Difference between revisions of "Accessing the Archive with the Microsoft Outlook integration"

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<p class="msnote">We are currently translating this article to English.</p>
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MailStore users can access their archives using a convenient add-in for Microsoft Outlook. A list of supported Microsoft Outlook versions can be found under [[System_Requirements#MailStore_Outlook_Add-in|System Requirements]].
  
MailStore users can access their archives using a convenient add-in for Microsoft Outlook which is available for all current versions:
+
== Requirements ==
 +
MailStore Server should be in use and the add-in for Microsoft Outlook should be installed on the appropriate machine. In this case, a tab labeled "MailStore" will be visible in Microsoft Outlook.
  
* Microsoft Outlook 2000
+
[[File:Outlook2019RibbonTabEN.PNG|center|550px]]
* Microsoft Outlook XP
 
* Microsoft Outlook 2003
 
* Microsoft Outlook 2007
 
* Microsoft Outlook 2010 (x86)
 
  
= Requirements =
+
== Installation & Update ==
 +
The MailStore Outlook Add-In setup file that matches your MailStore Server version is stored on the MailStore Server machine. Follow the ''Install MailStore Client on other Computers'' link on your desktop and copy the corresponding setup file to the client computer.
  
It is assumed that MailStore Server is in use and that the add-in for Microsoft Outlook is installed on the appropriate machine. In this case, a toolbar (in Outlook 2000-2007) or a tab (in Outook 2010)labeled "MailStore" will be visible in Microsoft Outlook.
+
It is a regular Windows setup program, that can by executed on the appropriate client computer by double-clicking on the setup file. Just follow on-screen instructions.
  
<div align="center">
+
<p class="msnote">'''Notice:''' Alternatively to installing the MailStore Outlook Add-In application manually, you can also deploy it to the client computer though the Active Directories Group Policy feature. More information on that can be found in the article [[MailStore Outlook Add-in Deployment]]</p>
[[File:Outlook2007ToolbarEN.png|center|550px]]<br/>
 
''Abbildung: MailStore-Symbolleiste unter Microsoft Outlook 2007''
 
  
[[File:Outlook2010RibbonTabEN.PNG|center|550px]]<br/>
+
If an update is installed on the MailStore Server computer, MailStore Outlook Add-In usually stays compatible with MailStore Server. Therefore a re-installation of MailStore Outlook Add-In is usually not required.
''Abbildung: MailStore-Registerreiter unter Microsoft Outlook 2010''
 
</div>
 
  
= Login to MailStore Server =
+
== Login to MailStore Server ==
 +
If the MailStore Outlook Add-in is not pre-configured, you will be asked to log in to MailStore Server as soon as you click any button in the MailStore Outlook Add-in. Please refer to your system administrator for the server name and your access data.
  
If the MailStore Outlook add-in is not pre-configured, you will be asked to log in to MailStore Server as soon as you click any button on the ''MailStore'' toolbar. Please refer to your system administrator for the server name and your access data.  
+
[[File:OutlookAddinLoginEN.png|center|350px]]
  
[[File:OutlookAddinLoginEN.png|center]]
+
=== Deleting Saved Access Data ===
 +
If you would like to log in to a different server or use different access data, you may have to delete the existing access information saved in Microsoft Outlook.
 +
Please proceed as follows:
  
== Gespeicherte Zugangsdaten entfernen ==
+
* Click on ''Settings'' in the MailStore Outlook Add-in
 +
* Click on ''Clear Cached Credentials''.
 +
* Click on ''OK''.
 +
* Click on any button in the add-in to go back to the login window.
  
