Difference between revisions of "Compliance General"
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| − | + | By default, MailStore administrators can access all contents of the archive. This means that the entire contents of emails from other user archives can be viewed as well. | |
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| − | * | + | * Click on ''Administrative Tools'' > ''Compliance'' and then on ''Compliance General''. |
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Revision as of 22:52, 6 June 2011
MailStore Server offers several compliance features enabling you to meet operational as well as legal compliance requirements.
Please note: MailStore writes changes to these settings into the Windows event log. Additional information about recording events is available in chapter Auditing.
Email Preview
By default, MailStore administrators can access all contents of the archive. This means that the entire contents of emails from other user archives can be viewed as well.
To prevent the administrator from previewing the emails of other users, please proceed as follows:
- Log on as MailStore administrator (admin).
- Click on Administrative Tools > Compliance and then on Compliance General.
- Under Email preview, click on Disable Preview.
If the preview is disabled, the folder Additional Archives (Restricted) and all its subfolders will appear grey. Administrators continue to be able to view the folder structures and their contents, including the header fields sender, recipient, subject and date, but no longer the email contents or any of the file attachments.
Aufbewahrungsrichtlinien
Verschiedene betriebliche oder rechtliche Vorschriften regeln die Mindestaufbewahrungsfrist für archivierungspflichtige E-Mails. Durch das Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinie in MailStore können Sie definieren, ab welchem Alter E-Mails frühstens aus dem Archiv entfernt werden können.
Zum Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinien gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
- Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
- Klicken Sie im Bereich Aufbewahrungsrichtlinie auf Ändern....
- Stellen Sie mit Hilfe des Schiebereglers den Zeitpunkt ein, ab welchem archivierte E-Mails frühstens gelöscht werden können.
- Klicken Sie zum Bestätigen auf OK.
Bitte beachten Sie, dass E-Mails zu keinem Zeitpunkt automatisch von MailStore aus dem Archiv entfernt werden. Diese Einstellungen betrifft daher lediglich Benutzer mit der Berechtigung E-Mails löschen.
Legal Hold
Mit Hilfe der Funktion Legal Hold ist es möglich, temporär das Löschen von E-Mails aus dem Archiv zu unterbinden. Die kann zum Beispiel im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen nötig sein, um dass irrtümliche Löschen von E-Mails, welche als Beweismittel dienen können, zu verhindern.
Zum Aktivieren oder Deaktivieren von Legal Hold gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
- Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
- Klicken Sie im Bereich Legal Hold auf Legal Hold aktivieren/Legal Hold deaktivieren.
Auditor-Zugriff
Im Falle einer Prüfung durch Dritte (z.B. Steuerprüfer) kann es nötig sein, diesen lesenden Zugriff auf das gesamte Archiv zu geben. Über die Funktion Auditor-Zugriff lässt sich ein spezieller Benutzer in MailStore anlegen, welcher automatisch Leserechte auf alle Benutzerarchive besitzt.
Zum Anlegen eines Auditor-Benutzers gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich als MailStore-Administrator (admin) an.
- Klicken Sie auf Verwaltung > Compliance und dann auf Compliance Allgemein.
- Klicken Sie im Bereich Auditor-Zugriff auf Benutzer anlegen....
- Legen Sie im Fenster Auditor-Benutzer anlegen ein Kennwort für den neuen Auditor-Benutzer an. Der Benutzername wird automatisch generiert und hat folgendes, an den Erstellungszeitpunkt angelehnte Format:
auditor-YYYYMMDD-HHMMSS - Klicken Sie auf OK zum Erstellen des Benutzers.
Der Auditor-Benutzer kann sich nun mit dem MailStore Client am MailStore Server anmelden und das Archiv durchsuchen. Er kann jedoch keine E-Mails archivieren oder exportieren, noch sein eigenes Passwort ändern.
