Zugriff über MailStore Web Access: Unterschied zwischen den Versionen
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Eine Bedienungsanleitung für die spezielle iPhone/iPod touch-Version finden Sie im Kapitel [[Zugriff_per_iPhone_und_iPod_touch|Zugriff per iPhone und iPod touch]]. | Eine Bedienungsanleitung für die spezielle iPhone/iPod touch-Version finden Sie im Kapitel [[Zugriff_per_iPhone_und_iPod_touch|Zugriff per iPhone und iPod touch]]. | ||
| − | =Authentifizierung= | + | = Authentifizierung = |
Vor dem Zugriff auf das Archiv ist, wie auch bei der MailStore Client Software, eine Authentifizierung des Anwenders erforderlich: | Vor dem Zugriff auf das Archiv ist, wie auch bei der MailStore Client Software, eine Authentifizierung des Anwenders erforderlich: | ||
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'''Hinweis:''' Nutzen Sie im MailStore Server die Active Directory-Integration, ist es möglich mit dem Internet Explorer eine Anmeldung am MailStore Web Access per Single Sign-On (Anmeldung ohne Eingabe des Kennwortes) durchzuführen. | '''Hinweis:''' Nutzen Sie im MailStore Server die Active Directory-Integration, ist es möglich mit dem Internet Explorer eine Anmeldung am MailStore Web Access per Single Sign-On (Anmeldung ohne Eingabe des Kennwortes) durchzuführen. | ||
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| − | + | = Suchen über die Archivordner = | |
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| − | + | Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen. | |
| − | = | + | = Schnellsuche = |
| − | Mit Hilfe der | + | Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden (siehe unten). |
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| + | == Schnellsuche verwenden == | ||
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| + | Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich im oberen Abschnitt des MailStore Web Access. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich eine der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben. | ||
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| + | == Nach Wortbestandteilen suchen == | ||
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| + | Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel: | ||
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| + | Auto* | ||
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| + | würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden. | ||
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| + | == Nach Phrasen suchen == | ||
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| + | Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel: | ||
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| + | "Microsoft Windows" | ||
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| + | würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95. | ||
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| + | == Einschränken nach Feldern == | ||
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| + | Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele: | ||
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| + | subject:Nachrichten nur im Betreff | ||
| + | from:[email protected] nur in Von | ||
| + | to:[email protected] nur in An | ||
| + | cc:[email protected] nur in Cc | ||
| + | bcc:[email protected] nur in Bcc | ||
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| + | == Wörter ausschließen == | ||
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| + | Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel: | ||
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| + | ZDNet -Download-Tipp | ||
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| + | findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps. | ||
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| + | == Kombination == | ||
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| + | Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel: | ||
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| + | ZDNET -"Daily Update" | ||
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| + | findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt. | ||
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| + | = Erweiterte Suche = | ||
| + | Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe. | ||
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| + | == Verwenden der Erweiterten Suche == | ||
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| + | Klicken Sie im oberen Abschnitt des MailStore Web Access auf ''Erweiterte Suche''. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. | ||
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| + | [[Datei:WebSuchen.png|center|450px]] | ||
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| + | === Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen" === | ||
| + | Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen: | ||
| + | *'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht | ||
| + | *'''Absender/Empfänger''' - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC | ||
| + | *'''Nachrichteninhalt''' - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit) | ||
| + | *'''Anhangdateinamen''' - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht | ||
| + | *'''Anhanginhalte''' - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (''Verwaltung'' > ''Storage'' > ''Suchindizes'') | ||
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| + | Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards. | ||
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| + | === Suchkriterien im Bereich "Allgemein" === | ||
| + | Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder: | ||
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| + | *'''Ordner''' - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen. | ||
| + | *'''Unterordner einschließen''' - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2007/Gewinnoptimierung) | ||
| + | *'''Von''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht | ||
| + | *'''An/Cc/Bcc''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht | ||
| + | *'''Datum''' - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. ''Gestern'' oder ''Dieses Jahr'', oder nach der Auswahl von ''Benutzerdefiniert'' einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive). | ||
| + | In den Feldern ''Von'' und ''An/Cc/Bcc'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards. | ||
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| + | === Suchkriterien im Bereich "Erweitert" === | ||
| + | Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder: | ||
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| + | *'''Nachrichten mit / ohne Anhänge''' - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden. | ||
| + | *'''Größe''' - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB. | ||
| + | *'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen. | ||
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| + | == Die Suche starten == | ||
| + | Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt. | ||
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| + | == Das Suchergebnis weiter einschränken == | ||
| + | Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf ''Erweiterte Suche'', legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf ''Suchen''. | ||
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| + | == Eine neue Suche starten == | ||
| + | Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf ''Neue Suche''. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt. | ||
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| + | == Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern == | ||
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| + | Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf ''Speichern unter...'' und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche ''Öffnen'' können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten. | ||
== E-Mail-Vorschau == | == E-Mail-Vorschau == | ||
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Klicken Sie in der Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau auf ''Internetkopfzeilen'', um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. der aller MIME-Parts anzuzeigen. | Klicken Sie in der Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau auf ''Internetkopfzeilen'', um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. der aller MIME-Parts anzuzeigen. | ||
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[[en:Accessing_the_Archive_with_MailStore_Web_Access]] | [[en:Accessing_the_Archive_with_MailStore_Web_Access]] | ||
Version vom 6. Juni 2011, 15:24 Uhr
MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über den Internet-Browser. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden. Eine Installation des MailStore Clients auf den Anwender-Rechnern ist nicht erforderlich.
