Zugriff über die MailStore Client-Software: Unterschied zwischen den Versionen

[unmarkierte Version][gesichtete Version]
 
 
(93 dazwischenliegende Versionen von 4 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 1: Zeile 1:
= Suchen über die Ordnerstruktur =
+
== Installation & Update ==
 +
Die zum MailStore Server passende MailStore Client-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung ''MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren'' und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer.
  
[[File:Accs_folders_01.png|right|200px]]
+
Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, das durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.
  
MailStore ordnet alle archivierten E-Mails in eine MailStore-eigene Ordnerstruktur ein. Die Ordnerstruktur der E-Mail-Quelle wird dabei in MailStore abgebildet. Das heißt in der Praxis, dass Sie beispielsweise in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert in MailStore wiederfinden werden.
+
<p class="msnote">'''Hinweis:''' Neben der manuellen Installation des MailStore Clients kann dieser auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel [[MailStore_Client_Deployment|MailStore Client Deployment]].</p>
  
== Benutzerarchive ==
+
Wird auf dem MailStore Server ein Update eingespielt, aktualisiert sich MailStore Client beim Anmelden automatisch um mit dem MailStore Server kompatibel zu blieben. Eine erneute Installation des MailStore Client ist daher in der Regel nicht erforderlich.
  
Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit ''Eigenes Archiv'' beschriftet.
+
== Starten und anmelden ==
 +
Starten Sie MailStore Client über das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop.
  
Hat der angemeldete MailStore-Benutzer Zugriff auf die Archive anderer Benutzer, so werden diese unter dem Namen ''Archiv von <Benutzername>'' zusätzlich aufgeführt.
+
[[Datei:Gsta_useclient_00.png|right|350px]]
 +
Das Fenster ''Verbinden mit MailStore Server'' erscheint.
  
== Öffnen eines Benutzerarchivs==
+
* Tragen Sie bei ''Servername'' den DNS-Namen des Rechners ein, auf dem  MailStore Server installiert ist. Bitte beachten Sie, dass der voreingestellte Eintrag <code>localhost</code> nur dann funktioniert, wenn Sie den MailStore Client auf dem Rechner gestartet haben, auf dem auch der MailStore Server Dienst installiert ist.
 +
* Klicken Sie auf ''Verbinden'' um die Verbindung zum MailStore Server herzustellen.
 +
<br clear=all/>
 +
<br/>
 +
'''Tipp: '''Haben Sie die Option ''Immer mit diesem Server verbinden'' aktiviert und wollen nachträglich den Zielserver ändern, starten Sie den MailStore Client und halten dabei die <code>Shift</code>-Taste gedrückt.
  
Um einen Ordner zu öffnen, klicken Sie wie vom Windows-Explorer gewohnt auf das kleine [+] neben dem Ordnernamen. Genauso können Sie für darin befindliche Unterordner verfahren.
+
Der MailStore Client überprüft nach dem Herstellen der Verbindung, ob neuere Programmdateien vom MailStore Server heruntergeladen werden müssen und führt eine ggf. erforderliche Aktualisierung automatisch durch.
  
== Anzeigen der E-Mails in einem Ordner ==
+
[[Datei:Gsta_useclient_01.png|right|350px]]Nachdem die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, erscheint der Benutzername-Dialog
Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.
+
* Tragen Sie den Benutzernamen eines MailStore Benutzers in das Eingabefeld ''Benutzername'' ein und klicken Sie auf ''Weiter''.
 +
<br clear=all/>
  
Klicken Sie auf Angeordnet nach, um die Sortierung der E-Mails zu ändern. Eine Sortierung ist möglich nach:
+
[[Datei:Gsta_useclient_02.png|right|350px]]MailStore Server bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.
  
* Datum
+
* Ist MailStore Server selber in der Lage, die Zugangs&shy;daten zu überprüfen, erscheint der nebenstehende Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld ''Kennwort'' ein und klicken Sie auf ''Anmelden''.
* Von/An (Absender bzw. Empfänger der E-Mail)
+
* Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft&nbsp;365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD&nbsp;FS), wird der Standard-Webbrowser geöffnet, um eine Authenti&shy;fizierung durch Microsofts oder Googles Authenti&shy;fizierungs&shy;dienst oder die AD&nbsp;FS durchzuführen.<br clear=all/>
* Betreff
 
  
Klicken Sie auf das Feld rechts neben Angeordnet am (auf dem Bildschirmfoto Neu nach alt), um die Sortierreihenfolge umzukehren. Standardmäßig wird z.B. die neuste E-Mail oben angezeigt. Durch einen Klick wird die älteste E-Mail oben angezeigt.
+
== Die MailStore-Ordnerstruktur ==
 +
[[File:Accs_folders_01.png|right|240px]]
  
== Aktualisierung der Ansicht ==
+
Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit ''Eigenes Archiv'' beschriftet.
Um die Ordneransicht zu aktualisieren, klicken Sie auf einen Ordner und betätigen Sie die Taste F5 auf Ihrer Tastatur.
 
  
Um die E-Mail-Liste zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf den entsprechenden Ordner.
+
Hat der angemeldete MailStore-Benutzer Zugriff auf die Archive anderer Benutzer, so werden diese im Ordner ''Weitere Archive'' unter dem Namen ''Archiv von <Benutzername>'' zusätzlich aufgeführt.
  
== Löschen und Bearbeiten von Ordnern ==
+
Unterhalb dieser Hauptordner werden die einzelnen E-Mail-Quellen (z.B. Microsoft Outlook oder Exchange Postfächer) des Benutzers und deren Ordnerstruktur (z.B. Posteingang) aufgelistet.
Informationen zum Löschen, Umbenennen und Anlegen von Ordnern finden Sie im Kapitel [[Die MailStore-Ordnerstruktur]].
 
