MailStore Proxy

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Über den MailStore Proxy Server können Sie alle E-Mails automatisch bei Ein- oder Ausgang archivieren. Allgemeine Informationen zu den Vor- und Nachteilen dieser Vorgehensweise finden Sie im Kapitel Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang.

Der MailStore Proxy Server steht allen MailStore Server-Kunden kostenlos zur Verfügung und kann unter https://my.mailstore.com/Downloads heruntergeladen werden.

Systemanforderungen

  • Windows-Betriebssystem ab Windows Vista/2008
  • .NET Framework 4.5.1 oder höher

Arbeitsweise

Der MailStore Proxy wird so konfiguriert, dass er sich bei SMTP- und POP3-Verbindungen zwischen zwei Systemen befindet. Dabei kann es sich, je nach geplanter Archivierungsstrategie, um Verbindungen zwischen E-Mail-Clients und E-Mail-Servern (firmeninterner oder Internet-Provider) oder um Verbindungen zwischen zwei E-Mail-Servern handeln. Der MailStore Proxy schreibt die übertragenen E-Mails zusammen mit einem Bericht, welcher Übertragungsdetails wie Absender und Empfänger enthält, in einem Übergabeverzeichnis mit.

MailStore Server archiviert die vom MailStore Proxy mitgeschriebenen E-Mails aus dem gemeinsamen Übergabeverzeichnis. Dieser Vorgang kann automatisiert und mehrfach täglich durchgeführt werden.

Beispiel: MailStore Proxy in einer Umgebung mit einem externen E-Mail-Server

Installation und Konfiguration von MailStore Proxy

  • Laden Sie MailStore Proxy aus dem Downloadbereich des MailStore Servers auf der MailStore-Website herunter.
  • Installieren Sie MailStore Proxy auf einem beliebigen Rechner. MailStore Server muss auf diesem Rechner nicht installiert sein, jedoch muss ein Austauschordner existieren, auf welchen beide Vollzugriff haben.
  • Starten Sie nach der Installation den MailStore Proxy Admin über die neu angelegte Desktopverknüpfung.
  • Auf der Seite Konfiguration können Sie MailStore Proxy an Ihre Umgebung anpassen.
Tech proxy 02.png

Das Ausgabeverzeichnis für E-Mails einstellen

Legen Sie im Feld Ausgabeverzeichnis fest, in welches Verzeichnis der MailStore Proxy Übermittlungsberichte schreiben soll. MailStore Server muss ebenfalls Zugriff auf dieses Verzeichnis haben, um darin befindliche E-Mails archivieren zu können. Das Verzeichnis gilt für alle angelegten Proxyserver (SMTP und POP3)

Proxyserver hinzufügen oder entfernen

Standardmäßig ist bereits eine Beispielkonfiguration für einen SMTP-Proxyserver wie auch einen POP3-Proxyserver vorhanden. Benötigen Sie weitere Proxyserver, z.B. weil Sie E-Mail-Server bei verschiedenen Internet-Providern nutzen, können Sie diese über die Schaltflächen neben dem Text Proxy-Server hinzufügen oder entfernen.