If you would like to log in to a different server or use different access data, you may have to delete the existing access information saved in Microsoft Outlook. Please proceed as follows:
+
=== Technical Considerations ===
 +
* The MailStore Outlook Add-in uses the HTTP server integrated in MailStore Server to access the archive.
 +
* The option ''Secure Connection'' is enabled by default in the settings of the Outlook Add-in, to use encrypted HTTPS connections instead of unencrypted HTTP. Thus using a valid TLS certificate is recommended. It is highly disadvisable to use unencrypted HTTP connections to access the archive.
 +
* If you have changed the configuration of the HTTP/HTTPS ports within the MailStore Server Service Configuration (the default HTTP port is 8461, the default HTTPS port is 8462), you must include the port number when logging in. Simply append the port number to the server name, separated by a colon (for example: <code>mailstore:443</code>)
  
* '''Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007:''' Klicken Sie auf ''Extras'' und dann auf ''Optionen''. Wechseln Sie auf den Registerreiter ''MailStore''.
+
== Search by Archive Folder ==
* '''Microsoft Outlook 2010:''' Klicken Sie innerhalb des ''MailStore''-Registerreiters auf den kleinen Pfeil, der rechts neben dem Schriftzug ''MailStore-Archiv'' erscheint.
+
=== Display of the Archive Folder ===
* Klicken Sie auf ''Gespeicherte Zugangsdaten entfernen''.
 
* Klicken Sie auf ''OK''.
 
* Betätigen Sie eine beliebige Schaltfläche innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste, um das Anmeldefenster wieder anzuzeigen.
 
 
 
== Technische Hinweise ==
 
 
 
* Das Microsoft Outlook Add-in greift über den in MailStore Server integrierten HTTP-Server auf das Archiv zu.
 
* Falls Sie ein gültiges SSL-Zertifikat innerhalb der MailStore Server-Basiskonfiguration ausgewählt haben, können Sie in den Einstellungen des Outlook Add-ins das Kontrollkästchen ''Sichere Verbindung'' aktivieren, um HTTPS anstelle von HTTP verwenden zu können.
 
* Falls Sie die Konfiguration der HTTP/HTTPS-Ports innerhalb der MailStore Server-Basiskonfiguration verändert haben (die Standard-Ports sind 8461 für HTTP bzw. 8462 für HTTPS), müssen Sie den jeweiligen Port bei der Anmeldung mit angeben. Hängen Sie ihn einfach getrennt mit einem Doppelpunkt an den Servernamen an (Beispiel: <code>MAILSTORE01:443</code>)
 
 
 
= Suchen über die Archivordner =
 
 
 
== Anzeigen der Archivordner ==
 
  
 
[[File:WebArchiveFolders.png|right]]
 
[[File:WebArchiveFolders.png|right]]
  
Klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''Archivordner''. Der für Sie sichtbare Teil des MailStore-Archivs wird daraufhin angezeigt.
+
In the MailStore Outlook Add-in, click on ''Browse Archive'' to display the part of the archive that is visible to you.
  
== Benutzerarchive ==
+
=== User Archives ===
 +
The folder ''My Archive'' contains all emails that were archived from your mailboxes. If you have read-access to the archives of additional users, their emails are located in the folders labeled ''Archive of <user name>''.
  
Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen.
+
=== Display of Emails in a Folder ===
 +
To view the emails of a specific folder, simply click on the folder name. The emails are listed below the tree structure.
 +
{{Quick Search|Outlook Add-In|left}}
 +
{{Advanced Search|Outlook Add-In}}
 +
== Email Display ==
 +
To view an email which was returned by one of the search functions described above, simply click on it. A preview of the email is displayed on the right side of the screen.
  
== Anzeigen der E-Mails in einem Ordner ==
+
Please keep in mind that images and any formatting will not be displayed in the preview for security reasons. Emails cannot be forwarded or replied to within the preview, either.
  
Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.
+
For a comprehensive view of an archived email and the ability to use all the Microsoft Outlook features such as printing, forwarding and replying, click on ''Open Email'' in the MailStore Outlook Add-in. The email will be loaded from the archive and displayed, either immediately or after a few seconds depending on size.
  
= Schnellsuche =
+
<br style="clear: both;"/>
 
 
Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden (siehe unten).
 
 
 
== Schnellsuche verwenden ==
 
 
 
Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich in der ''MailStore''-Symbolleiste. Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich eine der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.
 
 
 
== Nach Wortbestandteilen suchen ==
 
 
 
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel:
 
 
 
Auto*
 
 
 
würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden.
 
 
 
== Nach Phrasen suchen ==
 
 
 
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:
 
 
 
"Microsoft Windows"
 
 
 
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.
 
