Quick Start Guide

MailStore Server installieren

Laden Sie unter www.mailstore.com die kostenlose 30-Tage Testversion herunter und starten Sie das Installationsprogramm per Doppelklick auf die heruntergeladene Setup-Datei. Es handelt sich um ein standardisiertes Windows-Installationsprogramm. Befolgen Sie daher einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Tipp: Auswahl der geeigneten Testumgebung Aufgrund geringer Systemanforderungen kann MailStore Server zum Testen problemlos auf einer einfachen Arbeitsstation installiert werden. Bei Tests mit größeren Benutzerzahlen empfehlen wir, sich an die in den Systemanforderungen angegebenen Spezifikationen zu halten.
Eine Testinstallation kann nach dem Erwerb einer Lizenz durch den Austausch des Lizenzschlüssels in eine vollwertige Installation umgewandelt werden. Ebenso ist es möglich, ein bestehendes Archiv jederzeit auf einen anderen Rechner umzuziehen.

Anmelden als Administrator

• Starten Sie das Programm MailStore Client
• Im Anmeldedialog sind bereits die korrekten Zugangsdaten für einen neu-installierten MailStore Server eingetragen.
• Klicken Sie OK um sich anzumelden.
• Beim ersten Anmelden werden Sie gefragt, ob Sie dem MailStore

Server vertrauen möchten - klicken Sie hier ebenfalls auf OK.

Testlizenz installieren

Nach der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert einen Produktschlüssel einzugeben. Sie haben nun die Möglichkeit, eine Testlizenz (Sie haben diese nach dem Download der kostenlosen Testversion per E-Mail erhalten) oder eine bereits erworbene Lizenz zu installieren. Abschließend startet MailStore neu und eine erneute Anmeldung als Benutzer admin ist erforderlich.

Ändern des Kennworts

Nach dem ersten Start von MailStore sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort des Benutzers admin ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Verwaltung > Benutzer und Berechtigungen > Benutzer
• Doppelklicken Sie auf den Benutzer admin
• Klicken Sie auf Kennwort...
• Geben Sie ein neues Kennwort ein und klicken Sie anschließend auf OK
• Schließen Sie die Benutzereigenschaften mit einem Klick auf OK

Hinweis: Solange Sie das Kennwort auf admin belassen, können Sie sich aus Sicherheitsgründen nicht von einem anderen Rechner aus als Benutzer admin an MailStore anmelden.

Anlegen von Benutzern

Abhängig von Ihrer Systemumgebung kann es sinnvoll sein, Benutzer mit einem Verzeichnisdienst zu synchronisieren anstatt diese manuell zu erstellen. Neben Active Directory und einer generischen LDAPUnterstützung bietet MailStore Server auch die Möglichkeit, Benutzer von einem E-Mail-Server zu synchronisieren.

Wenn Sie zunächst lediglich ein einzelnes Postfach oder E-Mail-Dateien (z.B. eine PST-Datei) archivieren möchten, reicht es aus, einen Benutzer manuell anzulegen.

Option 1: Synchronisieren von Benutzern

Zum Einrichten der Synchronisierung mit einem Verzeichnisdienst in MailStore Server gehen Sie bitte wie im Folgenden beschrieben vor:

• Klicken Sie auf Verwaltung > Benutzer und Berechtigungen > Verzeichnisdienste
• Ändern Sie den Verzeichnisdienste-Typ auf den zu Ihrer Umgebung passenden Verzeichnisdienst.
• Nehmen Sie anschliessend die benötigten Einstellungen für den gewählten Verzeichnisdienste-Typ vor. Detaillierte Beschreibungen der Einstellungen entnehmen Sie bitte der MailStore Server Hilfe.
• Optional: Klicken Sie auf Standard-Berechtigungen um die Berechtigungen für neu anzulegende Benutzer aus einem Verzeichnisdienst anzuzeigen bzw. festzulegen.
• Klicken Sie zum Testen der Einstellungen auf Sync testen und überprüfen Sie das Ergebnis.
• Zum Synchronisieren und somit zum Anlegen der Benutzer klicken Sie auf Synchronisieren.

