Zugriff auf das Archiv

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Es gibt mehrere Möglichkeiten auf E-Mails zuzugreifen, welche in MailStore Home archiviert sind. Sie können durch die Ordnerstruktur unterhalb von Eigenes Archiv navigieren, oder Sie nutzen eine der im folgenden beschrieben Suchfunktionen.

Schnellsuche

Msh search quick.png

Für eine einmalige Suche im gesamten Archiv nutzen Sie die Schnellsuche. Sie finden das Suchfeld oben in der Spalte Archiv (über der Startseite). Geben Sie einfach Ihre Suchwörter im Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen oder drücken die Enter-Taste. MailStore Home gibt Ihnen das Suchergebnis aus sämtlichen Archivordnern zurück.

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:

Auto*

findet Auto, Automatisch, Autoreparatur usw.

*example.com

findet alle E-Mail-Adressen und Domains von example.com.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:

Me?er

würde Meier und Meyer finden, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Einschränken nach Feldern

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:

subject:Nachrichten           nur im Betreff
from:john@mailstore.com       nur in Von
to:michael@mailstore.com      nur in An
cc:lisa@mailstore.com         nur in Cc
bcc:customers@mailstore.com   nur in Bcc
bcontent:Rechnung             nur im Body der E-Mail 
acontent:Rechnung             nur in Anhängen der E-Mail

Wörter ausschließen

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:

ZDNet -Download-Tipp

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

Kombination

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:

ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update.

from:ZDNET bcontent:MailStore

findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort MailStore vorkommt.

from:versand@example.com acontent:Rechnung

findet alle E-Mails von versand@example.com, in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt.

to:bewerbung@example.com -Bewerbung

findet alle E-Mails an bewerbung@example.com, die nirgends das Wort Bewerbung enthalten.

from:versand@example.com to:meineadresse@company.tld acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von versand@example.com an meineadresse@company.tld, in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.

E-Mails suchen

MailStore Home gibt Ihnen auch die Möglichkeit, anhand verschiedener Kriterien zu suchen. Zum Beispiel können Sie E-Mails von einer speziellen E-Mailadresse oder aus einem bestimmten Zeitraum suchen. Um noch gezielter zu suchen, navigieren Sie zu E-Mails suchen in der linken Spalte, wählen Sie die gewünschten Kriterien und klicken Sie auf Suchen.

Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen"

Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:

  • Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht.
  • Absender/Empfänger - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC.
  • Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit).
  • Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht.
  • Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann, hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (Verwaltung > Suchindex).

Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Allgemein"

Im Bereich Allgemein finden Sie folgende Suchfelder:

  • Ordner - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen.
  • Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2017/Gewinnoptimierung).
  • Von - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht.
  • An/Cc/Bcc - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht.
  • Datum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
  • Archivierungsdatum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich der Archivierung sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).

In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Erweitert"

Im Bereich Erweitert finden Sie folgende Suchfelder:

  • Nachrichten mit / ohne Anhänge - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
  • Größe - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
  • Wichtigkeit - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.

Die Suche starten

Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.

Das Suchergebnis weiter einschränken

Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf Emails suchen, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.

Eine neue Suche starten

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.

Gespeicherte Suchordner

Msh search saved.png

Mit MailStore Home können Sie eine Suche speichern, die Sie in Zukunft häufiger ausführen möchten. Dabei wird das Archiv bei jedem Aufruf der gespeicherten Suche erneut durchsucht, damit Sie schnell auch alle aktuellen E-Mails finden, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Um eine Suche zu speichern, navigieren Sie zu E-Mails Suchen in der linken Spalte, wählen Sie die gewünschten Suchkriterien aus, klicken auf Suchordner erstellen und geben im darauf folgenden Dialog einen Namen für die Suche ein (z.B. Mail von Mama).

Die gespeicherte Suche wird unter E-Mails suchen hinzugefügt und ist ab jetzt jederzeit verfügbar.

Über das Kontextmenü können Sie die gespeicherten Suchkriterien eines Suchordners aufrufen (Neue Suchabfrage), bzw. diesen umbenennen oder löschen

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.