  
= Schnellsuche =
+
'''Hinweis: '''Der Zugriff für MailStore-Administratoren auf die Archive anderer Benutzer über die Ordnerstruktur ist standardmäßig blockiert, dies kann in den [[Compliance_Allgemein|Compliance-Einstellungen]] geändert werden. Darüber hinaus steht MailStore-Administratoren für die Archivverwaltung die Seite [[Archive]] zur Verfügung.
Mit der integrierten Schnellsuche können alle E-Mails in Benutzerarchiven auf welchen man Leserecht hat direkt durchsucht werden. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden.
 
  
[[File:accs_quicksearch_01.png|right|200px]]
+
=== Löschen von Ordnern ===
 +
Grundsätzlich können Ordner und die darin enthaltenen E-Mails nur bei entsprechenden Benutzerrechten gelöscht werden. Über diese Rechte verfügt ein Benutzer erst dann, wenn diese ihm explizit von einem MailStore-Administrator zugewiesen wurden. Enthält ein zu löschender Ordner Unterordner, so werden diese ebenfalls gelöscht.
  
== Schnellsuche verwenden ==
+
=== Ordner verschieben, umbenennen und manuell anlegen ===
Die Schnellsuche befindet sich im oberen linken Teil des MailStore-Programmfensters. Geben Sie einfach in das Suchfeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und klicken Sie auf Suchen. Alternativ können Sie auch die ENTER-Taste betätigen. Die Suchergebnisse werden im unteren Teil des linken Bereiches angezeigt. Sollte sich eine der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.
+
Ordner können innerhalb von MailStore verschoben, umbenannt oder neu erstellt werden. Normale Anwender können dies ausschließlich in ihrem eigenen Benutzerarchiv, wo hingegen MailStore-Administratoren Ordner auch über Benutzerarchivgrenzen hinweg verschieben und beliebig umbenennen können. Während der Archivierung übernimmt MailStore die Ordnerstruktur und Ordnernamen der Quelle (z.B. von Microsoft Outlook).
  
== Nach Wortbestandteilen suchen ==
+
Beachten Sie, dass das Verschieben großer Archive über Benutzerarchivgrenzen hinweg längere Zeit dauern kann, da die verschobenen E-Mails durch den Volltextindex des Zielbenutzers erfasst werden müssen.
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel:
 
  
Auto*
+
Die Funktionen ''Neuer Ordner...'', ''Umbenennen'' und ''Verschieben nach...'' erreichen Sie über einen Rechtsklick auf den entsprechenden Archivordner.
  
würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden.
+
Wenn Sie als MailStore-Administrator ein Benutzerarchiv (Order: ''Archiv von <Benutzername>'') umbenennen, der gleichnamige Benutzer jedoch noch nicht umbenannt wurde, bleibt ein leeres Archiv mit diesem Benutzernamen bestehen.
  
== Nach Phrasen suchen ==
+
'''Tipp:''' Einen bereits existierenden Ordnername beim Umbenennen  angegeben, ermöglicht das Zusammenführen der Inhalkte beider Ordner.  
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:
 
  
"Microsoft Windows"
+
=== E-Mail-Typ ändern ===
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.
+
Sollte bei einer E-Mail fälschlicherweise der Empfänger anstatt des Senders oder der Sender anstatt des Empfängers angezeigt werden, kann von einem Administrator der ''E-Mail-Typ'' geändert werden. Markieren Sie die entsprechenden E-Mails und wählen Sie im Kontextmenü ''E-Mail-Typ ändern''.
  
== Einschränken nach Feldern ==
+
Falls der Typ für E-Mails anderer Benutzer geändert werden soll, benötigt der Administrator dazu [[Compliance_Allgemein#Archiv-Zugriff|Zugriff]] auf die E-Mails der Benutzer.
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:
 
  
subject:Nachrichten          nur im Betreff
+
Prüfen Sie gegebenenfalls die [[Grundlagen_der_E-Mail-Archivierung_mit_MailStore#Festlegen_der_Ordner_für_gesendete_Objekte|Einstellungen des Archivierungsprofils]], so dass der Typ während der Archivierung bereits richtig gesetzt wird.
from:john@mailstore.com      nur in Von
 
to:michael@mailstore.com      nur in An
 
cc:lisa@mailstore.com        nur in Cc
 
bcc:customers@mailstore.com  nur in Bcc
 
  
== Wörter ausschließen ==
+
=== Löschen von E-Mails ===
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:
+
Markieren Sie die zu löschenden E-Mails durch Festhalten der <code>Strg</code>-Taste (<code>Strg+A</code> markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf ''Löschen''. Benutzer können E-Mails nur dann löschen, wenn ihnen dieses Recht von einem MailStore-Administrator erteilt wurde.
  
ZDNet -Download-Tipp
+
<p class="msnote">Bitte beachten Sie, dass das Löschen von E-Mails durch Anwender als sehr kritisch bewertet werden muss. Gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails können durch eine solche Rechtevergabe nicht oder nur schwer eingehalten werden.</p>
  
findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.
+
=== Verschieben von E-Mails ===
 +
Markieren Sie die E-Mails durch Festhalten der <code>Strg</code>-Taste (<code>Strg+A</code> markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf ''In Ordner verschieben'' und wählen Sie den Zielordner aus. Alternativ ziehen Sie die markierten E-Mails per Drag and Drop in den Zielordner. E-Mails können nur innerhalb eines Benutzerarchivs verschoben werden, sofern Sie kein MailStore-Administrator sind.
  
