Archiving Emails Without Your Own Emailserver
Please note: This article only addresses archiving methods in an environments without an email server. It is assumed that you already have a MailStore Server installation or test installation and are familiar with the basic functionality of MailStore Server. Please refer to the Manual or the Quick Start Guide.
MailStore Server offers several methods for archiving emails from an email server; they are described in the following. If you are not sure which archiving method is best for your company, please refer to chapter Choosing the Right Archiving Strategy.
Creating and Synchronizing User Accounts
Why do I Need User Accounts in MailStore?
When emails are archived, they are always assigned to individual users. For each user, whose emails will be archived with MailStore, a user account has to be created in MailStore. In addition to the manual setup of new users, MailStore Server provides several options for importing existing user data.
Active Directory Synchronization
Within an Active Directory Domain Service environment, MailStore's internal user database can be synchronized with the active directory of your company. A description of this feature is available in the article Active Directory Integration.
Generic LDAP Server Synchronization
MailStore Server offers support for generic LDAP servers, which is described in detail in the article Generic LDAP Integration.
Using a CSV File
In connection with IMAP batch archiving, using a CSV file constitutes another option for importing user data. Detailed information about this topic is available in the article Batch Archiving IMAP Mailboxes.
Archiving Individual Mailboxes
Archiving Local Email Programs
MailStore supports archiving emails from locally installed email applications such as Microsoft Outlook, Outlook Express or Mozilla Thunderbird. This archiving method is especially useful for archiving historic data and is generally executed only once for each user. The emails located in the users' local profiles are placed in the central MalStore archive on the server. A detailed description of how to set up this archiving method is available in the article Archiving Emails from Outlook, Thunderbird and Others.
Once the dispersed inventory data has been stored in the MailStore archive, we recommend setting up central archiving profiles directly on the MailStore server for regularly archiving the user mailboxes. These are described below.
IMAP / POP3
Archiving individual mailboxes on any email server can be done using the IMAP or POP3 protocols. Information about setting up the archiving process is available in the article Archiving Server Mailboxes.
Hosted Exchange
For archiving a Hosted Exchange mailbox, MailStore requires the access data for the email account made available by the provider. This includes user name (usually the email address), password as well as the (Exchange) server name.
Generally, the email application identifies the name of the Exchange server automatically using the auto discovery function (if supported by the service provider). This is why the server name is typically unknown to the user. To determine the required information, several options are available which are described below:
MailStore Exchange Autodiscover Tool
The free MailStore Exchange Autodiscover Tool provides the most convenient way for determining the Hosted Exchange server name. After downloading, extracting and starting the tool, it automatically detects the server name using the user name and password. Once retrieved, the data can be entered directly into the archiving profile.
Detecting Access Data Manually in Microsoft Outlook
The server can also be detected manually using the Exchange Proxy Settings in Microsoft Outlook. They can be found under Extras | Konteneinstellungen | Ändern | Weitere Einstellungen | Registerkarte Verbindung | Exchange-Proxyeinstellungen
The setup of the archiving process for a Hosted Exchange mailbox is the same as the setup for a single Exchange mailbox on a local Exchange server. Additional information is available at Exchange Server Archivierung einzelner Postfächer.
Archiving Multiple Mailboxes in One Step
Batch Archiving of IMAP Mailboxes
Instructions for setting up Batch Archiving of IMAP Mailboxes using a CSV file is available in the corresponding article.
Microsoft Hosted Exchange
If your Hosted Exchange service provider offers setting up a "service account", this account can be used to archive multiple mailboxes in MailStore Server centrally. A "service account" is a user account with extended access privileges to multiple Exchange mailboxes. Additional information as well as detailed instructions for setting the appropriate privileges is available in the articles Exchange Server 2007 and Exchange Server 2010
Archiving Incoming and Outgoing Emails Directly
For implementing the archiving of all incoming and outgoing emails directly without using a local email server, several methods are available depending on which protocols are supported by your email service provider:
MailStore Proxy
If sending and receiving emails via POP3/SMTP, the free program MailStore Proxy can be used. Generally, the proxy server is placed between the local email client (e.g. Thunderbird, Outlook, etc.) and the email server of the service provider.
Setup of the MailStore Proxy
To setup the MailStore Proxy, please proceed as follows:
Install the MailStore proxy server on a machine which is able to connect to the internet. This can but does not have to be the same machine on which MailStore Server is installed.
Open the
Rufen Sie anschließend die Verwaltungsoberfläche über den MailStore Proxy Admin auf und richten Sie für die eingehende (POP3) und ausgehende (SMTP) Verbindung jeweils einen Server ein (Tipp: Wenn Sie Ihre E-Mails bei verschiedenen E-Mail Servern abrufen verwenden, können Sie bei Bedarf weitere Proxy-Server zur Konfiguration hinzufügen).
