Zugriff über MailStore Web Access: Unterschied zwischen den Versionen
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| − | + | * Ist MailStore Server selber in der Lage die Zugangsdaten zu überprüfen, erscheint der Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld' ''Kennwort'' ein und klicken Sie auf ''Anmelden''. | |
| + | * Sollte [[Multi-Faktor-Authentifizierung]] aktiv sein, und dem aktuellen Gerät wurde bisher nicht vertraut, wird der Benutzer aufgefordert, einen MFA-Code einzugeben. | ||
| + | * Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft 365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD FS), wird der Webbrowser umgeleitet, um eine Authentifizierung durch Microsofts oder Googles Authentifizierungs­dienst oder die AD FS durchzuführen. | ||
| − | + | == Suchen im Archiv == | |
| + | {{Suche|show}} | ||
| + | == Browsen im Archiv == | ||
| − | + | Im Ordner ''Eigenes Archiv'' finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf weitere Archive in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit ''Archiv von'' beginnen. | |
| − | + | Um E-Mails eines Archivordners anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Ordner. | |
== E-Mail-Vorschau == | == E-Mail-Vorschau == | ||
| + | In der E-Mail-Vorschau werden die E-Mails im Originalformat angezeigt. Extern referenzierte Inhalte wie Bilder werden aus Sicherheitsgründen erst nach Aufforderung heruntergeladen und angezeigt. | ||
| − | + | === Öffnen von E-Mails in einer E-Mail-Anwendung === | |
| + | Über den Toolbar-Eintrag ''Öffnen'' stehen die Funktionen ''Öffnen als MSG'' und ''Öffnen als EML'' bereit, um die angezeigte Nachricht in einer externen Anwendung wie Microsoft Outlook (MSG), Mozilla Thunderbird (EML) oder andere zu öffnen. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich. | ||
| − | == | + | === Wiederherstellen einer E-Mail === |
| + | Über den Toolbar-Eintrag ''Wiederherstellen'' kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden. | ||
| − | + | '''Hinweis:''' Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel [[SMTP-Einstellungen]]. | |
| − | == | + | === Drucken einer E-Mail === |
| + | Über den Toolbar-Eintrag ''Drucken'' kann die aktuell angezeigte E-Mail ausgedruckt werden. | ||
| − | Über | + | === Anzeigen von Internetkopfzeilen === |
| + | Über den Toolbar-Eintrag ''Internetkopfzeilen'' ist es möglich, die Kopfzeilen der aktuell angezeigten E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen. | ||
| − | == | + | == Benutzermenü == |
| − | + | === Einstellungen === | |
| + | Die Regionaleinstellungen im Web Access werden automatisch anhand der Sprache Ihres Webbrowsers bestimmt. Unter ''Einstellungen'' können Sie diese Werte manuell überschreiben. | ||
| − | == | + | === Hilfe === |
| + | Öffnet diese Hilfeseite. | ||
| − | + | === Über === | |
| + | Zeigt rechtliche Informationen wie zum Beispiel Lizenzbestimmungen, Lizenzen von Drittherstellern, sowie Datenschutzrichtlinien an. | ||
| − | = | + | === Kennwort ändern === |
| − | + | Hier kann der Benutzer sein MailStore-Kennwort ändern. Sofern die standardmäßig aktivierte Kennwortrichtlinie aktiv ist, muss das Kennwort den [[Hinweise_zur_Kennwortkomplexität|Komplexitätsanforderungen]] genügen. | |
| + | Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der Benutzer das ''Kennwort ändern''-Recht hat und nicht gegen einen externen Verzeichnisdienst authentifiziert wird. | ||
| − | + | === Abmelden === | |
| + | Meldet den aktuellen Benutzer vom Web Access ab. | ||
| − | + | [[de:Zugriff über MailStore Web Access]] | |
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[[en:Accessing_the_Archive_with_MailStore_Web_Access]] | [[en:Accessing_the_Archive_with_MailStore_Web_Access]] | ||
Aktuelle Version vom 25. Juni 2024, 14:13 Uhr
Der responsive Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über aktuelle Internet-Browser auf beliebigen Geräten. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden.
