Zugriff über MailStore Web Access: Unterschied zwischen den Versionen

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Aktuelle Version vom 23. Mai 2023, 10:05 Uhr

Der responsive Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über aktuelle Internet-Browser auf beliebigen Geräten. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden.

Voraussetzung für die Nutzung des Web Access

Eine Liste der unterstützten Internet-Browser finden Sie unter Systemanforderungen.
Um die Funktion Wiederherstellen verwenden zu können, müssen die SMTP-Einstellungen einmalig vom einem Administrator unter Verwaltung > Verschiedenes > SMTP-Einstellungen festgelegt werden.

Auf Web Access zugreifen

Wenn nicht anders eingerichtet, können Anwender über die folgende URL auf den Web Access zugreifen:

https://<fqdn>:8462

Bitte ersetzen Sie <fqdn> durch den vollständigen DNS-Namen, engl. Fully Qualified Domain Name (FQDN), des MailStore Server computers, wie zum Beispiel: mailstore.example.com.

Um sich am Web Access anzumelden, füllen Sie das Eingabefeld Benutzername aus und klicken Sie auf Weiter.

MailStore Server bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.

Ist MailStore Server selber in der Lage die Zugangsdaten zu überprüfen, erscheint der Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld' Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
Sollte Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv sein, und dem aktuellen Gerät wurde bisher nicht vertraut, wird der Benutzer aufgefordert, einen MFA-Code einzugeben.
Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft 365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD FS), wird der Webbrowser umgeleitet, um eine Authentifizierung durch Microsofts oder Googles Authentifizierungsdienst oder die AD FS durchzuführen.

Suchen im Archiv

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:

Auto*

findet Auto, Automatisch, Autoreparatur usw.

*example.com

findet alle E-Mail-Adressen und Domains von example.com.

vorname.nachname*

findet alle E-Mail-Adressen von vorname.nachname.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:

Me?er

würde Meier und Meyer finden, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Einschränken nach Feldern

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:

subject:Nachrichten           nur im Betreff
from:[email protected]         nur in Von
to:[email protected]        nur in An
cc:[email protected]           nur in Cc
bcc:[email protected]     nur in Bcc
bcontent:Rechnung             nur im Body der E-Mail 
acontent:Rechnung             nur in Anhängen der E-Mail

Wörter ausschließen

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:

ZDNet -Download-Tipp

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

Kombination

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:

ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update.

from:ZDNET bcontent:Mustermann

findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort Mustermann vorkommt.

from:[email protected] acontent:Rechnung

findet alle E-Mails von [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt.

to:[email protected] -Bewerbung

findet alle E-Mails an [email protected], die nirgends das Wort Bewerbung enthalten.

from:[email protected] to:[email protected] acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von [email protected] an [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

Punkt (.)
Komma (,)
Semikolon (;)
Bindestrich (-)
Unterstrich (_)
AT-Zeichen (@)
Slash & Backslash (/,\)
Nullzeichen (NUL)

Browsen im Archiv

Im Ordner Eigenes Archiv finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf weitere Archive in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit Archiv von beginnen.

Um E-Mails eines Archivordners anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Ordner.

E-Mail-Vorschau

In der E-Mail-Vorschau werden die E-Mails im Originalformat angezeigt. Extern referenzierte Inhalte wie Bilder werden aus Sicherheitsgründen erst nach Aufforderung heruntergeladen und angezeigt.

Öffnen von E-Mails in einer E-Mail-Anwendung

Über den Toolbar-Eintrag Öffnen stehen die Funktionen Öffnen als MSG und Öffnen als EML bereit, um die angezeigte Nachricht in einer externen Anwendung wie Microsoft Outlook (MSG), Mozilla Thunderbird (EML) oder andere zu öffnen. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich.

Wiederherstellen einer E-Mail

Über den Toolbar-Eintrag Wiederherstellen kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Hinweis: Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel SMTP-Einstellungen.

Drucken einer E-Mail

Über den Toolbar-Eintrag Drucken kann die aktuell angezeigte E-Mail ausgedruckt werden.

Anzeigen von Internetkopfzeilen

Über den Toolbar-Eintrag Internetkopfzeilen ist es möglich, die Kopfzeilen der aktuell angezeigten E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen.

Benutzermenü

Einstellungen

Die Regionaleinstellungen im Web Access werden automatisch anhand der Sprache Ihres Webbrowsers bestimmt. Unter Einstellungen können Sie diese Werte manuell überschreiben.

Hilfe

Öffnet diese Hilfeseite.

Über

Zeigt rechtliche Informationen wie zum Beispiel Lizenzbestimmungen, Lizenzen von Drittherstellern, sowie Datenschutzrichtlinien an.

Kennwort ändern

Hier kann der Benutzer sein MailStore-Kennwort ändern. Sofern die standardmäßig aktivierte Kennwortrichtlinie aktiv ist, muss das Kennwort den Komplexitätsanforderungen genügen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der Benutzer das Kennwort ändern-Recht hat und nicht gegen einen externen Verzeichnisdienst authentifiziert wird.

