-Mails in Quellsystemen zu löschen, die nicht zuvor archiviert wurden.

Die Archivierung automatisieren

MailStore Server bietet die Möglichkeit, ein angelegtes Archivierungsprofil zu festgelegten Zeitpunkten auszuführen. Hierdurch können z.B. die Benutzerpostfächer automatisch nachts innerhalb des Backup-Zeitfensters gesichert werden.

Hinweis: Bei der Archivierung von Benutzerpostfächern kann die zeitgesteuerte Ausführung von Archivierungsvorgängen nicht verhindern, dass Anwender E-Mails vor der Archivierung aus ihrem E-Mail-Programm oder Postfach löschen. Um eine vollständige Archivierung aller E-Mails sicherzustellen, sollten Sie auf die automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails zurückgreifen.

Grundlegende Hinweise

MailStore Server bedient sich zur automatischen Ausführung von Profilen des Windows-Taskplaners. Jede so in MailStore Server geplante Ausführung wird als Geplante Aufgabe in Windows angelegt, welche auch über den Windows-Taskplaner direkt, unabhängig von MailStore Server, bearbeitet werden kann. Sie können grundsätzlich jedes erstellte Profil nach einem Zeitplan automatisch ausführen lassen. Ebenso können Sie für ein Archivierungsprofil mehrere geplante Aufgaben erstellen, die dieses Profil zu jeweils unterschiedlichen Zeitpunkten ausführen.

Hinweis: Durch das Löschen einer geplanten Aufgabe (über die MailStore Server Verwaltung oder den Windows-Taskplaner) werden weder das zugrunde liegende Archivierungsprofil noch die bereits darüber archivierten E-Mails gelöscht.

E-Mail-Server-basierte Archivierungsprofile automatisieren

Um MailStore Server Archivierungsprofile aus der Rubrik E-Mail-Server (z.B. Microsoft Exchange Server, Alt-N MDaemon) zu automatisieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, von dem aus die Archivierungsaufgabe nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Empfohlen ist der MailStore Server-PC.
  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie unter Gespeicherte Profile ein bereits angelegtes Archivierungsprofil und klicken Sie dann auf Zeitgesteuert.... Alternativ können Sie hierzu auch das Kontextmenü nutzen. Im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen erfahren Sie, wie Sie ein neues Archivierungsprofil anlegen können.
Arch schedule 03.png
  • Sie können nun im folgenden Fenster Zeitgesteuert ausführen die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
    • Task - Name:
      Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Standardmäßig werden der Name des Archivierungsprofils und dessen interne Profil-ID eingetragen.
    • Zeitplan
      Es können folgende Zeitpläne festgelegt werden:
      • Täglich um - Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung (Ausführung einmal pro Tag) angeben. Dieser Zeitplan empfiehlt sich für die Zeitgesteuerte Archivierung von Benutzerpostfächern.
      • Alle [xx] Minuten - Sie können ein Minutenintervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten). Dieser Zeitplan empfiehlt sich für die automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang.
      • Anderer Zeitplan - Hierbei wird die Archivierungsaufgabe zwar als Windows-Task angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
    • Windows-Anmeldung
      Hier wird festgelegt, unter welchem Benutzerkonto der geplante Task ausgeführt werden soll.
      • Lokales Systemkonto - Die automatisierte Archivierung wird im Kontext des lokalen Systems ausgeführt. Dies hat den Vorteil, dass für die Ausführung kein Kennwort erforderlich ist. Diese Option ist für Archivierungsprofile aus der Rubrik E-Mail-Programme deaktiviert, da hierfür das Benutzerkonto des Anwenders ausgewählt werden muss, in dessen Kontext die E-Mails archiviert werden sollen.
      • [Benutzername] - Die automatisierte Archivierung wird im Kontext des angegebenen Windows-Benutzers ausgeführt. Hierzu muss üblicherweise auch dessen Kennwort hinterlegt werden, weshalb beim Anlegen des Tasks ein entsprechender Warnhinweis angezeigt wird.
    • Protokoll - Dateiname
      Zur Protokollierung des geplanten Tasks können Sie hier den Dateipfad und -namen der Protokolldatei angeben. Sie können die Platzhalter {DATE} und {TIME} im Dateinamen verwenden - diese werden dann bei der Durchführung der Archivierung durch das tatsächliche Datum bzw. die tatsächliche Uhrzeit ersetzt.
  • Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, können Sie den Task mit OK anlegen.
  • Bestätigen Sie die angezeigte Sicherheitswarnung.
  • Falls Sie die automatisierte Archivierung im Kontext eines Windows-Benutzers ausführen lassen, werden Sie jetzt zur Eingabe des Windows-Kennworts dieses Benutzers aufgefordert.
  • Bestätigen Sie wiederum mit OK.

Es erscheint die Übersicht der geplanten Tasks in der MailStore Server-Verwaltung, welche alle bislang auf diesem PC eingerichteten Tasks auflistet.

Hinweis: Schaltfläche Cmd kopieren - Über diesen Befehl kann die Kommandozeile der geplanten Aufgabe in die Zwischenablage kopiert werden, so dass sich diese z.B. innerhalb von Batchdateien verwenden lässt. Eine genaue Beschreibung zu diesem Thema finden Sie am Ende dieses Kapitels.

