Zugriff über die MailStore Client-Software: Unterschied zwischen den Versionen
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== Installation & Update == | == Installation & Update == | ||
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Die zum MailStore Server passende MailStore Client-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung ''MailStore Client auf weiterem Computer installieren'' und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer. | Die zum MailStore Server passende MailStore Client-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung ''MailStore Client auf weiterem Computer installieren'' und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer. | ||
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== Starten und anmelden == | == Starten und anmelden == | ||
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Starten Sie MailStore Client über das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop. Das Fenster ''Verbinden mit E-Mail-Archiv'' erscheint. | Starten Sie MailStore Client über das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop. Das Fenster ''Verbinden mit E-Mail-Archiv'' erscheint. | ||
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<p class="msnote">'''Wichtig:''' Solange Sie das Kennwort des Administrators auf ''admin'' belassen, können Sie sich nicht von einem anderen Rechner aus als Benutzer ''admin'' an MailStore anmelden.</p> | <p class="msnote">'''Wichtig:''' Solange Sie das Kennwort des Administrators auf ''admin'' belassen, können Sie sich nicht von einem anderen Rechner aus als Benutzer ''admin'' an MailStore anmelden.</p> | ||
| − | = Suchen über die Ordnerstruktur = | + | == Suchen über die Ordnerstruktur == |
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[[File:Accs_folders_01.png|right|200px]] | [[File:Accs_folders_01.png|right|200px]] | ||
MailStore ordnet alle archivierten E-Mails in eine MailStore-eigene Ordnerstruktur ein. Die Ordnerstruktur der E-Mail-Quelle wird dabei in MailStore abgebildet. Das heißt in der Praxis, dass Sie beispielsweise in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert in MailStore wiederfinden werden. | MailStore ordnet alle archivierten E-Mails in eine MailStore-eigene Ordnerstruktur ein. Die Ordnerstruktur der E-Mail-Quelle wird dabei in MailStore abgebildet. Das heißt in der Praxis, dass Sie beispielsweise in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert in MailStore wiederfinden werden. | ||
| − | == Benutzerarchive == | + | === Benutzerarchive === |
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Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit ''Eigenes Archiv'' beschriftet. | Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit ''Eigenes Archiv'' beschriftet. | ||
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[[File:Accs_folders_02.png|right|200px]] | [[File:Accs_folders_02.png|right|200px]] | ||
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| + | === Anzeigen der E-Mails in einem Ordner === | ||
Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden in der Spalte zur Rechten des Ordnerbaumes aufgelistet. | Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden in der Spalte zur Rechten des Ordnerbaumes aufgelistet. | ||
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Klicken Sie auf das Feld rechts neben Angeordnet am (auf dem Bildschirmfoto Neu nach alt), um die Sortierreihenfolge umzukehren. Standardmäßig wird z.B. die neuste E-Mail oben angezeigt. Durch einen Klick wird die älteste E-Mail oben angezeigt. | Klicken Sie auf das Feld rechts neben Angeordnet am (auf dem Bildschirmfoto Neu nach alt), um die Sortierreihenfolge umzukehren. Standardmäßig wird z.B. die neuste E-Mail oben angezeigt. Durch einen Klick wird die älteste E-Mail oben angezeigt. | ||
| − | == Aktualisierung der Ansicht == | + | === Aktualisierung der Ansicht === |
Um die Ordneransicht zu aktualisieren, klicken Sie auf einen Ordner und betätigen Sie die Taste F5 auf Ihrer Tastatur. | Um die Ordneransicht zu aktualisieren, klicken Sie auf einen Ordner und betätigen Sie die Taste F5 auf Ihrer Tastatur. | ||
Um die E-Mail-Liste zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf den entsprechenden Ordner. | Um die E-Mail-Liste zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf den entsprechenden Ordner. | ||
| − | == Löschen und Bearbeiten von Ordnern == | + | === Löschen und Bearbeiten von Ordnern === |
Informationen zum Löschen, Umbenennen und Anlegen von Ordnern finden Sie im Kapitel [[Benutzer,_Archive_und_Berechtigungen#Die_MailStore-Ordnerstruktur|Die MailStore-Ordnerstruktur]]. | Informationen zum Löschen, Umbenennen und Anlegen von Ordnern finden Sie im Kapitel [[Benutzer,_Archive_und_Berechtigungen#Die_MailStore-Ordnerstruktur|Die MailStore-Ordnerstruktur]]. | ||
