Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration

MailStore-Benutzer können über das MailStore Outlook Add-In direkt innerhalb von Microsoft Outlook auf das Archiv zugreifen.

Tech Tipp: Verwendung des Outlook Add-Ins

Das MailStore Outlook Add-In bietet die Möglichkeit, E-Mails über die Archiv-Ordnerstruktur und komfortable, schnelle Suchfunktionen im Archiv aufzufinden und dann zu öffnen, wiederherzustellen oder zu drucken. Zum Beantworten oder Weiterleiten geöffneter oder wiederhergestellter E-Mails stehen Benutzern die gewohnten Funktionen von Microsoft Outlook zur Verfügung.

Unser Tech-Tipp-Video gibt hierzu eine Übersicht.

Installation & Update

Die zum MailStore Server passende MailStore Outlook Add-In-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer. Eine Liste der unterstützten Microsoft Outlook Versionen finden Sie unter Systemanforderungen.

Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, dass durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinweis: Neben der manuellen Installation des MailStore Outlook Add-Ins kann dieses auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel MailStore Outlook Add-In Deployment.

Wird auf dem MailStore Server ein Update eingespielt, bleibt das MailStore Outlook Add-In üblicherweise kompatibel. Eine erneute Installation des MailStore Outlook Add-Ins ist daher in der Regel nur erforderlich, wenn signifikante Änderungen (z.B. Sicherheitsupdates) im Changelog aufgeführt sind.

Nach Erfolgreicher Installation ist eine Registerkarte mit der Beschriftung "MailStore" in Microsoft Outlook sichtbar.

Technische Hinweise

• Das MailStore Outlook Add-in greift über den in MailStore Server integrierten HTTP-Server auf das Archiv zu, welcher ausschließlich verschlüsselte Verbindungen zulässt. Daher wird die Verwendung von gültigen TLS/SSL-Zertifikaten empfohlen.
• Falls Sie die Konfiguration des HTTPS-Ports innerhalb der MailStore Server Dienst-Konfiguration verändert haben (der Standard-Port für HTTPS ist 8462), müssen Sie den jeweiligen Port bei der Anmeldung mit angeben. Hängen Sie ihn einfach getrennt mit einem Doppelpunkt an den Servernamen an (Beispiel: mailstore.example.com:443)

Anmelden am MailStore Server

In dem Fall, dass das MailStore Outlook Add-in auf Ihrem Rechner nicht vorkonfiguriert ist, werden Sie beim ersten Klick einer Schaltfläche auf der MailStore-Symbolleiste dazu aufgefordert, sich am MailStore Server anzumelden.

Das Fenster Verbinden mit MailStore Server erscheint.

• Tragen Sie bei Servername den DNS-Namen des Rechners ein, auf dem MailStore Server installiert ist. Bitte wenden Sie sich bzgl. des Servernamens und Zugangsdaten an Ihren Administrator.
• Klicken Sie auf Verbinden um die Verbindung zum MailStore Server herzustellen.

Nachdem die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, erscheint der Benutzername-Dialog

• Tragen Sie den Benutzernamen eines MailStore Benutzers in das Eingabefeld Benutzername ein und klicken Sie auf Weiter.

MailStore Server bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.

• Ist MailStore Server selber in der Lage, die Zugangs­daten zu überprüfen, erscheint der nebenstehende Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
• Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft 365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD FS), wird der Standard-Webbrowser geöffnet, um eine Authentifizierung durch Microsofts oder Googles Authentifizierungs­dienst oder die AD FS durchzuführen.
• 
  Sollte Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv sein, und dem aktuellen Gerät wurde bisher nicht vertraut, wird der Benutzer aufgefordert, einen MFA-Code einzugeben.
  

Tipp: Falls Sie sich an einen anderen Server anmelden oder andere Zugangsdaten verwenden möchten, klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf Einstellungen und aktualisieren Sie den Servernamen wie gewünscht oder klicken Sie auf Gespeicherte Zugangsdaten entfernen um beim nächsten Anmelden andere Zugangsdaten zu verwenden.

Suchen über die Archivordner

Anzeigen der Archivordner

Klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf Archivordner. Der für Sie sichtbare Teil des MailStore-Archivs wird daraufhin angezeigt.

Benutzerarchive

Im Ordner Eigenes Archiv finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit Archiv von beginnen.

Anzeigen der E-Mails in einem Ordner

Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden unterhalb des Ordnerbaumes aufgelistet.