- Vergeben Sie für den lokalen SMTP-Server einen aussagekräftigen Namen
- Wählen Sie unter Eingehend die IP-Adresse aus, auf welcher der Proxy-Server Verbindungen im lokalen Netzwerk annehmen soll (Standard: Alle IP-Adressen)
- Tragen Sie den verwendeten Port ein (Standard: 25)
Hinweis: Sollte auf dem Rechner, auf dem der MailStore Proxy-Server läuft, bereits ein Programm installiert sein, welches den Port 25 abhört, so muss für den MailStore Proxy ein alternativer Port (bsp. 26) verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung bei der Einrichtung der E-Mail-Clients ebenfalls berücksichtigt werden muss. - Geben Sie unter Ziel-Server die SMTP-Server Adresse Ihres Providers ein
- Tragen Sie den verwendeten Port (Standard: 25) ein
- Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.
Hinweis: Beachten Sie, dass beim Verschlüsselungstyp SSL die Verbindungen in der Regel nicht über den Port 25 sondern über Port 465 stattfinden. Ändern Sie ggf. den Wert für das Feld Port hinter Ziel-Server entsprechend ab. - Erfordert der im Feld Ziel-Server eingetragene SMTP-Server eine Authentifizierung, können Sie in den Feldern Benutzername und Kennwort Zugangsdaten festlegen. Diese werden dann für die Verbindung zum Ziel-Server verwendet. Somit ist es z.B. nicht erforderlich, diese Zugangsdaten auf den Arbeitsstationen zu hinterlegen.
Nachdem Sie die SMTP-Server Verbindung konfiguriert haben, wechseln Sie auf den Reiter POP3 Proxy Server, um diesen ebenfalls zu konfigurieren
- Vergeben Sie für den lokalen POP3-Server einen aussagekräftigen Namen
- Wählen Sie unter Eingehend die IP-Adresse aus, auf welcher der Proxy-Server Verbindungen im lokalen Netzwerk annehmen soll (Standard: Alle IP-Adressen)
- Tragen Sie den verwendeten Port ein (Standard: 110)
Hinweis: Sollte auf dem Rechner, auf dem der MailStore Proxy-Server läuft, bereits ein Programm installiert sein, welches den Port 110 abhört, so muss für den MailStore Proxy ein alternativer Port (bsp. 111) verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung bei der Einrichtung der E-Mail-Clients ebenfalls berücksichtigt werden muss. - Geben Sie unter Ziel-Server die POP3-Server Adresse Ihres Providers ein
- Tragen Sie den verwendeten Port ein(Standard: 110)
- Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.
Hinweis: achten Sie, dass beim Verschlüsselungstyp SSL die Verbindungen in der Regel nicht über den Port 110 sondern über Port 995 stattfinden. Ändern Sie ggf. den Wert für das Feld Port unter Ziel-Server entsprechend ab.
Nachdem Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, muss der MailStore Proxy-Server Dienst einmal neu gestartet werden. Anschließend können Sie das Konfigurationsprogramm schließen.
Einrichtung des verwendeten E-Mail-Clients
Im nächsten Schritt konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy (nachfolgend beschrieben unter Verwendung von Mozilla Thunderbird und Outlook 2007).
Mozilla Thunderbird:
- Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird die Postfacheinstellungen über Extras | Konteneinstellungen
- Wählen Sie unter Postausgangs-Server (SMTP) Ihren aktuell verwendeten SMTP-Server aus und klicken Sie auf Bearbeiten
- Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein
- Übernehmen Sie die Änderungen mit OK
- Klicken Sie nun zur Änderung des POP3-Servers auf Server-Einstellungen
- Ändern Sie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort ebenfalls den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein.
- Speichern Sie die Einstellungen
Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt. Hierneben finden Sie im Ausgabeverzeichnis eine Kopie der E-Mail-Nachricht als *.eml Datei sowie eine Reportdatei mit der Bezeichnung *.mpr.
Microsoft Outlook
- Öffnen Sie die Postfacheinstellungen
Outlook 2007: Klicken Sie im Menüpunkt Extras | Kontoeinstellungen
Outlook 2010: Klicken Sie auf der Ribbon Bar auf Datei und anschließend unter dem Menüpunkt Informationen auf Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen - Wählen Sie das gewünschte Konto aus und klicken Sie auf Ändern
- Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server sowie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein
- Übernehmen Sie die Änderungen durch klicken auf Weiter | Fertig stellen
Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt. Hierneben finden Sie im Ausgabeverzeichnis eine Kopie der E-Mail-Nachricht als *.eml Datei sowie eine Reportdatei mit der Bezeichnung *.mpr.
Hinweis für Umgebungen mit Filialbetrieb oder Home-Office: Bitte beachten Sie, dass sämtliche E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy-Servers eingerichtet werden müssen. Daher müssen auch die E-Mail-Clients in den Zweigstellen oder im Home-Office für den E-Mailversand bzw. -empfang über die Zentrale geroutet werden. Dies kann beispielsweise unter Verwendung einer VPN-Verbindung geschehen.
IMAP-Sammelpostfach
Sofern Ihr E-Mailprovider die Einrichtung und Verwendung eines IMAP- oder POP3-Sammelpostfachs unterstützt, kann hiermit ebenfalls eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in MailStore realisiert werden (alternativ zur Verwendung des MailStore Proxy-Servers). Die Einrichtung finden Sie im entsprechenden Artikel IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren beschrieben.