Option 2: Manuelles Anlegen von Benutzern

Um Benutzer manuell anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Verwaltung > Benutzer und Berechtigungen > Benutzer
• Klicken Sie auf Neuer Benutzer...
• Geben Sie einen Benutzernamen für den neuen Benutzer ein und bestätigen Sie diesen mit OK.
• Im darauf folgenden Fenster können Sie den vollständigen Namen eintragen, sowie über die Schaltfläche Kennwort... ein MailStore-Kennwort für den neu angelegten Benutzer festlegen.
• Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen und die Benutzereigenschaften zu schliessen.

Hinweis: Manuell angelegte Benutzer haben standardmässig das Recht, E-Mails zu archivieren.

Steuerung der Archivierung über Profile

Grundlegende Funktionsweise

Die Archivierung von E-Mails wird in MailStore Server über sogenannte Archivierungsprofile gesteuert. In einem Archivierungsprofil werden folgende Informationen hinterlegt:

• Was soll archiviert werden (z.B. ein bestimmter E-Mail-Server)
• Umfang der Archivierung (z.B. bestimmte Postfächer oder ein bestimmter Ordner innerhalb eines Postfachs)
• Zusätzliche Einstellungen wie Löschregeln (diese sind standardmäßig deaktiviert; MailStore kann gefahrlos in Produktivumgebungen getestet werden)

Hinweis: Archivierungsprofile können wahlweise manuell oder automatisch nach Zeitplan ausgeführt und jederzeit gelöscht oder geändert werden. Dies hat keine Auswirkung auf bereits archivierte EMails.

Hinweis: Archivierte E-Mails werden in MailStore Server immer bestimmten Benutzer zugeordnet und in deren Benutzerarchiven abgelegt.

Die erste E-Mail archivieren

MailStore Benutzer können, sofern Ihnen das entsprechende Recht vom MailStore Administrator zugewiesen wurde, einzelne Postfächer, lokale EMail-Client-Profile oder E-Mail-Dateien archivieren.

Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, E-Mails zentral für mehrere oder alle Benutzer zu archivieren. Dazu können beispielsweise Archivierungsprofile vom Typ Mehrere Postfächer verwendet werden. Für den Einstieg in MailStore empfehlen wir Ihnen zunächst ein einzelnes Postfach oder ein lokales E-Mail-Client-Profil zu archivieren. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie im Bereich Profil erstellen aus, aus welcher Quelle Sie E-Mails archivieren wollen.
• Über einen Assistenten können Sie nun die Eigenschaften des Archivierungsprofils definieren.
• Im letzten Schritt des Assistenten wird Ihnen angeboten das Archivierungsprofil nach klicken auf Fertigstellen auszuführen.

Unmittelbar nach Abschluss des Archivierungsvorgangs können Sie über die Ordnerstruktur auf der linken Seite auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Das soeben erstellte Archivierungsprofil findet sich nun in der Liste Gespeicherte Profile wieder. Von dort aus kann es beliebig oft erneut ausgeführt werden.

Hinweis: Wenn Sie als MailStore Administrator angemeldet sind, können Sie beim Anlegen eines Archivierungsprofils auswählen, in welchem Benutzerarchiv die E-Mails abgelegt werden - als normaler Benutzer ist dies immer das eigene Benutzerarchiv.

Benutzerzugriff auf das Archiv

Jedem Benutzer kann auf unterschiedliche Weise der Zugriff auf sein Benutzerarchiv ermöglicht werden. Unter der Desktop-Verknüpfung MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren finden Sie die Installationsdateien für den MailStore Client und das MailStore Outlook Add-In.

Über den MailStore Client

Über den MailStore Client können Anwender bei Bedarf von beliebigen Rechnern im Netzwerk aus auf den MailStore Server zugreifen. Auf diese Weise kann ein Anwender die für ihn archivierten E-Mails durchsuchen und betrachten. Ausserdem können Benutzer, die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt, über den MailStore Client selbstständig E-Mails archivieren.