== Kombination ==
+
== Suchen über die Ordnerstruktur ==
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:
+
MailStore ordnet alle archivierten E-Mails in eine MailStore-eigene Ordnerstruktur ein. Die Ordnerstruktur der E-Mail-Quelle wird dabei in MailStore abgebildet. Das heißt in der Praxis, dass Sie beispielsweise in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert in MailStore wiederfinden werden.
  
ZDNET -"Daily Update"
+
<br style="clear: both;" />
  
findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt.
+
[[File:Accs_folders_02.png|right|240px]]
  
= Erweiterte Suche =
+
=== Anzeigen der E-Mails in einem Ordner ===
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe.
+
Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden in der Spalte zur Rechten des Ordnerbaumes aufgelistet.
  
==Verwenden der Erweiterten Suche ==
+
Klicken Sie auf ''Angeordnet nach: <Wert>'', um die Sortierung der E-Mails zu ändern. Eine Sortierung ist möglich nach:
Klicken Sie im MailStore-Programmfenster auf E-Mails suchen. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.
 
[[File:accs_extsearch_01.png|center|500px]]
 
  
 +
* Datum
 +
* Von/An (Absender bzw. Empfänger der E-Mail)
 +
* Betreff
  
=== Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suche - Suchen nach" ===
+
Klicken Sie auf das Feld rechts neben Angeordnet am (auf dem Bildschirmfoto Neu nach alt), um die Sortierreihenfolge umzukehren. Standardmäßig wird z.B. die neuste E-Mail oben angezeigt. Durch einen Klick wird die älteste E-Mail oben angezeigt.
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
 
*'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht
 
*'''Absender/Empfänger''' - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC
 
*'''Nachrichteninhalt''' - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit)
 
*'''Anhänge''' - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht
 
*'''Anhanginhalte''' - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (Seite Verwaltung)
 
  
Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
+
=== Aktualisierung der Ansicht ===
 +
Um die Ordneransicht zu aktualisieren, klicken Sie auf einen Ordner und betätigen Sie die Taste F5 auf Ihrer Tastatur.
  
== Suchkriterien im Bereich "Allgemein" ==
+
Um die E-Mail-Liste zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf den entsprechenden Ordner.
Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder:
 
  
*'''Ordner''' - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig ist dies der Hauptordner des angemeldeten Benutzers. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen.
+
=== Erweiterte Suche in einem Ordner starten ===
*'''Unterordner einschließen''' - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang / Projekte 2007 / Gewinnoptimierung)
+
Über einen Rechtsklick auf einen Ordner und der Auswahl von ''Hier suchen...'' wird die [[#Erweiterte Suche|Erweiterte Suche]] geöffnet und der ausgewählte Ordner ist in der Ordnerauswahl voreingestellt.
*'''Von''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht
+
<br style="clear: both;" />
*'''An/Cc/Bcc''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht
+
{{Schnellsuche|Client|oben links}}
*'''Datum''' - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
+
{{Erweiterte Suche|Client|E-Mails suchen}}
In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
 
  
==Suchkriterien im Feld "Erweitert" ==
+
== E-Mail-Vorschau ==
Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder:
 
*'''Nachrichten mit / ohne Anhänge''' - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
 
*'''Größe''' - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
 
*'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.
 
 
 
== Die Suche starten ==
 
Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird im linken Teil des Hauptfensters in Form einer Liste angezeigt.
 
 
 
== Das Suchergebnis weiter einschränken ==
 
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf Erweiterte Suche, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.
 
 
 
== Eine neue Suche starten ==
 
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.
 
 
 
== Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern ==
 
Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu im oberen Fensterbereich auf Speichern unter und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche Kriterien öffnen können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.
 
 
 
Um gespeicherte Suchkriterien umzubenennen oder zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche Verwalten.
 
 
 
= E-Mail-Vorschau =
 
 
MailStore verfügt über eine integrierte E-Mail-Vorschau, die in der Lage ist, E-Mails wie von Standard-E-Mail-Programmen gewohnt darzustellen. Zur Aktivierung der E-Mail-Vorschau genügt es, eine E-Mail in der Liste anzuklicken, bzw. diese mit den Pfeiltasten auf der Tastatur anzusteuern.
 
MailStore verfügt über eine integrierte E-Mail-Vorschau, die in der Lage ist, E-Mails wie von Standard-E-Mail-Programmen gewohnt darzustellen. Zur Aktivierung der E-Mail-Vorschau genügt es, eine E-Mail in der Liste anzuklicken, bzw. diese mit den Pfeiltasten auf der Tastatur anzusteuern.
  
[[File:accs_preview_01.png|center|500px]]
+
[[File:access_client.png|center|550px]]
  
 
In der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen alle Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit der angezeigten E-Mail verfügbar sind.
 
In der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen alle Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit der angezeigten E-Mail verfügbar sind.
  
== Öffnen in... ==
+
=== Speichern unter ... ===
Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:
+
Verwenden Sie die Funktion ''Speichern unter...'', um die angezeigte E-Mail in einem Dateisystem-Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Sie können die E-Mails unter folgenden Dateiformaten speichern:
*Öffnen in Outlook
+
*'''RFC822 EML-Datei''' - Diese Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Mozilla Thunderbird  hineinziehen.
*Öffnen in Windows Mail/Outlook Express
+
*'''Outlook MSG-Datei''' - Diese Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook Versionen geöffnet oder importiert werden.
*Öffnen in Windows Live Mail
 
*Öffnen in Thunderbird
 
 
 
'''Hinweis:''' Bitte beachten Sie, dass die E-Mail hiermit nur im E-Mail-Programm geöffnet wird. Sie wird nicht darin gespeichert. Um E-Mails ins E-Mail-Programm zurückzukopieren, verwenden Sie die Exportfunktionalität von MailStore.
 
