Archiving Emails from IceWarp Server

Please note: This tutorial only covers the specifics of archiving an IceWarp mail server. It is assumed that you already have a MailStore Server installation or test installation and are familiar with the fundamentals of MailStore Server. Please refer to the Manual or the Quick Start Guide for more information.

MailStore Server offers several ways to archive emails from an IceWarp mail server, which are described below. If you are not sure which archiving method best suits your company, please refer to the chapter Choosing the Right Archiving Strategy.

Synchronizing Users

MailStore Server offers special support for synchronizing users with an IceWarp mail server. Information about setup is available in chapter IceWarp Server Integration of the manual.

Archiving Individual Mailboxes

Using the procedure described below you can archive an individual IceWarp mail server mailbox for a specific MailStore user. The archiving process can be executed manually or according to a schedule.

Setup of the Archiving Process

For each mailbox please proceed as follows::

• Unless you want to archive your own mailbox into your personal user archive, please log on as MailStore administrator. Only a MailStore administrator can archive emails for other users.
• Click on Archive Email.
• From the list Email Server under Create Profile select IceWarp Mail Server to create a new archiving profile.
• A wizard opens to help specify the archiving settings.

  

• Select Individual Mailbox.

Archiving Multiple Mailboxes in One Step

Starting with version 10.4, IceWarp Mail Server allows users with the appropriate user privileges to access the mailboxes of other users via IMAP. Once a new user has been created or an existing user has been provided with the corresponding privileges, please proceed as follows Nachdem Sie einen neuen Benutzer angelegt oder einen bestehenden Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen versehen habe, fahren Sie mit der Einrichtung des Archivierungsprofils wie folgt fort:

• Log on to MailStore Client as MailStore administrator.
• Click on Archive Email.
• From the list E-Mail-Server under Create Profile select IceWarp Mail Server to create a new archiving profile.
• A wizard opens to help specify the archiving settings.

  

• Select Multiple Mailboxes.
• Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind.

  

• Geben Sie unter Servername den Namen Ihres IceWarp Mail Servers ein.
• Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den IceWarp Mail Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer IMAP-TLS oder IMAP-SSL auswählen.

  Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den IceWarp Mail Server per IMAP-TLS oder IMAP-SSL zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem IceWarp Mail Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.

• Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Benutzers ein, der Zugriff auf alle zu archivierenden IceWarp Mail-Postfächer besitzt. Dies ist bei IceWarp Mail ein Benutzer mit administrativen Rechten.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  

• Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  

• Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse

  Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.

  Alle Benutzer außer Folgende

  Über diese Funktion können Sie über die unten stehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren IceWarp-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.

  Nur folgende Benutzer

  Über diese Funktion können Sie über die unten stehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren IceWarp-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.

  Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren

  Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein IceWarp-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer regelmäßig nach Zeitplan durchführen lassen wollen.

• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Weitere Informationen zum Ausführen von Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Der IceWarp Mail Server bietet eine einfache Möglichkeit, alle E-Mails in ein IceWarp Mail Server-eigenes Archivpostfach zuzustellen. Aus diesem IceWarp Mail Server-Archivpostfach lässt sich dann mit Hilfe des entsprechenden Archivierungsprofils die Archivierung mit MailStore Server durchführen, wobei die E-Mails auf die entsprechenden Archiv der MailStore Benutzer verteilt werden.

Schritt 1: Einrichtung der IceWarp Mail Server-Archivfunktion

Um ein zentrales Sammelpostfach zu erstellen, in dem alle ein- und ausgehenden E-Mails in Kopie zugestellt werden, muss zunächst wie im Folgenden beschrieben die Archivfunktion im IceWarp Mail Server aktiviert und konfiguriert werden.

• Melden Sie sich als Administrator am IceWarp Server Administrator oder IceWarp WebAdmim an.
• Wechseln Sie in den Ansichtsmodus Erweitert.
• Klicken Sie auf E-Mail und dann auf Archiv.

  

• Aktivieren Sie im Abschnitt Allgemein die Archivfunktion Ihres IceWarp Mail Servers.
• Geben Sie ein Archiv-Verzeichnis z.B. C:\Archive\ und optional einen Order Pfad an. IceWarp Mail Server legt unterhalb des Archiv-Verzeichnisses eine Orderstruktur in Form von Domain\Mailbox\Order Pfad an.
• Aktivieren Sie im Abschnitt Optionen die Option RSS nicht archivieren und ggf. Spam nicht archivieren.
• Klicken Sie zum Speichern der Konfiguration auf Übernehmen.

Schritt 2: Einrichtung eines IceWarp-Postfachs zum Zugriff auf das IceWarp Archiv

Nachdem die Archivfunktion eingerichtet wurde, muss ein IceWarp Benutzer eingerichtet werden, welcher Zugriff auf das IceWarp Archiv besitzt. Dieser wird später zum Abruf der Nachrichten von MailStore verwendet.

• Melden Sie sich als Administrator am IceWarp Server Administrator oder IceWarp WebAdmim an.
• Klicken Sie auf Domänen & Konten > Verwaltung
• Klicken Sie auf die Domäne in welcher Sie den Benutzer anlegen möchten
• Legen Sie nun wie gewohnt einen neuen IceWarp Benutzer an

  

• Tragen Sie in den Benutzeroptionen unter Postfach im Feld lokales Konto den vollständigen Pfad zum in Schritt 1 angegebenen Archiv-Verzeichnis an.
• Klicken Sie zum Fertigstellen auf Übernehmen.

Schritt 3: Konfiguration von MailStore Server

• Starten Sie den MailStore Client an dem PC, von dem aus die Archivierungsaufgabe regelmäßig nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Dies kann der MailStore Server-PC oder ein beliebiger Rechner sein. Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters IceWarp Mail Server aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
• Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.

  

• Wählen Sie Sammelpostfach aus.

Weblinks

• MailStore Support
• IceWarp Homepage