| − | = Schnellsuche = | + | == Schnellsuche == |
Mit der integrierten Schnellsuche können alle E-Mails in Benutzerarchiven auf welchen man Leserecht hat direkt durchsucht werden. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden. | Mit der integrierten Schnellsuche können alle E-Mails in Benutzerarchiven auf welchen man Leserecht hat direkt durchsucht werden. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden. | ||
[[File:accs_quicksearch_01.png|center|550px]] | [[File:accs_quicksearch_01.png|center|550px]] | ||
| − | == Schnellsuche verwenden == | + | === Schnellsuche verwenden === |
Die Schnellsuche befindet sich im oberen linken Teil des MailStore-Programmfensters. Geben Sie einfach in das Suchfeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und klicken Sie auf ''Suchen''. Alternativ können Sie auch die ENTER-Taste betätigen. Die Suchergebnisse werden in der Spalte rechts neben der Ordnerliste angezeigt. Sollte sich einer der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben. | Die Schnellsuche befindet sich im oberen linken Teil des MailStore-Programmfensters. Geben Sie einfach in das Suchfeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und klicken Sie auf ''Suchen''. Alternativ können Sie auch die ENTER-Taste betätigen. Die Suchergebnisse werden in der Spalte rechts neben der Ordnerliste angezeigt. Sollte sich einer der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben. | ||
| − | == Nach Wortbestandteilen suchen == | + | === Nach Wortbestandteilen suchen === |
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel: | Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel: | ||
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würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden. | würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden. | ||
| − | == Nach Phrasen suchen == | + | === Nach Phrasen suchen === |
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel: | Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel: | ||
"Microsoft Windows" | "Microsoft Windows" | ||
| + | |||
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95. | würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95. | ||
| − | == Einschränken nach Feldern == | + | === Einschränken nach Feldern === |
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele: | Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele: | ||
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bcc:[email protected] nur in Bcc | bcc:[email protected] nur in Bcc | ||
| − | == Wörter ausschließen == | + | === Wörter ausschließen === |
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel: | Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel: | ||
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findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps. | findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps. | ||
| − | == Kombination == | + | === Kombination === |
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel: | Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel: | ||
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findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt. | findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt. | ||
| − | = Erweiterte Suche = | + | == Erweiterte Suche == |
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe. | Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe. | ||
| − | ==Verwenden der Erweiterten Suche == | + | === Verwenden der Erweiterten Suche === |
Klicken Sie im MailStore-Programmfenster auf ''E-Mails suchen''. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. | Klicken Sie im MailStore-Programmfenster auf ''E-Mails suchen''. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. | ||
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[[File:accs_extsearch_01.png|center|550px]] | [[File:accs_extsearch_01.png|center|550px]] | ||
| − | + | ==== Suchkriterien im Bereich "Suchen" ==== | |
| − | === Suchkriterien im Bereich "Suchen" === | ||
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen: | Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen: | ||
*'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht | *'''Betreff''' - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht | ||
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Im Feld ''Suchen nach'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards. | Im Feld ''Suchen nach'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards. | ||
