Umstellung der Archivierung von Microsoft Exchange Server auf Microsoft 365

In MailStore Server 13 wurden die Unterstützung für moderne Authentifizierungsmethoden via OAuth 2.0 & OpenID Connect gemäß Microsofts Empfehlung sowie entsprechende Microsoft 365-Archivierungs- und Exportprofile eingeführt. In diesem Artikel werden die in MailStore Server notwendigen Schritte zur Umstellung der Archivierung beschrieben, wenn von einer lokalen Microsoft Exchange Server-Umgebung zu Microsoft 365 gewechselt wird.

Hinweise und Vorüberlegungen

Ebenso wie die Umstellung der E-Mail-Umgebung bedarf auch die Umstellung der Archivierung in MailStore Server einer gründlichen Planung im Vorfeld. Bitte beachten Sie daher vor der Umstellung folgende Hinweise:

  • Es wird dringend empfohlen, die in diesem Artikel beschriebenen Schritte zunächst in einer Test­um­ge­bung durchzuführen, da sie unter Umständen Änderungen an Ihren Exchange- und MailStore Server-Installationen vornehmen, die nicht oder nur sehr zeitaufwändig rückgängig gemacht werden können.
  • Stellen Sie sicher, das Sie vor Anwendung der hier dargestellten Methoden über ein aktuelles Backup Ihrer MailStore Server- und Exchange-Server-Produktivumgebung verfügen.
  • Es wird davon ausgegangen, dass MailStore Server bisher in einer Umgebung bestehend aus Active Directory und Exchange Server gemäß den MailStore Exchange Implementation Guides und nach der Umstellung den Vorgaben des MailStore Implementation Guide für Microsoft 365 (Modern Authentication) entsprechend betrieben wird.
  • Hybride Szenarien unter Verwendung von Active Directory, Azure AD und ADFS werden in diesem Artikel nicht betrachtet.
  • Die im Folgenden beschriebenen Änderungen an MailStore Server sollten im Safe Mode durchgeführt werden, um eine Beeinflussung durch Hintergrundprozesse oder Benutzer auszuschließen.
  • Im Gegensatz zu lokalen Exchange Servern unterstützt Microsoft 365 keine intrinsischen Journalpostfächer. Wenn Sie mit MailStore Server mittels Journalarchivierung alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archivieren, benötigen Sie ein Journalpostfach, das außerhalb von Microsoft 365 gehostet wird. MailStore stellt hierfür mit MailStore Gateway eine kostenfreie Lösung zur Verfügung.

Umstellen der Benutzersynchronisation

Im ersten Schritt muss der Verzeichnisdienst, mit dem MailStore Server seine Benutzersynchronisation durchführt, von Active Directory auf Microsoft 365 mit moderner Authentifizierung umgestellt werden. Die Umstellung ist notwendig, da Microsoft 365 anstelle eines lokalen Active Directory das Azure Active Directory als Verzeichnisdienst nutzt.

Führen Sie zunächst eine Verzeichnisdienstsynchronisation in MailStore Server durch, um sicherzustellen, dass die Benutzerdaten vollständig und aktuell sind.

Benutzernamen-Format

Die für die Umstellung des Verzeichnisdienstes notwendigen Schritte sind abhängig vom Benutzernamen-Format, das derzeit für die Benutzersynchronisation mit dem lokalen Active Directory in MailStore Server verwendet wird.

  • Wenn Sie aktuell den SAM Account Name oder den User Principal Name (Local Part), also einen "flachen" Benutzernamens ohne Domänenanteil (z.B. hmeyer) als Benutzername in MailStore Server verwenden, müssen Benutzer und Archivordner in MailStore Server umbenannt werden. Fahren Sie hierfür mit den Schritten im nächsten Abschnitt fort.
  • Wenn Sie bereits den vollständigen User Principal Name (UPN, z.B. hmeyer@example.com) als Benutzername in MailStore Server verwenden und
    • genau dieser UPN zukünftig auch für die Anmeldung an Microsoft 365 benutzt werden soll, können die Namen der Benutzer und Archivordner in MailStore Serverbeibehalten werden. Fahren Sie direkt mit den Schritten im Abschnitt Umstellung der Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365 fort.
    • Sie für die Anmeldung an Microsoft 365 das Namensschema des UPNs ändern möchten (z.B. von hmeyer@example.com nach h.meyer@example.com oder von hmeyer@example.com nach hmeyer@beispiel.de), müssen Benutzer und Archivordner in MailStore Server gemäß dem zukünftigen Namensschema umbenannt werden. Fahren Sie hierfür mit den Schritten im nächsten Abschnitt fort.