Voraussetzung für die Nutzung von MailStore Web Access
Die Aktivierung und Konfiguration von MailStore Web Access wird über die MailStore Server Dienst-Konfiguration vorgenommen. Eine Liste der unterstützten Internet-Browser finden Sie unter Systemanforderungen.
Um die Funktion In Postfach wiederherstellen verwenden zu können, müssen die SMTP-Einstellungen einmalig vom einem MailStore-Administrator unter Verwaltung > Verschiedenes > SMTP-Einstellungen festgelegt werden.
Auf MailStore Web Access zugreifen
Wenn MailStore Server nicht anders eingerichtet wird, können Anwender über die folgenden Internetadressen auf MailStore Web Access zugreifen:
http://<servername>:8461 https://<servername>:8462
Bitte ersetzen Sie <servername> durch den tatsächlichen Namen oder die IP-Adresse des Rechners, auf dem der MailStore Server installiert wurde.
Eine Bedienungsanleitung für die spezielle iPhone/iPod touch-Version finden Sie im Kapitel Zugriff per iPhone und iPod touch.
Authentifizierung
Vor dem Zugriff auf das Archiv ist, wie auch bei der MailStore Client Software, eine Authentifizierung des Anwenders erforderlich:
Füllen Sie zum Anmelden am MailStore Web Access die Felder Benutzername und Kennwort aus und klicken Sie anschließend auf Anmelden. Bitte beachten Sie, dass der Benutzername immer dem MailStore-Benutzernamen des Anwenders entsprechen muss.
Hinweis: Nutzen Sie im MailStore Server die Active Directory-Integration, ist es möglich mit dem Internet Explorer eine Anmeldung am MailStore Web Access per Single Sign-On (Anmeldung ohne Eingabe des Kennwortes) durchzuführen.
Suchen über die Archivordner
Anzeigen der Archivordner
Benutzerarchive
Im Ordner Eigenes Archiv finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit Archiv von beginnen.
Schnellsuche
Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden (siehe unten).
Schnellsuche verwenden
Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich im oberen Abschnitt des MailStore Web Access. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich eine der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.
Nach Wortbestandteilen suchen
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel:
Auto*
würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden.
Nach Phrasen suchen
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:
"Microsoft Windows"
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.
Einschränken nach Feldern
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:
subject:Nachrichten nur im Betreff from:[email protected] nur in Von to:[email protected] nur in An cc:[email protected] nur in Cc bcc:[email protected] nur in Bcc
Wörter ausschließen
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:
ZDNet -Download-Tipp
findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.
Kombination
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:
ZDNET -"Daily Update"
findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt.
Erweiterte Suche
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe.
Verwenden der Erweiterten Suche
Klicken Sie im oberen Abschnitt des MailStore Web Access auf Erweiterte Suche. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.
Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen"
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
- Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht
- Absender/Empfänger - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC
- Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit)
- Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht
- Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (Verwaltung > Storage > Suchindizes)
Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
Suchkriterien im Bereich "Allgemein"
Im Bereich Allgemein finden Sie folgende Suchfelder:
- Ordner - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen.
- Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2007/Gewinnoptimierung)
- Von - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht
- An/Cc/Bcc - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht
- Datum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
Suchkriterien im Bereich "Erweitert"
Im Bereich Erweitert finden Sie folgende Suchfelder:
- Nachrichten mit / ohne Anhänge - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
- Größe - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
- Wichtigkeit - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.
Die Suche starten
Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.
Das Suchergebnis weiter einschränken
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf Erweiterte Suche, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.
Eine neue Suche starten
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.
Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern
Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf Speichern unter... und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche Öffnen können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.
E-Mail-Vorschau
Die HTML-Anzeige von E-Mails wird aus Sicherheitsgründen in MailStore Web Access unterbunden. Öffnen Sie die Nachricht in einem E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook), um Grafiken und Formatierungen anzuzeigen.
Öffnen von E-Mails in einem E-Mail-Client
Über die Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen die Funktionen Öffnen in Microsoft Outlook (MSG) und Öffnen im E-Mail-Client (EML) bereit. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich. Zudem können auf diese Weise auch Formatierungen und Grafiken von E-Mails im HTML-Format dargestellt werden. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Funktion Öffnen in Microsoft Outlook (MSG) Vorbereitungen zu treffen sind. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel MailStore Web Access-Konfiguration.
Wiederherstellen der angezeigten E-Mail
Über die Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau steht die Funktion Wiederherstellen bereit. Auf diese Weise kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel MailStore Web Access-Konfiguration.
Drucken der angezeigten E-Mails
Über die Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau steht die Funktion Drucken bereit. Neben der eigentlichen Nachricht werden auch die Kopfzeilen der E-Mail ausgedruckt.
Internetkopfzeilen
Klicken Sie in der Toolbar oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Internetkopfzeilen, um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. der aller MIME-Parts anzuzeigen.
