E-Mails exportieren

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MailStore bietet verschiedene Funktionen zum Export der archivierten E-Mails. So können E-Mails zum Beispiel direkt in Server-Postfächer hinein oder als einzelne E-Mail-Dateien (EML- oder MSG-Format) zum Dateisystem exportiert werden.

Hinweis: Strategien zur Datensicherung (Backup des gesamten Archivs) werden im Artikel Datensicherung und Wiederherstellung gesondert behandelt.


Mögliche Exportziele

E-Mail-Server

  • Exchange-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export im Exchange-Postfach und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • IMAP-Postfach - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einem IMAP-Postfach und kopiert E-Mails dort hinein.
  • E-Mail-Adresse via SMTP - Leitet E-Mails via SMTP (das Standardprotokoll zum E-Mail-Versand) an eine beliebige E-Mail-Adresse weiter

E-Mail-Programme

  • Microsoft Outlook - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Microsoft Outlook und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Windows Mail - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Windows Mail und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Mozilla Thunderbird - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Mozilla Thunderbird und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.
  • Mozilla SeaMonkey - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in Mozilla SeaMonkey und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.

E-Mail-Dateien

  • Verzeichnis (Dateisystem) - Erzeugt wahlweise EML- oder MSG-Dateien (eine pro E-Mail).
  • Outlook PST-Datei - Erstellt einen Ordner mit dem Namen MailStore Export in einer Microsoft Outlook PST-Datei und kopiert die ausgewählten E-Mails dort hinein.

Hinweis: EML-Dateien können Sie unabhängig von MailStore per Doppelklick öffnen, und per Drag&Drop in Programme wie Outlook Express hineinziehen. Outlook MSG-Dateien können direkt von allen Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) Versionen geöffnet oder archiviert werden.

Aufruf der Exportfunktion

Über die E-Mail-Vorschau - Exportieren Sie die gerade in der E-Mail-Vorschau angezeigte E-Mail, indem Sie in der Menüleiste oberhalb der E-Mail-Vorschau auf Exportieren klicken, und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die E-Mail-Liste (Ordnerinhalt oder Suchergebnis) - Markieren Sie die zu exportierenden E-Mails in der E-Mail-Liste durch Festhalten der Strg+Taste (Strg+A markiert alle E-Mails) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie dann auf Exportieren und dann auf das gewünschte Exportziel. Es erscheint ein Fenster, in dem ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Über die Seite "E-Mails exportieren" - Auf der Seite E-Mails exportieren können Exportaufgaben als Exportprofile angelegt und ausgeführt werden (wie auch die Archivierungsprofile). In einem solchen Profil wird festgelegt, welche archivierten E-Mails wohin exportiert werden sollen. Die Ausführung des Profils (der Exportaufgabe) kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen. Bitte lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt weiter.

Arbeiten mit Exportprofilen

Jede Exportaufgabe wird in MailStore in Form eines Exportprofils gespeichert. Durch die Ausführung eines Exportprofils wird der Exportvorgang gestartet.

Ein Exportprofil könnte zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten:

  • WAS: Postfach p.berten@firma.de
  • WOHIN: Exchange Server EXCHANGE01
  • UMFANG: Alle Ordner

Erstellen eines Exportprofils

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Exportprofil zu erstellen:

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann auch die E-Mails anderer Anwender exportieren.
  • Klicken Sie in MailStore auf E-Mails exportieren.
    Accs export 01.png
  • Wählen Sie aus der Liste im Bereich Profil erstellen das Ziel aus, an das Sie E-Mails exportieren möchten.
  • Der Assistent zum Festlegen der Exporteinstellungen öffnet sich.
  • Im ersten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, welcher Ordner im Archiv (Unterordner werden immer eingeschlossen) exportiert werden soll. Je nach ausgewähltem Exportziel können Sie auch das Dateiformat (z.B. EML, MSG oder Datenbanksicherung) bestimmen, in dem exportiert werden soll. Klicken Sie danach auf Weiter.

    Hinweis: Sie können im unteren Teil der Ordnerliste auch eine zuvor gespeicherte Suchabfrage auswählen. Diese Suchabfrage wird vor dem eigentlichen Exportvorgang von Mailstore ausgeführt und alle E-Mails im Suchergebnis werden exportiert.
  • Im zweiten Schritt können Sie angeben, wohin genau exportiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel zuvor als Exportziel Exchange Postfach ausgewählt, können sie hier die Zugangsdaten für das Zielpostfach festlegen und deren Gültigkeit über Test prüfen. Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Je nach ausgewähltem Exportziel können in einem dritten Schritt weitere Einstellungen getroffen werden. Haben Sie als Ziel z.B. IMAP-Postfach angegeben, kann bei Bedarf ein Timeout-Wert frei eingestellt werden.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Exportprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Profil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Bereits existierende Exportprofile können genau wie Archivierungsprofil im Nachhinein ausgeführt, bearbeitet oder gelöscht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Ausführung eines Exportprofils

Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails exportieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherten Profile das auszuführende Profil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgtem Export erscheint ein Protokoll, das Informationen über evtl. aufgetretene Fehler enthält.

Den Export automatisieren

MailStore bietet die Möglichkeit, jedes angelegte Exportprofil automatisiert zu festgelegten Zeitpunkten auszuführen.

Vorgehensweise

  • Starten Sie den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem die Exportaufgabe nach einem Zeitplan ausgeführt werden soll. Falls Sie nicht nur Ihre eigenen E-Mails exportieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client anmelden.
  • Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails exportieren.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein bereits angelegtes Profil und dann auf Zeitgesteuert ausführen.
    Arch schedule 01.png
    .