 
 
== Einschränken nach Feldern ==
 
 
 
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:
 
 
 
subject:Nachrichten          nur im Betreff
 
from:john@mailstore.com      nur in Von
 
to:michael@mailstore.com      nur in An
 
cc:lisa@mailstore.com        nur in Cc
 
bcc:customers@mailstore.com  nur in Bcc
 
 
 
== Wörter ausschließen ==
 
 
 
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:
 
 
 
ZDNet -Download-Tipp
 
 
 
findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.
 
 
 
== Kombination ==
 
 
 
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:
 
 
 
ZDNET -"Daily Update"
 
 
 
findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt.
 
 
 
= Erweiterte Suche =
 
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe.
 
 
 
==Verwenden der Erweiterten Suche ==
 
 
 
Klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''Erweiterte Suche''. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.
 
 
 
[[File:WebAdvancedSearch.png|center|450px]]
 
 
 
== Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suche - Suchen nach" ==
 
 
 
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
 
  
*'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht
+
== Restoring Emails to the Application ==
*'''Absender/Empfänger''' - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC
+
[[File:OutlookAddinRestore.png|right]]
*'''Nachrichteninhalt''' - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit)
 
*'''Anhänge''' - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht
 
*'''Anhanginhalte''' - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (Seite Verwaltung)
 
  
Im Feld ''Suchen nach'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
+
To restore an archived email which is no longer in your mailbox to Outlook, please proceed as follows:
  
== Suchkriterien im Bereich "Allgemein" ==
+
* Locate the email within the archive and select it, so that it is shown in the preview area.
 +
* In the MailStore Outlook Add-in, click on ''Restore Message''.
 +
* Drag and drop the envelope icon into an Outlook email folder or a Windows Explorer file system folder.
 +
* The email is restored immediately or after a few seconds, depending on its size. The email is restored as ''read''.
  
Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder:  
+
<br style="clear: both;" />
  
*'''Ordner''' - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig ist dies der Hauptordner des angemeldeten Benutzers. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen.
+
== Printing Emails ==
*'''Unterordner einschließen''' - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang / Projekte 2007 / Gewinnoptimierung)
+
To quickly print an archived email on the current default printer, please proceed as follows:
*'''Von''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht
 
*'''An/Cc/Bcc''' - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht
 
*'''Datum''' - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
 
In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
 
  
==Suchkriterien im Feld "Erweitert" ==
+
* Locate the email within the archive and select it, so that it is shown in the preview area.
Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder:
+
* In the MailStore Outlook Add-in, click on ''Print Message''.
*'''Nachrichten mit / ohne Anhänge''' - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
+
* The email is immediately printed.
*'''Größe''' - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
 
*'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.
 
  
== Die Suche starten ==
+
To print the message on a different than the default printer, use Outlook's built-in function accessible after you opened the message via ''Open Message'' from the add-in.
Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.
 
  
== Das Suchergebnis weiter einschränken ==
+
<br style="clear: both;" />
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf ''Erweiterte Suche'', legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf ''Suchen''.
 
 
 
== Eine neue Suche starten ==
 
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.
 
 
 
== Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern ==
 
 
 
Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf ''Speichern unter'' und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche ''Kriterien öffnen'' können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.
 
 
 
= Anzeigen von E-Mails =
 
 
 
Um E-Mails anzuzeigen, die Sie über die oben genannten Suchfunktionen im Archiv gefunden haben, klicken Sie diese einfach an. Es erscheint eine E-Mail-Vorschau im rechten Bereich des Bildschirms.
 
 
 
Bitte beachten Sie, dass in dieser Vorschau Bilder und Formatierungen aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt werden. Außerdem ist ein direktes Weiterleiten oder Antworten innerhalb der Vorschau nicht möglich.
 
 
 
Um eine vollständige E-Mail-Ansicht zu erhalten und alle Funktionen von Microsoft Outlook wie Drucken, Antworten und Weiterleiten nutzen zu können, klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''E-Mail öffnen''. Die E-Mail wird daraufhin aus dem Archiv geladen und angezeigt. Je nach Größe der E-Mail erscheint diese sofort oder nach wenigen Sekunden.
 