| − | === Suchkriterien im Bereich "Allgemein" === | + | ==== Suchkriterien im Bereich "Allgemein" ==== |
Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder: | Im Bereich ''Allgemein'' finden Sie folgende Suchfelder: | ||
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In den Feldern ''Von'' und ''An/Cc/Bcc'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards. | In den Feldern ''Von'' und ''An/Cc/Bcc'' können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards. | ||
| − | === Suchkriterien im Bereich "Erweitert" === | + | ==== Suchkriterien im Bereich "Erweitert" ==== |
Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder: | Im Bereich ''Erweitert'' finden Sie folgende Suchfelder: | ||
*'''Dateigruppen''' - Besteht das Archiv aus mehr als einer Dateigruppe, kann hier die Dateigruppe ausgewählt werden auf welche die Suche eingeschränkt werden soll. Standardmäßig ist ''Alle Dateigruppen'' eingestellt. | *'''Dateigruppen''' - Besteht das Archiv aus mehr als einer Dateigruppe, kann hier die Dateigruppe ausgewählt werden auf welche die Suche eingeschränkt werden soll. Standardmäßig ist ''Alle Dateigruppen'' eingestellt. | ||
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*'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen. | *'''Wichtigkeit''' - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen. | ||
| − | == Die Suche starten == | + | === Die Suche starten === |
Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird im rechten Teil des Programmfensters in Form einer Liste angezeigt. | Klicken Sie auf ''Suchen'', um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird im rechten Teil des Programmfensters in Form einer Liste angezeigt. | ||
| − | == Das Suchergebnis weiter einschränken == | + | === Das Suchergebnis weiter einschränken === |
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf ''E-Mails suchen'', legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf ''Suchen''. | Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf ''E-Mails suchen'', legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf ''Suchen''. | ||
| − | == Eine neue Suche starten == | + | === Eine neue Suche starten === |
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf ''Neue Suchabfrage''. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt. | Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf ''Neue Suchabfrage''. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt. | ||
| − | == Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern == | + | === Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern === |
Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf ''Suchordner erstellen'' und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. | Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf ''Suchordner erstellen'' und legen Sie einen sinnvollen Namen fest. | ||
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Um gespeicherte Suchkriterien umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag unterhalb von ''E-Mails suchen'' auf der linken Seite des Programmfensters und wählen Sie den entsprechen Eintrag aus. | Um gespeicherte Suchkriterien umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag unterhalb von ''E-Mails suchen'' auf der linken Seite des Programmfensters und wählen Sie den entsprechen Eintrag aus. | ||
| − | = E-Mail-Vorschau = | + | == E-Mail-Vorschau == |
MailStore verfügt über eine integrierte E-Mail-Vorschau, die in der Lage ist, E-Mails wie von Standard-E-Mail-Programmen gewohnt darzustellen. Zur Aktivierung der E-Mail-Vorschau genügt es, eine E-Mail in der Liste anzuklicken, bzw. diese mit den Pfeiltasten auf der Tastatur anzusteuern. | MailStore verfügt über eine integrierte E-Mail-Vorschau, die in der Lage ist, E-Mails wie von Standard-E-Mail-Programmen gewohnt darzustellen. Zur Aktivierung der E-Mail-Vorschau genügt es, eine E-Mail in der Liste anzuklicken, bzw. diese mit den Pfeiltasten auf der Tastatur anzusteuern. | ||
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In der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen alle Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit der angezeigten E-Mail verfügbar sind. | In der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen alle Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit der angezeigten E-Mail verfügbar sind. | ||
| − | == Speichern unter ... == | + | === Speichern unter ... === |
Verwenden Sie die Funktion ''Speichern unter...'', um die angezeigte E-Mail in einem Dateisystem-Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Sie können die E-Mails unter folgenden Dateiformaten speichern: | Verwenden Sie die Funktion ''Speichern unter...'', um die angezeigte E-Mail in einem Dateisystem-Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Sie können die E-Mails unter folgenden Dateiformaten speichern: | ||