  
== Drucken ==
+
=== Drucken ===
 
Über diese Funktion wird die aktuell angezeigte E-Mail inklusive ihrer Kopfzeileninformationen wie Datum und Betreff ausgedruckt.  
 
Über diese Funktion wird die aktuell angezeigte E-Mail inklusive ihrer Kopfzeileninformationen wie Datum und Betreff ausgedruckt.  
  
== E-Mail speichern ==
+
=== Suchen in E-Mail... ===
Verwenden Sie die Funktion Speichern unter, um die angezeigte E-Mail in einem Windows-Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Sie können die E-Mails unter folgenden Dateiformaten speichern:
+
Klicken Sie auf ''Suchen in E-Mail...'', um den Nachrichtentext der aktuelle angezeigten E-Mail zu durchsuchen.
*'''RFC822 EML-Datei''' - Diese Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen.
 
*'''Outlook MSG-Datei''' - Diese Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder importiert werden.
 
 
==E-Mail exportieren ==
 
Über den Menüeintrag Exportieren können Sie die angezeigte E-Mail beispielsweise nach Microsoft Outlook exportieren, per SMTP an eine E-Mail-Adresse weiterleiten oder auf CD brennen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Exportieren von E-Mail.
 
 
 
==Internetkopfzeilen ==
 
Klicken Sie auf Internetkopfzeilen, um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. der aller MIME-Parts anzuzeigen. Halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt, während Sie auf Internetkopfzeilen klicken, um den gesamten Nachrichtenquelltext anzuzeigen.
 
 
 
== Löschen (nur bei entsprechender Rechtevergabe)==
 
Klicken Sie auf Löschen, um die aktuell angezeigte E-Mail aus dem Archiv zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu über die notwendige Berechtigung verfügen müssen.
 
 
 
= Zurücköffnen von E-Mails im E-Mail-Programm =
 
Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Klicken Sie hierzu auf E-Mail-Befehle und dann auf eine der folgenden Optionen:
 
[[File:Accs_openclient_01.png|right|300px]]
 
 
 
*Öffnen in Outlook
 
*Öffnen in Windows Mail/Outlook Express
 
*Öffnen in Windows Live Mail
 
*Öffnen in Thunderbird
 
 
 
<br style="clear: both;"/>
 
'''Hinweis: '''Bitte beachten Sie, dass die E-Mail hiermit nur im E-Mail-Programm geöffnet wird. Sie wird nicht darin gespeichert. Um E-Mails ind E-Mail-Programm zurück zu kopieren, verwenden Sie die Exportfunktionalität von MailStore.
 
 
 
= Exportieren von E-Mails =
 
MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.
 
 
 
'''Hinweis:''' Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Kapitel Datensicherung gesondert behandelt.
 
 
 
==Mögliche Exportziele==
 
*'''Microsoft Outlook''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
 
*'''Exchange-Postfach''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
 
*'''IMAP-Postfach''' - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
 
*'''Verzeichnis (Dateisystem)''' - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail).
 
*'''E-Mail-Adresse via SMTP''' - Leitet E-Mails via SMTP (das Standardprotokoll zum E-Mail-Versand) an eine beliebige E-Mail-Adresse weiter
 
*'''CD/DVD''' - Brennt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail) auf CD oder DVD. MailStore kann die Sicherung auch auf mehrere Datenträger verteilen; CDs und DVDs können dabei beliebig gemischt werden. Die Verwendung von wiederbeschreibbaren Rohlingen (CD-RW oder DVD-/+RW) ist möglich.
 
 
 
'''Hinweis:''' EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder archiviert werden.
 
 
 
==Aufruf der Exportfunktion==
 
 
 
'''Über die E-Mail-Vorschau''' - Exportieren Sie die gerade in der E-Mail-Vorschau angezeigte E-Mail, indem Sie in der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Exportieren klicken, und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.
 
 
 
'''Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis)''' - Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg+Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf Exportieren und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.
 
 
 
'''Über die Seite "E-Mails exportieren"''' - Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (wie auch die Archivierungsprofile). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.
 
 
 
==Erstellen eines Exportprofils über die Seite "E-Mails exportieren"==
 
 
 
Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:
 
*Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
 
*Klicken Sie in MailStore auf E-Mails exportieren.
 
[[File:Accs_export_01.png|center|500px]]
 
*Wählen Sie aus der Liste im oberen Bereich das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
 
*Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
 
*m ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder Datenbanksicherung) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf Weiter.
 
'''Hinweis:''' Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.
 
*Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel Exchange Postfach ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf Weiter.
 
*Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. IMAP-Postfach angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.
 
*Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Profil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
 
Bereits existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet oder gelöscht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.
 
 
 
==Ausführung eines Exportprofils über die Seite "E-Mails exportieren"==
 
Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails exportieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherten Einstellungen (Profile) das auszuführende Profil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgtem Export erscheint ein Protokoll, das Informationen über evtl. aufgetretene Fehler enthält.
 
 
 
==Ein Exportprofil regelmäßig nach Zeitplan ausführen lassen==
 
 
 
Neben der manuellen Ausführung von Exportprofilen können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Lesen Sie dazu im nächsten Kapitel Den Export automatisieren weiter.
 
 
 
=Den Export automatisieren=
 
MailStore bietet die Möglichkeit, jede Exportaufgabe (jedes angelegte Exportprofil) automatisiert zu festgelegten Zeitpunkten auszuführen.
 
 
 
==Vorgehensweise==
 
*Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe nach einem Zeitplan ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass dies für vollständige Datenbanksicherungen der PC sein muss, auf dem auch der MailStore Server installiert ist. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden.
 
*Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails exportieren.
 
*Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil und dann auf Zeitgesteuert ausführen. Informationen zum Anlegen von neuen Exportaufgaben finden Sie im Kapitel [[Exportieren von E-Mails.]]
 
 
 
[[File:Arch_schedule_01.png|center|250px]]
 
 
 
Sie können nun im folgenden Fenster "Zeitgesteuert ausführen" die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:
 
 
 
'''Task - Name:''' Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Als Standard werden der Name des Exportprofils und dessen interne MailStore-ID eingetragen.
 
 
 
'''Zeitplan:''' Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung angeben (Ausführung einmal pro Tag), oder ein Intervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).
 
 
   
 
   
Im Fall von Anderer Zeitplan wird die Exportaufgabe zwar als Windows-Task angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
+
=== Kopfzeilen ===
 
+
Klicken Sie auf ''Kopfzeilen'', um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen.  
'''Windows-Anmeldung:''' Hier wird festgelegt, unter welchem Benutzerkonto der geplante Task ausgeführt werden soll. Sollen die E-Mails direkt in Anwendungen des angemeldeten Anwenders hinein exportiert werden (z.B. nach Microsoft Outlook), muss das Benutzerkonto des Anwenders ausgewählt werden. In diesen Fällen ist die Option Lokales Systemkonto auch deaktiviert. Die Option Lokales Systemkonto kann z.B. für Exportvorgänge mit dem Ziel Verzeichnis (Dateisystem) oder CD/DVD verwendet werden und hat den Vorteil, dass für die Ausführung des Tasks kein Kennwort erforderlich ist.
 
 
 
'''Protokoll - Dateiname:''' Falls eine Protokolldatei mitgeschrieben werden soll, können Sie hier den Dateinamen dieser Datei angeben. Die Datei kann auf Wunsch auch auf einem Netzlaufwerk angelegt werden. Sie können die Platzhalter {DATE} und {TIME} im Dateinamen verwenden - diese werden dann bei der Durchführung der Exportaufgabe durch das tatsächliche Datum bzw. die tatsächliche Uhrzeit ersetzt.
 
 
 
'''Cmd kopieren:''' Über diesen Befehl kann die Kommandozeile der geplanten Aufgabe in die Zwischenablage kopiert werden, so dass sich diese z.B. innerhalb von Batchdateien verwenden lässt. Eine genaue Beschreibung zu diesem Thema finden Sie am Ende dieses Kapitels.
 
 
 
Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, können Sie den Task mit OK anlegen. Bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitswarnung ebenfalls mit OK. Falls Sie unter Windows Anmeldung nicht das lokale Systemkonto ausgewählt haben, müssen Sie das Windows-Kennwort des aktuell angemeldeten Anwenders eingeben und bestätigen.
 
 
 
Es erscheint darauf die Übersicht der geplanten Tasks in der MailStore-Verwaltung, welche alle bislang auf dem PC eingerichteten Tasks auflistet.
 
 
 
==Verwaltung bereits angelegter Tasks==
 
Die Verwaltung der bereits auf dem PC angelegten Tasks erfolgt über Verwaltung und dann Geplante Tasks.
 
  
[[File:Arch_schedule_02.png|center|500px]]
+
=== Quelltext ===
+
Klicken Sie auf ''Quelltext'', um den gesamten Nachrichtenquelltext anzuzeigen.
In der Liste werden alle geplanten Tasks für Archivierungs- und Exportvorgänge aufgelistet, die auf dem aktuellen Rechner angelegt wurden.
 
  
'''Starten:''' Der in der Liste ausgewählte Task wird sofort (unabhängig von seiner festgelegten nächsten Laufzeit) ausgeführt.
+
=== Löschen (nur mit entsprechender Berechtigung) ===
 
+
Klicken Sie auf ''Löschen'', um die die aktuelle E-Mail aus dem Archiv zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechende Berechtigung zum Löschen besitzen müssen, damit diese Funktion benutzen können.
'''Bearbeiten:''' Öffnet für den ausgewählten Task die Aufgabenplanung von Windows. Sie können dort alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.
 
 
 
'''Löschen:''' Der ausgewählte Task wird gelöscht. Dies hat keinen Einfluss auf das zugrunde liegende Archivierungsprofil oder archivierte E-Mails.
 
 
 
'''Protokollverzeichnis öffnen:''' Öffnet das Verzeichnis, in dem Protokolle für den ausgewählten Task gespeichert werden.
 
 
 
==Kommandozeile anzeigen==
 
 
 
Häufig ist es gewünscht, den Export von E-Mails in einen größeren Prozess aufzunehmen, der beispielsweise von einer Batchdatei (BAT) gesteuert wird. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, bietet MailStore im Fenster Zeitgesteuert ausführen (siehe oben) die Schalfläche CMD kopieren. Ein Klick darauf zeigt eine Kommandozeile an, welche in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:
 
 
 
REM *** Microsoft Outlook (ID 77) ***
 
 
"C:\Program Files\deepinvent\MailStore Server\MailStoreCmd.exe" --h="localhost"
 
--pkv3="16:0e:95:b0:79:d2:e8:e0" -u="admin" --p="admin"
 
--o="C:\ProgramData\MailStore\TaskLog \77_{DATE}-{TIME}.log"
 
-c export-execute --id=77 --user="admin"  --verbose
 
  
Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:
+
=== Aufbewahrungsdetails (nur Administratoren) ===
 +
Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn [[Aufbewahrungsrichtlinien]] konfiguriert und aktiviert sind.<br/>
 +
[[Datei:Retention_Policies_05.png|right|350px]] Klicken Sie auf ''Aufbewahrungsdetails'', um, sofern festgelegt, das minimale und das maximale Aufbewahrungsdatum der aktuellen E-Mail sowie die dafür jeweils verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinie anzuzeigen.
  
