Exportieren von E-Mails

MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.

Hinweis: Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Kapitel Datensicherung gesondert behandelt.

Mögliche Exportziele

Microsoft Outlook - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
Exchange-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
IMAP-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
Verzeichnis (Dateisystem) - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail).
E-Mail-Adresse via SMTP - Leitet E-Mails via SMTP (das Standardprotokoll zum E-Mail-Versand) an eine beliebige E-Mail-Adresse weiter
CD/DVD - Brennt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail) auf CD oder DVD. MailStore kann die Sicherung auch auf mehrere Datenträger verteilen; CDs und DVDs können dabei beliebig gemischt werden. Die Verwendung von wiederbeschreibbaren Rohlingen (CD-RW oder DVD-/+RW) ist möglich.

Hinweis: EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder archiviert werden.

Aufruf der Exportfunktion

Über die E-Mail-Vorschau - Exportieren Sie die gerade in der E-Mail-Vorschau angezeigte E-Mail, indem Sie in der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Exportieren klicken, und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis) - Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg+Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf Exportieren und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die Seite "E-Mails exportieren" - Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (wie auch die Archivierungsprofile). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.

Erstellen eines Exportprofils über die Seite "E-Mails exportieren"

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:

Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
Klicken Sie in MailStore auf E-Mails exportieren.

Wählen Sie aus der Liste im oberen Bereich das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
Im ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder Datenbanksicherung) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf Weiter.

Hinweis: Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.

Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel Exchange Postfach ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf Weiter.
Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. IMAP-Postfach angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.
Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Profil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Bereits existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet oder gelöscht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Ausführung eines Exportprofils über die Seite "E-Mails exportieren"

Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails exportieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherten Einstellungen (Profile) das auszuführende Profil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgtem Export erscheint ein Protokoll, das Informationen über evtl. aufgetretene Fehler enthält.

Ein Exportprofil regelmäßig nach Zeitplan ausführen lassen

Neben der manuellen Ausführung von Exportprofilen können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Lesen Sie dazu im nächsten Kapitel Den Export automatisieren weiter.