Einen SMTP-Proxyserver konfigurieren

Zum Konfigurieren eines SMTP-Proxyservers gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Liste Proxy-Server auf den Namen des SMTP-Proxyservers, welchen Sie konfigurieren wollen. Nach der Installation ist bereits ein SMTP-Proxyserver mit dem Namen SMTP Proxy Server vorhanden, welchen Sie an Ihre Infrastruktur anpassen können.
  • Geben Sie im Feld Name optional einen aussagekräftigen Namen für den SMTP-Proxyserver an. Dies ist vor allem bei mehr als einem SMTP-Proxyserver hilfreich. Aus technischer Sicht hat dieser Name jedoch keinerlei Bedeutung.
  • Legen Sie im Feld Eingehend fest, auf welchen IP-Adressen MailStore Proxy SMTP-Verbindungen entgegen nehmen soll. Das Feld Port legt fest, auf welchem Port der Proxyserver Verbindungen annehmen soll, um diese dann an den Ziel-Server weiterzuleiten. Die Standardeinstellung ist 25. Wenn kein weiterer E-Mail-Server auf dem Rechner läuft, der ebenfalls auf Port 25 Verbindungen entgegennimmt, sollten Sie die Einstellung so übernehmen. Zur Kommunikation mit dem MailStore Proxy können sowohl unverschlüsselte als auch mittels StartTLS verschlüsselte Verbindungen benutzt werden. SSL verschlüsselte Verbindungen, oft als SMTPS bezeichnet, werden vom MailStore Proxy derzeit nicht unterstützt.
  • Im Feld Ziel-Server legen Sie fest, an welchen SMTP-Server MailStore Proxy die am eingehenden Port ankommende Verbindung weiterleiten soll. Im Normalfall ist dies der SMTP-Server Ihres Internet-Providers oder ein unternehmensinterner SMTP-Server. Ändern Sie den Wert im Feld Port, wenn der SMTP-Port Ihres SMTP-Servers vom Standard (25) abweicht.
  • Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.
    Hinweis: Beachten Sie, dass beim Verschlüsselungstyp SSL die Verbindungen in der Regel nicht über den Port 25 sondern über Port 465 stattfinden. Ändern Sie ggf. den Wert für das Feld Port hinter Ziel-Server entsprechend ab.
  • Erfordert der im Feld Ziel-Server eingetragene SMTP-Server eine Authentifizierung, können Sie in den Feldern Benutzername und Kennwort Zugangsdaten festlegen. Diese werden dann für die Verbindung zum Ziel-Server verwendet. Somit ist es z.B. nicht erforderlich, diese Zugangsdaten auf den Arbeitsstationen zu hinterlegen.

    Wichtig: Für den Fall, dass Sie Zugangsdaten für den E-Mail-Versand im SMTP-Proxyserver hinterlegt haben, sollte dieser keinesfalls direkt aus dem Internet erreichbar sein, da Sie in dem Fall ein Open-Relay für Spam-Versender bereit stellen würden.

  • Starten Sie nach der Anpassung der Einstellungen den MailStore Proxy über Speichern und neu starten neu.

Einen POP3-Proxyserver konfigurieren

Zum Konfigurieren eines POP3-Proxyservers gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Liste Proxy-Server auf den Namen des POP3-Proxyservers, welchen Sie konfigurieren wollen. Nach der Installation ist ein Proxyserver mit dem Namen POP3 Proxy Server vorhanden, welchen Sie an Ihre Infrastruktur anpassen können.
  • Geben Sie im Feld Name optional einen aussagekräftigen Namen für den POP3-Proxyserver an. Dies ist vor allem bei mehr als einem POP3-Proxyserver hilfreich. Aus technischer Sicht hat dieser Name jedoch keinerlei Bedeutung.
  • Legen Sie im Feld Eingehend fest, auf welchen IP-Adressen der POP3-Proxyserver Verbindungen entgegen nehmen soll. Das Feld Port legt fest, auf welchem Port der Proxyserver eingehende Verbindungen annehmen soll, um diese dann an den Ziel-Server weiterzuleiten. Die Standardeinstellung ist 110. Wenn kein weiterer E-Mail-Server auf dem Rechner läuft, der ebenfalls auf Port 110 Verbindungen entgegen nimmt, sollten Sie die Einstellung so übernehmen.
  • Im Feld Ziel-Server legen Sie fest, an welchen POP3-Server MailStore Proxy eingehende Verbindungen weiterleiten soll. Im Normalfall ist dies der POP3-Server Ihres Internet-Providers oder ein unternehmensinterner POP3-Server. Ändern Sie den Wert im Feld Port, wenn der POP3-Port Ihres POP3-Servers vom Standard (110) abweicht. Zur Kommunikation mit dem MailStore Proxy können sowohl unverschlüsselte als auch mittels StartTLS verschlüsselte Verbindungen benutzt werden. Eingehende SSL-verschlüsselte Verbindungen, oft als POP3S (TCP-Port 995) bezeichnet, werden vom MailStore Proxy derzeit nicht unterstützt.
  • Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.
    Hinweis: Beachten Sie, dass beim Verschlüsselungstyp SSL die Verbindungen in der Regel nicht über den Port 110 sondern über Port 995 stattfinden. Ändern Sie ggf. den Wert für das Feld Port unter Ziel-Server entsprechend ab.
  • Starten Sie nach der Anpassung der Einstellungen den MailStore Proxy über Speichern und neu starten neu.

