E-Mail-Archivierung von IceWarp Mail Server

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Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von IceWarp Mail Server-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus IceWarp Mail Server-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.


Synchronisieren von Benutzern

MailStore Server bietet eine besondere Unterstützung für die Synchronisierung von Benutzern mit einem IceWarp Mail Server. Informationen zur Einrichtung finden Sie im Kapitel IceWarp Server-Integration des Handbuchs.

Archivierung einzelner Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für IceWarp Mail Server-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes IceWarp Mail Server-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.


  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters IceWarp Mail Server aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    IceWarp mailbox 00.png
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
  • Füllen Sie die Felder E-Mail-Adresse, Servername, Zugriff via, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen. Unter Spezielle Ordner (optional) können Sie den Ordnernamen für gesendete E-Mails angeben.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    Arch mailboxes 01.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Arch mailboxes 02.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll.
    Arch mailboxes 03.png
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.


Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

IceWarp Mail Server ermöglicht seit Version 10.4 den Zugriff auf andere Benutzerpostfächer via IMAP in Abhängigkeit der entsprechenden Benutzerberechtigungen. Nachdem Sie einen neuen Benutzer angelegt oder einen bestehenden Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen versehen habe, fahren Sie mit der Einrichtung des Archivierungsprofils wie folgt fort:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters IceWarp Mail Server aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    IceWarp mailboxes 00.png
  • Wählen Sie Mehrere Postfächer aus.
  • Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind.
    IceWarp mailboxes 01.png
  • Geben Sie unter Servername den Namen Ihres IceWarp Mail Servers ein.
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den IceWarp Mail Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer IMAP-TLS oder IMAP-SSL auswählen.
    Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den IceWarp Mail Server per IMAP-TLS oder IMAP-SSL zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem IceWarp Mail Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.
  • Geben Sie unter Benutzername und Kennwort die Zugangsdaten des Benutzers ein, der Zugriff auf alle zu archivierenden IceWarp Mail-Postfächer besitzt. Dies ist bei IceWarp Mail ein Benutzer mit administrativen Rechten.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    IceWarp mailboxes 02.png
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.
    IceWarp mailboxes 03.png
    Folgende Optionen stehen zur Auswahl
    • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
      Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
    • Alle Benutzer außer folgende
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren IceWarp-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
    • Nur folgende Benutzer
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren IceWarp-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
    • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
      Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein IceWarp-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Der IceWarp Mail Server bietet eine einfache Möglichkeit, alle E-Mails in ein IceWarp Mail Server-eigenes Archivpostfach zuzustellen. Aus diesem IceWarp Mail Server-Archivpostfach lässt sich dann mit Hilfe des entsprechenden Archivierungsprofils die Archivierung mit MailStore Server durchführen, wobei die E-Mails auf die entsprechenden Archive der MailStore Benutzer verteilt werden.

Schritt 1: Einrichtung der IceWarp Mail Server-Archivfunktion

Um ein zentrales Sammelpostfach zu erstellen, in dem alle ein- und ausgehenden E-Mails in Kopie zugestellt werden, muss zunächst wie im Folgenden beschrieben die Archivfunktion im IceWarp Mail Server aktiviert und konfiguriert werden.

  • Melden Sie sich als Administrator am IceWarp Server Administrator oder IceWarp WebAdmim an.
  • Wechseln Sie in den Ansichtsmodus Erweitert.
  • Klicken Sie auf E-Mail und dann auf Archiv.
    IceWarp user 01.png
  • Aktivieren Sie im Abschnitt Allgemein die Archivfunktion Ihres IceWarp Mail Servers.
  • Geben Sie ein Archiv-Verzeichnis z.B. C:\Archive\ und optional einen Order Pfad an. IceWarp Mail Server legt unterhalb des Archiv-Verzeichnisses eine Orderstruktur in Form von Domain\Mailbox\Order Pfad an.
  • Aktivieren Sie im Abschnitt Optionen die Option RSS nicht archivieren und ggf. Spam nicht archivieren.
  • Klicken Sie zum Speichern der Konfiguration auf Übernehmen.

Schritt 2: Einrichtung eines IceWarp-Postfachs zum Zugriff auf das IceWarp Archiv

Nachdem die Archivfunktion eingerichtet wurde, muss ein IceWarp Benutzer eingerichtet werden, welcher Zugriff auf das IceWarp Archiv besitzt. Dieser wird später zum Abruf der Nachrichten von MailStore verwendet.

  • Melden Sie sich als Administrator am IceWarp Server Administrator oder IceWarp WebAdmim an.
  • Klicken Sie auf Domänen & Konten > Verwaltung
  • Klicken Sie auf die Domäne in welcher Sie den Benutzer anlegen möchten
  • Legen Sie nun wie gewohnt einen neuen IceWarp Benutzer an
    IceWarp user 02.png
  • Tragen Sie in den Benutzeroptionen unter Postfach im Feld lokales Konto den vollständigen Pfad zum in Schritt 1 angegebenen Archiv-Verzeichnis an.
  • Klicken Sie zum Fertigstellen auf Übernehmen.

Schritt 3: Konfiguration von MailStore Server

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Sammelpostfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie zum Archivieren eines Sammelpostfachs wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters IceWarp Mail Server aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    IceWarp catchall 00.png
  • Wählen Sie Sammelpostfach und klicken Sie auf OK.
  • Füllen Sie die Felder Zugriff via, Servername, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    IceWarp catchall 01.png
  • Passen Sie evtl. weitere Ablageoptionen sowie das Verhalten bei E-Mails mit unbekannten Adressen an oder ob die E-Mails nach dem Archivieren automatisch von MailStore gelöscht werden sollen. Letzteres macht vor allem dann Sinn, wenn es sich bei dem Postfach um ein Kopiepostfach handelt, welches lediglich dem Zweck der Archivierung dient.
    Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdiensten synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit seine E-Mails in das korrekte Benutzerarchiv einsortieren kann.
  • Klicken sie auf Weiter
  • Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
  • Klicken sie auf Weiter
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.


Weblinks

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.