E-Mail-Client-basierte Archivierungsprofile automatisieren

MailStore Server Archivierungsprofile aus der Rubrik E-Mail-Programme (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) müssen im Kontext des Windows-Benutzers ausgeführt werden, dessen E-Mails archiviert werden sollen. Um die Archivierung dieser Profile zu automatisieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Hinweis: Stellen Sie zuvor als MailStore-Administrator über die MailStore Server-Benutzerverwaltung sicher, dass der Anwender über das Recht zum Archivieren von E-Mails verfügt und das Schreibrecht auf sein Benutzerarchiv besitzt.

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner des Anwenders.
  • Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des Anwenders an den MailStore Server an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil und dann auf Zeitgesteuert ausführen. Im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen erfahren Sie, wie Sie ein neues Archivierungsprofil anlegen können.
Arch schedule 01.png
  • Sie können nun im folgenden Fenster Zeitgesteuert ausführen die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
    • Task - Name:
      Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Standardmäßig werden der Name des Archivierungsprofils und dessen interne Profil-ID eingetragen.
    • Zeitplan
      Es können folgende Zeitpläne festgelegt werden:
      • Täglich um - Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung (Ausführung einmal pro Tag) angeben.
      • Alle [xx] Minuten - Sie können ein Minutenintervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).
      • Anderer Zeitplan - Hierbei wird die Archivierungsaufgabe zwar als Windows-Task angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
    • Windows-Anmeldung
      Hier wird festgelegt, unter welchem Benutzerkonto der geplante Task ausgeführt werden soll.
      • Lokales Systemkonto - Diese Option ist für Archivierungsprofile aus der Rubrik E-Mail-Programme deaktiviert, da hierfür das Benutzerkonto des Anwenders ausgewählt werden muss, in dessen Kontext die E-Mails archiviert werden sollen.
      • [Benutzername] - Geben Sie hier den Windows-Benutzer an, dessen E-Mails archiviert werden sollen. Die automatisierte Archivierung wird dann im Kontext dieses Windows-Benutzers ausgeführt. Hierzu muss üblicherweise auch dessen Kennwort hinterlegt werden, weshalb beim Anlegen des Tasks ein entsprechender Warnhinweis angezeigt wird.
    • Protokoll - Dateiname
      Zur Protokollierung des geplanten Tasks können Sie hier den Dateipfad und -namen der Protokolldatei angeben. Sie können die Platzhalter {DATE} und {TIME} im Dateinamen verwenden - diese werden dann bei der Durchführung der Archivierung durch das tatsächliche Datum bzw. die tatsächliche Uhrzeit ersetzt.
  • Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, können Sie den Task mit OK anlegen.
  • Bestätigen Sie die angezeigte Sicherheitswarnung.
  • Geben Sie jetzt das Windows-Kennworts des Benutzers ein, in dessen Kontext die automatisierte Archivierung ausgeführt wird.
  • Bestätigen Sie wiederum mit OK.

Sie können nun im folgenden Fenster Zeitgesteuert ausführen die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:

Verwaltung bereits angelegter Tasks

Die Verwaltung der auf dem PC bereits angelegten Tasks erfolgt über Verwaltung > Verschiedenes > Geplante Tasks auf <computername>.

Arch schedule 02.png

In der Liste werden alle geplanten Tasks für Archivierungs- und Exportvorgänge aufgelistet, die auf dem aktuellen Rechner angelegt wurden.

  • Task starten
    Der in der Liste ausgewählte Task wird sofort (unabhängig von seiner festgelegten nächsten Laufzeit) ausgeführt.
  • Eigenschaften
    Öffnet für den ausgewählten Task die Aufgabenplanung von Windows. Sie können dort alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
  • Löschen
    Der ausgewählte Task wird gelöscht. Dies hat keinen Einfluss auf das zugrunde liegende Archivierungsprofil oder archivierte E-Mails.
  • Protokollverzeichnis öffnen
    Öffnet das Verzeichnis, in dem Protokolle für den ausgewählten Task gespeichert werden.

Hinweis: Informationen über das automatische Entfernen alter Log-Dateien finden Sie in unserer Knowledge Base.

Kommandozeile anzeigen

Häufig ist es gewünscht, den Export von E-Mails in einen größeren Prozess aufzunehmen, der beispielsweise von einer Batchdatei (BAT) gesteuert wird. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, bietet MailStore Server im Fenster Zeitgesteuert ausführen (siehe oben) die Schaltfläche Cmd kopieren. Ein Klick darauf kopiert den Kommandozeilenbefehl in die Zwischenablage, welcher in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:

REM *** Microsoft Outlook (ID 4) ***
"C:\Programme\deepinvent\MailStore Server\MailStoreCmd.exe"
--h="localhost" --pkv3="23:18:06:3f:24:7d:f3:83" --u="admin"
--p="admin" -c import-execute --id=4 --user="admin"

Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:

"...\MailStoreCmd.exe" - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore Server entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel MailStore Server Management Shell.

--h="localhost" - Der Rechnername des MailStore Servers, mit welchem sich die MailStore Management Shell verbinden soll.

--pkv3="..." - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der die Identität des MailStore Servers sicherstellt (optionales Sicherheitsfeature).

--u="admin" - Benutzername des MailStore Server Benutzers, mit dem sich die MailStore Management Shell am MailStore Server anmeldet.

--p="admin" - Kennwort des MailStore Server Benutzers, mit dem sich die MailStore Management Shell am MailStore Server anmeldet.

-c - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)

import-execute --id=4 --user="admin" - Das Archivierungsprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 4 ausführen.

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