Schnellsuche

Mit Hilfe der Schnellsuche können Sie alle E-Mails in den von Ihnen lesbaren Archiven direkt durchsuchen. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden.

Schnellsuche verwenden

Das Schnellsuche-Eingabefeld befindet sich im MailStore Outlook Add-In links.

Geben Sie einfach in das Eingabefeld die gewünschten Suchbegriffe ein und betätigen Sie die ENTER-Taste. Die Suchergebnisse werden daraufhin angezeigt. Sollte sich einer der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:

Auto*

findet E-Mails mit Auto, Automatisch, Autoreparatur usw.

*example.com

findet E-Mails mit allen E-Mail-Adressen und Domains von example.com.

vorname.nachname*

findet E-Mails mit allen E-Mail-Adressen von vorname.nachname.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:

Me?er

findet E-Mails mit Meier und Meyer, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Phrasen dürfen keine Platzhalterzeichen (?) oder (*) enthalten.

Einschränken nach Feldern

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:

subject:Nachrichten           nur im Betreff
from:[email protected]         nur in Von
to:[email protected]        nur in An
cc:[email protected]           nur in Cc
bcc:[email protected]     nur in Bcc
bcontent:Rechnung             nur im Body der E-Mail 
acontent:Rechnung             nur in Anhängen der E-Mail

Suche nach Alternativen

Verwenden Sie eckige Klammern [], um nach alternativen Wörtern zu suchen. Beispiel:

[Support Anfrage Formular]

findet E-Mails , die das Wort Support oder das Wort Anfrage oder das Wort Formular oder eine beliebige Kombination davon enthalten.

[from:[email protected] subject:wichtig "sehr wichtig"]

findet E-Mails, die von [email protected] stammen oder das Wort wichtig im Betreff haben oder die Phrase sehr wichtig irgendwo in der E-Mail enthalten.

Wörter ausschließen

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:

ZDNet -Download-Tipps

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

ZDNet -Download-Tipps -Handyv*

findet alle E-Mails vom ZDNet, die keine Download-Tipps und keine Wörter die mit Handyv beginnen enthalten.

Ausschlüsse können nicht in Alternativen verwendet werden. Daher ist

[Microsoft Windows -Powerpoint]

nicht gültig, aber

[Microsoft Windows] -Powerpoint

ist gültig und findet E-Mails, die Microsoft oder Windows enthalten, aber nicht das Wort Powerpoint.

Gültig ist auch

-[Microsoft Windows Powerpoint]

und findet alle E-Mails die weder Microsoft noch Windows noch Powerpoint enthalten

Kombination

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:

ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update.

from:ZDNET bcontent:Mustermann

findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort Mustermann vorkommt.

from:[email protected] acontent:Rechnung

findet alle E-Mails von [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt.

to:[email protected] -Bewerbung

findet alle E-Mails an [email protected], die nirgends das Wort Bewerbung enthalten.

[from:[email protected] from:[email protected]] acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von [email protected] oder [email protected], die Rechnung in einem Anhang, aber kein Mahnung im Betreff haben.

[from:[email protected] from:[email protected]] [Rechnung Mahnung] -[to:[email protected] cc:[email protected] bcc:[email protected]]

findet alle E-Mails von [email protected] oder [email protected], die zusätzlich entweder Rechnung oder Mahnung irgendwo in der E-Mail enthalten aber nicht an [email protected] gingen.

from:[email protected] to:[email protected] acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von [email protected] an [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

• Punkt (.)
• Komma (,)
• Semikolon (;)
• Bindestrich (-)
• Unterstrich (_)
• AT-Zeichen (@)
• Slash & Backslash (/,\)
• Nullzeichen (NUL)

Wenn der Originaltext durch ein anderes Zeichen getrennt wurde, z. B. Vorname(Nachname, dann ist nur der vollständige Begriff im Index vorhanden und man muss den vollständigen Begriff kennen oder das Platzhalterzeichen (*) verwenden, um E-Mails zu finden, die diesen Text enthalten.

Sonderzeichen am Anfang und am Ende des Textes werden entfernt und sind nicht im Suchindex enthalten. Es kann nicht nach diesen Zeichen gesucht werden.

Erweiterte Suche

Tech Tipp: Die Erweiterte Suche

Mit Hilfe der Erweiterten Suche können Sie über das MailStore Outlook Add-In komplexe Suchvorgänge durch­führen.
Such­vorgänge können z.B. auf bestimmte Archivordner beschränkt werden und sich nicht nur auf den E‑Mail-Inhalt, sondern auch auf Felder wie E‑Mail- oder Archivierungs­datum oder die E-Mail-Größe beziehen.
Auch E‑Mail-Anhänge können bei entsprechender Konfiguration der Suchindizes gezielt durchsucht werden.