*'''RFC822 EML-Datei''' - Diese Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen. | *'''RFC822 EML-Datei''' - Diese Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen. | ||
*'''Outlook MSG-Datei''' - Diese Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder importiert werden. | *'''Outlook MSG-Datei''' - Diese Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder importiert werden. | ||
| − | == Drucken == | + | === Drucken === |
Über diese Funktion wird die aktuell angezeigte E-Mail inklusive ihrer Kopfzeileninformationen wie Datum und Betreff ausgedruckt. | Über diese Funktion wird die aktuell angezeigte E-Mail inklusive ihrer Kopfzeileninformationen wie Datum und Betreff ausgedruckt. | ||
| − | == Suchen in E-Mail... == | + | === Suchen in E-Mail... === |
Klicken Sie auf ''Suchen in E-Mail...'' um den Nachrichtentext der aktuelle angezeigten E-Mail zu durchsuchen. | Klicken Sie auf ''Suchen in E-Mail...'' um den Nachrichtentext der aktuelle angezeigten E-Mail zu durchsuchen. | ||
| − | == Kopfzeilen == | + | === Kopfzeilen === |
Klicken Sie auf ''Kopfzeilen'', um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen. | Klicken Sie auf ''Kopfzeilen'', um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen. | ||
| − | == Quelltext == | + | === Quelltext === |
Klicken Sie auf ''Quelltext'', um den gesamten Nachrichtenquelltext anzuzeigen. | Klicken Sie auf ''Quelltext'', um den gesamten Nachrichtenquelltext anzuzeigen. | ||
| − | == Löschen (nur mit entsprechender Berechtigung) == | + | === Löschen (nur mit entsprechender Berechtigung) === |
Klicken Sie auf ''Löschen'' um die die aktuelle E-Mail aus dem Archiv zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechende Berechtigung zum Löschen besitzen müssen, damit diese Funktion benutzen können. | Klicken Sie auf ''Löschen'' um die die aktuelle E-Mail aus dem Archiv zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechende Berechtigung zum Löschen besitzen müssen, damit diese Funktion benutzen können. | ||
| − | = | + | === Öffnen von E-Mails im E-Mail-Programm === |
Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Wählen Sie über das Feld ''E-Mail-Programm:'' das E-Mail-Programm aus in welchem Sie standardmäßig E-Mails öffnen wollen. MailStore stellt Ihnen nur die Programme zur Auswahl, welche von MailStore unterstützt und auf dem Computer von dem der MailStore Client gestartet wurde gefunden wurden. | Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Wählen Sie über das Feld ''E-Mail-Programm:'' das E-Mail-Programm aus in welchem Sie standardmäßig E-Mails öffnen wollen. MailStore stellt Ihnen nur die Programme zur Auswahl, welche von MailStore unterstützt und auf dem Computer von dem der MailStore Client gestartet wurde gefunden wurden. | ||
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* '''In <E-Mail-Programm> wiederherstellen...''' - Wiederherstellen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Sollten dazu weitere Einstellungen erforderlich sein, wird die Schaltfläche ''Einstellungen...'' eingeblendet. | * '''In <E-Mail-Programm> wiederherstellen...''' - Wiederherstellen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Sollten dazu weitere Einstellungen erforderlich sein, wird die Schaltfläche ''Einstellungen...'' eingeblendet. | ||
| + | [[de:Zugriff über die MailStore Client-Software]] | ||
[[en:Accessing_the_Archive_with_the_MailStore_Client_software]] | [[en:Accessing_the_Archive_with_the_MailStore_Client_software]] | ||
Version vom 13. Juni 2014, 12:19 Uhr
Installation & Update
Die zum MailStore Server passende MailStore Client-Installationsdatei befindet sich auf dem MailStore Server-Computer. Folgen Sie der Desktopverknüpfung MailStore Client auf weiterem Computer installieren und kopieren Sie die entsprechende Installationsdatei auf den Client-Computer.
Es handelt sich um ein normales Windows-Installationsprogramm, dass durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Anwender-Rechnern ausgeführt werden kann. Befolgen Sie einfach die Anweisungen auf dem Bildschirm.
Hinweis: Neben der manuellen Installation des MailStore Clients kann dieser auch über das Active Directory an alle Anwenderrechner verteilt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel MailStore Client Deployment.
Wird auf dem MailStore Server ein Update eingespielt, aktualisieren sich die MailStore Clients beim Anmelden automatisch um mit dem MailStore Server kompatibel zu blieben. Eine erneute Installation des MailStore Client ist nicht erforderlich.
