Speicherorte

Ein MailStore-Archiv besteht physikalisch, d.h. Datenträger-seitig, aus einzelnen Archivspeichern mit jeweils eigener Datenbank, Suchindexen und Datencontainern. Für MailStore-Benutzer sind die Archivspeicher völlig transparent, sie haben Zugriff auf alle E-Mails in allen aktiven Archivspeichern und haben somit immer eine entsprechend ihren jeweiligen Berechtigungen logische Sicht auf das Gesamtarchiv.

Unter Verwaltung > Storage > Speicherorte können Sie neue Archivspeicher manuell erstellen und die einzelnen Archivspeicher des Archivs verwalten. Auch können Sie hier den Speicherort der Masterdatenbank einsehen und die Optionen für das automatische Anlegen neuer Archivspeicher konfigurieren.

Ändern des Speicherortes der Masterdatenbank

Der Speicherort der Masterdatenbank kann an dieser Stelle nur eingesehen werden. Ist der MailStore Client auf dem MailStore Server gestartet, so beendet ein Klick auf Ändern... den MailStore Client und startet die MailStore Server Dienst-Konfiguration.

Grundlegendes zu Archivspeichern

MailStore unterscheidet zwei Arten von Archivspeichern: Interne Archivspeicher und Externe Archivspeicher.

Interne Archivspeicher werden vollständig in einstellbaren Verzeichnissen des Dateisystems abgelegt und können von MailStore automatisch erstellt, verwaltet und gesichert werden. Ihre Verwendung wird für die meisten Umgebungen empfohlen.

Externe Archivspeicher erlauben die Nutzung externer SQL-Datenbanken, unterliegen jedoch bestimmten Einschränkungen. Informationen zu externen Archivspeichern finden Sie im Kapitel Verwendung externer Archivspeicher.

Archivspeicher, interne wie externe, bestehen in MailStore immer aus folgenden drei Bestandteilen:

• Ordnerinformationen und Metadaten
  Beinhaltet alle zum Aufbau der Ordnerstruktur und E-Mail-Liste erforderlichen Daten.
• E-Mail-Kopfzeilen und -inhalte
  Beinhaltet die eigentlichen Nutzdaten des Archivs.
• Volltextindex
  Beinhaltet alle Daten, die für die Suche in E-Mails und Anhängen benötigt werden. Der Volltextindex kann zu einem beliebigen Zeitpunkt neu aufgebaut werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Suchindizes.

Sowohl MailStore Archivspeicher insgesamt als auch ihre einzelnen Bestandteile können auf unterschiedlichen physikalischen Datenträgern abgelegt werden, hierbei kann es sich auch um netzwerkbasierte Storages handeln. Weitere Hinweise finden Sie im Artikel Verwendung von Network Attached Storage (NAS).

Wichtiger Hinweis: Beachten Sie bei der Auswahl des physikalischen Speichersystems unbedingt die Angaben in den Systemanforderungen.

Erstellen von Archivspeichern

Archivspeicher werden in MailStore automatisch erstellt und können zusätzlich auch manuell angelegt werden.

Automatisches Erstellen von internen Archivspeichern

MailStore Server legt automatisch einen neuen Archivspeicher an, wenn der aktive Archivspeicher (Hier Archivieren) folgende Bedingungen erfüllt:

• Es befinden sich mehr als 30 Millionen E-Mails in ihm
• Es befinden sich beim Jahreswechsel mehr als 5 Millionen E-Mails in ihm
• Die optional konfigurierbare Größe in GB wurde überschritten

Zusätzlich gilt:

• Der neu angelegte Archivspeicher wird automatisch in den Status Hier Archivieren versetzt.
• Die beiden ersten Auslöser lassen sich nicht konfigurieren.
• Das Verzeichnis, in dem neue Archivspeicher automatisch angelegt werden, lässt sich konfigurieren.

Wichtiger Hinweis: Der konfigurierbare Wert für die Größe in GB sollte so gewählt werden, dass Archivspeicher nicht deutlich kleiner als 5 Millionen E-Mails werden. Ohne triftigen Grund sollten von der Verwendung dieses Auslösers abgesehen werden.