MailStore Proxy in die eigene E-Mail-Infrastruktur integrieren

Je nach geplantem Einsatzszenario ergeben sich zwei unterschiedliche Stellen, an denen in Ihrer E-Mail-Infrastruktur Konfigurationsänderungen nötig sind.

Konfiguration der E-Mail-Clients

Setzen Sie den MailStore Proxy zwischen Ihren E-Mail-Clients und einem E-Mail-Server (firmeninterner oder Internet-Provider) ein, ersetzen Sie in der E-Mail-Konfiguration der Clients den Postausgangsserver (SMTP) und den Posteingangsserver (POP3) durch den DNS-Hostnamen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy. Passen Sie ggf. die zu verwendenden Ports den unter Eingehend konfigurierten Ports des SMTP- und/oder POP3-Proxyservers an.

Konfiguration des E-Mail-Servers

Setzen Sie den MailStore Proxy z.B. zwischen Ihrem firmeninternen E-Mail-Server und einem E-Mail-Server Ihres Internet-Providers ein, stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Server alle ausgehenden E-Mails über den MailStore Proxy versendet. Häufig finden Sie eine solche Einstellung unter dem Namen "Smarthost" oder "Ausgehender Relay-Server" in den Konfigurationsoptionen Ihres E-Mail-Servers. Tragen Sie dort den DNS-Hostnamen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein und passen Sie ggf. die zu verwendenden Ports den unter Eingehend konfigurierten Ports des SMTP-Proxyservers an.

Ruft Ihr E-Mail-Server POP3 Postfächer von einem E-Mail-Server Ihres Internet-Providers ab, stellen Sie sicher, dass die Anfragen in Zukunft an den MailStore Proxy gestellt werden. Bitte entnehmen Sie ggf. dem Handbuch Ihres E-Mail-Servers wie Sie diese Einstellungen ändern können.

Konfiguration von MailStore Server

Falls noch nicht erfolgt, müssen Sie für jeden Anwender, dessen E-Mails mit Hilfe des Proxyservers archiviert werden, einen MailStore-Benutzer anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.

Wichtig: In den Benutzereigenschaften der MailStore-Benutzer müssen unbedingt deren E-Mail-Adressen angegeben sein. Nur so können die E-Mails den Benutzern im Archiv korrekt zugeordnet werden. Unterscheidet sich der POP3-Benutzername der Anwender von deren E-Mail-Adresse, müssen Sie diesen zusätzlich hinzufügen.

Gehen Sie danach wie folgt vor:

  • Starten Sie den MailStore Client an dem PC, von dem aus die Archivierungsaufgabe regelmäßig nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Dies kann der MailStore Server-PC oder ein beliebiger Rechner sein. Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren und dann auf MailStore Proxy.
Tech proxy 03.png
  • Wählen Sie das Verzeichnis aus, welches Sie zuvor in der MailStore Proxy-Konfiguration als Ausgabeverzeichnis angegeben haben.
  • Haken Sie Reportdateien löschen, wenn die Archivierung erfolgreich war erst dann an, wenn Sie die Archivierung ausreichend getestet haben. MailStore Server wird auch ohne diese Einstellung E-Mails nicht mehrfach archivieren.
  • Haken Sie Reportdateien löschen, wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist wegen unbekannter Adressen / POP3-Benutzer erst dann an, wenn Sie die Angabe der E-Mail-Adressen in den Benutzereigenschaften aller Benutzer kontrolliert haben.
    Hintergrund: Erhält der MailStore Server vom Proxy Server E-Mails, die er keinem MailStore-Benutzer zuordnen kann, so verbleiben die E-Mails im Ausgabeverzeichnis des Proxy Servers. Um diese Datenmenge gering zu halten, können Sie die Option Reportdateien löschen, wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist wegen unbekannter Adressen / POP3-Benutzer anhaken.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Starten der Archivierung

Die Archivierung manuell starten

Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails archivieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherten Profile das auszuführende Archivierungsprofil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgter Archivierung erscheint ein Protokoll. In diesem finden Sie Informationen über die Menge der archivierten E-Mails sowie evtl. aufgetretene Fehler.

Das Archivierungsprofil kann beliebig oft ausgeführt werden. MailStore archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Archiv vorhanden sind.

Die Archivierung automatisieren

Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsaufgaben können diese auch automatisch gestartet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.