Übersicht

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die grundlegenden Konzepte hinter MailStore Gateway. Es soll dazu dienen, besser zu verstehen, in welchen Einsatzszenarien MailStore Gateway im Zusammenspiel mit MailStore Server und MailStore Service Provider Edition verwendet werden kann. Detailliertere Ausführungen finden sich in den entsprechenden Artikeln dieser Hilfe, der MailStore Server Hilfe, oder der Hilfe der MailStore Service Provider Edition.

MailStore Gateway wurde vorrangig für zwei ausgewählte Szenarien konzipiert:

1. Um als Ziel einer Journal- oder Archivierungsregel für andere E-Mail-Server zu dienen, welche selbständig Kopien von ein- und ausgehenden Nachrichten anfertigen können.
2. Um als SMTP- und POP3-Proxy zu dienen, welcher Kopien aller zwischen E-Mail-Clients und E-Mail-Server ausgetauschten E-Mails anfertigt.

Beide Einsatzszenarien werden in den folgenden Abschnitten detaillierter vorgestellt.

MailStore Gateway als Server

Viele E-Mail-Server ermöglichen das Erstellen von Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails zum Zwecke der Archivierung. Während lokale E-Mail-Server es im allgemeinen erlauben, diese Kopien in lokale Postfächer zuzustellen, ist dies bei vielen Cloud-Anbietern (z.B. Microsoft 365, Google G Suite) weder technisch noch lizenzbedingt möglich. Dort ist es notwendig, externe Postfächer als Journal- oder Archivpostfächer zu verwenden. Für solche Dienste müssen Archivierungslösungen von Drittanbietern, wie MailStore Server und MailStore Service Provider Edition, die E-Mails entweder aus diesen externen Postfächern abrufen, oder, um dies zu umgehen, E-Mails direkt per SMTP empfangen können.

Da das direkte Archivieren per SMTP grundsätzlich bevorzugt wird, um nicht einen weiteren Drittanbieter für Postfächer zu bemühen, stellt MailStore Gateway diese Funktionalität für MailStore Server und MailStore Service Provider Edition bereit, ohne an deren Grundkonzepten der Nur-Abruf-Archivierung etwas zu verändern.

Dieses Schaubild gibt einen Überblick über das gesamte Setup:

Der übliche Ablauf zum Einrichten dieses Szenarios stellt sich wie folgt dar:

1. Ein MailStore Gateway Postfach wird erstellt. Jedes Postfach erhält eine eindeutige E-Mail-Adresse.
2. Auf dem E-Mail-Server wird eine neue Journal- oder Archivierungsregel erstellt. Diese Regel verwendet die E-Mail-Adresse des MailStore Gateway-Postfachs als Ziel.
3. Durch diese Regel werden Kopien der zu archivierenden Nachrichten mittels SMTP an das MailStore Gateway gesendet. Die dort empfangenen E-Mails werden mit einem für das Postfach individuellen Schlüssel verschlüsselt.
4. MailStore Server oder MailStore Service Provider Edition können dann diese E-Mails aus den MailStore Gateway-Postfächern mit dem entsprechenden Archivierungsprofil archivieren.

MailStore Gateway als Proxy

Organisationen, die keinen eigenen E-Mail-Server betreiben und einen E-Mail-Dienst verwenden, der das oben beschriebene Erstellen von Journal- oder Archivierungsregeln nicht ermöglicht, nutzen möglicherweise die Kombination aus POP3/SMTP auf ihren E-Mail-Clients, um E-Mails zu empfangen oder zu senden.

Um in diesem Szenario alle ein- und ausgehenden E-Mails zu archivieren, kann MailStore Gateway als E-Mails-Proxy operieren und die Kommunikation zwischen E-Mail-Clients und E-Mail-Server aufzeichnen.

Dieses Schaubild gibt einen Überblick über das gesamte Setup:

Der übliche Ablauf zum Einrichten dieses Szenarios stellt sich wie folgt dar:

1. Ein MailStore Gateway Postfach wird erstellt. Jedes Postfach hat eine eindeutige ID.
2. Auf dem E-Mail-Client müssen der ein- (POP3) und ausgehende (SMTP) Server durch die IP-Adresse oder den Hostnamen des MailStore Gateways ersetzt werden. Zusätzlich muss der Nutzername gemäß dem Format remote_username%target_server%mailbox_id geändert werden, wobei
   • remote_username dem Benutzernamen (z.B. [email protected]) zum Anmelden am Postfach auf target_server,
   • target_server dem DNS-Namen des ein- oder ausgehenden Servers beim E-Mail-Anbieter (z.B. smtp.example.net),
   • und mailbox_id der eindeutigen ID des Postfachs in MailStore Gateway entspricht, in welchem Kopien der empfangenen oder gesendeten E-Mails gespeichert werden sollen. Der target_server muss außerdem dem Common Name des verwendeten TLS/SSL-Zertifikats auf dem ein- bzw. ausgehenden Server entsprechen.
3. Nach diesen Änderungen werden Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails des entsprechenden Clients im angegebenen MailStore Gateway Postfach gespeichert. Die dort empfangenen E-Mails werden mit einem für das Postfach individuellen Schlüssel verschlüsselt.
4. Wiederholen Sie Schritt 2 in allen E-Mail-Clients der Benutzer, deren E-Mails archiviert werden sollen.
5. MailStore Server oder MailStore Service Provider Edition können dann diese E-Mails aus den MailStore Gateway-Postfächern mit dem entsprechenden Archivierungsprofil archivieren.

Sicherheit

Alle E-Mails, welche in MailStore Gateway Postfächern abgelegt werden, sind durch starke, hybride Verschlüsselung geschützt. Die Kennworte der Postfächer repräsentieren die Passphrases der privaten Schlüssel des asymmetrischen Teils der hybriden Verschlüsselung. Dies bedeutet, dass ohne das korrekte Postfach-Kennwort keine Daten entschlüsselt werden können. Daher wird dringend empfohlen, ein Postfach-Kennwort an einem sicheren Ort aufzubewahren (z.B. in einem Enterprise Password Manager).

Zusätzlich erlaubt es MailStore Gateway nicht, Benutzernamen oder Kennwörter über eine unverschlüsselte Verbindung zu übertragen. Daher müssen entfernte Server, zu welchen über die Proxy-Funktionalität Verbindungen aufgebaut werden, implizite (SMTPS, POP3S) oder explizite (SMTP+STARTTLS, POP3+STARTTLS) Verschlüsselung unterstützen.