Vorlage:Archivierung Mehrere Exchange-Postfächer zentral archivieren

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Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
  • Wählen Sie Mehrere Postfächer aus.
  • Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet MailStore Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die Active Directory-Synchronisierung einzurichten und auszuführen. Der Assistent wird danach fortgesetzt. Sollten Sie keine Active Directory-Synchronisierung wünschen, können Sie den Vorgang abbrechen und die Benutzer wie im Kapitel Einen neuen Benutzer anlegen beschrieben, manuell anlegen. Klicken Sie danach erneut auf E-Mails archivieren und dann auf Microsoft Exchange.
    Xchg mailboxes 01.png
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
    Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den Exchange Server per HTTPS zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.
  • Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange Servers ein
    Hinweis: Handelt es sich um extern gehostete Postfächer und kennen Sie den Servernamen nicht, können Sie diesen mit Hilfe des MailStore Exchange Autodiscover Tool herausfinden.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Benutzers ein, der Zugriff auf alle zu archivierenden Exchange-Postfächer besitzt.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg mailboxes 03.png
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Xchg mailboxes 02.png
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
    Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
    Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
    Alle Benutzer außer Folgende
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
    Nur folgende Benutzer
    Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Exchange-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
    Vor der Archivierung mit Active Directory synchronisieren
    Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem Active Directory synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein Exchange Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer regelmäßig nach Zeitplan durchführen lassen wollen.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

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  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.