Outlook PST-Dateien direkt archivieren

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MailStore Server bietet die Möglichkeit, PST-Dateien direkt zu archivieren. Im Gegensatz zur Outlook-Archivierung können Sie hier Archivierungsaufgaben unabhängig von Anwendern und deren Rechnern anlegen und ausführen. Die einzelnen PST-Dateien der Anwender sollten zentral verfügbar sein, z.B. durch über eine Netzwerkfreigabe. Beachten Sie, dass die PST-Datei zum Zeitpunkt der Archivierung nicht in Benutzung sein darf.

Hinweis: Der Rechner, von dem aus die Archivierung einer PST-Datei über den MailStore Client ausgeführt wird, muss über eine Outlook-Installation verfügen, die zu der ausgewählten PST-Datei kompatibel ist. So benötigen Sie zur Archivierung einer Outlook 2007 PST-Datei eine entsprechend aktuelle Version von Outlook.

Hinweis: Wenn Sie in einer Outlook/Exchange Umgebung arbeiten, sollten Sie vorhandene PST-Dateien zunächst in Outlook öffnen und über die Option E-Mails im lokalen Outlook archivieren verwenden. Nur so ist sichergestellt, dass alle vorhandenen Sender- und Empfängeradressen korrekt in das Archiv übernommen werden.

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für PST-Dateien erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Archivierung einer PST-Datei, die E-Mails eines Benutzers enthält

Hinweis: Falls Sie nicht nur Ihre eigene PST-Datei in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore Server-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.

Bitte gehen Sie für jede PST-Datei wie folgt vor:

  • Klicken Sie in MailStore Server auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie im Bereich Profil erstellen aus der Rubrik E-Mail-Dateien den Eintrag Microsoft Outlook PST-Datei aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Arch pst 00.PNG
  • Wählen Sie Einzelner Benutzer aus.
  • Das Dialogfenster Microsoft Outlook archivieren erscheint.
    Arch pst 01.PNG
  • Wählen Sie PST-Datei als E-Mail-Quelle und wählen Sie die zu archivierende PST-Datei aus. Klicken Sie dann auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an.
    Arch pst 02.png
  • Sollten Sie als MailStore Server-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den die ausgewählte PST-Datei archiviert werden soll.
    Arch pst 03.png
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Archivierung einer PST-Datei, die E-Mails mehrerer Benutzer enthält

Hinweis: Für diese Art der Archivierung müssen Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore Server-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.

Neben der Archivierung von E-Mails eines einzelnen Benutzers in einer PST-Datei erlaubt es MailStore Server, PST-Dateien zu archivieren, welche die E-Mails mehrerer Benutzer enthalten, z.B. aus einem Sammelpostfachexport.
Für solche PST-Dateien gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie in MailStore Server auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie im Bereich Profil erstellen aus der Rubrik E-Mail-Dateien den Eintrag Microsoft Outlook PST-Datei aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Arch pst 04.png
  • Wählen Sie Mehrere Benutzer aus.
  • Das Dialogfenster Sammelpostfach (Dateisystem) archivieren erscheint.
    Arch pst 05.png
  • Wählen Sie die zu archivierende PST-Datei aus.
  • Passen Sie evtl. weitere Ablageoptionen sowie das Verhalten bei E-Mails mit unbekannten Adressen an oder ob die E-Mails nach dem Archivieren automatisch von MailStore Server gelöscht werden sollen.
  • Klicken sie auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Starten der Archivierung

Die Archivierung manuell starten

Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails archivieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherten Profile das auszuführende Archivierungsprofil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgter Archivierung erscheint ein Protokoll. In diesem finden Sie Informationen über die Menge der archivierten E-Mails sowie evtl. aufgetretene Fehler.

Das Archivierungsprofil kann beliebig oft ausgeführt werden. MailStore archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Archiv vorhanden sind.

Die Archivierung automatisieren

Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsaufgaben können diese auch automatisch gestartet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.