Um die Einstellung zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie unterhalb der Archivspeicherliste auf Automatisch erstellen...
• 
  Der Archivspeicher automatisch erstellen Dialog wird angezeigt.
• Passen Sie die Einstellungen entsprechend Ihren Bedürfnissen an.
• Geben Sie unter Basis-Verzeichnis das Verzeichnis an, unterhalb welchem neue interne Archivspeicher angelegt werden sollen. Die Namen der von MailStore Server automatisch angelegten internen Archivspeicher und deren Unterverzeichnisse folgen dem Namesschema Jahr-Monat, z.B. 2016-11.
• Optional: Mittels der Option Unterschiedliche Basisverzeichnisse für Datenbank, Inhalte und Suchindex verwenden können Sie auch getrennte Verzeichnisse für die einzelnen Archivspeicherkomponenten festlegen. Beispielsweise können Sie die Datenbank mit Ordnerinformationen und Metadaten und den Suchindex auf einer schnellen Storage ablegen, um Ordneroperationen und die MailStore Suche zu beschleunigen, wohingegen die E-Mail-Inhalte auf einer langsameren Storage verbleiben.
• Klicken Sie zum Bestätigen auf OK.
  

Manuelles Erstellen von internen Archivspeichern

Gehen Sie zum manuellen Anlegen eines neuen internen Archivspeichers wie folgt vor:

• Klicken Sie unterhalb der Archivspeicherliste auf Erstellen...
• Der Neuen Archivspeicher erstellen Assistent wird angezeigt.
• Wählen Sie die Option Interner Archivspeicher und klicken Sie auf Weiter.
• 
  Tragen Sie im Feld Name den gewünschten Namen des neu anzulegenden internen Archivspeichers ein, z.B. 2016-11.
• Wenn neue E-Mails nicht in den neu zu erstellenden Archivspeicher archiviert werden sollen, deaktivieren Sie die Option Neue Nachrichten hier archivieren.
• MailStore erstellt aus dem eingegebenen Namen und dem Pfad der Masterdatenbank einen Vorschlag für das Basis-Verzeichnis des neuen internen Archivspeichers. Standardmäßig speichert MailStore alle Komponenten eines Archivspeichers in einer Ordnerstruktur unterhalb des Basis-Verzeichnisses, die automatisch angelegt wird. Sie können das vorgeschlagene Verzeichnis ggf. manuell ändern oder ein bestehendes Verzeichnis auswählen. Im letzteren Fall dürfen sich darin keine Dateien oder Unterverzeichnisse befinden.
• Optional: Mittels der Option Unterschiedliche Verzeichnisse für Datenbank, Inhalte und Suchindex verwenden können Sie auch getrennte Verzeichnisse für die einzelnen Archivspeicherkomponenten festlegen. Beispielsweise können Sie die Datenbank mit Ordnerinformationen und Metadaten und den Suchindex auf einer schnellen Storage ablegen, um Ordneroperationen und die MailStore Suche zu beschleunigen, wohingegen die E-Mail-Inhalte auf einer langsameren Storage verbleiben.
• Klicken Sie zum Erstellen des internen Archivspeichers auf Fertig.
  

Erstellen eines externen Archivspeichers

Externe Archivspeicher können nur manuell erstellt werden. Das Erstellen eines neuen externen Archivspeichers ist unter Verwendung externer Archivspeicher beschrieben.

Verwalten von Archivspeichern

Setzen des Status

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Archivspeicher und wählen Sie den Status über das Untermenü Status setzen aus. Alternativ können Sie einen Archivspeicher auswählen und den Status über die Drop-Down-Liste Status im Detailbereich rechts neben der Archivspeicherliste setzen. Folgende Status können gewählt werden:

• Hier archivieren
  In MailStore kann immer nur ein Archivspeicher diesen Status besitzen. In diesen Archivspeicher werden alle neu zu archivierenden E-Mails geschrieben. Die E-Mails stehen allen MailStore-Benutzern zur Verfügung und können über die Suche und die Ordnerstruktur gefunden werden. E-Mails in diesem Archivspeicher können entsprechend den konfigurierten Benutzerrechten und Compliance-Einstellungen verschoben oder gelöscht werden.
• Normal
  E-Mails in Archivspeichern mit dem Status Normal stehen allen MailStore-Benutzern zur Verfügung und können über die Suche und die Ordnerstruktur gefunden werden. E-Mails in diesen Archivspeichern können entsprechend den konfigurierten Benutzerrechten und Compliance-Einstellungen verschoben oder gelöscht werden.
• Schreibgeschützt
  Auf E-Mails in schreibgeschützten Archivspeichern kann, unabhängig von Benutzerrechten und Compliance-Einstellungen, nur noch lesend zugegriffen werden. Die E-Mails stehen allen MailStore-Benutzern zur Verfügung und können über die Suche und die Ordnerstruktur gefunden werden. Es können jedoch keine E-Mails innerhalb dieser bzw. aus diesen Archivspeichern verschoben oder gelöscht werden.
  