Voraussetzung für die Nutzung des Web Access
- Eine Liste der unterstützten Internet-Browser finden Sie unter Systemanforderungen.
- Um die Funktion Wiederherstellen verwenden zu können, müssen die SMTP-Einstellungen einmalig vom einem Administrator unter Verwaltung > Verschiedenes > SMTP-Einstellungen festgelegt werden.
Auf Web Access zugreifen
Wenn nicht anders eingerichtet, können Anwender über die folgende URL auf den Web Access zugreifen:
https://<fqdn>:8462
Bitte ersetzen Sie <fqdn> durch den vollständigen DNS-Namen, engl. Fully Qualified Domain Name (FQDN), des MailStore Server computers, wie zum Beispiel: mailstore.example.com.
Um sich am Web Access anzumelden, füllen Sie das Eingabefeld Benutzername aus und klicken Sie auf Weiter.
MailStore Server bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.
- Ist MailStore Server selber in der Lage die Zugangsdaten zu überprüfen, erscheint der Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld' Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
- Sollte Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv sein, und dem aktuellen Gerät wurde bisher nicht vertraut, wird der Benutzer aufgefordert, einen MFA-Code einzugeben.
- Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft 365, Google Workspace oder die Active Directory Federation Services (AD FS), wird der Webbrowser umgeleitet, um eine Authentifizierung durch Microsofts oder Googles Authentifizierungsdienst oder die AD FS durchzuführen.
Suchen im Archiv
Nach Wortbestandteilen suchen
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:
Auto*
findet E-Mails mit Auto, Automatisch, Autoreparatur usw.
*example.com
findet E-Mails mit allen E-Mail-Adressen und Domains von example.com.
vorname.nachname*
findet E-Mails mit allen E-Mail-Adressen von vorname.nachname.
Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist
Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:
Me?er
findet E-Mails mit Meier und Meyer, aber nicht Maier.
Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).
Nach Phrasen suchen
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:
"Microsoft Windows"
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.
Phrasen dürfen keine Platzhalterzeichen (?) oder (*) enthalten.
Einschränken nach Feldern
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:
subject:Nachrichten nur im Betreff from:[email protected] nur in Von to:[email protected] nur in An cc:[email protected] nur in Cc bcc:[email protected] nur in Bcc bcontent:Rechnung nur im Body der E-Mail acontent:Rechnung nur in Anhängen der E-Mail
Suche nach Alternativen
Verwenden Sie eckige Klammern [], um nach alternativen Wörtern zu suchen. Beispiel:
[Support Anfrage Formular]
findet E-Mails , die das Wort Support oder das Wort Anfrage oder das Wort Formular oder eine beliebige Kombination davon enthalten.
[from:[email protected] subject:wichtig "sehr wichtig"]
findet E-Mails, die von [email protected] stammen oder das Wort wichtig im Betreff haben oder die Phrase sehr wichtig irgendwo in der E-Mail enthalten.
Wörter ausschließen
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:
ZDNet -Download-Tipps
findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.
ZDNet -Download-Tipps -Handyv*
findet alle E-Mails vom ZDNet, die keine Download-Tipps und keine Wörter die mit Handyv beginnen enthalten.
Ausschlüsse können nicht in Alternativen verwendet werden. Daher ist
[Microsoft Windows -Powerpoint]
nicht gültig, aber
[Microsoft Windows] -Powerpoint
ist gültig und findet E-Mails, die Microsoft oder Windows enthalten, aber nicht das Wort Powerpoint.
Gültig ist auch
-[Microsoft Windows Powerpoint]
und findet alle E-Mails die weder Microsoft noch Windows noch Powerpoint enthalten
Kombination
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:
ZDNET -"Daily Update"
findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update.
from:ZDNET bcontent:Mustermann
findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort Mustermann vorkommt.
from:[email protected] acontent:Rechnung
findet alle E-Mails von [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt.
to:[email protected] -Bewerbung
findet alle E-Mails an [email protected], die nirgends das Wort Bewerbung enthalten.
[from:[email protected] from:[email protected]] acontent:Rechnung -subject:Mahnung
findet alle E-Mails von [email protected] oder [email protected], die Rechnung in einem Anhang, aber kein Mahnung im Betreff haben.