Abmelden

Meldet den aktuellen Benutzer vom Web Access ab.

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-MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über den Internet-Browser. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden. Eine Installation des MailStore Clients auf den Anwender-Rechnern ist nicht erforderlich.
+Der responsive Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über aktuelle Internet-Browser auf beliebigen Geräten. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden.
-=Voraussetzung für die Nutzung von MailStore Web Access=
+== Voraussetzung für die Nutzung des Web Access ==
-Die Aktivierung und Konfiguration von MailStore Web Access wird im Kapitel MailStore Web Access-Konfiguration beschrieben. In diesem Kapitel finden Sie auch eine Liste der unterstützten Internet-Browser.
+* Eine Liste der unterstützten Internet-Browser finden Sie unter [[Systemanforderungen]].
+* Um die Funktion ''Wiederherstellen'' verwenden zu können, müssen die SMTP-Einstellungen einmalig vom einem Administrator unter ''Verwaltung > Verschiedenes > SMTP-Einstellungen'' festgelegt werden.
-=Auf MailStore Web Access zugreifen=
+== Auf Web Access zugreifen ==
-Wenn MailStore Server nicht anders eingerichtet wird, können Anwender über die folgenden Internetadressen auf MailStore Web Access zugreifen:
+Wenn nicht anders eingerichtet, können Anwender über die folgende URL auf den Web Access zugreifen:
-*http://servername:8461
-*https://servername:8462
+ https://<fqdn>:8462
-Bitte ersetzen Sie servername durch den tatsächlichen Namen des Rechners, auf dem der MailStore Server installiert wurde.
+Bitte ersetzen Sie ''<fqdn>'' durch den vollständigen DNS-Namen, engl. Fully Qualified Domain Name (FQDN), des MailStore Server computers, wie zum Beispiel: <tt>mailstore.example.com</tt>.
-Eine Bedienungsanleitung für die spezielle iPhone/iPod touch-Version finden Sie im Kapitel Zugriff per iPhone und iPod touch.
+Um sich am Web Access anzumelden, füllen Sie das Eingabefeld ''Benutzername'' aus und klicken Sie auf ''Weiter''.
-=Authentifizierung=
+MailStore Server bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.
-Vor dem Zugriff auf das Archiv ist, wie auch bei der MailStore Client Software, eine Authentifizierung des Anwenders erforderlich:
-[[File:Accs_web_01.png|center|350px]]
+* Ist MailStore Server selber in der Lage die Zugangsdaten zu überprüfen, erscheint der Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld' ''Kennwort'' ein und klicken Sie auf ''Anmelden''.
+* Sollte [[Multi-Faktor-Authentifizierung]] aktiv sein, und dem aktuellen Gerät wurde bisher nicht vertraut, wird der Benutzer aufgefordert, einen MFA-Code einzugeben.
+* Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft&nbsp;365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD&nbsp;FS), wird der Webbrowser umgeleitet, um eine Authentifizierung durch Microsofts oder Googles Authentifizierungs&shy;dienst oder die AD&nbsp;FS durchzuführen.
-'''Windows-Authentifizierung'''
+== Suchen im Archiv ==
-Single Sign-on (Anmeldung ohne Eingabe des Kennwortes); erfordert den Microsoft Internet Explorer, da nur dieser in der Lage ist, die entsprechenden Informationen zu senden
+{{ Suche }}
+== Browsen im Archiv ==
-'''Standard-Authentifizierung'''
+Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf weitere Archive in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen.
-Erfordert die Eingabe der in der MailStore Benutzerdatenbank hinterlegten Zugangsdaten
-=Arbeiten mit MailStore Web Access=
+Um E-Mails eines Archivordners anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Ordner.
-Nach erfolgreicher Authentifizierung stehen viele der vom MailStore Client her bekannten Funktion zur Verfügung.
-[[File:Accs_web_02.png|center|350px]]
-== Suchen über die Ordnerstruktur ==
-Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit Eigenes Archiv beschriftet. Hat der angemeldete MailStore-Benutzer Zugriff auf die Archive anderer Benutzer (wie es zum Beispiel beim MailStore-Administrator der Fall ist), so werden diese unter dem Namen Archiv von <Benutzername> zusätzlich aufgeführt. Unterhalb dieser Hauptordner werden die einzelnen E-Mail-Quellen (z.B. Microsoft Outlook oder Exchange Postfächer) des Benutzers und deren Ordnerstruktur (z.B. Posteingang) aufgelistet.
-== Suchen über die Schnellsuche ==
-Das Eingabefeld der Schnellsuche finden Sie im oberen Fensterbereich. Diese eignet sich besonders für einfache Suchabfragen und umfasst im Gegensatz zur ebenfalls verfügbaren erweiterten Suche nur das Benutzerarchiv des angemeldeten Benutzers.
-== Suchen über die erweiterte Suche ==
