Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration: Unterschied zwischen den Versionen

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MailStore-Benutzer können über ein komfortables Add-In für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen. Eine Liste der unterstützten Microsoft Outlook Versionen finden Sie unter [[Systemanforderungen#MailStore_Outlook_Add-in]].
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MailStore-Benutzer können über ein komfortables Add-In für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen. Eine Liste der unterstützten Microsoft Outlook Versionen finden Sie unter [[Systemanforderungen]].
  
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= Voraussetzungen =
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== Voraussetzungen ==
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Diese Anleitung setzt voraus, dass MailStore Server in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und dass das MailStore Outlook Add-In auf Ihrem Rechner installiert wurde. Sie können dies daran erkennen, dass in Microsoft Outlook ein Registerreiter mit der Beschriftung "MailStore" erscheint.
  
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Diese Anleitung setzt voraus, dass MailStore Server in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und dass das MailStore Outlook Add-In auf Ihrem Rechner installiert wurde. Sie können dies daran erkennen, dass in Microsoft Outlook eine Symbolleiste (bis Outlook 2007) oder ein Registerreiter (ab Outlook 2010) mit der Beschriftung "MailStore" erscheint.
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[[File:Outlook2019RibbonTabDE.png|center|550px]]
  
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<div align="center">
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== Installation & Update ==
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[[File:Outlook2007ToolbarDE.png|550px]]<br/>
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Die zum MailStore Server passende MailStore Outlook Add-In-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung ''MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren'' und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer.
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''Abbildung: MailStore-Symbolleiste unter Microsoft Outlook 2007''
 
  
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[[File:Outlook2010RibbonTabDE.png|550px]]<br/>
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Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, dass durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.
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''Abbildung: MailStore-Registerreiter unter Microsoft Outlook 2010''
 
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</div>
 
  
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= Anmelden am MailStore Server =
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<p class="msnote">'''Hinweis:''' Neben der manuellen Installation des MailStore Outlook Add-Ins kann dieses auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel [[MailStore Outlook Add-In Deployment]].</p>
  
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Wird auf dem MailStore Server ein Update eingespielt, bleibt das MailStore Outlook Add-In üblicherweise kompatibel. Eine erneute Installation des MailStore Outlook Add-Ins ist daher in der Regel nicht erforderlich.
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== Anmelden am MailStore Server ==
 
In dem Fall, dass das MailStore Outlook Add-in auf Ihrem Rechner nicht vorkonfiguriert ist, werden Sie beim ersten Klick einer Schaltfläche auf der ''MailStore''-Symbolleiste dazu aufgefordert, sich am MailStore Server anzumelden. Bitte erfragen Sie den Servernamen und Ihre Zugangsdaten bei Ihrem Systemadministrator.
 
In dem Fall, dass das MailStore Outlook Add-in auf Ihrem Rechner nicht vorkonfiguriert ist, werden Sie beim ersten Klick einer Schaltfläche auf der ''MailStore''-Symbolleiste dazu aufgefordert, sich am MailStore Server anzumelden. Bitte erfragen Sie den Servernamen und Ihre Zugangsdaten bei Ihrem Systemadministrator.
  
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[[File:OutlookAddinLoginDE.png|center]]
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[[File:OutlookAddinLoginDE.png|center|350px]]
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== Gespeicherte Zugangsdaten entfernen ==
 
  
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=== Gespeicherte Zugangsdaten entfernen ===
 
Falls Sie sich an einen anderen Server anmelden möchten oder andere Zugangsdaten verwenden möchten, müssen Sie ggf. die in Microsoft Outlook gespeicherten Zugangsdaten entfernen. Bitte gehen Sie hierzu wie folgt vor:
 
Falls Sie sich an einen anderen Server anmelden möchten oder andere Zugangsdaten verwenden möchten, müssen Sie ggf. die in Microsoft Outlook gespeicherten Zugangsdaten entfernen. Bitte gehen Sie hierzu wie folgt vor:
  
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* Betätigen Sie eine beliebige Schaltfläche innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste, um das Anmeldefenster wieder anzuzeigen.
 
* Betätigen Sie eine beliebige Schaltfläche innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste, um das Anmeldefenster wieder anzuzeigen.
  
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== Technische Hinweise ==
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=== Technische Hinweise ===
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* Das MailStore Outlook Add-in greift über den in MailStore Server integrierten HTTP-Server auf das Archiv zu.
 