Unser Tech-Tipp-Video gibt hierzu eine Übersicht.

Verwenden der Erweiterten Suche

Klicken Sie im MailStore "Outlook Add-In" auf Erweiterte Suche. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.

Suchkriterien im Bereich "Erweiterte Suchen"

Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:

• Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht.
• Absender/Empfänger - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC.
• Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit).
• Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht.
• Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann, hängt von den festgelegten Indexoptionen ab.

Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Allgemein"

Im Bereich Allgemein finden Sie folgende Suchfelder:

• Ordner - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen.
• Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2017/Gewinnoptimierung).
• Von - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht.
• An/Cc/Bcc - In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht.
• Datum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
• Archivierungsdatum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich der Archivierung sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).

In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.

Suchkriterien im Bereich "Erweitert"

Im Bereich Erweitert finden Sie folgende Suchfelder:

• Nachrichten mit / ohne Anhänge - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen. Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
• Größe - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
• Wichtigkeit - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.

Die Suche starten

Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird in Form einer Liste angezeigt.

Das Suchergebnis weiter einschränken

Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf Erweiterte Suche, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.

Eine neue Suche starten

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suche. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.

Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern

Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats), können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf Speichern unter... und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. Über die Schaltfläche Öffnen können Sie die gespeicherten Kriterien später wieder abrufen, auf Wunsch modifizieren und die Suche erneut starten.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

• Punkt (.)
• Komma (,)
• Semikolon (;)
• Bindestrich (-)
• Unterstrich (_)
• AT-Zeichen (@)
• Slash & Backslash (/,\)
• Nullzeichen (NUL)

Wenn der Originaltext durch ein anderes Zeichen getrennt wurde, z. B. Vorname(Nachname, dann ist nur der vollständige Begriff im Index vorhanden und man muss den vollständigen Begriff kennen oder das Platzhalterzeichen (*) verwenden, um E-Mails zu finden, die diesen Text enthalten.

Sonderzeichen am Anfang und am Ende des Textes werden entfernt und sind nicht im Suchindex enthalten. Es kann nicht nach diesen Zeichen gesucht werden.

Anzeigen von E-Mails

Um E-Mails anzuzeigen, die Sie über die oben genannten Suchfunktionen im Archiv gefunden haben, klicken Sie diese einfach an. Es erscheint eine E-Mail-Vorschau im rechten Bereich des Bildschirms.

Um alle Funktionen von Microsoft Outlook wie Drucken, Antworten und Weiterleiten nutzen zu können, klicken Sie innerhalb des MailStore Outlook Add-In auf E-Mail öffnen. Die E-Mail wird daraufhin aus dem Archiv geladen und angezeigt. Je nach Größe der E-Mail erscheint diese sofort oder nach wenigen Sekunden.

Wiederherstellen von E-Mails

Falls Sie eine E-Mail, die sich nicht mehr in Ihrem Postfach befindet, aus dem Archiv wiederherstellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
• Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf E-Mail wiederherstellen.
• Ziehen Sie das jetzt im Fenster angezeigte Umschlagsymbol auf einen E-Mail-Ordner in Outlook oder einen Dateisystem-Ordner im Windows Explorer.
• Je nach Größe der E-Mail wird die Wiederherstellung sofort oder nach wenigen Sekunden abgeschlossen. Die E-Mail wird als gelesen wiederhergestellt.

Drucken von E-Mails

Um schnell eine archivierte E-Mail auf dem Standarddrucker auszudrucken, verfahren Sie bitte wie folgt:

• Suchen Sie die E-Mail innerhalb des Archivs und wählen Sie diese aus.
• Klicken Sie im MailStore Outlook Add-In auf E-Mail drucken.
• Die E-Mail wird unverzüglich gedruckt.

Um die E-Mail auf einem anderen als den gegenwärtigen Standarddrucker auszudrucken, verwenden Sie die in Outlook integrierte Druckfunktion, nachdem Sie die E-Mail über die Funktion E-Mail öffnen des Add-Ins geöffnet haben.

Regionaleinstellungen ändern

Das MailStore Outlook Add-In wird standardmäßig mit den gleichen Regionaleinstellungen wie Microsoft Outlook angezeigt. Diese Einstellungen können unter Einstellungen im MailStore Outlook Add-In manuell angepasst werden.