 
 
= Wiederherstellen von E-Mails =
 
 
 
[[File:OutlookAddinRestore.png|right|225px]]
 
 
 
Falls Sie eine E-Mail, die sich nicht mehr in Ihrem Postfach befindet, aus dem Archiv wiederherstellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
 
 
 
* Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und öffnen Sie diese.
 
* Klicken Sie innerhalb der ''MailStore''-Symbolleiste auf ''E-Mail wiederherstellen''.
 
* Wählen Sie den Outlook-Ordner aus, in welchem die E-Mail wiederhergestellt werden soll.
 
* Klicken Sie auf ''OK''.
 
* Je nach Größe der E-Mail wird die Wiederherstellung sofort oder nach wenigen Sekunden abgeschlossen.
 
 
 
<br style="clear: both;"/>
 
  
 +
== Changing Regional Settings ==
 +
By default the MailStore Outlook Add-in uses the same regional settings as Microsoft Outlook. The regional settings can also be set manually in the MailStore Outlook Add-in settings dialog.
  
 
[[de:Zugriff_über_die_Microsoft_Outlook-Integration]]
 
[[de:Zugriff_über_die_Microsoft_Outlook-Integration]]
 +
[[en:Accessing the Archive with the Microsoft Outlook integration]]

Revision as of 12:47, 12 December 2019

MailStore users can access their archives using a convenient add-in for Microsoft Outlook. A list of supported Microsoft Outlook versions can be found under System Requirements.

Requirements

MailStore Server should be in use and the add-in for Microsoft Outlook should be installed on the appropriate machine. In this case, a tab labeled "MailStore" will be visible in Microsoft Outlook.

Outlook2019RibbonTabEN.PNG

Installation & Update

The MailStore Outlook Add-In setup file that matches your MailStore Server version is stored on the MailStore Server machine. Follow the Install MailStore Client on other Computers link on your desktop and copy the corresponding setup file to the client computer.

It is a regular Windows setup program, that can by executed on the appropriate client computer by double-clicking on the setup file. Just follow on-screen instructions.

Notice: Alternatively to installing the MailStore Outlook Add-In application manually, you can also deploy it to the client computer though the Active Directories Group Policy feature. More information on that can be found in the article MailStore Outlook Add-in Deployment

If an update is installed on the MailStore Server computer, MailStore Outlook Add-In usually stays compatible with MailStore Server. Therefore a re-installation of MailStore Outlook Add-In is usually not required.

Login to MailStore Server

If the MailStore Outlook Add-in is not pre-configured, you will be asked to log in to MailStore Server as soon as you click any button in the MailStore Outlook Add-in. Please refer to your system administrator for the server name and your access data.

OutlookAddinLoginEN.png

Deleting Saved Access Data

If you would like to log in to a different server or use different access data, you may have to delete the existing access information saved in Microsoft Outlook. Please proceed as follows:

  • Click on Settings in the MailStore Outlook Add-in
  • Click on Clear Cached Credentials.
  • Click on OK.
  • Click on any button in the add-in to go back to the login window.

Technical Considerations

  • The MailStore Outlook Add-in uses the HTTP server integrated in MailStore Server to access the archive.
  • The option Secure Connection is enabled by default in the settings of the Outlook Add-in, to use encrypted HTTPS connections instead of unencrypted HTTP. Thus using a valid TLS certificate is recommended. It is highly disadvisable to use unencrypted HTTP connections to access the archive.
  • If you have changed the configuration of the HTTP/HTTPS ports within the MailStore Server Service Configuration (the default HTTP port is 8461, the default HTTPS port is 8462), you must include the port number when logging in. Simply append the port number to the server name, separated by a colon (for example: mailstore:443)

Search by Archive Folder

Display of the Archive Folder

WebArchiveFolders.png

In the MailStore Outlook Add-in, click on Browse Archive to display the part of the archive that is visible to you.

User Archives

The folder My Archive contains all emails that were archived from your mailboxes. If you have read-access to the archives of additional users, their emails are located in the folders labeled Archive of <user name>.

Display of Emails in a Folder

To view the emails of a specific folder, simply click on the folder name. The emails are listed below the tree structure.

Quick Search

With quick search you can browse all emails located in the archives you have access to. This feature is especially suitable for simple queries; alternatively, the advanced search can be used.

