E-Mails exportieren

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MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.

Hinweis: Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Artikel Datensicherung und Wiederherstellung gesondert behandelt.

Mögliche Exportziele

E-Mail-Server

  • Exchange-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Google Apps - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem Google Apps-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
  • Gmail - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem Gmail-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
  • IMAP-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.

E-Mail-Programme

  • Microsoft Outlook - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Windows Mail - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Windows Mail und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Mozilla Thunderbird - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Mozilla Thunderbird und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Mozilla SeaMonkey - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Mozilla SeaMonkey und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.

E-Mail-Dateien

  • Verzeichnis (Dateisystem) - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail). Die Option Signierter Export ermöglicht es, die Integrität der exportieren E-Mails außerhalb des Archivs sicherzustellen. In Verifizieren eines signierten Exports finden Sie weitere Informationen dazu, wie die Integrität geprüft werden kann.
  • Outlook PST-Datei - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einer Microsoft Outlook PST-Datei und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.

Hinweis: EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Mozilla Thunderbird hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook Versionen geöffnet werden.

Aufruf der Exportfunktion

Abhängig von den Benutzerrechten ermöglicht MailStore den Export mehrere E-Mails in einem Schritt. Ein Export bzw. das Öffnen einzelner E-Mails ist auch ohne besondere Rechte jederzeit möglich.

Über die E-Mail-Vorschau

Exportieren Sie die gerade in der E-Mail-Vorschau angezeigte E-Mail, indem Sie in der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Exportieren klicken, und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis)

Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg+Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf Exportieren und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die Seite "E-Mails exportieren"

Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (wie auch die Archivierungsprofile). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.

Arbeiten mit Exportprofilen

Jede Exportaufgabe wird in MailStore in Form eines Exportprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Exportprofils wird der Exportvorgang gestartet.

Ein Exportprofil könnte zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten:

  • WAS: Postfach p.berten@firma.de
  • WOHIN: Exchange Server EXCHANGE01
  • UMFANG: Alle Ordner

Existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet, gelöscht oder sogar automatisiert ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen bzw. Die Archivierung automatisieren .

Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass beim Export keine Überprüfung durchgeführt wird, ob sich die E-Mails bereits im Exportziel befinden. Wiederholtes starten von Exportprofilen führt daher zu Duplikaten im entsprechenden Exportziel. Daher ist eine automatisierte Ausführung in der Regel nicht empfehlenswert. Ausgenommen hiervon ist lediglich der Export von Typ Verzeichnis (Dateisystem), bei welchem MailStore einen Abgleich anhand der Dateinamen durchführt.

Erstellen eines Exportprofils

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
  • Klicken Sie in MailStore auf E-Mails exportieren.
    Accs export 01.png
  • Wählen Sie aus der Liste im Bereich Profil erstellen das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
  • Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
  • Im ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder Datenbanksicherung) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf Weiter.

    Hinweis: Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.
  • Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel Exchange Postfach ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. IMAP-Postfach angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Profil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.