-Mit Hilfe der erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe. Zudem können auf diese Weise mehrere Benutzerarchive in einem Schritt durchsucht werden. Die zur Verfügung stehenden Suchkriterien entsprechen der erweiterten Suche des MailStore Clients. Erfahren Sie dazu mehr im Kapitel Erweiterte Suche. Die erweiterte Suche ermöglicht zudem das Speichern und Wiederverwenden von Suchabfragen. Diese Funktion wird im unteren Teil dieses Kapitels separat beschrieben.
 == E-Mail-Vorschau ==
+In der E-Mail-Vorschau werden die E-Mails im Originalformat angezeigt. Extern referenzierte Inhalte wie Bilder werden aus Sicherheitsgründen erst nach Aufforderung heruntergeladen und angezeigt.
-Die HTML-Anzeige von E-Mails wird aus Sicherheitsgründen in MailStore Web Access unterbunden. Öffnen Sie die Nachricht in einem E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook), um Grafiken und Formatierungen anzuzeigen.
+=== Öffnen von E-Mails in einer E-Mail-Anwendung ===
+Über den Toolbar-Eintrag ''Öffnen'' stehen die Funktionen ''Öffnen als MSG'' und ''Öffnen als EML'' bereit, um die angezeigte Nachricht in einer externen  Anwendung wie Microsoft Outlook (MSG), Mozilla Thunderbird (EML) oder andere zu öffnen. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich.
-== Öffnen von E-Mails in einem E-Mail-Client ==
+=== Wiederherstellen einer E-Mail ===
+Über den Toolbar-Eintrag ''Wiederherstellen'' kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden.
-Über die Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen die Funktionen Öffnen in Microsoft Outlook (MSG) und Öffnen im E-Mail-Client (EML) bereit. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich. Zudem können auf diese Weise auch Formatierungen und Grafiken von E-Mails im HTML-Format dargestellt werden. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Funktion Öffnen in Microsoft Outlook (MSG) Vorbereitungen zu treffen sind. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel MailStore Web Access-Konfiguration.
+'''Hinweis:''' Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel [[SMTP-Einstellungen]].
-== Wiederherstellen der angezeigten E-Mail ==
+=== Drucken einer E-Mail ===
+Über den Toolbar-Eintrag ''Drucken'' kann die aktuell angezeigte E-Mail ausgedruckt werden.
-Über die Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau steht die Funktion Wiederherstellen bereit. Auf diese Weise kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel MailStore Web Access-Konfiguration.
+=== Anzeigen von Internetkopfzeilen ===
+Über den Toolbar-Eintrag ''Internetkopfzeilen'' ist es möglich, die Kopfzeilen der aktuell angezeigten E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen.
-== Drucken der angezeigten E-Mails ==
+== Benutzermenü ==
-Über die Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau steht die Funktion Drucken bereit. Neben der eigentlichen Nachricht werden auch die Kopfzeilen der E-Mail ausgedruckt.
+=== Einstellungen ===
+Die Regionaleinstellungen im Web Access werden automatisch anhand der Sprache Ihres Webbrowsers bestimmt. Unter ''Einstellungen'' können Sie diese Werte manuell überschreiben.
-== Internetkopfzeilen ==
+=== Hilfe ===
+Öffnet diese Hilfeseite.
-Klicken Sie in der Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Internetkopfzeilen, um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. der aller MIME-Parts anzuzeigen.
+=== Über ===
+Zeigt rechtliche Informationen wie zum Beispiel Lizenzbestimmungen, Lizenzen von Drittherstellern, sowie Datenschutzrichtlinien an.
-=Verwendung von Suchordnern=
+=== Kennwort ändern ===
-Über die erweiterte Suche können beliebig viele Suchabfragen zur späteren Wiederverwendung gespeichert werden. Das Speichern von Suchabfragen bietet zudem noch einen weiteren Vorteil: Eine Suchabfrage erscheint nach dem Speichern als Ordner in der Ordnerstruktur unterhalb von Gespeicherte Suchabfragen.
+Hier kann der Benutzer sein MailStore-Kennwort ändern. Sofern die standardmäßig aktivierte Kennwortrichtlinie aktiv ist, muss das Kennwort den [[Hinweise_zur_Kennwortkomplexität|Komplexitätsanforderungen]] genügen.
+Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der Benutzer das ''Kennwort ändern''-Recht hat und nicht gegen einen externen Verzeichnisdienst authentifiziert wird.
-Wird ein solcher Ordner angeklickt, wird die Suchabfrage ausgeführt und das Suchergebnis als Inhalt des Ordners ausgegeben. In der Praxis ergeben sich dazu vielseitige Anwendungsmöglichkeiten. Beispiele:
+=== Abmelden ===
+Meldet den aktuellen Benutzer vom Web Access ab.
-*Alle E-Mails nur von Heute oder einem anderen Zeitraum
+[[de:Zugriff über MailStore Web Access]]
-*Alle E-Mails zu einem bestimmten Projekt
-*Alle E-Mails von einer bestimmten Person, Abteilung oder Firma
-*Alle E-Mails mit bestimmten Dateianhängen (z.B. Videos oder Excel-Dateien)
 [[en:Accessing_the_Archive_with_MailStore_Web_Access]]