'''"...\MailStoreCmd.exe"''' - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel Die MailStore Management Shell.
 
  
'''--h="localhost"''' - Der Rechnername des MailStore Server, mit welchem sich MailStoreCmd.exe verbinden soll.
+
Durch Klicken auf eine Aufbewahrungsrichtlinie können Sie sich deren Konfiguration direkt ansehen.<br style="clear: both;" />
  
'''--pkv3="..."''' - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der sicherstellt, dass der MailStore Server zum Zeitpunkt der Archivierung genau der ist, der er zum Zeitpunkt der Anlage des Geplanten Tasks war (optionales Sicherheitsfeature).
+
=== Öffnen von E-Mails im E-Mail-Programm ===
 +
Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Wählen Sie über das Feld ''E-Mail-Programm:'' das E-Mail-Programm aus in welchem Sie standardmäßig E-Mails öffnen wollen. MailStore stellt Ihnen nur die Programme zur Auswahl, welche von MailStore unterstützt und auf dem Computer von dem der MailStore Client gestartet wurde gefunden wurden.
  
'''--u="admin"''' - Benutzername
+
[[File:Accs_openclient_01.png|center|450px]]
  
'''--p="admin"''' - Kennwort
+
Je nach Auswahl des E-Mail-Programms stehen weitere Schaltflächen zur Verfügung:
  
'''-c''' - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)
+
* '''Öffnen in <E-Mail-Programm>''' - Öffnen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail hiermit nur im E-Mail-Programm geöffnet wird. Sie wird nicht darin gespeichert. Um E-Mails ins E-Mail-Programm zurückzukopieren, verwenden Sie die [[E-Mails exportieren|Exportfunktionalität von MailStore]].
 +
* '''In <E-Mail-Programm> wiederherstellen...''' - Wiederherstellen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Sollten dazu weitere Einstellungen erforderlich sein, wird die Schaltfläche ''Einstellungen...'' eingeblendet.
  
'''import-execute --id=77 --user="admin"''' - Das Exportprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 77 ausführen
+
[[de:Zugriff über die MailStore Client-Software]]
 
[[en:Accessing_the_Archive_with_the_MailStore_Client_software]]
 
[[en:Accessing_the_Archive_with_the_MailStore_Client_software]]

Aktuelle Version vom 26. April 2021, 15:26 Uhr

Installation & Update

Die zum MailStore Server passende MailStore Client-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer.

Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, das durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinweis: Neben der manuellen Installation des MailStore Clients kann dieser auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel MailStore Client Deployment.

Wird auf dem MailStore Server ein Update eingespielt, aktualisiert sich MailStore Client beim Anmelden automatisch um mit dem MailStore Server kompatibel zu blieben. Eine erneute Installation des MailStore Client ist daher in der Regel nicht erforderlich.

Starten und anmelden

Starten Sie MailStore Client über das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop.

Gsta useclient 00.png

Das Fenster Verbinden mit MailStore Server erscheint.

  • Tragen Sie bei Servername den DNS-Namen des Rechners ein, auf dem MailStore Server installiert ist. Bitte beachten Sie, dass der voreingestellte Eintrag localhost nur dann funktioniert, wenn Sie den MailStore Client auf dem Rechner gestartet haben, auf dem auch der MailStore Server Dienst installiert ist.
  • Klicken Sie auf Verbinden um die Verbindung zum MailStore Server herzustellen.



Tipp: Haben Sie die Option Immer mit diesem Server verbinden aktiviert und wollen nachträglich den Zielserver ändern, starten Sie den MailStore Client und halten dabei die Shift-Taste gedrückt.

Der MailStore Client überprüft nach dem Herstellen der Verbindung, ob neuere Programmdateien vom MailStore Server heruntergeladen werden müssen und führt eine ggf. erforderliche Aktualisierung automatisch durch.

Gsta useclient 01.png

Nachdem die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, erscheint der Benutzername-Dialog

  • Tragen Sie den Benutzernamen eines MailStore Benutzers in das Eingabefeld Benutzername ein und klicken Sie auf Weiter.


Gsta useclient 02.png

MailStore Server bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.

  • Ist MailStore Server selber in der Lage, die Zugangs­daten zu überprüfen, erscheint der nebenstehende Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
  • Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft 365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD FS), wird der Standard-Webbrowser geöffnet, um eine Authenti­fizierung durch Microsofts oder Googles Authenti­fizierungs­dienst oder die AD FS durchzuführen.

Die MailStore-Ordnerstruktur

Accs folders 01.png

Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit Eigenes Archiv beschriftet.

Hat der angemeldete MailStore-Benutzer Zugriff auf die Archive anderer Benutzer, so werden diese im Ordner Weitere Archive unter dem Namen Archiv von <Benutzername> zusätzlich aufgeführt.

Unterhalb dieser Hauptordner werden die einzelnen E-Mail-Quellen (z.B. Microsoft Outlook oder Exchange Postfächer) des Benutzers und deren Ordnerstruktur (z.B. Posteingang) aufgelistet.

Hinweis: Der Zugriff für MailStore-Administratoren auf die Archive anderer Benutzer über die Ordnerstruktur ist standardmäßig blockiert, dies kann in den Compliance-Einstellungen geändert werden. Darüber hinaus steht MailStore-Administratoren für die Archivverwaltung die Seite Archive zur Verfügung.

Löschen von Ordnern

Grundsätzlich können Ordner und die darin enthaltenen E-Mails nur bei entsprechenden Benutzerrechten gelöscht werden. Über diese Rechte verfügt ein Benutzer erst dann, wenn diese ihm explizit von einem MailStore-Administrator zugewiesen wurden. Enthält ein zu löschender Ordner Unterordner, so werden diese ebenfalls gelöscht.