* Das MailStore Outlook Add-in greift über den in MailStore Server integrierten HTTP-Server auf das Archiv zu.
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* Falls Sie ein gültiges SSL-Zertifikat innerhalb der MailStore Server-Basiskonfiguration ausgewählt haben, können Sie in den Einstellungen des MailStore  Outlook Add-in das Kontrollkästchen ''Sichere Verbindung'' aktivieren, um HTTPS anstelle von HTTP verwenden zu können.
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* Standardmäßig ist in den Add-In Einstellungen die Option ''Sichere Verbindung'' aktiviert, um eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung anstelle von unverschlüsseltem HTTP zu verwenden. Daher wird die Verwendung von gültigen TLS-Zertifikaten empfohlen. Es wird dringend davon abgeraten, unverschlüsselte HTTP-Verbindungen zum Archivzugriff zu verwenden.
 
* Falls Sie die Konfiguration der HTTP/HTTPS-Ports innerhalb der MailStore Server Dienst-Konfiguration verändert haben (die Standard-Ports sind 8461 für HTTP bzw. 8462 für HTTPS), müssen Sie den jeweiligen Port bei der Anmeldung mit angeben. Hängen Sie ihn einfach getrennt mit einem Doppelpunkt an den Servernamen an (Beispiel: <code>mailstore:443</code>)
 
* Falls Sie die Konfiguration der HTTP/HTTPS-Ports innerhalb der MailStore Server Dienst-Konfiguration verändert haben (die Standard-Ports sind 8461 für HTTP bzw. 8462 für HTTPS), müssen Sie den jeweiligen Port bei der Anmeldung mit angeben. Hängen Sie ihn einfach getrennt mit einem Doppelpunkt an den Servernamen an (Beispiel: <code>mailstore:443</code>)
  
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= Suchen über die Archivordner =
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== Suchen über die Archivordner ==
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== Anzeigen der Archivordner ==
 
  
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=== Anzeigen der Archivordner ===
 
[[File:WebOrdnerstruktur.png|right]]
 
[[File:WebOrdnerstruktur.png|right]]
  
 
Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''Archivordner''. Der für Sie sichtbare Teil des MailStore-Archivs wird daraufhin angezeigt.
 
Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''Archivordner''. Der für Sie sichtbare Teil des MailStore-Archivs wird daraufhin angezeigt.
  
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== Benutzerarchive ==
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=== Benutzerarchive ===
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Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen.
 
Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen.
  
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== Anzeigen der E-Mails in einem Ordner ==
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=== Anzeigen der E-Mails in einem Ordner ===
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Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.
 
Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.
  
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= Schnellsuche =
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{{Schnellsuche|Outlook Add-In|links}}
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{{Erweiterte Suche|"Outlook Add-In"|Erweiterte Suche}}
  
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Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden (siehe unten).
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== Anzeigen von E-Mails ==
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Um E-Mails anzuzeigen, die Sie über die oben genannten Suchfunktionen im Archiv gefunden haben, klicken Sie diese einfach an. Es erscheint eine E-Mail-Vorschau im rechten Bereich des Bildschirms.
  
−
== Schnellsuche verwenden ==
+
Um alle Funktionen von Microsoft Outlook wie Drucken, Antworten und Weiterleiten nutzen zu können, klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf ''E-Mail öffnen''. Die E-Mail wird daraufhin aus dem Archiv geladen und angezeigt. Je nach Größe der E-Mail erscheint diese sofort oder nach wenigen Sekunden.
  
−
Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich in der ''MailStore''-Symbolleiste. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich eine der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.
+
== Wiederherstellen von E-Mails ==
 +
[[Datei:OutlookAddinRestore.png|right]]
  
−
== Nach Wortbestandteilen suchen ==
+
Falls Sie eine E-Mail, die sich nicht mehr in Ihrem Postfach befindet, aus dem Archiv wiederherstellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  
−
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel:
+
* Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
 +
* Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf ''E-Mail wiederherstellen''.
 +
* Ziehen Sie das jetzt im Fenster angezeigte Umschlagsymbol auf einen E-Mail-Ordner in Outlook oder einen Dateisystem-Ordner im Windows Explorer.
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* Je nach Größe der E-Mail wird die Wiederherstellung sofort oder nach wenigen Sekunden abgeschlossen. Die E-Mail wird als ''gelesen'' wiederhergestellt.
  
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Auto*
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<br style="clear: both;"/>
  
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würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden.
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== Drucken von E-Mails ==
 +
Um schnell eine archivierte E-Mail auf dem Standarddrucker auszudrucken, verfahren Sie bitte wie folgt:
  
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== Nach Phrasen suchen ==
+
* Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
 +
* Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf ''E-Mail drucken''.
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* Die E-Mail wird unverzüglich gedruckt.
  
