Zugriff über MailStore Web Access

Das responsive Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über aktuelle Internet-Browser auf beliebigen Geräten. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden.

Voraussetzung für die Nutzung des Web Access

Die Aktivierung und Konfiguration des Web Access wird über die MailStore Server Dienst-Konfiguration vorgenommen. Eine Liste der unterstützten Internet-Browser finden Sie unter Systemanforderungen.

Um die Funktion Wiederherstellen verwenden zu können, müssen die SMTP-Einstellungen einmalig vom einem Administrator unter Verwaltung > Verschiedenes > SMTP-Einstellungen festgelegt werden.

Auf Web Access zugreifen

Aus Sicherheitsgründen steht das Web Access ausschließlich über eine gesicherte HTTPS-Verbindung zur Verfügung. Wenn nicht anders eingerichtet, können Anwender über die folgenden Internetadressen auf das Web Access zugreifen:

https://<servername>:8462

Bitte ersetzen Sie <servername> durch den tatsächlichen Namen des Rechners.

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Füllen Sie zum Anmelden am Web Access die Felder Benutzername und Kennwort aus und klicken Sie anschließend auf Anmelden.

Suchen im Archiv

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:

Auto*

findet E-Mails mit Auto, Automatisch, Autoreparatur usw.

*example.com

findet E-Mails mit allen E-Mail-Adressen und Domains von example.com.

vorname.nachname*

findet E-Mails mit allen E-Mail-Adressen von vorname.nachname.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:

Me?er

findet E-Mails mit Meier und Meyer, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Phrasen dürfen keine Platzhalterzeichen (?) oder (*) enthalten.

Einschränken nach Feldern

Sie können die Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen auf Felder beschränken. Beispiele:

subject:Nachrichten           nur im Betreff
from:[email protected]         nur in Von
to:[email protected]        nur in An
cc:[email protected]           nur in Cc
bcc:[email protected]     nur in Bcc
bcontent:Rechnung             nur im Body der E-Mail 
acontent:Rechnung             nur in Anhängen der E-Mail

Suche nach Alternativen

Verwenden Sie eckige Klammern [], um nach alternativen Wörtern zu suchen. Beispiel:

[Support Anfrage Formular]

findet E-Mails , die das Wort Support oder das Wort Anfrage oder das Wort Formular oder eine beliebige Kombination davon enthalten.

[from:[email protected] subject:wichtig "sehr wichtig"]

findet E-Mails, die von [email protected] stammen oder das Wort wichtig im Betreff haben oder die Phrase sehr wichtig irgendwo in der E-Mail enthalten.

Wörter ausschließen

Um das Suchergebnis einzuschränken, ist es häufig gewünscht, Wörter anzugeben, die in den im Suchergebnis dargestellten E-Mails nicht enthalten sein dürfen. Stellen Sie diesen Wörtern einfach ein Minuszeichen voran. Beispiel:

ZDNet -Download-Tipps

findet alle E-Mails vom ZDNet, jedoch keine Download-Tipps.

ZDNet -Download-Tipps -Handyv*

findet alle E-Mails vom ZDNet, die keine Download-Tipps und keine Wörter die mit Handyv beginnen enthalten.

Ausschlüsse können nicht in Alternativen verwendet werden. Daher ist

[Microsoft Windows -Powerpoint]

nicht gültig, aber

[Microsoft Windows] -Powerpoint

ist gültig und findet E-Mails, die Microsoft oder Windows enthalten, aber nicht das Wort Powerpoint.

Gültig ist auch

-[Microsoft Windows Powerpoint]

und findet alle E-Mails die weder Microsoft noch Windows noch Powerpoint enthalten

Kombination

Es ist auch möglich, oben genannte Suchmöglichkeiten zu kombinieren. Beispiel:

ZDNET -"Daily Update"

findet alle E-Mails, die in einem beliebigen Feld das Wort ZDNet beinhalten, aber in keinem Feld die Phrase Daily Update.

from:ZDNET bcontent:Mustermann

findet alle E-Mails von ZDNet, in deren Body das Wort Mustermann vorkommt.

from:[email protected] acontent:Rechnung

findet alle E-Mails von [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung vorkommt.

to:[email protected] -Bewerbung

findet alle E-Mails an [email protected], die nirgends das Wort Bewerbung enthalten.

