Archiving Emails from IceWarp Mail Server

Revision as of 17:37, 12 May 2012 by Vivian (talk | contribs) (Archiving Multiple Mailboxes in One Step)


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Please note: This tutorial only covers the specifics of archiving an IceWarp mail server. It is assumed that you already have a MailStore Server installation or test installation and are familiar with the fundamentals of MailStore Server. Please refer to the Manual or the Quick Start Guide for more information.

MailStore Server offers several ways to archive emails from an IceWarp mail server, which are described below. If you are not sure which archiving method best suits your company, please refer to the chapter Choosing the Right Archiving Strategy.

Synchronizing Users

MailStore Server offers special support for synchronizing users with an IceWarp mail server. Information about setup is available in chapter IceWarp Server Integration of the manual.

Archiving Individual Mailboxes

Using the procedure described below you can archive an individual IceWarp mail server mailbox for a specific MailStore user. The archiving process can be executed manually or according to a schedule.

Setup of the Archiving Process

For each mailbox please proceed as follows::

  • Unless you want to archive your own mailbox into your personal user archive, please log on as MailStore administrator. Only a MailStore administrator can archive emails for other users.
  • Click on Archive Email.
  • From the list Email Server under Create Profile select IceWarp Mail Server to create a new archiving profile.
  • A wizard opens to help specify the archiving settings.
    IceWarp mailbox 00.png
  • Select Individual Mailbox.

Includes:Archiving Server Mailboxes

Archiving Multiple Mailboxes in One Step

Starting with version 10.4, IceWarp Mail Server allows users with the appropriate user privileges to access the mailboxes of other users via IMAP. Once a new user has been created or an existing user has been provided with the corresponding privileges, please proceed as follows:

  • Log on to MailStore Client as MailStore administrator.
  • Click on Archive Email.
  • From the list E-Mail-Server under Create Profile select IceWarp Mail Server to create a new archiving profile.
  • A wizard opens to help specify the archiving settings.
    IceWarp mailboxes 00.png
  • Select Multiple Mailboxes.
  • To be able to archive multiple mailboxes, MailStore users along with their email addresses have to be set up in the MailStore user management.
    IceWarp mailboxes 01.png
  • Under Server Name enter the name of your IceWarp mail server.
  • Under Access via select the protocol to be used to access the IceWarp mail server. Wherever possible, you should always choose IMAP-TLS or IMAP-SSL.
    Please note: If you would like to automate the archiving process and access the IceWarp mail server using IMAP-TLS or IMAP-SSL, you should enable the option Ignore SSL Security Warnings. Otherwise, if an unofficial or self-signed certificate is used on the IceWarp mail server, the automatic execution of the archiving process will fail.
  • Under User Name and Password enter the access data of a user who has access to all IceWarp mailboxes to be archived. With IceWarp Mail this is a user with administrative privileges.
  • Click on Next to continue.
    IceWarp mailboxes 02.png
  • Customize the list of folders to be archived, the filter and the deletion rules as needed. By default, no emails will be deleted from the mailbox. The timeout value only has to be adjusted if necessary (e.g. with very slow servers). Please keep in mind that these settings apply to all mailboxes to be archived.
  • Click on Next to continue.
    IceWarp mailboxes 03.png
  • Select the users whose mailboxes you would like to archive. The following options are available:
    All users with a configured email address
    Choose this option to archive the mailboxes of all users who are set up in the MailStore user management along with their email addresses.
    All users except the following
    Using the list below, this feature allows you to exclude individual users (and thereby their IceWarp mailboxes) from the archiving process.
    Only the following users
    Using the list below, this feature allows you to include individual users (and thereby their IceWarp mailboxes) in in the archiving process. Only the mailboxes of users who were explicitly specified will be archived.
    Synchronize with a directory service before archiving
    If this option is enabled, the MailStore user list is synchronized with the configured directory service before every archiving process. This has the advantage that new employees, for example, will be set up as MailStore users automatically before archiving allowing MailStore to archive their IceWarp mailboxes automatically as well. This feature is especially recommended for archiving mailboxes according to a schedule.
  • Finally, you can choose a name for the new archiving profile. Once you click on Finish, the archiving profile will be listed under Saved Profiles and can be executed right away, if desired.

Additional information about executing archiving profiles is available in chapter Email Archiving with MailStore Basics.

Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Der IceWarp Mail Server bietet eine einfache Möglichkeit, alle E-Mails in ein IceWarp Mail Server-eigenes Archivpostfach zuzustellen. Aus diesem IceWarp Mail Server-Archivpostfach lässt sich dann mit Hilfe des entsprechenden Archivierungsprofils die Archivierung mit MailStore Server durchführen, wobei die E-Mails auf die entsprechenden Archiv der MailStore Benutzer verteilt werden.

Schritt 1: Einrichtung der IceWarp Mail Server-Archivfunktion

Um ein zentrales Sammelpostfach zu erstellen, in dem alle ein- und ausgehenden E-Mails in Kopie zugestellt werden, muss zunächst wie im Folgenden beschrieben die Archivfunktion im IceWarp Mail Server aktiviert und konfiguriert werden.

  • Melden Sie sich als Administrator am IceWarp Server Administrator oder IceWarp WebAdmim an.
  • Wechseln Sie in den Ansichtsmodus Erweitert.
  • Klicken Sie auf E-Mail und dann auf Archiv.
    IceWarp user 01.png
  • Aktivieren Sie im Abschnitt Allgemein die Archivfunktion Ihres IceWarp Mail Servers.
  • Geben Sie ein Archiv-Verzeichnis z.B. C:\Archive\ und optional einen Order Pfad an. IceWarp Mail Server legt unterhalb des Archiv-Verzeichnisses eine Orderstruktur in Form von Domain\Mailbox\Order Pfad an.
  • Aktivieren Sie im Abschnitt Optionen die Option RSS nicht archivieren und ggf. Spam nicht archivieren.
  • Klicken Sie zum Speichern der Konfiguration auf Übernehmen.

Schritt 2: Einrichtung eines IceWarp-Postfachs zum Zugriff auf das IceWarp Archiv

Nachdem die Archivfunktion eingerichtet wurde, muss ein IceWarp Benutzer eingerichtet werden, welcher Zugriff auf das IceWarp Archiv besitzt. Dieser wird später zum Abruf der Nachrichten von MailStore verwendet.

  • Melden Sie sich als Administrator am IceWarp Server Administrator oder IceWarp WebAdmim an.
  • Klicken Sie auf Domänen & Konten > Verwaltung
  • Klicken Sie auf die Domäne in welcher Sie den Benutzer anlegen möchten
  • Legen Sie nun wie gewohnt einen neuen IceWarp Benutzer an
    IceWarp user 02.png
  • Tragen Sie in den Benutzeroptionen unter Postfach im Feld lokales Konto den vollständigen Pfad zum in Schritt 1 angegebenen Archiv-Verzeichnis an.
  • Klicken Sie zum Fertigstellen auf Übernehmen.

Schritt 3: Konfiguration von MailStore Server

  • Starten Sie den MailStore Client an dem PC, von dem aus die Archivierungsaufgabe regelmäßig nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Dies kann der MailStore Server-PC oder ein beliebiger Rechner sein. Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters IceWarp Mail Server aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    IceWarp catchall 00.png
  • Wählen Sie Sammelpostfach aus.

Includes:IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren

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About MailStore

  • MailStore Server is one of the leading email archiving solutions for SMB.
  • For private use there is a free tool for email archiving furthermore: MailStore Home.