−
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:
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Um die E-Mail auf einem anderen als den gegenwärtigen Standarddrucker auszudrucken, verwenden Sie die in Outlook integrierte Druckfunktion, nachdem Sie die E-Mail über die Funktion ''E-Mail öffnen'' des Add-Ins geöffnet haben.
  
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"Microsoft Windows"
+
<br style="clear: both;"/>
−
 
 
−
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.
 
−
 
 
−
== Einschränken nach Feldern ==
 
−
 
 
−
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:
 
−
 
 
−
subject:Nachrichten          nur im Betreff
 
−
from:[email protected]      nur in Von
 
−
to:[email protected]      nur in An
 
−
cc:[email protected]        nur in Cc
 
−
bcc:[email protected]  nur in Bcc
 
−
 
 
−
== Wörter ausschließen ==
 
−
 
 
−
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:
 
  
−
ZDNet -Download-Tipp
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== Regionaleinstellungen ändern ==
−
 
+
Das MailStore Outlook Add-In wird standardmäßig mit den gleichen Regionaleinstellungen wie Microsoft Outlook angezeigt. Diese Einstellungen können unter ''Einstellungen'' im MailStore Outlook Add-In manuell angepasst werden.
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findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.
 
−
 
 
−
== Kombination ==
 
−
 
 
−
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:
 
−
 
 
−
ZDNET -"Daily Update"
 
−
 
 
−
findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt.
 
−
 
 
−
= Erweiterte Suche =
 
−
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe.
 
−
 
 
−
==Verwenden der Erweiterten Suche ==
 
−
 
 
−
Klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''Erweiterte Suche''. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten.
 
−
 
 
−
[[Datei:WebSuchen.png|center|450px]]
 
−
 
 
−
== Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suche - Suchen nach" ==
 
−
 
 
−
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
 
−
 
 
−
*'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht
 
−
*'''Absender/Empfänger''' - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC
 
−
*'''Nachrichteninhalt''' - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit)
 
−
*'''Anhänge''' - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht
 
−
*'''Anhanginhalte''' - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (Seite Verwaltung)
 
−
 
 
−
Im Feld ''Suchen nach'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
 
−
 
 
−
== Suchkriterien im Bereich "Allgemein" ==
 
−
 
 
−
Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder:
 
−
 
 
−
*'''Ordner''' - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig ist dies der Hauptordner des angemeldeten Benutzers. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen.
 
−
*'''Unterordner einschließen''' - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang / Projekte 2007 / Gewinnoptimierung)
 
−
*'''Von''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht
 
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*'''An/Cc/Bcc''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht
 
−
*'''Datum''' - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
 
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In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
 
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==Suchkriterien im Feld "Erweitert" ==
 
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Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder:
 
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*'''Nachrichten mit / ohne Anhänge''' - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
 
−
*'''Größe''' - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
 
−
*'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.
 
−
 
 
−
== Die Suche starten ==
 
−
Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.
 
−
 
 
−
== Das Suchergebnis weiter einschränken ==
 
−
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf ''Erweiterte Suche'', legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf ''Suchen''.
 
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== Eine neue Suche starten ==
 
−
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf ''Neue Suche''. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.
 
−
 
 
−
== Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern ==
 
−
 
 
−
Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf ''Speichern unter'' und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche ''Kriterien öffnen'' können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.
 
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= Anzeigen von E-Mails =
 
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Um E-Mails anzuzeigen, die Sie über die oben genannten Suchfunktionen im Archiv gefunden haben, klicken Sie diese einfach an. Es erscheint eine E-Mail-Vorschau im rechten Bereich des Bildschirms.
 
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Bitte beachten Sie, dass in dieser Vorschau Bilder und Formatierungen aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt werden. Außerdem ist ein direktes Weiterleiten oder Antworten innerhalb der Vorschau nicht möglich.
 
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Um eine vollständige E-Mail-Ansicht zu erhalten und alle Funktionen von Microsoft Outlook wie Drucken, Antworten und Weiterleiten nutzen zu können, klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''E-Mail öffnen''. Die E-Mail wird daraufhin aus dem Archiv geladen und angezeigt. Je nach Größe der E-Mail erscheint diese sofort oder nach wenigen Sekunden.
 
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= Wiederherstellen von E-Mails =
 
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[[Datei:OutlookAddinRestore.png|right|225px]]
 
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Falls Sie eine E-Mail, die sich nicht mehr in Ihrem Postfach befindet, aus dem Archiv wiederherstellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
 
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* Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und öffnen Sie diese.
 
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* Klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''E-Mail wiederherstellen''.
 
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* Wählen Sie den Outlook-Ordner aus, in welchem die E-Mail wiederhergestellt werden soll.
 