  

  Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dennoch Dateisystem-Schreibzugriff auf das Verzeichnis des Archivspeichers erforderlich ist und dieser Status das automatische Verarbeiten von Aufbewahrungsrichtlinien verhindert.

• Deaktiviert
  Das Deaktivieren eines Archivspeichers ermöglicht es, Änderungen an der Konfiguration des Archivspeichers vorzunehmen. Dies kann z.B. nach dem Umziehen des Archivs erforderlich sein. Während ein Archivspeicher deaktiviert ist, stehen die darin enthaltenen E-Mails nicht im Archiv zur Verfügung.
  
  

  Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dieser Status u.a. die Ausführung von Archivierungsprofilen unterbindet.

Bearbeiten

Über den Kontextmenüpunkt Bearbeiten... können der Name und die Verzeichnisse eines Archivspeicher mit Status Deaktiviert geändert werden.

Umbenennen

Über den Kontextmenüpunkt Umbenennen... kann der Name eines Archivspeicher unabhängig von seinem Status direkt geändert werden.

Aushängen

Über den Kontextmenüpunkt Aushängen kann ein Archivspeicher aus dem Archiv ausgehangen werden, beispielsweise wenn alle darin enthaltenen E-Mails nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Der Archivspeicher und die darin enthaltenen E-Mails stehen nach dem Aushängen nicht mehr im Archiv zur Verfügung.

Einhängen

Ein ausgehangener Archivspeicher kann über die Schaltfläche Einhängen... wieder in das Archiv eingebunden werden. Kann der Archivspeicher nicht automatisch entschlüsselt werden, werden Sie zur Eingabe des zugehörigen Wiederherstellungsschlüssels aufgefordert. Dies kann z.B. bei Archivspeichern der Fall sein, die zu einer anderen MailStore Installation gehörten oder von einer anderen Maschine umgezogen wurden. Weitere Hinweise zum Wiederherstellungsschlüssel finden Sie im Abschnitt Sicherheit und Verschlüsselung des Kapitels MailStore Server Dienst-Konfiguration.

Entsperren

Kann ein Archivspeicher nicht automatisch entschlüsselt werden, wird er in der Archivspeicherliste als Gesperrt gelistet. Durch Auswahl des Kontextmenüpunkts Entsperren oder das Setzen eines Status werden Sie zur Eingabe des zugehörigen Wiederherstellungsschlüssels aufgefordert. Weitere Hinweise zum Wiederherstellungsschlüssel finden Sie im Abschnitt Sicherheit und Verschlüsselung des Kapitels MailStore Server Dienst-Konfiguration.

Wartung von Archivspeichern

Die Wartungsfunktionen können über das Kontextmenü der Archivspeicherliste aufgerufen werden. Alternativ können Sie einen Archivspeicher auswählen und die Wartungsfunktion über die Drop-Down-Liste Wartung im Detailbereich rechts neben der Archivspeicherliste auswählen. Folgende Funktionen stehen zur Auswahl:

• Bereinigung (Compact)
  Optimieren der Datenbankstrukturen und gleichzeitiges Kompaktieren der Daten.
• Datenintegrität prüfen
  Überprüfung der Datenintegrität zwischen "Ordnerinformationen und Metadaten" sowie "E-Mail-Kopfzeilen und -Inhalte".
• Alle FDB-Dateien warten
  Die Masterdatenbank und alle Datenbankdateien der internen Archivspeichern warten.
• Alle Statistiken neu berechnen
  Mit diesem Befehl können die Statistiken (Anzahl E-Mails pro Archivspeicher) für alle Archivspeicher neu berechnet werden.

Wartungsfunktionen können auch regelmäßig automatisiert mittels Jobs ausgeführt werden.