[from:[email protected] from:[email protected]] [Rechnung Mahnung] -[to:[email protected] cc:[email protected] bcc:[email protected]]
findet alle E-Mails von [email protected] oder [email protected], die zusätzlich entweder Rechnung oder Mahnung irgendwo in der E-Mail enthalten aber nicht an [email protected] gingen.
from:[email protected] to:[email protected] acontent:Rechnung -subject:Mahnung
findet alle E-Mails von [email protected] an [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.
Suchkriterien
Zur Auswahl stehen:
Umfang
- Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht.
- Absender/Empfänger - Die Felder "Von", "An", "Cc", and "Bcc" werden durchsucht.
- Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit).
- Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht.
- Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann, hängt von den festgelegten Indexoptionen ab.
Ordner
Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner.
- Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2017/Gewinnoptimierung).
Von
In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht.
Phrasen ("") und die Platzhalterzeichen (?) und (*) werden in diesem Feld unterstützt.
An/Cc/Bcc
In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht.
Phrasen ("") und die Platzhalterzeichen (?) und (*) werden in diesem Feld unterstützt.
Datum
Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
Größe
Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
Anhänge
In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Wählen Sie eine Option, um nur bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) zu suchen.
Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
Wichtigkeit
Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.
Hinweise zu Sonderzeichen
Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.
Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.
Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:
- Punkt (.)
- Komma (,)
- Semikolon (;)
- Bindestrich (-)
- Unterstrich (_)
- AT-Zeichen (@)
- Slash & Backslash (/,\)
- Nullzeichen (NUL)
Wenn der Originaltext durch ein anderes Zeichen getrennt wurde, z. B. Vorname(Nachname, dann ist nur der vollständige Begriff im Index vorhanden und man muss den vollständigen Begriff kennen oder das Platzhalterzeichen (*) verwenden, um E-Mails zu finden, die diesen Text enthalten.
Sonderzeichen am Anfang und am Ende des Textes werden entfernt und sind nicht im Suchindex enthalten. Es kann nicht nach diesen Zeichen gesucht werden.
Browsen im Archiv
Im Ordner Eigenes Archiv finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf weitere Archive in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit Archiv von beginnen.
Um E-Mails eines Archivordners anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Ordner.
E-Mail-Vorschau
In der E-Mail-Vorschau werden die E-Mails im Originalformat angezeigt. Extern referenzierte Inhalte wie Bilder werden aus Sicherheitsgründen erst nach Aufforderung heruntergeladen und angezeigt.
Öffnen von E-Mails in einer E-Mail-Anwendung
Über den Toolbar-Eintrag Öffnen stehen die Funktionen Öffnen als MSG und Öffnen als EML bereit, um die angezeigte Nachricht in einer externen Anwendung wie Microsoft Outlook (MSG), Mozilla Thunderbird (EML) oder andere zu öffnen. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich.
Wiederherstellen einer E-Mail
Über den Toolbar-Eintrag Wiederherstellen kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden.
Hinweis: Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel SMTP-Einstellungen.
Drucken einer E-Mail
Über den Toolbar-Eintrag Drucken kann die aktuell angezeigte E-Mail ausgedruckt werden.
Anzeigen von Internetkopfzeilen
Über den Toolbar-Eintrag Internetkopfzeilen ist es möglich, die Kopfzeilen der aktuell angezeigten E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen.
Benutzermenü
Einstellungen
Die Regionaleinstellungen im Web Access werden automatisch anhand der Sprache Ihres Webbrowsers bestimmt. Unter Einstellungen können Sie diese Werte manuell überschreiben.
Hilfe
Öffnet diese Hilfeseite.
Über
Zeigt rechtliche Informationen wie zum Beispiel Lizenzbestimmungen, Lizenzen von Drittherstellern, sowie Datenschutzrichtlinien an.
Kennwort ändern
Hier kann der Benutzer sein MailStore-Kennwort ändern. Sofern die standardmäßig aktivierte Kennwortrichtlinie aktiv ist, muss das Kennwort den Komplexitätsanforderungen genügen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der Benutzer das Kennwort ändern-Recht hat und nicht gegen einen externen Verzeichnisdienst authentifiziert wird.
Abmelden
Meldet den aktuellen Benutzer vom Web Access ab.