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* Klicken Sie auf ''OK''.
 
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* Je nach Größe der E-Mail wird die Wiederherstellung sofort oder nach wenigen Sekunden abgeschlossen.
 
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<br style="clear: both;"/>
 
  
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[[de:Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration]]
 
[[en:Accessing_the_Archive_with_the_Microsoft_Outlook_integration]]
 
[[en:Accessing_the_Archive_with_the_Microsoft_Outlook_integration]]

Version vom 12. Dezember 2019, 10:48 Uhr

MailStore-Benutzer können über ein komfortables Add-In für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen. Eine Liste der unterstützten Microsoft Outlook Versionen finden Sie unter Systemanforderungen.

Voraussetzungen

Diese Anleitung setzt voraus, dass MailStore Server in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und dass das MailStore Outlook Add-In auf Ihrem Rechner installiert wurde. Sie können dies daran erkennen, dass in Microsoft Outlook ein Registerreiter mit der Beschriftung "MailStore" erscheint.

Outlook2019RibbonTabDE.png

Installation & Update

Die zum MailStore Server passende MailStore Outlook Add-In-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer.

Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, dass durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinweis: Neben der manuellen Installation des MailStore Outlook Add-Ins kann dieses auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel MailStore Outlook Add-In Deployment.

Wird auf dem MailStore Server ein Update eingespielt, bleibt das MailStore Outlook Add-In üblicherweise kompatibel. Eine erneute Installation des MailStore Outlook Add-Ins ist daher in der Regel nicht erforderlich.

Anmelden am MailStore Server

In dem Fall, dass das MailStore Outlook Add-in auf Ihrem Rechner nicht vorkonfiguriert ist, werden Sie beim ersten Klick einer Schaltfläche auf der MailStore-Symbolleiste dazu aufgefordert, sich am MailStore Server anzumelden. Bitte erfragen Sie den Servernamen und Ihre Zugangsdaten bei Ihrem Systemadministrator.

OutlookAddinLoginDE.png

Gespeicherte Zugangsdaten entfernen

Falls Sie sich an einen anderen Server anmelden möchten oder andere Zugangsdaten verwenden möchten, müssen Sie ggf. die in Microsoft Outlook gespeicherten Zugangsdaten entfernen. Bitte gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf Einstellungen.
  • Klicken Sie auf Gespeicherte Zugangsdaten entfernen.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Betätigen Sie eine beliebige Schaltfläche innerhalb der MailStore-Symbolleiste, um das Anmeldefenster wieder anzuzeigen.

Technische Hinweise

  • Das MailStore Outlook Add-in greift über den in MailStore Server integrierten HTTP-Server auf das Archiv zu.
  • Standardmäßig ist in den Add-In Einstellungen die Option Sichere Verbindung aktiviert, um eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung anstelle von unverschlüsseltem HTTP zu verwenden. Daher wird die Verwendung von gültigen TLS-Zertifikaten empfohlen. Es wird dringend davon abgeraten, unverschlüsselte HTTP-Verbindungen zum Archivzugriff zu verwenden.
  • Falls Sie die Konfiguration der HTTP/HTTPS-Ports innerhalb der MailStore Server Dienst-Konfiguration verändert haben (die Standard-Ports sind 8461 für HTTP bzw. 8462 für HTTPS), müssen Sie den jeweiligen Port bei der Anmeldung mit angeben. Hängen Sie ihn einfach getrennt mit einem Doppelpunkt an den Servernamen an (Beispiel: mailstore:443)

Suchen über die Archivordner

Anzeigen der Archivordner

WebOrdnerstruktur.png

Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf Archivordner. Der für Sie sichtbare Teil des MailStore-Archivs wird daraufhin angezeigt.

Benutzerarchive

Im Ordner Eigenes Archiv finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit Archiv von beginnen.

Anzeigen der E-Mails in einem Ordner

Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.

Schnellsuche

Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden.

Schnellsuche verwenden

Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich im MailStore Outlook Add-In links. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich einer der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele: 

Auto*

findet Auto, Automatisch, Autoreparatur usw. 

