Quick Start Guide

Schritt 1: Systemvoraussetzungen und Installation

MailStore Server kann auf einem beliebigen PC im Netzwerk installiert werden. Der E-Mail-Server (falls im Unternehmen vorhanden) und der MailStore Server müssen nicht auf demselben System ausgeführt werden. Alle für den Betrieb notwendigen Komponenten sind bereits im Setup des MailStore Servers enthalten. Ein Datenbankserver wie Microsoft SQL ist nicht erforderlich. Der Betrieb in virtualisierten Umgebungen wie z.B. VMware ist problemlos möglich.

Unterstützte Betriebssysteme (32-bit und 64-bit-Versionen)

• Microsoft Windows 2000 Service Pack 4 oder höher
• Microsoft Windows XP Service Pack 2 oder höher
• Microsoft Windows Vista
• Microsoft Windows 7
• Microsoft Windows Server 2003 inkl. Small Business Server
• Microsoft Windows Server 2008 inkl. Small Business Server
• Microsoft Windows Home Server Power Pack 2 oder höher

MailStore Server stellt minimale Anforderungen an die Hardware. Als Testumgebung ist ein typischer Desktop-Rechner in der Regel ausreichend.

Schritt 2: Start des MailStore Client

Ein MailStore Client wird bei der Installation der MailStore Servers automatisch installiert. Über diesen können Sie als Administrator nahezu alle administrativen Funktion aufrufen und auf archivierte E-Mails zugreifen.

• Starten Sie den MailStore Client.
• Geben Sie jetzt den Benutzernamen admin und das Kennwort admin ein und klicken Sie auf OK.
• Installieren Sie nun die kostenlose Testlizenz, die Sie per E-Mail erhalten haben.

Schritt 3: Benutzer anlegen

E-Mails werden im Archiv immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Bevor Sie mit der Archivierung von E-Mails beginnen können, müssen Sie zunächst Benutzer anlegen.

• Klicken Sie auf Verwaltung und dann auf Benutzer.
• Über Neuer Benutzer können Sie einen Benutzer manuell erstellen.
• Alternativ dazu können Sie die MailStore Benutzerliste über Active Directoy-Integration mit Ihrem Active Directory synchronisieren. Informationen zur Synchronisierung mit anderen LDAP-basierenden Verzeichnisdiensten finden Sie in der MailStore Knowledge Base.

Schritt 4: Archivierungsaufgaben anlegen und ausführen

Sie können nun für die soeben angelegten Benutzer E-Mails archivieren.

• Klicken Sie dazu auf E-Mails archivieren.
• Wählen Sie im oberen Fensterbereich aus, aus welcher Quelle Sie E-Mails archivieren wollen.
• Über einen Assistenten können Sie nun die Eigenschaften Ihrer Archivierungsaufgabe definieren (z.B. welches Postfach von welchem E-Mail-Server archiviert werden soll).
• Nach dem Abschluss des Assistenten finden Sie Ihre neue Archivierungsaufgabe in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile).

• Sie können die Aufgabe nun manuell starten oder eine Zeitsteuerung festlegen. Sie können jede Archivierungsaufgabe beliebig oft ausführen. Es werden immer nur die E-Mails archiviert, die zuvor noch nicht archiviert wurden. In der Standardeinstellung werden weder E-Mails gelöscht noch werden andere Änderungen an den zu archivierenden Postfächern, E-Mail-Clients oder E-Mail-Dateien (z.B. PST-Dateien) durchgeführt.
• E-Mails werden bei der Archivierung automatisch indiziert und können so über die integrierte Volltextsuche gefunden werden. In der Standardeinstellung wird jedoch nicht der Inhalt von Dateianhängen in den Suchindex aufgenommen. Soll auch der Inhalt verschiedener Dateianhänge durchsucht werden können, muss dies in der MailStore Server Verwaltung über Suchindizes entsprechend eingestellt werden.

Schritt 5: Zugriff auf das Archiv für Anwender einrichten

Jedem Anwender kann auf unterschiedliche Weise der Zugriff seine E-Mails (auf sein Benutzerarchiv) ermöglicht werden:

Über den MailStore Client

Sie können diese Windows-Anwendung entweder manuell oder per Softwareverteilung auf den Anwender-Rechnern installieren. Die Anwender können sich so entweder per Windows- Authentifizierung oder mit den in der MailStore Benutzerverwaltung hinterlegten Zugangsdaten am MailStore Server anmelden. Der MailStore Client kann unter http://www.mailstore.com/de/downloads.aspx separat heruntergeladen werden.

Über das MailStore Add-In für Microsoft Outlook

Dieses kann bei der Installation des MailStore Clients optional mit-installiert werden und ermöglicht einen Zugriff auf das Archiv direkt aus Microsoft Outlook heraus.