[from:[email protected] from:[email protected]] acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von [email protected] oder [email protected], die Rechnung in einem Anhang, aber kein Mahnung im Betreff haben.

[from:[email protected] from:[email protected]] [Rechnung Mahnung] -[to:[email protected] cc:[email protected] bcc:[email protected]]

findet alle E-Mails von [email protected] oder [email protected], die zusätzlich entweder Rechnung oder Mahnung irgendwo in der E-Mail enthalten aber nicht an [email protected] gingen.

from:[email protected] to:[email protected] acontent:Rechnung -subject:Mahnung

findet alle E-Mails von [email protected] an [email protected], in deren Anhang das Wort Rechnung, im Betreff allerdings nicht das Wort Mahnung vorkommt.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

• Punkt (.)
• Komma (,)
• Semikolon (;)
• Bindestrich (-)
• Unterstrich (_)
• AT-Zeichen (@)
• Slash & Backslash (/,\)
• Nullzeichen (NUL)

Wenn der Originaltext durch ein anderes Zeichen getrennt wurde, z. B. Vorname(Nachname, dann ist nur der vollständige Begriff im Index vorhanden und man muss den vollständigen Begriff kennen oder das Platzhalterzeichen (*) verwenden, um E-Mails zu finden, die diesen Text enthalten.

Sonderzeichen am Anfang und am Ende des Textes werden entfernt und sind nicht im Suchindex enthalten. Es kann nicht nach diesen Zeichen gesucht werden.

Browsen im Archiv

Im Ordner Eigenes Archiv finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf die Archive weiterer Personen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie deren E-Mails in Ordnern, die mit Archiv von beginnen.

Um E-Mails eines Archivordners anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Ordner.

E-Mail-Vorschau

In der E-Mail-Vorschau werden die E-Mails im Originalformat angezeigt. Extern referenzierte Inhalte wie Bilder, werden aus Sicherheitsgründen erst nach Aufforderung heruntergeladen und angezeigt.

Öffnen von E-Mails in einer E-Mail-Anwendung

Über den Toolbar-Eintrag Öffnen stehen die Funktionen Öffnen als MSG und Öffnen als EML bereit, um die angezeigte Nachricht in einer externen Anwendung wie Microsoft Outlook (MSG) oder Mozilla Thunderbird (EML) oder andere zu öffnen. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich.

Wiederherstellen einer E-Mail

Über den Toolbar-Eintrag Wiederherstellen kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Hinweis: Zur Nutzung dieser Funktion müssen Vorbereitungen getroffen werden. Lesen Sie dazu weiter im Kapitel SMTP-Einstellungen.

Drucken einer E-Mail

Über den Toolbar-Eintrag Drucken kann die aktuell angezeigte E-Mail ausgedruckt werden. Neben der eigentlichen Nachricht werden auch die Kopfzeilen der E-Mail ausgedruckt.

Anzeigen von Internetkopfzeilen

Über den Toolbar-Eintrag Internetkopfzeilen ist es möglich die Kopfzeilen der aktuell angezeigten E-Mail inkl. der aller MIME-Parts anzuzeigen.

Benutzermenü

Einstellungen

Web Access bestimmt automatisch die Regionaleinstellungen anhand der Sprache Ihres Webbrowsers. Unter Einstellungen können Sie diese Werte manuell überschreiben.

Hilfe

Öffnet diese Hilfeseite.

Über

Zeigt rechtliche Informationen wie zum Beispiel Lizenzbestimmungen, Lizenzen von Drittherstellern, sowie Datenschutzrichtlinien an.

Abmelden

Meldet den aktuellen Benutzer von Web Access ab.