*example.com

findet alle E-Mail-Adressen und Domains von example.com. 

vorname.nachname*

findet alle E-Mail-Adressen von vorname.nachname.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel: 

Me?er

würde Meier und Meyer finden, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel: 

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Einschränken nach Feldern

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele: 

subject:Nachrichten           nur im Betreff
from:[email protected]       nur in Von
to:[email protected]      nur in An
cc:[email protected]         nur in Cc
bcc:[email protected]   nur in Bcc
bcontent:Rechnung             nur im Body der E-Mail 
acontent:Rechnung             nur in Anhängen der E-Mail

Wörter ausschließen

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel: 

ZDNet -Download-Tipp

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

Kombination

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel: 

ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update. 

from:ZDNET bcontent:MailStore

findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort MailStore vorkommt. 

from:[email protected] acontent:Rechnung

findet alle E-Mails von [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt. 

to:[email protected] -Bewerbung

findet alle E-Mails an [email protected], die nirgends das Wort Bewerbung enthalten. 

from:[email protected] to:[email protected] acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von [email protected] an [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

  • Punkt (.)
  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Bindestrich (-)
  • Unterstrich (_)
  • AT-Zeichen (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Nullzeichen (NUL)


Erweiterte Suche

Tech Tipp: Die Erweiterte Suche

Mit Hilfe der Erweiterten Suche können Sie über das MailStore Outlook Add-In komplexe Suchvorgänge durch­führen.
Such­vorgänge können z.B. auf bestimmte Archivordner beschränkt werden und sich nicht nur auf den E‑Mail-Inhalt, sondern auch auf Felder wie E‑Mail- oder Archivierungs­datum oder die E-Mail-Größe beziehen.
Auch E‑Mail-Anhänge können bei entsprechender Konfiguration der Suchindizes gezielt durchsucht werden.

Unser Tech-Tipp-Video gibt hierzu eine Übersicht.

Verwenden der Erweiterten Suche

Klicken Sie im MailStore "Outlook Add-In" auf Erweiterte Suche. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.

WebSuchen.png

Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen"

Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:

  • Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht.
  • Absender/Empfänger - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC.
  • Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit).
  • Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht.
  • Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann, hängt von den festgelegten Indexoptionen ab.

Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Allgemein"

Im Bereich Allgemein finden Sie folgende Suchfelder:

  • Ordner - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen.
  • Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2017/Gewinnoptimierung).
  • Von - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht.
  • An/Cc/Bcc - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht.
  • Datum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
  • Archivierungsdatum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich der Archivierung sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).

In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Erweitert"

Im Bereich Erweitert finden Sie folgende Suchfelder:

  • Nachrichten mit / ohne Anhänge - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
  • Größe - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
  • Wichtigkeit - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.

Die Suche starten

Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.

Das Suchergebnis weiter einschränken

Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf Erweiterte Suche, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.

Eine neue Suche starten

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.

Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern

Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats), können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf Speichern unter... und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche Öffnen können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

  • Punkt (.)
  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Bindestrich (-)
  • Unterstrich (_)
  • AT-Zeichen (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Nullzeichen (NUL)


Anzeigen von E-Mails

Um E-Mails anzuzeigen, die Sie über die oben genannten Suchfunktionen im Archiv gefunden haben, klicken Sie diese einfach an. Es erscheint eine E-Mail-Vorschau im rechten Bereich des Bildschirms.

Um alle Funktionen von Microsoft Outlook wie Drucken, Antworten und Weiterleiten nutzen zu können, klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf E-Mail öffnen. Die E-Mail wird daraufhin aus dem Archiv geladen und angezeigt. Je nach Größe der E-Mail erscheint diese sofort oder nach wenigen Sekunden.

Wiederherstellen von E-Mails

OutlookAddinRestore.png

Falls Sie eine E-Mail, die sich nicht mehr in Ihrem Postfach befindet, aus dem Archiv wiederherstellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
  • Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf E-Mail wiederherstellen.
  • Ziehen Sie das jetzt im Fenster angezeigte Umschlagsymbol auf einen E-Mail-Ordner in Outlook oder einen Dateisystem-Ordner im Windows Explorer.
  • Je nach Größe der E-Mail wird die Wiederherstellung sofort oder nach wenigen Sekunden abgeschlossen. Die E-Mail wird als gelesen wiederhergestellt.


Drucken von E-Mails

Um schnell eine archivierte E-Mail auf dem Standarddrucker auszudrucken, verfahren Sie bitte wie folgt:

  • Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
  • Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf E-Mail drucken.
  • Die E-Mail wird unverzüglich gedruckt.

Um die E-Mail auf einem anderen als den gegenwärtigen Standarddrucker auszudrucken, verwenden Sie die in Outlook integrierte Druckfunktion, nachdem Sie die E-Mail über die Funktion E-Mail öffnen des Add-Ins geöffnet haben.


Regionaleinstellungen ändern

Das MailStore Outlook Add-In wird standardmäßig mit den gleichen Regionaleinstellungen wie Microsoft Outlook angezeigt. Diese Einstellungen können unter Einstellungen im MailStore Outlook Add-In manuell angepasst werden.

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