Using Quick Search

The input field is located in the left part of the MailStore Outlook Add-In. Simply enter one or more keywords and press ENTER. The search results are displayed. Keywords which appear in the header or the subject line are highlighted.

Searching for Word Fragments

To display all emails containing a word with a particular fragment, use the wildcard character (*). For example:

auto*

will return auto, automatic, automobile etc.

*example.com

will return all email addresses and domains of example.com.

firstname.lastname*

will return all email addresses of firstname.lastname.

Searching for Words with unknown letters

To view all emails containing a word where you do not know how to spell it correctly, you can use the question mark (?). For example

Me?er

would locate Meier and Meyer, but not Maier.

The question mark (?) cannot be used at the beginning of a word or at the end of a word, use the wildcard character (*) instead.

Searching for Phrases

To search for words appearing consecutively and in a specific order, use quotation marks (""). For example:

"Microsoft Windows"

will return the text Microsoft Windows but not Microsoft Works or Windows 95.

Narrowing by Fields

A search for keywords or phrases can be limited to specific fields. For example:

subject:News                  only in Subject
from:john@mailstore.com       only in From
to:michael@mailstore.com      only in To
cc:lisa@mailstore.com         only in Cc
bcc:customers@mailstore.com   only in Bcc
bcontent:billing              only in Body of message
acontent:billing              only in Attachments of message

Excluding Words

To narrow a search, you may want to specify words which must not be present in the emails. To exclude words from the search results, prepend the word with the minus character (-). For example:

ZDNet -download-tip

returns all emails from ZDNet which do not contain download-tip.

Combining Search Options

Any of the search options described above can be combined. For example:

ZDNET -"Daily Update"

returns all emails from ZDNet which do not contain the consecutive words Daily Update.

from:ZDNET bcontent:MailStore

returns all emails from ZDNET which have MailStore somewhere in their message body.

from:billing@example.com acontent:bill

returns all emails from billing@example.com which have bill in any attachment.

to:recruiting@example.com -sales

returns all emails to recruiting@example.com which do not have sales in any part of the email.

from:billing@example.com to:myaddress@company.tld acontent:bill -subject:admonition

returns all message from billing@example.com to myaddress@company.tld which have bill in any attachment but do not have admonition in the subject.

About Special Characters

Words inside indexed emails or attachments which are a combination of alphanumeric (letters, digits) and non-alphanumeric characters (white space, line break, delimiter or other control characters), may be returned in search results when searching for the alphanumerical part only.

For instance, when searching for firstname, firstname.lastname and lastname, e-mails containing the word firstname.lastname will be returned.

Commonly occurring characters are:

  • Period (.)
  • Comma (,)
  • Colon (;)
  • Hyphen (-)
  • Underscore (_)
  • AT-Sign (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Null character (NUL)


Advanced Search

With MailStore's integrated advanced search, complex queries can be executed which may not only refer to the email content but also parameters such as the date or the email size.

Using the Advanced Search

In the MailStore Outlook Add-In, click on Advanced Search and enter the search parameters. The criteria are AND-combined, i.e. the search returns only those emails that satisfy all criteria. Click on Search to start the search.

WebAdvancedSearch.png

Search Criteria under "Extended Search"

Enter a keyword or phrase into the text field and specify where MailStore is to conduct the search. The following options are available:

  • Subject - The subject line of the email is searched.
  • Sender/Recipient - The fields "From", "To", "Cc", and "Bcc" are searched.
  • Message body - The text-only or HTML sections of the email are searched (depending on availability).
  • Attachments File Names - The file names of the email attachments are searched.
  • Attachment Contents - The contents of the email attachments are searched. If and to what extent attachments can be searched depends on the indexing options specified (under Administrative Tools).

All options described in section Quick Search, such as phrases and wildcards, are available in the textfield Search for as well.

