Archiving Emails from MDaemon

Please note: This tutorial only covers the specifics of archiving an MDaemon mail server. It is assumed that you already have a MailStore Server installation or test installation and are familiar with the fundamentals of MailStore Server. Please refer to the Manual or Quick Start Guide for more information.

MailStore Server offers several ways to archive emails from an MDaemon mail server, which are described below. If you are not sure which archiving method best suits your company, please refer to chapter Choosing the Right Archiving Strategy.

Synchronizing Users

Additionally to the internal user databases, MDaemon may also use SQL databases or LDAP directory services such as Active Directory or OpenLDAP to manage and authenticate users. It is recommended to set up directory service synchronization in MailStore as well. Additional information on synchronizing users can be found in the corresponding chapters of the MailStore Server manual:

• MDaemon Integration (recommended)
• Active Directory Integration
• Generic LDAP Integration

Archiving Individual Mailboxes

By following the procedure described here, a single MDaemon mailbox can be archived for a specific MailStore user. The archiving process can be executed manually or automatically according to a schedule.

Setting Up the Archiving Process

For each mailbox, please proceed as follows:

• Unless the mailbox of the current user is to be archived into his or her own user archive, log on to MailStore Client as MailStore administrator. Only an administrator can archive emails for other users.
• Click on Archive Email.
• From the Email Servers list in the Create Profile area of the window, select Alt-N MDaemon to create a new archiving profile.
• A wizard opens to assist in specifying the archiving settings.

  

• Select Single Mailbox.

Archiving Multiple Mailboxes in One Step

• Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Alt-N MDaemon aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Mehrere Postfächer aus.
• Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind.

  

• Geben Sie unter Servername den Namen Ihres MDaemon Servers ein.
• Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den MDaemon Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer IMAP-TLS oder IMAP-SSL auswählen.

  Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den MDaemon Server per IMAP-TLS oder IMAP-SSL zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem MDaemon Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.

• Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Benutzers ein, der Zugriff auf alle zu archivierenden MDaemon-Postfächer besitzt. Dies ist bei MDaemon ein Benutzer mit administrativen Rechten.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  

• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  

• Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse

  Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.

  Alle Benutzer außer Folgende

  Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren MDaemon-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.

  Nur folgende Benutzer

  Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren MDaemon-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.

  Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren

  Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein MDaemon Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer regelmäßig nach Zeitplan durchführen lassen wollen.

• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Archiving Incoming and Outgoing Emails Directly

The MDaemon mail server offers an easy way to deliver all emails to an MDaemon specific multidrop mailbox. MailStore Server archives this mailbox by means of an archiving task of type Archiving IMAP and POP3 Multidrop Mailboxes.

Step 1: Create a new account to be used as multidrop mailbox for archiving

• Add a new account by selecting Accounts and then New Account
• Name the account mailstore and assign a strong password.
• In the following screenshot you can see the sample configuration for the mailbox [email protected]

  

Step 2: Create a new content filter rule for archiving

• Open the content filter editor by selecting Security an then Content Filter
• If not yet enabled, enable the rules processing engine.
• Click on New rule
• Choose a name for the new rule, e.g. "MailStore Archiving"
• Under Conditions... select the checkbox If ALL MESSAGES and under Actions... select the checkbox COPY the message to FOLDER...

  

• In the text area on the bottom of the window, click on the link specify information
• In the window Copy message to folder... click on Browse
• Select the directory of the account you created in step 1.

  

• Click on OK to confirm the path specified.
• The configuration is now complete.

  

• Click on OK to save the new content filter rule.

Weblinks

• MailStore Support
• MDaemon Homepage