Benutzer und Archive in MailStore Server umbenennen

MailStore Server unterscheidet Benutzer nur anhand des Benutzernamens. So wären z.B. hmeyer und hmeyer@example.com aus MailStore Server-Sicht zwei verschiedene Benutzer, die z.B. auch zwei Benutzerlizenzen erfordern. Auch das zugehörige Archiv eines Benutzers assoziiert MailStore Server namentlich allein zu dessen Benutzernamen, so dass für den Benutzer hmeyer immer ein zugehöriges Archiv (Archiv von) hmeyer erstellt wird, das, sofern es archivierte Emails enthält, unter diesem Namen erhalten bleibt, auch wenn sich der Benutzername ändert.

Aus diesen Gründen müssen Benutzernamen und Archivordner in MailStore Server den Benutzernamen des Verzeichnisdienstes entsprechen, mit dem MailStore Server seine Benutzersynchronisation durchführt. Da Azure Active Directory den vollständigen User Principal Name als Benutzernamen verwendet, müssen Benutzer und Archivordner in MailStore Server umbenannt werden, wenn aktuell ein anderes Benutzernamen-Format verwendet wird oder sich der UPN ändern soll.

Die im Folgenden beschriebenen Schritte werden mit Hilfe von Windows PowerShell-Skripten durchgeführt, diese erfordern Windows PowerShell 3.0 oder höher.

  • Die Skripte können Sie hier herunterladen. Sie sind nach dem Entpacken im Unterverzeichnis migration zu finden. Ihre grundsätzliche Verwendung ist in der im Verzeichnis enthaltenen Datei readme.md beschrieben.
  • Für die Verwendung der Skripte muss der Zugriff auf die MailStore Administration API in der MailStore Server Dienst-Konfiguration aktiviert sein.
  • Die Umbenennung der Benutzer und Archivordner erfordert, dass der Zugriff auf die Benutzer-Archive durch Administratoren in MailStore Server gestattet ist, was standardmäßig nicht der Fall ist. Das Ändern dieser Einstellung ist im Kapitel Compliance Allgemein des MailStore Server Handbuchs beschrieben.

Gehen Sie für die Umbenennung wie folgt vor:

  • Bearbeiten Sie die Skripte MSS_1_prepare_users.ps1 und MSS_2_update_users.ps1 in der PowerShell ISE und passen Sie die Zugangsdaten im Abschnitt Adjust these values according to your installation entsprechend Ihrer MailStore Server Installation an.
  • Starten Sie das Skript MSS_1_prepare_users.ps1 in der PowerShell ISE mittels F5.
  • Die Datei mailstore-users.txt wird erstellt (standardmäßig im Verzeichnis C:\Users\<Ihr Benutzername>\). Diese enthält die aktuellen MailStore Server-Benutzernamen.
  • Bearbeiten Sie diese Datei mit einem Texteditor. Ergänzen Sie die neuen Benutzernamen jeweils nach dem =, so dass die Einträge dann in der Form AD Benutzername=Microsoft 365 Benutzername (z.B. hmeyer=hmeyer@example.com) vorliegen. Für Benutzernamen, die sich nicht ändern sollen (z.B. der interne admin-Benutzer), lassen Sie die entsprechende Zeile unverändert.
  • Speichern Sie die Datei mailstore-users.txt, die jetzt die alten und neuen Benutzernamen enthalten sollte.
  • Starten Sie jetzt das Skript MSS_1_update_users.ps1 in der PowerShell ISE mittels F5.
  • Das Skript benennt nun die Benutzer und ihre Archivordner in MailStore Server um und setzt auch die Archivordnerrechte entsprechend.
  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an und überprüfen Sie die neuen Benutzernamen und Archivordner. Da sowohl die bisherigen Exchange- als auch die zukünftigen Microsoft 365-Archivierungsprofile dieselbe Ordnerstruktur beginnend mit Exchange unterhalb der Archivordner verwenden, müssen keine weiteren Umbenennungen vorgenommen werden.