Über das MailStore Add-In für Outlook

Das MailStore Outlook Add-In stellt in Microsoft Outlook eine zusätzliche Symbolleiste bereit, über die komfortabel auf das Archiv zugegriffen werden kann.

Über andere E-Mail-Clients

Für den betriebssystemunabhängigen Zugriff auf das Archiv stellt MailStore Server einen integrierten IMAP-Server zur Verfügung. Auf diese Weise ist es möglich, sowohl von Mac OS oder Linux-Arbeitsstationen, als auch von den meisten mobilen Endgeräten aus auf das Archiv zuzugreifen. Das Archiv wird dabei wie ein reguläres Postfach (read only) eingebunden.

Über einen Internet-Browser (MailStore Web Access)

MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff über einen Internet-Browser und erfordert keine Installation zusätzlicher Software auf den Anwender-Rechnern. Geben Sie dazu einfach die http://servername:8461 bzw. https://servername:8462 für eine verschlüsselte Verbindung in Ihrem Browser ein. Bitte ersetzen Sie servername durch den tatsächlichen Namen des Rechners, auf dem der MailStore Server installiert wurde. Über ein Smartphone (iPhone, Android, Windows Phone, etc.) MailStore Mobile Web Access bieten die Möglichkeit, standortunabhängig mit einem modernen Smartphone auf das Archiv zuzugreifen. Der Mobile Web Access bietet neben dem Zugriff über die Ordnerstruktur und Anzeige archivierter E-Mails auch die Möglichkeit die Suchfunktion zu verwenden.

Benutzer anlegen

E-Mails werden bei ihrer Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Für jeden Anwender, dessen E-Mails mit MailStore archiviert werden sollen, muss zuvor ein Benutzer in MailStore angelegt werden. Am besten starten Sie beispielhaft mit sich selbst.

Wichtiger Hinweis: In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie einen MailStore-Benutzer manuell anlegen können. Das Anlegen von Benutzern kann jedoch auch über die Active Directory-Integration, Generische LDAP-Integration oder MDaemon-Integration erfolgen. Zusätzlich können MailStore-Benutzer auch automatisch während der Archivierung eines Microsoft Exchange Servers angelegt werden.

Benutzerverwaltung öffnen

Klicken Sie auf Verwaltung > Benutzer und Berechtigungen > Benutzer um die Benutzerverwaltung anzuzeigen.

Einen neuen Benutzer anlegen

Klicken Sie auf Neuer Benutzer... und geben Sie einen Benutzernamen für den neuen Benutzer ein, z.B. den Vornamen oder eine kurze Kombination aus Vor- und Nachname. Klicken Sie auf OK.

Im darauf folgenden Fenster können Sie den vollständigen Namen eintragen, sowie über die Schaltfläche Kennwort... ein MailStore-Kennwort für den neu angelegten Benutzer festlegen. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen und die Benutzereigenschaften zu schließen.

Als neuer Benutzer am MailStore Server anmelden

Um sich unter dem neu erstellten Benutzerkonto am MailStore Server anzumelden, können Sie den MailStore Client einfach beenden und erneut starten. Geben Sie im Anmeldebildschirm die soeben festgelegten Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) ein und klicken Sie auf OK.

Archivierungsaufgaben anlegen und ausführen

Wichtiger Hinweis: Je nach Archivierungsprofile sind vorbereitende Maßnahmen auf Ihrem E-Mail-Server erforderlich. Beachten Sie daher die Implementation Guides, um weitere Details zur Archivierung der jeweiligen E-Mail-Server zu erfahren.

Sie können nun für die soeben angelegten Benutzer E-Mails archivieren.

• Klicken Sie dazu auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie im Bereich Profil erstellen aus, aus welcher Quelle Sie E-Mails archivieren wollen.
• Über einen Assistenten können Sie nun die Eigenschaften Ihrer Archivierungsaufgabe definieren (z.B. welches Postfach von welchem E-Mail-Server archiviert werden soll).
• Nach dem Abschluss des Assistenten finden Sie Ihre neue Archivierungsaufgabe in der Liste Gespeicherte Profile.