Starten und anmelden
Starten Sie MailStore Client über das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop. Das Fenster Verbinden mit E-Mail-Archiv erscheint.
Tragen Sie bei Servername den Namen oder die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem der MailStore Server installiert ist. Bitte beachten Sie, dass der voreingestellte Eintrag localhost nur dann funktioniert, wenn Sie den MailStore Client auf dem PC gestartet haben, auf dem auch der MailStore Server installiert ist. Klicken Sie auf OK um die Verbindung mit dem MailStore Server herzustellen.
Tipp: Haben Sie die Option Immer mit diesem Server verbinden aktiviert und wollen nachträglich den Zielserver ändern, starten Sie den MailStore Client und halten dabei die Shift-Taste gedrückt.
Der MailStore Client überprüft nach dem Herstellen der Verbindung zum Server ob ggf. neuere Programmdateien vom MailStore Server heruntergeladen werden müssen und führt falls erforderlich eine Aktualisierung der selbigen durch.
Das Anmeldefenster erscheint.
Tragen Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Administrators (admin) oder eines in MailStore angelegten Benutzers in die zugehörigen Eingabefelder ein und klicken Sie auf OK. Evtl. werden Sie gefragt, ob Sie dem MailStore Server vertrauen möchten - klicken Sie hier auf OK.
Wichtig: Solange Sie das Kennwort des Administrators auf admin belassen, können Sie sich nicht von einem anderen Rechner aus als Benutzer admin an MailStore anmelden.
Suchen über die Ordnerstruktur
MailStore ordnet alle archivierten E-Mails in eine MailStore-eigene Ordnerstruktur ein. Die Ordnerstruktur der E-Mail-Quelle wird dabei in MailStore abgebildet. Das heißt in der Praxis, dass Sie beispielsweise in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert in MailStore wiederfinden werden.
Benutzerarchive
Für jeden Benutzer legt MailStore einen Ordner auf der obersten Ebene an. Dieser Ordner entspricht dem Benutzerarchiv des Anwenders und enthält alle E-Mails, die für diesen Anwender archiviert wurden. Dieser Ordner ist mit Eigenes Archiv beschriftet.
Hat der angemeldete MailStore-Benutzer Zugriff auf die Archive anderer Benutzer, so werden diese im Ordner Weitere Archive unter dem Namen Archiv von <Benutzername> zusätzlich aufgeführt.
Anzeigen der E-Mails in einem Ordner
Um die in einem Ordner befindlichen E-Mails anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Ordnernamen. Die E-Mails werden in der Spalte zur Rechten des Ordnerbaumes aufgelistet.
Klicken Sie auf Angeordnet nach: <Wert>, um die Sortierung der E-Mails zu ändern. Eine Sortierung ist möglich nach:
- Datum
- Von/An (Absender bzw. Empfänger der E-Mail)
- Betreff
Klicken Sie auf das Feld rechts neben Angeordnet am (auf dem Bildschirmfoto Neu nach alt), um die Sortierreihenfolge umzukehren. Standardmäßig wird z.B. die neuste E-Mail oben angezeigt. Durch einen Klick wird die älteste E-Mail oben angezeigt.
Aktualisierung der Ansicht
Um die Ordneransicht zu aktualisieren, klicken Sie auf einen Ordner und betätigen Sie die Taste F5 auf Ihrer Tastatur.
Um die E-Mail-Liste zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf den entsprechenden Ordner.
Löschen und Bearbeiten von Ordnern
Informationen zum Löschen, Umbenennen und Anlegen von Ordnern finden Sie im Kapitel Die MailStore-Ordnerstruktur.
Schnellsuche
Mit der integrierten Schnellsuche können alle E-Mails in Benutzerarchiven auf welchen man Leserecht hat direkt durchsucht werden. Die Schnellsuche eignet sich besonders für einfache Suchabfragen. Alternativ kann auch die Erweiterte Suche verwendet werden.