Sie können nun im folgenden Fenster "Zeitgesteuert ausführen" die genauen Eigenschaften der geplanten Aufgabe festlegen:

Task - Name: Der Name des Tasks kann frei gewählt werden. Als Standard werden der Name des Exportprofils und dessen interne MailStore-ID eingetragen.

Zeitplan: Sie können eine Uhrzeit für die tägliche Ausführung angeben (Ausführung einmal pro Tag), oder ein Intervall festlegen (z.B. alle 60 Minuten).

Im Fall von Anderer Zeitplan wird die Exportaufgabe zwar als Windows-Task angelegt, jedoch müssen die Ausführungszeitpunkte noch nachträglich bestimmt werden. Dies muss über die Aufgabenplanung von Windows erfolgen und wird in der Windows-Hilfe beschrieben. Sie können alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.

Windows-Anmeldung: Hier wird festgelegt, unter welchem Benutzerkonto der geplante Task ausgeführt werden soll. Sollen die E-Mails direkt in Anwendungen des angemeldeten Anwenders hinein exportiert werden (z.B. nach Microsoft Outlook), muss das Benutzerkonto des Anwenders ausgewählt werden. In diesen Fällen ist die Option Lokales Systemkonto auch deaktiviert. Die Option Lokales Systemkonto kann z.B. für Exportvorgänge mit dem Ziel Verzeichnis (Dateisystem) oder CD/DVD verwendet werden und hat den Vorteil, dass für die Ausführung des Tasks kein Kennwort erforderlich ist.

Protokoll - Dateiname: Falls eine Protokolldatei mitgeschrieben werden soll, können Sie hier den Dateinamen dieser Datei angeben. Die Datei kann auf Wunsch auch auf einem Netzlaufwerk angelegt werden. Sie können die Platzhalter {DATE} und {TIME} im Dateinamen verwenden - diese werden dann bei der Durchführung der Exportaufgabe durch das tatsächliche Datum bzw. die tatsächliche Uhrzeit ersetzt.

Cmd kopieren: Über diesen Befehl kann die Kommandozeile der geplanten Aufgabe in die Zwischenablage kopiert werden, so dass sich diese z.B. innerhalb von Batchdateien verwenden lässt. Eine genaue Beschreibung zu diesem Thema finden Sie am Ende dieses Kapitels.

Nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben, können Sie den Task mit OK anlegen. Bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitswarnung ebenfalls mit OK. Falls Sie unter Windows Anmeldung nicht das lokale Systemkonto ausgewählt haben, müssen Sie das Windows-Kennwort des aktuell angemeldeten Anwenders eingeben und bestätigen.

Es erscheint darauf die Übersicht der geplanten Tasks in der MailStore-Verwaltung, welche alle bislang auf dem PC eingerichteten Tasks auflistet.

Verwaltung bereits angelegter Tasks

Die Verwaltung der auf dem PC bereits angelegten Tasks erfolgt über Verwaltung > Verschiedenes > Geplante Tasks auf <computername>.

Arch schedule 02.png

In der Liste werden alle geplanten Tasks für Archivierungs- und Exportvorgänge aufgelistet, die auf dem aktuellen Rechner angelegt wurden.

Task starten - Der in der Liste ausgewählte Task wird sofort (unabhängig von seiner festgelegten nächsten Laufzeit) ausgeführt.

Eigenschaften - Öffnet für den ausgewählten Task die Aufgabenplanung von Windows. Sie können dort alle Möglichkeiten der Planung nutzen, die Ihre Windows-Version bietet.

Löschen - Der ausgewählte Task wird gelöscht. Dies hat keinen Einfluss auf das zugrunde liegende Archivierungsprofil oder archivierte E-Mails.

Protokollverzeichnis öffnen - Öffnet das Verzeichnis, in dem Protokolle für den ausgewählten Task gespeichert werden.

Kommandozeile anzeigen

Häufig ist es gewünscht, den Export von E-Mails in einen größeren Prozess aufzunehmen, der beispielsweise von einer Batchdatei (BAT) gesteuert wird. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, bietet MailStore im Fenster Zeitgesteuert ausführen (siehe oben) die Schalfläche Cmd kopieren. Ein Klick darauf kopiert den Kommandozeilenbefehl in die Zwischenablage, welcher in den gewünschten Prozess aufgenommen werden kann. Beispiel:

REM *** Microsoft Outlook (ID 77) ***
 "C:\Program Files\deepinvent\MailStore Server\MailStoreCmd.exe" --h="localhost"
--pkv3="16:0e:95:b0:79:d2:e8:e0" -u="admin" --p="admin"
--o="C:\ProgramData\MailStore\TaskLog \77_{DATE}-{TIME}.log"
-c export-execute --id=77 --user="admin"  --verbose

Die Kommandozeile ist wie folgt zu lesen:

"...\MailStoreCmd.exe" - MailStoreCmd.exe ist die MailStore Management Shell. Sie wurde für die automatisierte Ausführung bestimmter Prozesse in MailStore entwickelt. Weitere Informationen zu MailStoreCmd finden Sie im Kapitel Die MailStore Management Shell.

--h="localhost" - Der Rechnername des MailStore Server, mit welchem sich MailStoreCmd.exe verbinden soll.

--pkv3="..." - Fingerabdruck (Public Key Fingerprint), der sicherstellt, dass der MailStore Server zum Zeitpunkt der Archivierung genau der ist, der er zum Zeitpunkt der Anlage des Geplanten Tasks war (optionales Sicherheitsfeature).

--u="admin" - Benutzername

--p="admin" - Kennwort

-c - Es folgt der tatsächliche Befehl (nicht-interaktiver Modus)

export-execute --id=77 --user="admin" - Das Exportprofil des Benutzers admin mit der internen Nummer 77 ausführen

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.