Hinweise

• Sie können die Aufgabe nun manuell starten oder eine Zeitsteuerung festlegen. Jede Archivierungsaufgabe kann beliebig oft ausgeführt werdem. Es werden immer nur die E-Mails archiviert, die zuvor noch nicht archiviert wurden. In der Standardeinstellung werden weder E-Mails gelöscht noch werden andere Änderungen an den zu archivierenden Postfächern, E-Mail-Clients oder E-Mail-Dateien (z.B. PST-Dateien) durchgeführt.
• E-Mails werden bei der Archivierung automatisch indiziert und können so über die integrierte Volltextsuche gefunden werden. In der Standardeinstellung wird jedoch nicht der Inhalt von Dateianhängen in den Suchindex aufgenommen. Soll auch der Inhalt verschiedener Dateianhänge durchsucht werden können, muss dies unter Verwaltung > Storage > Suchindizes entsprechend eingestellt werden.

Detaillierte Informationen zur Archivierung finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Zugriff auf das Archiv für Anwender einrichten

Jedem Anwender kann auf unterschiedliche Weise der Zugriff auf seine E-Mails (auf sein Benutzerarchiv) ermöglicht werden:

Über den MailStore Client

Über den MailStore Client können Anwender bei Bedarf von beliebigen Rechnern im Netzwerk aus auf den MailStore Server (das zentrale E-Mail-Archiv) zugreifen. Auf diese Weise kann ein Anwender die für ihn archivierten E-Mails durchsuchen und betrachten. Der Zugriff auf die archivierten E-Mails anderer Benutzer ist erst nach entsprechender Rechtevergabe möglich. Die Funktionen des MailStore Client finden Sie im Kapitel Zugriff über die MailStore Client-Software erklärt.

Über das MailStore Add-In für Microsoft Outlook

Das MailStore Outlook Add-In muss separat installiert werden. Es stellt in Microsoft Outlook eine zusätzliche MailStore-Symbolleiste bereit, über welche bequem auf das Archiv zugegriffen werden kann. Erfahren Sie mehr über dieses praktische Feature im Kapitel Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration.

Über über andere E-Mail-Clients

Für den betriebssystemunabhängigen Zugriff auf das Archiv stellt MailStore Server einen integrierten IMAP-Server zur Verfügung. Damit ist es möglich, sowohl von Mac OS oder Linux-Arbeitsstationen, als auch von den meisten mobilen Endgeräten aus auf das Archiv zuzugreifen. Das Archiv wird dabei wie ein reguläres Postfach eingebunden. Wie Sie den MailStore Server dafür vorbereiten erfahren Sie unter Zugriff über MailStore integrierten IMAP-Server.

Über einen Internet-Browser (MailStore Web Access)

MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff über einen Internet-Browser und erfordert keine Installation von zusätzlicher Software auf den Anwender-Rechnern. Geben Sie dazu einfach die http://servername:8461 bzw. https://servername:8462 für eine verschlüsselte Verbindung in Ihrem Browser ein. Bitte ersetzen Sie servername durch den tatsächlichen Namen des Rechners, auf dem der MailStore Server installiert wurde. Dieses Feature nennt sich MailStore Web Access und wird im zugehörigen Kapitel Zugriff über MailStore Web Access ausführlich beschrieben.

Über ein Smartphone (iPhone, Android, Windows Phone, etc.)

MailStore Mobile Web Access bieten die Möglichkeit, standortunabhängig mit einem modernen Smartphone auf das MailStore Archiv zuzugreifen. Der Mobile Web Access bietet neben der Suche und Anzeige archivierter E-Mails auch den Zugriff über die Ordnerstruktur und Funktionen zur Wiederherstellung von E-Mails aus dem Archiv. Die Funktionen des MailStore Mobile Web Access finden Sie im Kapitel Zugriff über MailStore Mobile Web Access erklärt.