Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie

MailStore Server bietet unterschiedliche Möglichkeiten, E-Mails zu archivieren. Die Auswahl der richtigen Strategie ist zum Einen von Ihrer E-Mail-Infrastruktur (z.B. E-Mail-Server und E-Mail-Clients) und zum Anderen von Ihren Zielsetzungen abhängig.

Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang

Bei dieser Methode werden alle E-Mails archiviert, bevor diese den Anwendern zugestellt werden.

Vorteile

• Die Vollständigkeit der Archivierung ist sichergestellt
• E-Mails können vor der Archivierung nicht manipuliert werden
• Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen wird ermöglicht

Nachteile

• Falls die private Nutzung von E-Mails im Unternehmen gestattet sein sollte, birgt diese Archivierungsmethode die Gefahr, in Konflikt mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG) zu stehen. In diesem Fall wäre ein Verbot der privaten E-Mail-Nutzung oder eine vertragliche Vereinbarung mit den Mitarbeitern oder mit einem vertretungsberechtigten Betriebsrat erforderlich.
• Die Datenlast auf dem E-Mail-Server wird bei dieser Methode nicht reduziert, da alle E-Mails nach wie vor in den Postfächern abgelegt werden und auch dort verbleiben.
• E-Mails können den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden. Eine Abbildung der Postfach-Ordnerstruktur ist nicht möglich.

Umsetzung

Die konkrete Umsetzung ist abhängig vom eingesetzten E-Mail-Server.

• Microsoft Exchange: Umsetzung über die Archivierung des Journal-Postfachs
• IMAP-kompatible E-Mail-Server wie Novell GroupWise, Kerio MailServer oder MDaemon: Umsetzung über die Archivierung von Sammelpostfächern (auch Kopie-, Multidrop-oder Catchall-Postfächer genannt)
• In allen anderen Fällen sowie in Unternehmen ohne eigenen E-Mail-Server über den kostenlosen MailStore Proxy Server

Ergänzung: Einmalige Archivierung von historischen E-Mails

Neben den E-Mails, die in Zukunft versendet oder empfangen werden, macht es Sinn, auch die bereits existierenden E-Mails in einer einmaligen Aktion zu archivieren und so für Ihr Unternehmen dauerhaft nutzbar zu machen. Sie sollten in diesem Schritt auch dezentral gespeicherte E-Mails (z.B. aus den E-Mail-Clients der Anwender oder PST-Dateien) archivieren. In diesem Zuge können Sie auch alte E-Mails (z.B. älter als zwei Jahre) nach der Archivierung automatisiert aus den Postfächern löschen lassen. Dies reduziert die Datenlast auf Ihrem E-Mail-Server und vereinfacht dessen Backup. Die E-Mails bleiben für die Anwender über das Archiv zugreifbar.

Zeitgesteuerte Ausführung von Archivierungsaufgaben

Jede Archivierungsaufgabe kann zeitgesteuert ausgeführt werden. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass täglich um 23:00 Uhr alle oder ausgewählte Postfächer des E-Mail-Servers überprüft und alle neuen oder veränderten E-Mails archiviert werden.

Vorteile

• Die Ordnerstruktur der archivierten Postfächer, E-Mail-Clients oder PST-Dateien wird im Archiv übernommen und erleichtert so den Zugriff auf die archivierten E-Mails
• Archivierte E-Mails können regelbasiert aus den Postfächern zur dauerhaften Entlastung des E-Mail-Servers gelöscht werden

Nachteile

• E-Mails können vor der Archivierung gelöscht oder manipuliert werden (selbst wenn die Archivierungsintervalle sehr kurz sind)
• Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen ist nicht oder nur schwer umsetzbar