Ordner verschieben, umbenennen und manuell anlegen

Ordner können innerhalb von MailStore verschoben, umbenannt oder neu erstellt werden. Normale Anwender können dies ausschließlich in ihrem eigenen Benutzerarchiv, wo hingegen MailStore-Administratoren Ordner auch über Benutzerarchivgrenzen hinweg verschieben und beliebig umbenennen können. Während der Archivierung übernimmt MailStore die Ordnerstruktur und Ordnernamen der Quelle (z.B. von Microsoft Outlook).

Beachten Sie, dass das Verschieben großer Archive über Benutzerarchivgrenzen hinweg längere Zeit dauern kann, da die verschobenen E-Mails durch den Volltextindex des Zielbenutzers erfasst werden müssen.

Die Funktionen Neuer Ordner..., Umbenennen und Verschieben nach... erreichen Sie über einen Rechtsklick auf den entsprechenden Archivordner.

Wenn Sie als MailStore-Administrator ein Benutzerarchiv (Order: Archiv von <Benutzername>) umbenennen, der gleichnamige Benutzer jedoch noch nicht umbenannt wurde, bleibt ein leeres Archiv mit diesem Benutzernamen bestehen.

Tipp: Einen bereits existierenden Ordnername beim Umbenennen angegeben, ermöglicht das Zusammenführen der Inhalkte beider Ordner.

E-Mail-Typ ändern

Sollte bei einer E-Mail fälschlicherweise der Empfänger anstatt des Senders oder der Sender anstatt des Empfängers angezeigt werden, kann von einem Administrator der E-Mail-Typ geändert werden. Markieren Sie die entsprechenden E-Mails und wählen Sie im Kontextmenü E-Mail-Typ ändern.

Falls der Typ für E-Mails anderer Benutzer geändert werden soll, benötigt der Administrator dazu Zugriff auf die E-Mails der Benutzer.

Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen des Archivierungsprofils, so dass der Typ während der Archivierung bereits richtig gesetzt wird.

Löschen von E-Mails

Markieren Sie die zu löschenden E-Mails durch Festhalten der Strg-Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf Löschen. Benutzer können E-Mails nur dann löschen, wenn ihnen dieses Recht von einem MailStore-Administrator erteilt wurde.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen von E-Mails durch Anwender als sehr kritisch bewertet werden muss. Gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails können durch eine solche Rechtevergabe nicht oder nur schwer eingehalten werden.

Verschieben von E-Mails

Markieren Sie die E-Mails durch Festhalten der Strg-Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf In Ordner verschieben und wählen Sie den Zielordner aus. Alternativ ziehen Sie die markierten E-Mails per Drag and Drop in den Zielordner. E-Mails können nur innerhalb eines Benutzerarchivs verschoben werden, sofern Sie kein MailStore-Administrator sind.

Suchen über die Ordnerstruktur

MailStore ordnet alle archivierten E-Mails in eine MailStore-eigene Ordnerstruktur ein. Die Ordnerstruktur der E-Mail-Quelle wird dabei in MailStore abgebildet. Das heißt in der Praxis, dass Sie beispielsweise in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert in MailStore wiederfinden werden.


Accs folders 02.png

Anzeigen der E-Mails in einem Ordner

Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden in der Spalte zur Rechten des Ordnerbaumes aufgelistet.

Klicken Sie auf Angeordnet nach: <Wert>, um die Sortierung der E-Mails zu ändern. Eine Sortierung ist möglich nach:

  • Datum
  • Von/An (Absender bzw. Empfänger der E-Mail)
  • Betreff

Klicken Sie auf das Feld rechts neben Angeordnet am (auf dem Bildschirmfoto Neu nach alt), um die Sortierreihenfolge umzukehren. Standardmäßig wird z.B. die neuste E-Mail oben angezeigt. Durch einen Klick wird die älteste E-Mail oben angezeigt.

Aktualisierung der Ansicht

Um die Ordneransicht zu aktualisieren, klicken Sie auf einen Ordner und betätigen Sie die Taste F5 auf Ihrer Tastatur.

Um die E-Mail-Liste zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf den entsprechenden Ordner.

Erweiterte Suche in einem Ordner starten

Über einen Rechtsklick auf einen Ordner und der Auswahl von Hier suchen... wird die Erweiterte Suche geöffnet und der ausgewählte Ordner ist in der Ordnerauswahl voreingestellt.

Schnellsuche

Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden.

Schnellsuche verwenden

Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich im MailStore Client oben links. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich einer der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:

Auto*

findet Auto, Automatisch, Autoreparatur usw.

*example.com

findet alle E-Mail-Adressen und Domains von example.com.

vorname.nachname*

findet alle E-Mail-Adressen von vorname.nachname.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:

Me?er

würde Meier und Meyer finden, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Einschränken nach Feldern

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:

subject:Nachrichten           nur im Betreff
from:john@mailstore.com       nur in Von
to:michael@mailstore.com      nur in An
cc:lisa@mailstore.com         nur in Cc
bcc:customers@mailstore.com   nur in Bcc
bcontent:Rechnung             nur im Body der E-Mail 
acontent:Rechnung             nur in Anhängen der E-Mail

Wörter ausschließen

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:

ZDNet -Download-Tipp

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

Kombination

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:

ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update.

from:ZDNET bcontent:MailStore

findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort MailStore vorkommt.

from:versand@example.com acontent:Rechnung

findet alle E-Mails von versand@example.com, in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt.

to:bewerbung@example.com -Bewerbung

findet alle E-Mails an bewerbung@example.com, die nirgends das Wort Bewerbung enthalten.

from:versand@example.com to:meineadresse@company.tld acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von versand@example.com an meineadresse@company.tld, in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

  • Punkt (.)
  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Bindestrich (-)
  • Unterstrich (_)
  • AT-Zeichen (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Nullzeichen (NUL)


Erweiterte Suche

Mit Hilfe der Erweiterten Suche können Sie über den MailStore Client komplexe Suchvorgänge durchführen. Such­vorgänge können z.B. auf bestimmte Archivordner beschränkt werden und sich nicht nur auf den E‑Mail-Inhalt, sondern auch auf Felder wie E‑Mail- oder Archivierungs­datum oder die E-Mail-Größe beziehen.
Auch E‑Mail-Anhänge können bei entsprechender Konfiguration der Suchindizes gezielt durchsucht werden.