Schnellsuche verwenden
Die Schnellsuche befindet sich im oberen linken Teil des MailStore-Programmfensters. Geben Sie einfach in das Suchfeld die gewünschten Suchbegriffe ein, und klicken Sie auf Suchen. Alternativ können Sie auch die ENTER-Taste betätigen. Die Suchergebnisse werden in der Spalte rechts neben der Ordnerliste angezeigt. Sollte sich einer der Suchbegriffe im Sender/Empfänger oder im Betreff befinden, wird dieser farblich hervorgehoben.
Nach Wortbestandteilen suchen
Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort beinhalten, das mit einem Text beginnt, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiel:
Auto*
würde Auto, Automatisch, Autoreparatur und andere finden.
Nach Phrasen suchen
Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:
"Microsoft Windows"
würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.
Einschränken nach Feldern
Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:
subject:Nachrichten nur im Betreff from:[email protected] nur in Von to:[email protected] nur in An cc:[email protected] nur in Cc bcc:[email protected] nur in Bcc
Wörter ausschließen
Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:
ZDNet -Download-Tipp
findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.
Kombination
Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:
ZDNET -"Daily Update"
findet alle E-Mails vom ZDNet, in welchen der zusammenhängende Text Daily Update nicht vorkommt.
Erweiterte Suche
Mit Hilfe der in MailStore integrierten Erweiterten Suche können Sie komplexe Suchvorgänge durchführen, die sich nicht nur auf den E-Mail-Inhalt beziehen, sondern auch auf Felder wie das Datum oder die E-Mail-Größe.
Verwenden der Erweiterten Suche
Klicken Sie im MailStore-Programmfenster auf E-Mails suchen. Legen Sie die Kriterien für E-Mails fest, die Sie im Suchergebnis erhalten möchten. Die Kriterien werden UND-verknüpft, d.h. es werden nur die E-Mails angezeigt, für die alle festgelegten Kriterien zutreffen. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten.
Suchkriterien im Bereich "Suchen"
Legen Sie hier einen Suchtext fest, und stellen Sie ein, worin dieser gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
- Betreff - Es wird im Betreff der E-Mail gesucht
- Absender/Empfänger - MailStore sucht in den Feldern Von, An, CC und BCC
- Nachrichteninhalt - Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit)
- Anhangdateinamen - Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht
- Anhanginhalte - Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht. Ob und inwieweit im Anhang gesucht werden kann hängt von den festgelegten Indexoptionen ab (Verwaltung > Storage > Suchindizes)
Im Feld Suchen nach können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
Suchkriterien im Bereich "Allgemein"
Im Bereich Allgemein finden Sie folgende Suchfelder:
- Ordner - Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner. Über die Schaltfläche rechts im Feld können Sie den Ordner aus der Ordnerstruktur heraussuchen. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über alle Benutzerordner zu suchen.
- Unterordner einschließen - Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2007/Gewinnoptimierung)
- Von - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht
- An/Cc/Bcc - In diesem Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht
- Datum - Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).
In den Feldern Von und An/Cc/Bcc können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die auch schon im Abschnitt Schnellsuche beschrieben wurden, zum Beispiel Phrasen und Wildcards.
Suchkriterien im Bereich "Erweitert"
Im Bereich Erweitert finden Sie folgende Suchfelder:
- Dateigruppen - Besteht das Archiv aus mehr als einer Dateigruppe, kann hier die Dateigruppe ausgewählt werden auf welche die Suche eingeschränkt werden soll. Standardmäßig ist Alle Dateigruppen eingestellt.
- Nachrichten mit / ohne Anhänge - In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Entfernen Sie eines der beiden Häkchen, um bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) aus der Suche herauszunehmen.
- Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.
- Größe - Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.
- Wichtigkeit - Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.
Die Suche starten
Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Das Ergebnis wird im rechten Teil des Programmfensters in Form einer Liste angezeigt.
Das Suchergebnis weiter einschränken
Um das Suchergebnis nach bereits erfolgter Suche einzuschränken, klicken Sie erneut auf E-Mails suchen, legen Sie zusätzliche Suchkriterien fest und klicken Sie wiederum auf Suchen.