Über einen Internet-Browser (MailStore Web Access)

Ermöglicht den Zugriff über einen Internet-Browser und erfordert keine Installation von zusätzlicher Software auf den Anwender-Rechnern. Geben Sie dazu einfach die http://servername:8461 bzw. https://servername:8462 für eine verschlüsselte Verbindung in Ihrem Browser ein. Bitte ersetzen Sie servername durch den tatsächlichen Namen des Rechners, auf dem der MailStore Server installiert wurde.

Die richtige Archivierungsstrategie

MailStore Server bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Archivierungsmethoden, die beliebig miteinander kombiniert werden können. Die Auswahl der richtigen Strategie muss sich an Ihren Zielsetzungen und Ihrer vorhandenen E-Mail-Infrastruktur ausrichten.

Einmalige Archivierung bereits existierender E-Mails

Grundsätzlich macht es Sinn, zunächst die bestehenden E-Mails zu archivieren und diese so für Ihr Unternehmen dauerhaft nutzbar zu machen. Sie sollten in diesem Schritt auch dezentral gespeicherte E-Mails in Ihrem Unternehmen (z.B. aus den E-Mail-Clients der Anwender oder PST-Dateien) archivieren.

Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Umsetzung

• Im Fall von Microsoft Exchange über die Archivierung des Journal-Postfachs
• Im Fall von IMAP4-kompatiblen E-Mail-Servern wie Novell GroupWise, Kerio MailServer oder MDaemon über die Archivierung von Sammelpostfächern (auch Kopie-, Multidrop- oder Catchall-Postfächer genannt)
• In allen anderen Fällen sowie in Unternehmen ohne eigenen E-Mail-Server über den kostenlosen MailStore Proxy Server

Vorteile

• Die Archivierung ist immer vollständig
• Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen wird erleichtert bzw. ermöglicht

Nachteile

• E-Mails können den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden (eine Abbildung der Ordnerstruktur ist nicht möglich)
• Reduzierung des E-Mail-Volumens in den Postfächern über Löschregeln ist nicht möglich, da zur Archivierung nicht auf die Postfächer zugegriffen wird
• Unter bestimmten Umständen müssen zur Verwendung dieser Archivierungsmethode Vereinbarungen mit den Mitarbeitern oder dem Betriebsrat getroffen werden (z.B. aus Gründen des Datenschutzes)

Zeitgesteuerte Ausführung von Archivierungsaufgaben

Jede Archivierungsaufgabe kann zeitgesteuert ausgeführt werden. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass täglich um 22:00 Uhr alle Postfächer des E-Mail-Servers überprüft und alle neuen oder veränderten E-Mails archiviert werden.

Vorteile

• Die Ordnerstruktur der Postfächer, E-Mail-Clients oder PST-Dateien wird im Archiv übernommen und erleichtert so den Anwendern den Zugriff auf die archivierten E-Mails
• Archivierte E-Mails können regelbasiert aus den Postfächern zur Entlastung des E-Mail-Servers gelöscht werden

Nachteile

• E-Mails können vor der Archivierung gelöscht werden (selbst wenn die Archivierungsintervalle sehr

Die richtige Storage-Strategie

Der MailStore Server verfügt über eine leistungsfähige und skalierbare Speichertechnologie, die selbst bei sehr großen Datenmengen in Unternehmen mit weit über 1.000 Postfächern und Anwendern an keine Leistungsgrenzen stößt. Sie sollten dazu folgende Hinweise beachten:

• Legen Sie für jeden Anwender einen eigenen MailStore-Benutzer an und vermeiden Sie die Anlage von Sammelbenutzern wie „Buchhaltung“. Grund: MailStore legt zur Steigerung der Suchgeschwindigkeit für jeden Benutzer eigene Suchindizes an. Dieser Effekt würde Ihnen sonst verloren gehen.
• Legen Sie über Verwaltung und dann Speicherorte alle 500.000 bis 1.000.000 E-Mails eine neue Dateigruppe an. Dies kann auch automatisch erfolgen. Vorteil: Jede Dateigruppe ist eine eigenständige Archiveinheit mit eigenen Datenbanken, Suchindizes und anderen Speicherstrukturen. Durch die regelmäßige Anlage neuer Dateigruppen erreichen Sie eine konstant hohe Such- und Archivierungsperformance. Anwender sehen trotz mehrerer Archiveinheiten immer nur ein Gesamtarchiv.
• Die MailStore Speichertechnologie unterstützt auch iSCSI, Fibre Channel, NAS und SAN. Bitte lesen Sie dazu die entsprechenden Kapitel im Handbuch.
• MailStore ersetzt kein Backup. Bitte verwenden Sie die in MailStore Server integrierte Backup-Funktion oder stellen Sie Ihre bestehende Backup-Software so ein, dass die MailStore-Datenverzeichnisse gesichert werden. Bitte beachten Sie, dass der MailStore Server-Dienst bei der Verwendung einer externen Backup-Software vor der Sicherung angehalten werden muß.