Verwenden der Erweiterten Suche

Klicken Sie im MailStore Client auf E-Mails suchen. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.

Accs extsearch 01.png

Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen"

Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:

  • Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht.
  • Absender/Empfänger - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC.
  • Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit).
  • Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht.
  • Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann, hängt von den festgelegten Indexoptionen ab.

Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Allgemein"

Im Bereich Allgemein finden Sie folgende Suchfelder:

  • Ordner - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen.
  • Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2017/Gewinnoptimierung).
  • Von - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht.
  • An/Cc/Bcc - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht.
  • Datum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
  • Archivierungsdatum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich der Archivierung sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).

In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Erweitert"

Im Bereich Erweitert finden Sie folgende Suchfelder:

  • Archivspeicher - Besteht das Archiv aus mehr als einem Archivspeicher, kann hier der Archivspeicher ausgewählt werden, auf den die Suche eingeschränkt werden soll. Standardmäßig ist Alle Archivspeicher eingestellt. Diese Option steht nur Administratoren zur Verfügung.
  • Nachrichten mit / ohne Anhänge - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
  • Größe - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
  • Wichtigkeit - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.

Die Suche starten

Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.

Das Suchergebnis weiter einschränken

Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf E-Mails suchen, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.

Eine neue Suche starten

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.

Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern

Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats), können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf Suchordner erstellen und legen Sie einen sinnvollen Namen fest.

Die Suchabfrage wird unter dem angegebenen Namen als Unterordner von E-Mails suchen auf der linken Seite des Programmfensters angezeigt.

Über das Kontextmenü können Sie die gespeicherten Suchkriterien eines Suchordners aufrufen (Neue Suchabfrage), bzw. diesen umbenennen oder löschen.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

  • Punkt (.)
  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Bindestrich (-)
  • Unterstrich (_)
  • AT-Zeichen (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Nullzeichen (NUL)


E-Mail-Vorschau

MailStore verfügt über eine integrierte E-Mail-Vorschau, die in der Lage ist, E-Mails wie von Standard-E-Mail-Programmen gewohnt darzustellen. Zur Aktivierung der E-Mail-Vorschau genügt es, eine E-Mail in der Liste anzuklicken, bzw. diese mit den Pfeiltasten auf der Tastatur anzusteuern.

Access client.png

In der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen alle Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit der angezeigten E-Mail verfügbar sind.

Speichern unter ...

Verwenden Sie die Funktion Speichern unter..., um die angezeigte E-Mail in einem Dateisystem-Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Sie können die E-Mails unter folgenden Dateiformaten speichern:

  • RFC822 EML-Datei - Diese Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Mozilla Thunderbird hineinziehen.
  • Outlook MSG-Datei - Diese Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook Versionen geöffnet oder importiert werden.

Drucken

Über diese Funktion wird die aktuell angezeigte E-Mail inklusive ihrer Kopfzeileninformationen wie Datum und Betreff ausgedruckt.

Suchen in E-Mail...

Klicken Sie auf Suchen in E-Mail..., um den Nachrichtentext der aktuelle angezeigten E-Mail zu durchsuchen.

Kopfzeilen

Klicken Sie auf Kopfzeilen, um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen.

Quelltext

Klicken Sie auf Quelltext, um den gesamten Nachrichtenquelltext anzuzeigen.

Löschen (nur mit entsprechender Berechtigung)

Klicken Sie auf Löschen, um die die aktuelle E-Mail aus dem Archiv zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechende Berechtigung zum Löschen besitzen müssen, damit diese Funktion benutzen können.

Aufbewahrungsdetails (nur Administratoren)

Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert und aktiviert sind.

Retention Policies 05.png

Klicken Sie auf Aufbewahrungsdetails, um, sofern festgelegt, das minimale und das maximale Aufbewahrungsdatum der aktuellen E-Mail sowie die dafür jeweils verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinie anzuzeigen.


Durch Klicken auf eine Aufbewahrungsrichtlinie können Sie sich deren Konfiguration direkt ansehen.

Öffnen von E-Mails im E-Mail-Programm

Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Wählen Sie über das Feld E-Mail-Programm: das E-Mail-Programm aus in welchem Sie standardmäßig E-Mails öffnen wollen. MailStore stellt Ihnen nur die Programme zur Auswahl, welche von MailStore unterstützt und auf dem Computer von dem der MailStore Client gestartet wurde gefunden wurden.

Accs openclient 01.png

Je nach Auswahl des E-Mail-Programms stehen weitere Schaltflächen zur Verfügung:

  • Öffnen in <E-Mail-Programm> - Öffnen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail hiermit nur im E-Mail-Programm geöffnet wird. Sie wird nicht darin gespeichert. Um E-Mails ins E-Mail-Programm zurückzukopieren, verwenden Sie die Exportfunktionalität von MailStore.
  • In <E-Mail-Programm> wiederherstellen... - Wiederherstellen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Sollten dazu weitere Einstellungen erforderlich sein, wird die Schaltfläche Einstellungen... eingeblendet.