Search Criteria under "General"

Under General, the following options are available:

  • Folder - The folder to be searched by MailStore can be selected here. By default, all folders readable by the current user are selected. By clicking the button next to the text field, folders can also be selected using the folder structure.
  • Include subfolder - If selected, MailStore not only searches the selected folder (e.g. Inbox), but all subfolders created therein (e.g. Inbox / Projects 2008 / Profit Optimization) as well.
  • From - Any keywords or email addresses entered here are searched for within the email's sender field only.
  • To/Cc/Bcc - Any keywords or email addresses entered here are searched for within the email's recipient fields only.
  • Date - The time frame the search is to cover can be selected here. Either a predefined range, such as Yesterday or This year, can be selected or, by choosing Custom, a specific period can be specified manually. In this case, the start and end dates will be included.
  • Archiving Date - The archiving time frame the search is to cover can be selected here. Either a predefined range, such as Yesterday or This year, can be selected or, by choosing Custom, a specific period can be specified manually. In this case, the start and end dates will be included.

All options described in section Quick Search, such as phrases and wildcards, are available in the fields From and To/Cc/Bcc as well.

Search Criteria under "Extended"

Under Extended, the following options are available:

  • Messages with/without attachments - By default, all messages are searched, regardless of whether or not they have any file attachments. Clear one of the check boxes to remove certain emails, such as those without attachments, from the results.
    Important: These searches can be imprecise at times because items like background pictures could be regarded as attachments.
  • Size - By default, all messages are searched regardless of their size. Use the appropriate fields provided to limit the search according to the size of the emails, e.g. at least 5 MB or between 400 and 600 KB.
  • Priority - Emails are searched according to the priority level of the email as assigned by the sender. When choosing Low, all emails with a priority level lower than Normal are returned, when choosing High, all emails with a priority level higher than Normal are returned. Emails not containing any information regarding priority are assumed to have a priority level of Normal.

Starting a Search

Click on Search to start the search. The results are displayed in a list.

Refining the Search Results

To narrow the results after a search has been executed, click on Advanced Search again, enter additional search criteria and click on Search.

Starting a New Search

To start a new search, click on New Query. All search criteria will be reset to their default values (i.e. no restrictions; the search covers all folders readable by the current user).

Saving a Search

Search criteria that are used repeatedly (such as "all receipts from the last month") can be saved and reused at any time. Click on Save As... and choose a meaningful name for the search. Click on Open to access, edit or restart the search.

About Special Characters

Words inside indexed emails or attachments which are a combination of alphanumeric (letters, digits) and non-alphanumeric characters (white space, line break, delimiter or other control characters), may be returned in search results when searching for the alphanumerical part only.

For instance, when searching for firstname, firstname.lastname and lastname, e-mails containing the word firstname.lastname will be returned.

Commonly occurring characters are:

  • Period (.)
  • Comma (,)
  • Colon (;)
  • Hyphen (-)
  • Underscore (_)
  • AT-Sign (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Null character (NUL)


Email Display

To view an email which was returned by one of the search functions described above, simply click on it. A preview of the email is displayed on the right side of the screen.

Please keep in mind that images and any formatting will not be displayed in the preview for security reasons. Emails cannot be forwarded or replied to within the preview, either.

For a comprehensive view of an archived email and the ability to use all the Microsoft Outlook features such as printing, forwarding and replying, click on Open Email in the MailStore Outlook Add-in. The email will be loaded from the archive and displayed, either immediately or after a few seconds depending on size.


Restoring Emails to the Application

OutlookAddinRestore.png

To restore an archived email which is no longer in your mailbox to Outlook, please proceed as follows:

  • Locate the email within the archive and select it, so that it is shown in the preview area.
  • In the MailStore Outlook Add-in, click on Restore Message.
  • Drag and drop the envelope icon into an Outlook email folder or a Windows Explorer file system folder.
  • The email is restored immediately or after a few seconds, depending on its size. The email is restored as read.


Printing Emails

To quickly print an archived email on the current default printer, please proceed as follows:

  • Locate the email within the archive and select it, so that it is shown in the preview area.
  • In the MailStore Outlook Add-in, click on Print Message.
  • The email is immediately printed.

To print the message on a different than the default printer, use Outlook's built-in function accessible after you opened the message via Open Message from the add-in.


Changing Regional Settings

By default the MailStore Outlook Add-in uses the same regional settings as Microsoft Outlook. The regional settings can also be set manually in the MailStore Outlook Add-in settings dialog.

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About MailStore

  • MailStore Server is one of the leading email archiving solutions for SMB.
  • For private use there is a free tool for email archiving furthermore: MailStore Home.