Umstellen der Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365

Damit sich Benutzer anstatt mit ihren bisherigen Active Directory- zukünftig mit ihren Microsoft 365-Zugangsdaten an MailStore Server anmelden können, muss die Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365 (Modern Authentication) umgestellt werden. Folgen Sie hierzu den Schritten im Kapitel Synchronisieren von Benutzerkonten mit Microsoft 365 (Modern Authentication) des MailStore Server Handbuchs. Führen Sie die Synchronisation hier zunächst nur testweise mittels der entsprechenden Schaltfläche durch.

Umstellen der Archivierungsprofile

Zur Archivierung von Microsoft 365-Postfächern stellt MailStore Server dedizierte Microsoft 365-Archivierungsprofile zur Verfügung, die moderne Authentifizierung unterstützen. Vorhandene Exchange-Archivierungsprofile können nicht zur Archivierung von Microsoft 365-Postfächern verwendet werden, denn diese unterstützen ausschließlich Basic Authentication zum Anmelden eines Benutzers oder Servicekontos am Exchange Server.

Deaktivieren vorhandener Profile und Jobs

Wenn Sie MailStore Server, wie weiter oben empfohlen, im Safe Mode ausführen, sind sowohl die automatische Ausführung als auch die Ausführung von Archivierungsprofilen per Job deaktiviert. Um diese dauerhaft zu deaktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E‑Mails archivieren.
  • Aktivieren Sie unterhalb der Profilliste die Option Profile anderer Benutzer anzeigen.
  • Stellen Sie jedes angezeigte Exchange-Archivierungsprofil mittels des per Rechtsklick aufrufbaren Kontextmenüs auf "Manuell" um.
  • Sollten Sie Exchange-Exportprofile eingerichtet haben, klicken Sie im Menübaum links auf E‑Mails exportieren und verfahren Sie dort analog.
  • Sollten Sie Exchange-Profile per Job zur zeitgesteuerten Ausführung eingerichtet haben, klicken Sie im Menübaum links auf Verwaltung > Management API > Jobs und deaktivieren Sie dort jeden angezeigten Job, der ein Exchange-Profil ausführt, mittels des per Rechtsklick aufrufbaren Kontextmenüs.

Anlegen neuer Microsoft 365 Profile

Richten Sie die neuen Microsoft 365-Profile und Jobs entsprechend der folgenden Artikel ein. Um die Ausführung nach der Einrichtung überprüfen zu können, sollten diese zunächst auf manuell bzw. deaktiviert gestellt werden.

Abschließende Umstellungsaufgaben durchführen

Um die Umstellung in MailStore Server abzuschließen, führen Sie bitte noch die folgenden Schritte durch:

  • Schließen Sie ggf. alle noch offenen MailStore Client-Sessions und starten Sie den MailStore Server-Dienst neu.
  • Melden Sie sich erneut als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf Verwaltung > Benutzer und Archive > Verzeichnisdienste.
  • Führen Sie die Synchronisation testweise mittels der entsprechenden Schaltfläche durch. Überprüfen Sie das Ergebnis mittels der angezeigten Benutzerliste. Hier können Sie auch überprüfen, ob die Benutzeranmeldung über Microsoft 365 wie erwartet funktioniert.
  • Wechseln Sie im Menübaum links auf Verwaltung > Benutzer und Archive > Archive und überprüfen Sie die Namen der Archivordner.
  • Wechseln Sie im Menübaum links auf E-Mails archivieren. Führen Sie die neuen Microsoft 365-Archivierungsprofile manuell nacheinander aus und kontrollieren Sie das Ergebnis. Fällt dieses zufriedenstellend aus, können Sie die alten Exchange-Archivierungsprofile anschließend löschen.
  • Verfahren Sie ggf. mit den Exportprofilen und Jobs analog.
  • Wenn Sie den Zugriff auf die Benutzer-Archive durch Administratoren gemäß Kapitel Compliance Allgemein zuvor gewährt haben, machen Sie diese Änderung wieder rückgängig.

Mit der erfolgreichen Durchführung dieser Aufgaben ist die Umstellung in MailStore Server abgeschlossen.