Eine neue Suche starten
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Neue Suchabfrage. Alle festgelegten Suchkriterien werden damit auf ihre Standardeinstellung (d.h. keine Einschränkungen; Suche über die Ordner des aktuellen Benutzers) zurückgesetzt.
Suchkriterien zur erneuten Verwendung speichern
Suchkriterien, die häufiger verwendet werden (zum Beispiel alle Rechnungen des jeweils letzten Monats) können Sie speichern und später wiederverwenden. Klicken Sie hierzu auf Suchordner erstellen und legen Sie einen sinnvollen Namen fest.
Die Suchanfrage wird unter dem angegebenen Namen als Unterordner von E-Mails suchen auf der linken Seite des Programmfensters angezeigt.
Zum modifizieren gespeicherter Suchkriterien, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag unterhalb von E-Mails suchen auf der linken Seite des Programmfensters und wählen Sie Neue Suchabfrage aus.
Um gespeicherte Suchkriterien umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag unterhalb von E-Mails suchen auf der linken Seite des Programmfensters und wählen Sie den entsprechen Eintrag aus.
E-Mail-Vorschau
MailStore verfügt über eine integrierte E-Mail-Vorschau, die in der Lage ist, E-Mails wie von Standard-E-Mail-Programmen gewohnt darzustellen. Zur Aktivierung der E-Mail-Vorschau genügt es, eine E-Mail in der Liste anzuklicken, bzw. diese mit den Pfeiltasten auf der Tastatur anzusteuern.
In der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau stehen alle Funktionen bereit, die im Zusammenhang mit der angezeigten E-Mail verfügbar sind.
Speichern unter ...
Verwenden Sie die Funktion Speichern unter..., um die angezeigte E-Mail in einem Dateisystem-Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Sie können die E-Mails unter folgenden Dateiformaten speichern:
- RFC822 EML-Datei - Diese Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen.
- Outlook MSG-Datei - Diese Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder importiert werden.
Über diese Funktion wird die aktuell angezeigte E-Mail inklusive ihrer Kopfzeileninformationen wie Datum und Betreff ausgedruckt.
Suchen in E-Mail...
Klicken Sie auf Suchen in E-Mail... um den Nachrichtentext der aktuelle angezeigten E-Mail zu durchsuchen.
Kopfzeilen
Klicken Sie auf Kopfzeilen, um die Kopfzeilen der aktuellen E-Mail inkl. aller MIME-Parts anzuzeigen.
Quelltext
Klicken Sie auf Quelltext, um den gesamten Nachrichtenquelltext anzuzeigen.
Löschen (nur mit entsprechender Berechtigung)
Klicken Sie auf Löschen um die die aktuelle E-Mail aus dem Archiv zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechende Berechtigung zum Löschen besitzen müssen, damit diese Funktion benutzen können.
Öffnen von E-Mails im E-Mail-Programm
Sie können eine E-Mail, die in der MailStore-eigenen E-Mail-Vorschau angezeigt wird, im E-Mail-Programm Ihrer Wahl zurücköffnen, um diese dort zu beantworten oder weiterzuleiten. Wählen Sie über das Feld E-Mail-Programm: das E-Mail-Programm aus in welchem Sie standardmäßig E-Mails öffnen wollen. MailStore stellt Ihnen nur die Programme zur Auswahl, welche von MailStore unterstützt und auf dem Computer von dem der MailStore Client gestartet wurde gefunden wurden.
Je nach Auswahl des E-Mail-Programms stehen weitere Schaltflächen zur Verfügung:
- Öffnen in <E-Mail-Programm> - Öffnen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail hiermit nur im E-Mail-Programm geöffnet wird. Sie wird nicht darin gespeichert. Um E-Mails ins E-Mail-Programm zurückzukopieren, verwenden Sie die Exportfunktionalität von MailStore.
- In <E-Mail-Programm> wiederherstellen... - Wiederherstellen der E-Mail im ausgewählten E-Mail-Programm. Sollten dazu weitere Einstellungen erforderlich sein, wird die Schaltfläche Einstellungen... eingeblendet.
